Hệ số lương cơ bản là gì? Cách tính và quy định áp dụng mới nhất

Hệ số lương cơ bản là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc tính toán thu nhập của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong khu vực công. Bài viết sau đây của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cách tính và các quy định pháp lý liên quan đến hệ số này. Từ đó, giúp người lao động chủ động hơn trong việc theo dõi quyền lợi cũng như lộ trình tăng lương của mình.

1. Khái niệm hệ số lương là gì? 

Hệ số lương là chỉ số được sử dụng để xác định tiền lương theo ngạch, bậc, chức danh hoặc cấp bậc của người hưởng lương theo chế độ Nhà nước quy định.

Trong thực tế, thuật ngữ “hệ số lương cơ bản” thường được dùng để chỉ hệ số nhân với lương cơ bản. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ:

• Hệ số lương: Chỉ số xác định theo ngạch, bậc hoặc chức danh được áp dụng, chẳng hạn 2,34; 2,67; 3,00.
• Lương cơ sở: Mức tiền do Nhà nước quy định làm căn cứ tính lương, phụ cấp và một số chế độ liên quan.
• Tiền lương theo hệ số: Số tiền được xác định bằng cách nhân hệ số lương hiện hưởng với mức lương cơ sở.

Ví dụ: Một công chức có hệ số lương 2,34, áp dụng mức lương cơ sở 2.530.000 đồng/tháng thì tiền lương theo hệ số là:

2,34 × 2.530.000 = 5.920.200 đồng/tháng.

Hệ số lương là gì?

XEM THÊM: Top 15+ Phần Mềm Tính Lương Nhân Viên Chính Xác, Giá Rẻ, Dễ Dùng

2. Ý nghĩa hệ số lương trong tính toán thu nhập

Hệ số lương được sử dụng trong quản lý tiền lương, đặc biệt đối với các đối tượng hưởng lương theo ngạch, bậc của Nhà nước.

Cụ thể:

• Làm căn cứ xác định tiền lương: Kết hợp hệ số lương với mức lương cơ sở để tính tiền lương theo quy định.
• Phân biệt các ngạch, bậc lương: Mỗi ngạch hoặc chức danh có thể gồm nhiều bậc với hệ số khác nhau.
• Phục vụ xét nâng bậc lương: Khi đủ điều kiện nâng bậc, người lao động được xếp vào hệ số tương ứng theo chế độ áp dụng.
• Hỗ trợ tính phụ cấp: Một số khoản phụ cấp được xác định theo hệ số hoặc tỷ lệ phần trăm trên mức lương hiện hưởng.
• Làm căn cứ xác định các chế độ liên quan: Tiền lương theo hệ số và các khoản phụ cấp thuộc diện tính đóng được sử dụng để xác định tiền lương đóng BHXH đối với nhóm áp dụng chế độ tiền lương do Nhà nước quy định.

Tuy nhiên, hệ số lương không phản ánh toàn bộ thu nhập thực nhận. Tổng thu nhập còn có thể bao gồm phụ cấp, thưởng và các khoản khác theo chế độ áp dụng.

Ý nghĩa của hệ số lương cơ bản

Doanh nghiệp đang mất nhiều thời gian quản lý bậc lương, phụ cấp và tính lương hàng tháng?
ĐĂNG KÝ DEMO EASYHRM – NHẬN BÁO GIÁ ƯU ĐÃI THEO QUY MÔ

3. Quy định pháp luật về hệ số lương

Năm 2026, việc xác định hệ số lương, mức lương cơ sở và các khoản phụ cấp cần căn cứ vào các văn bản sau:

3.1. Nghị định 204/2004/NĐ-CP và Nghị định 07/2026/NĐ-CP

Nghị định 204/2004/NĐ-CP là văn bản nền tảng quy định chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang.

Theo đó, hệ số lương được xác định theo từng bảng lương, ngạch, bậc và đối tượng áp dụng.

Ngày 10/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 07/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 204/2004/NĐ-CP, chủ yếu liên quan đến hệ số phụ cấp chức vụ lãnh đạo của một số chức danh, cơ quan, đơn vị.

Lưu ý: Nghị định 07/2026/NĐ-CP không đồng nghĩa với việc toàn bộ hệ số lương ngạch, bậc đều được thay đổi.

3.2. Nghị định 161/2026/NĐ-CP về mức lương cơ sở

Theo Điều 3 Nghị định 161/2026/NĐ-CP, mức lương cơ sở được điều chỉnh như sau:

• Từ 01/01 đến 30/06/2026: 2.340.000 đồng/tháng.
• Từ ngày 01/07/2026: 2.530.000 đồng/tháng.
• Mức tăng: 190.000 đồng/tháng, tương đương khoảng 8,12%.

Mức lương cơ sở mới được sử dụng để tính tiền lương, phụ cấp và một số chế độ đối với các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định.

Đối với người có hệ số lương không thay đổi, việc tăng lương cơ sở sẽ làm tăng tiền lương tính theo hệ số tương ứng.

XEM CHI TIẾT: Lương cơ sở 2026 và đối tượng áp dụng.

3.3. Thông tư 13/2026/TT-BNV hướng dẫn cách tính lương

Thông tư 13/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, hướng dẫn tính tiền lương và phụ cấp theo mức lương cơ sở mới đối với các đối tượng thuộc phạm vi áp dụng.

Theo đó:

• Tiền lương được tính bằng mức lương cơ sở nhân với hệ số lương hiện hưởng.
• Phụ cấp tính theo hệ số được xác định dựa trên mức lương cơ sở mới.
• Phụ cấp tính theo tỷ lệ phần trăm được xác định theo căn cứ và tỷ lệ quy định đối với từng loại.
• Phụ cấp quy định bằng số tiền cụ thể tiếp tục thực hiện theo mức tiền tương ứng.

Căn cứ của pháp luật về hệ số lương

XEM THÊM: Những cách tính lương nhân viên hiệu quả, dễ hiểu

4. Bảng hệ số lương hiện hành

Hệ số lương không áp dụng một mức chung cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức mà phụ thuộc vào ngạch, bậc và chế độ tiền lương tương ứng.

Dưới đây là bảng minh họa đối với ngạch công chức loại A1, theo hệ số quy định tại Nghị định 204/2004/NĐ-CP và mức lương cơ sở áp dụng từ 01/07/2026.

Lưu ý:

Bảng trên chỉ áp dụng cho ngạch A1 thuộc chế độ tiền lương tương ứng, không đại diện cho toàn bộ công chức, viên chức. Số tiền chưa bao gồm phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ.

5. Cách tính lương theo hệ số

5.1. Công thức tính tiền lương theo hệ số

Theo Thông tư 13/2026/TT-BNV, tiền lương theo hệ số của các đối tượng thuộc phạm vi hướng dẫn được tính như sau:

Mức lương = Hệ số lương hiện hưởng × Mức lương cơ sở

Từ ngày 01/07/2026:

Mức lương = Hệ số lương hiện hưởng × 2.530.000 đồng

Trong đó:

• Hệ số lương: Xác định theo ngạch, bậc hoặc chức danh hiện hưởng.
• Mức lương cơ sở: 2.530.000 đồng/tháng.
• Kết quả: Tiền lương theo hệ số, chưa tính các khoản khác.

5.2. Ví dụ tính lương theo hệ số

Giả sử một công chức thuộc ngạch A1, đang hưởng hệ số lương 3,00.

• Trước ngày 01/07/2026: 3,00 × 2.340.000 = 7.020.000 đồng/tháng.
• Từ ngày 01/07/2026: 3,00 × 2.530.000 = 7.590.000 đồng/tháng.

Như vậy, tiền lương theo hệ số tăng 570.000 đồng/tháng, dù hệ số lương của công chức không thay đổi.

5.3. Cách tính phụ cấp theo hệ số

Bên cạnh tiền lương, người lao động thuộc diện áp dụng có thể được hưởng các khoản phụ cấp theo quy định.

Với phụ cấp tính trực tiếp theo hệ số:

Mức phụ cấp = Hệ số phụ cấp × Mức lương cơ sở

Ví dụ: Người được hưởng phụ cấp chức vụ với hệ số 0,30 thì mức phụ cấp từ ngày 01/07/2026 là:

0,30 × 2.530.000 = 759.000 đồng/tháng.

Đối với phụ cấp tính theo tỷ lệ phần trăm, cần xác định đúng các khoản lương và phụ cấp làm căn cứ theo quy định tương ứng.

Hướng dẫn cách tính lương theo hệ số

6. Cách áp dụng và điều chỉnh hệ số lương trong thực tế

Hệ số lương của cán bộ, công chức, viên chức có thể thay đổi khi được nâng bậc lương, nâng ngạch, thay đổi chức danh hoặc điều chỉnh xếp lương theo quy định.

6.1. Điều kiện nâng bậc lương thường xuyên

Theo Thông tư 08/2013/TT-BNV, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 03/2021/TT-BNV, việc nâng bậc lương thường xuyên phải đáp ứng điều kiện về thời gian giữ bậc và tiêu chuẩn đánh giá.

Đối với các nhóm thuộc phạm vi áp dụng, thời gian giữ bậc phổ biến gồm:

• 36 tháng: Đối với ngạch, chức danh có yêu cầu trình độ đào tạo từ cao đẳng trở lên.
• 24 tháng: Đối với ngạch, chức danh có yêu cầu trình độ đào tạo từ trung cấp trở xuống và nhân viên thừa hành, phục vụ thuộc diện áp dụng.
• Trường hợp đặc thù: Thực hiện theo quy định riêng của ngạch, chức danh hoặc đối tượng tương ứng.

Ngoài thời gian giữ bậc, người được xét nâng lương phải đáp ứng tiêu chuẩn về đánh giá, xếp loại chất lượng và kỷ luật theo quy định.

Điều kiện để được tăng hệ số lương

6.2. Trường hợp nâng bậc lương trước thời hạn

Người thuộc diện áp dụng có thể được xem xét nâng bậc lương trước thời hạn khi lập thành tích xuất sắc hoặc thuộc trường hợp khác theo quy định.

Việc xét nâng trước thời hạn cần đáp ứng điều kiện, chỉ tiêu và quy chế xét nâng lương của cơ quan, đơn vị.

Không phải mọi trường hợp đạt thành tích tốt đều đương nhiên được nâng hệ số lương trước thời hạn.

6.3. Quy trình điều chỉnh hệ số lương

Tùy quy định và thẩm quyền của từng cơ quan, đơn vị, quy trình thường gồm:

• Bước 1: Rà soát thời gian giữ bậc, hệ số hiện hưởng và điều kiện nâng lương.
• Bước 2: Đánh giá kết quả công tác, tiêu chuẩn và hồ sơ liên quan.
• Bước 3: Tổng hợp danh sách, trình cấp có thẩm quyền xem xét.
• Bước 4: Ban hành quyết định nâng bậc hoặc điều chỉnh xếp lương.
• Bước 5: Cập nhật hệ số, thời điểm hưởng và dữ liệu tính lương.

Việc nâng bậc lương cần thực hiện theo đúng chế độ áp dụng, không chỉ dựa trên thâm niên hoặc đề xuất của người quản lý..

7. Kinh nghiệm xây dựng và quản lý hệ số lương minh bạch

Để quản lý hệ số lương cơ bản hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc rõ ràng, minh bạch và phù hợp với thực tiễn. Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng:

• Phân tích rõ chức danh, vị trí công việc: Xác định cụ thể trách nhiệm, yêu cầu năng lực và độ phức tạp của từng vị trí giúp thiết lập hệ số lương phù hợp và nhất quán.
• Thiết lập lộ trình tăng hệ số lương minh bạch: Đưa ra khung thời gian, tiêu chí xét nâng hệ số rõ ràng để nhân viên nắm bắt và phấn đấu.
• Công khai tiêu chí áp dụng hệ số lương cơ bản: Minh bạch trong quy trình, tiêu chuẩn xét hệ số sẽ giúp tạo sự tin tưởng và công bằng trong nội bộ.
• Liên kết hệ số lương với kết quả đánh giá hiệu suất: Áp dụng chính sách tăng lương gắn liền với năng suất làm việc, không chỉ dựa vào thâm niên.
• So sánh với thị trường để điều chỉnh định kỳ: Thường xuyên tham khảo mặt bằng hệ số lương cơ bản trên thị trường để đảm bảo khả năng cạnh tranh trong thu hút nhân lực.
• Lưu trữ và cập nhật đầy đủ hồ sơ nâng hệ số: Ghi nhận rõ các lần điều chỉnh, lý do và văn bản liên quan để phục vụ quản lý và thanh tra lao động.
• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật: Việc xây dựng và áp dụng hệ số lương cần đúng quy định về thang, bảng lương và đăng ký với cơ quan quản lý khi cần.

Kinh nghiệm xây dựng và quản lý hệ số lương

8. Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM số hóa quy trình quản lý lương

Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chức danh và bậc lương, việc quản lý hệ số, điều chỉnh lương, phụ cấp trên Excel dễ phát sinh sai sót, đặc biệt khi chính sách lương hoặc quy mô nhân sự thay đổi.

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương EasyHRM hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý lương với các chức năng:

• Thiết lập chính sách tiền lương: Quản lý mức lương, bậc lương và các thành phần thu nhập theo quy chế doanh nghiệp.
• Quản lý hồ sơ và thông tin nhân sự: Theo dõi chức danh, bộ phận và thông tin liên quan đến chế độ lương.
• Tự động tính lương: Kết hợp dữ liệu chấm công, ca làm, tăng ca, phụ cấp và các khoản điều chỉnh theo cấu hình.
• Hỗ trợ tính BHXH, thuế TNCN: Áp dụng các quy tắc và dữ liệu đã thiết lập, giảm thao tác nhập liệu thủ công.
• Báo cáo tiền lương tập trung: Hỗ trợ HR đối soát bảng lương và theo dõi chi phí nhân sự.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm nhân viên và chính sách trả lương khác nhau, EasyHRM giúp quản lý dữ liệu tập trung, hạn chế việc cập nhật nhiều file Excel và hỗ trợ kiểm soát quy trình tính lương.

Việc nắm rõ hệ số lương cơ bản không chỉ giúp người lao động hiểu đúng về mức thu nhập đang hưởng mà còn tạo nền tảng cho việc lên kế hoạch phát triển sự nghiệp trong dài hạn. Hy vọng bài viết của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về hệ số lương, cách tính, quy định pháp luật và cách áp dụng hiệu quả trong thực tế.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.