Hướng dẫn cách tạo chấm công bằng Google Form chi tiết, dễ hiểu [CÓ MẪU KÈM THEO]

Chấm công bằng Google Form là giải pháp đơn giản, miễn phí được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng để theo dõi giờ giấc làm việc của nhân viên mà không cần đầu tư phần mềm chuyên dụng. Trong bài viết này, Phần mềm chấm công EasyHRM sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo form chấm công bằng Google Form từng bước, kèm mẫu có sẵn để doanh nghiệp áp dụng ngay.

Hướng dẫn cách tạo chấm công bằng Google Form chi tiết, dễ hiểu [CÓ MẪU KÈM THEO]

1. Chấm công bằng Google Form là gì?

Chấm công bằng Google Form là hình thức ghi nhận giờ vào – ra của nhân viên thông qua một biểu mẫu trực tuyến được tạo sẵn trên Google Form. Thay vì sử dụng máy chấm công hoặc sổ ghi tay, nhân viên chỉ cần truy cập đường link form, điền thông tin và bấm gửi, toàn bộ dữ liệu sẽ được tự động lưu vào Google Sheets để bộ phận HR dễ dàng theo dõi và tổng hợp.

Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp:

• Quy mô nhỏ, dưới 50 nhân viên, chưa có nhu cầu đầu tư phần mềm chấm công chuyên dụng.
• Nhân viên làm việc từ xa, hybrid hoặc phân tán tại nhiều địa điểm khác nhau.
• Doanh nghiệp mới thành lập, cần giải pháp chấm công nhanh, đơn giản và không tốn chi phí.

Chấm công bằng google form phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ

Doanh nghiệp đang quản lý chấm công rời rạc, khó kiểm soát?
Đăng ký EasyHRM để được tư vấn demo giải pháp phù hợp quy mô và nhận ưu đãi dùng thử.

2. Ưu, nhược điểm khi chấm công bằng Google Form

2.1. Ưu điểm

Google Form là công cụ chấm công đơn giản, miễn phí và dễ sử dụng. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi doanh nghiệp áp dụng hình thức này.

• Hoàn toàn miễn phí: Google Form là công cụ miễn phí trong hệ sinh thái Google Workspace, doanh nghiệp không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào để triển khai.
• Dễ thiết lập, không cần kỹ thuật: Bất kỳ ai cũng có thể tạo form chấm công trong vài phút mà không cần kiến thức lập trình hay đào tạo chuyên sâu.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên chỉ cần có điện thoại hoặc máy tính kết nối internet là có thể chấm công, đặc biệt tiện lợi với đội ngũ làm việc từ xa hoặc hybrid.
• Tự động lưu dữ liệu vào Google Sheets: Toàn bộ dữ liệu chấm công được tổng hợp tự động theo thời gian thực, HR có thể xem và lọc dữ liệu dễ dàng mà không cần nhập liệu thủ công.
• Dễ tùy chỉnh: Doanh nghiệp có thể thêm, bớt các trường thông tin tùy theo nhu cầu thực tế như ghi chú công việc, lý do đi muộn hoặc xác nhận ca làm việc.

2.2. Hạn chế

Bên cạnh sự tiện lợi, chấm công bằng Google Form vẫn tồn tại nhiều hạn chế trong quản lý và kiểm soát dữ liệu. Cụ thể như sau:

• Không xác minh được danh tính: Google Form không có cơ chế xác thực người dùng, nhân viên có thể dễ dàng chấm công hộ cho đồng nghiệp mà hệ thống không phát hiện được.
• Không theo dõi vị trí địa lý: Không thể xác minh nhân viên có đang ở đúng địa điểm làm việc hay không khi chấm công, đặc biệt rủi ro với đội ngũ làm việc tại nhiều địa điểm.
• Tổng hợp lương vẫn phải thủ công: Dữ liệu chấm công trên Google Sheets không tự động liên thông với bảng lương, HR vẫn phải xử lý thủ công mỗi kỳ tính lương – tốn thời gian và dễ sai sót.
• Khó quản lý khi quy mô tăng: Khi doanh nghiệp phát triển lên vài chục đến vài trăm nhân viên, việc quản lý và phân tích dữ liệu chấm công trên Google Sheets trở nên cồng kềnh và kém hiệu quả.
• Không có cảnh báo tự động: Hệ thống không tự động phát hiện và cảnh báo các trường hợp đi muộn, về sớm hay vắng mặt không phép như các phần mềm chấm công chuyên dụng.

Chấm công bằng google form khó xác minh danh tính, dễ gian lận

3. Cách tạo chấm công bằng Google Form chi tiết từng bước

Bước 1: Tạo Google Form mới

Truy cập vào forms.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google. Nhấn vào dấu “+” để tạo form mới, sau đó đặt tiêu đề cho form, ví dụ: “Bảng chấm công tháng …/20…” và thêm mô tả ngắn hướng dẫn nhân viên cách điền.

Bước 2: Thiết lập các trường thông tin cần thiết

• Họ và tên: Chọn dạng câu trả lời ngắn, bật tùy chọn “Bắt buộc”.
• Mã nhân viên: Chọn dạng câu trả lời ngắn, bật “Bắt buộc” để tránh nhầm lẫn giữa các nhân viên trùng tên.
• Bộ phận/Phòng ban: Chọn dạng danh sách thả xuống, liệt kê sẵn các phòng ban để nhân viên chọn nhanh.
• Ngày làm việc: Chọn dạng Date để nhân viên chọn ngày trực tiếp trên lịch.
• Giờ vào ca: Chọn dạng câu trả lời ngắn hoặc Time nếu có, nhân viên điền giờ thực tế bắt đầu làm việc.
• Giờ ra ca: Tương tự giờ vào ca, nhân viên điền khi kết thúc ca làm việc.
• Ca làm việc: Chọn dạng trắc nghiệm với các lựa chọn như Ca sáng, Ca chiều, Ca tối, Ca đêm.
• Ghi chú: Chọn dạng đoạn văn, để nhân viên ghi lý do đi muộn, về sớm hoặc các thông tin cần báo cáo thêm.

Bước 3: Cấu hình cài đặt form

Nhấn vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để vào phần cài đặt, sau đó thực hiện các cài đặt sau:

• Bật “Thu thập địa chỉ email” để biết chính xác ai đã gửi form.
• Bật “Giới hạn 1 phản hồi” nếu muốn mỗi tài khoản chỉ được chấm công một lần mỗi ca.
• Tắt “Cho phép chỉnh sửa sau khi gửi” để tránh nhân viên thay đổi dữ liệu sau khi đã chấm công.

Cài đặt cấu hình cho form chấm công

Bước 4: Kết nối với Google Sheets

Nhấn vào tab “Phản hồi” ở phía trên form, sau đó nhấn vào biểu tượng Google Sheets màu xanh lá để tạo bảng tính liên kết. Toàn bộ dữ liệu chấm công từ nhân viên sẽ tự động đổ vào Google Sheets theo thời gian thực, HR có thể lọc, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu dễ dàng.

Bước 5: Tùy chỉnh Google Sheets để dễ quản lý

Sau khi có dữ liệu trên Google Sheets, HR nên thực hiện một số tùy chỉnh cơ bản sau:

• Cố định hàng tiêu đề để dễ theo dõi khi cuộn dữ liệu.
• Thêm cột tính số giờ làm việc bằng công thức: =HOUR(giờ ra – giờ vào).
• Tạo bộ lọc theo tên nhân viên, bộ phận hoặc ngày để tra cứu nhanh.
• Tô màu phân biệt các ca làm việc khác nhau để dễ nhìn.

Bước 6: Chia sẻ form đến nhân viên

Nhấn nút “Gửi” ở góc trên bên phải, sao chép đường link và chia sẻ đến nhân viên qua email, Zalo, Discord hoặc các kênh nội bộ của doanh nghiệp. Để tiện hơn, HR có thể tạo mã QR từ đường link form và dán tại nơi làm việc để nhân viên quét và chấm công nhanh chóng.

4. Tổng hợp mẫu Google Form chấm công phổ biến

4.1. Mẫu check-in/check-out hằng ngày

Mẫu chấm công check-in/check-out hằng ngày là hình thức đơn giản nhất, phù hợp với doanh nghiệp văn phòng có giờ làm việc cố định, nhân viên chỉ cần điền giờ vào và giờ ra mỗi ngày. Truy cập mẫu có sẵn dưới đây để triển khai ngay mà không cần thiết lập từ đầu.

⇒ Xem ngay: Mẫu check-in/check-out hằng ngày

Mẫu check-in check-out hàng ngày

4.2. Mẫu chấm công theo ca

Mẫu chấm công theo ca được thiết kế cho doanh nghiệp vận hành nhiều ca làm việc khác nhau, có thêm trường chọn ca và tự động ghi nhận số giờ làm việc thực tế theo từng ca. Doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh tên ca theo thực tế vận hành của đơn vị mình.

⇒ Xem ngay: Mẫu chấm công theo ca

4.3. Mẫu chấm công làm việc từ xa

Mẫu chấm công làm việc từ xa có thêm các trường xác nhận địa điểm làm việc, công việc thực hiện trong ngày và kết quả đầu ra, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi năng suất của đội ngũ remote.

Đây là lựa chọn phù hợp với các công ty áp dụng mô hình làm việc hybrid hoặc hoàn toàn từ xa.

⇒ Xem ngay: Mẫu chấm công làm việc từ xa

4.4. Mẫu chấm công công trình/nhà máy

Mẫu chấm công công trình và nhà máy được thiết kế với các trường thông tin đặc thù như tên công trình, tổ nhóm, khối lượng công việc hoàn thành và tình trạng an toàn lao động trong ca. Mẫu phù hợp với doanh nghiệp xây dựng, sản xuất hoặc các đơn vị có nhân sự làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.

⇒ Xem ngay: Mẫu chấm công công trình/nhà máy

Mẫu chấm công công trình, nhà máy

5. EasyHRM – Phần mềm chấm công chuyên nghiệp, giá rẻ

Chấm công bằng Google Form là bước khởi đầu phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhưng khi quy mô nhân sự tăng lên, những hạn chế về xác minh danh tính, tổng hợp dữ liệu và liên thông bảng lương sẽ trở thành rào cản lớn. Đây là lúc doanh nghiệp cần nâng cấp lên một giải pháp chấm công chuyên nghiệp hơn. EasyHRM là lựa chọn tối ưu với chi phí chỉ từ 140.000đ/tháng.

Phần mềm chấm công chuyên nghiệp, giá rẻ EasyHRM

5.1 Chấm công đa phương thức, chống gian lận

EasyHRM hỗ trợ chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, vân tay, thẻ từ và GPS, đảm bảo xác minh đúng danh tính và vị trí của nhân viên khi chấm công. Tình trạng chấm công hộ hay gian lận giờ giấc được loại bỏ hoàn toàn – điều mà Google Form không thể làm được.

5.2 Tự động tổng hợp và liên thông bảng lương

Dữ liệu chấm công được tự động tổng hợp và liên thông trực tiếp với phân hệ tính lương, không cần HR phải xử lý thủ công trên Google Sheets mỗi cuối tháng. Bảng lương được tạo ra chính xác chỉ trong vài phút, tiết kiệm đáng kể thời gian và hạn chế tối đa sai sót.

5.3 Cảnh báo thông minh theo thời gian thực

Hệ thống tự động phát hiện và cảnh báo ngay các trường hợp đi muộn, về sớm, vắng mặt không phép hoặc làm thêm giờ vượt quy định – giúp HR nắm bắt tình hình nhân sự kịp thời mà không cần kiểm tra thủ công.

5.4 Quản lý ca kíp linh hoạt

EasyHRM cho phép thiết lập không giới hạn loại ca làm việc, phân công ca tự động theo tổ nhóm và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ liên quan như đổi ca, bù ca, tăng ca chỉ với vài thao tác đơn giản trên điện thoại.

Chấm công bằng Google Form là giải pháp tiết kiệm chi phí phù hợp cho giai đoạn đầu, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, một hệ thống chấm công chuyên nghiệp EasyHRM sẽ giúp tiết kiệm thời gian, loại bỏ gian lận và tối ưu toàn bộ quy trình nhân sự hiệu quả hơn. Đăng ký dùng thử EasyHRM miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt giữa chấm công thủ công và chấm công thông minh.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.