Các loại báo cáo nhân sự phải nộp đầy đủ nhất doanh nghiệp cần biết

Bên cạnh việc quản lý nhân sự nội bộ, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ định kỳ nộp nhiều loại báo cáo nhân sự cho các cơ quan quản lý nhà nước. Việc nắm rõ từng loại báo cáo, thời hạn và cơ quan tiếp nhận sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động. Vậy các loại báo cáo nhân sự phải nộp là gì? Cùng Phần mềm nhân sự EasyHRM cập nhật mới nhất vấn đề này qua bài viết sau. 

Các loại báo cáo nhân sự phải nộp đầy đủ nhất doanh nghiệp cần biết

1. Quy định về các loại báo cáo nhân sự phải nộp

Theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành, người sử dụng lao động thuộc mọi loại hình (công ty TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, hộ kinh doanh có thuê lao động…) đều có nghĩa vụ thực hiện các báo cáo nhân sự định kỳ, không phân biệt quy mô hay số lượng lao động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc, không phải hoạt động tự nguyện, và mỗi loại báo cáo có mẫu biểu, thời hạn, cơ quan tiếp nhận riêng.

Các loại báo cáo nhân sự phổ biến mà doanh nghiệp cần nắm rõ bao gồm:

• Báo cáo khai trình sử dụng lao động: thực hiện khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động hoặc bắt đầu sử dụng lao động
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động (báo cáo thay đổi lao động): thực hiện định kỳ 6 tháng đầu năm và cuối năm
• Báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm xã hội
• Báo cáo về tai nạn lao động, an toàn vệ sinh lao động
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (nếu doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài)

Đây là hai nghĩa vụ báo cáo riêng biệt, không thay thế cho nhau, doanh nghiệp cần quản lý và nộp đầy đủ theo đúng thời hạn của từng loại để tránh vi phạm.

2. Tổng hợp các loại báo cáo nhân sự phải nộp [CÓ FILE TẢI]

2.1 Báo cáo tình hình sử dụng lao động (6 tháng và hằng năm)

Đây là loại báo cáo bắt buộc và phổ biến nhất, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng, không phân biệt quy mô hay số lượng nhân sự. Nội dung báo cáo phản ánh chi tiết về tổng số lao động đang làm việc, thông tin cá nhân, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, mức lương và tình hình tham gia bảo hiểm xã hội. 

Báo cáo 6 tháng đầu năm nộp trước ngày 05/6, báo cáo năm nộp trước ngày 05/12, thực hiện theo Mẫu số 01/PLI và gửi đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu giữa phòng nhân sự, kế toán tiền lương và bộ phận BHXH trước khi lập báo cáo để tránh sai lệch về mã số BHXH, số CCCD, ngày bắt đầu hợp đồng hay mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm.

⇒ Tải về: Mẫu số 01/PLI – Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

2.2 Thông báo tình hình biến động lao động hằng tháng

Bên cạnh báo cáo định kỳ 6 tháng, doanh nghiệp có phát sinh biến động lao động (tuyển mới, nghỉ việc, chuyển công tác) trong tháng cần chủ động thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội để kịp thời điều chỉnh dữ liệu tăng – giảm lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN. 

Việc thông báo kịp thời giúp tránh tình trạng đóng thừa, đóng thiếu bảo hiểm hoặc phát sinh chênh lệch khi đối soát dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan BHXH, đồng thời là căn cứ quan trọng khi lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.

⇒ Tải về: Mẫu Thông báo tình hình biến động lao động hằng tháng

2.3 Báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp

Báo cáo này thể hiện chi tiết số lượng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm thất nghiệp tại doanh nghiệp, tình hình đóng – hưởng trong kỳ báo cáo, cũng như các trường hợp phát sinh chấm dứt hợp đồng lao động cần giải quyết chế độ trợ cấp thất nghiệp.

Đây là căn cứ để cơ quan bảo hiểm xã hội đối chiếu với hồ sơ đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp, đồng thời giúp người lao động được giải quyết quyền lợi trợ cấp thất nghiệp đúng, đủ khi có yêu cầu.

⇒ Tải về: Mẫu Báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp

2.4 Báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động

Theo quy định, người sử dụng lao động phải báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động định kỳ hằng năm với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cùng Sở Y tế nơi đặt trụ sở, thông qua hình thức nộp trực tiếp, fax, bưu điện hoặc thư điện tử. 

Nội dung báo cáo bao gồm thời gian làm việc – nghỉ ngơi, chi phí cho công tác an toàn vệ sinh lao động, kết quả quan trắc môi trường lao động và đánh giá hiệu quả các biện pháp phòng chống yếu tố nguy hiểm, độc hại. Thời hạn nộp báo cáo là trước ngày 10/1 của năm sau; nếu không báo cáo hoặc báo cáo không đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền theo quy định.

⇒ Tải về: Mẫu Báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động

2.5 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động

Doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo tình hình tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị theo định kỳ 6 tháng/lần, gửi trước ngày 05/7 đối với báo cáo 6 tháng đầu năm và trước ngày 10/1 năm sau đối với báo cáo năm, nộp lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. 

Báo cáo cần thể hiện đầy đủ số vụ tai nạn, mức độ nghiêm trọng, nguyên nhân và biện pháp khắc phục đã thực hiện. Trường hợp không thống kê, không báo cáo hoặc báo cáo không đầy đủ, không đúng hạn về tai nạn lao động, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5-10 triệu đồng.

⇒ Tải về: Mẫu Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động

2.6 Báo cáo y tế lao động

Đây là báo cáo về việc quản lý sức khỏe người lao động thuộc trách nhiệm quản lý của doanh nghiệp, thực hiện định kỳ 6 tháng/lần, nộp trước ngày 05/7 (báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 10/1 năm sau (báo cáo năm) cho Trung tâm y tế cấp xã nơi đặt trụ sở chính của cơ sở lao động. 

Nội dung báo cáo gồm công tác khám sức khỏe định kỳ, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, tình hình vệ sinh phòng chống dịch bệnh và điều kiện công trình vệ sinh, phúc lợi tại nơi làm việc. Sau khi nộp thành công, doanh nghiệp cần lưu giữ bản sao báo cáo tại hồ sơ an toàn vệ sinh lao động để phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cần.

⇒ Tải về: Báo cáo y tế lao động

2.7 Công bố tình hình tai nạn lao động tại cơ sở

Khi tại cơ sở phát sinh tai nạn lao động, doanh nghiệp cần thực hiện công bố thông tin theo quy định về thu thập, thống kê tai nạn lao động và sự cố kỹ thuật gây mất an toàn, vệ sinh lao động nghiêm trọng. 

Việc công bố kịp thời, chính xác không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn là căn cứ để cơ quan chức năng đánh giá mức độ an toàn lao động tại doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ điều tra nguyên nhân, đề xuất biện pháp phòng ngừa cho các trường hợp tương tự trong tương lai.

⇒ Tải về: Mẫu Công bố tình hình tai nạn lao động tại cơ sở

2.8 Báo cáo về lao động nước ngoài (nếu có)

Doanh nghiệp có sử dụng lao động là người nước ngoài phải định kỳ báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan quản lý lao động địa phương, bao gồm thông tin về số lượng, vị trí công việc, giấy phép lao động và thời hạn làm việc của từng lao động nước ngoài. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan chức năng quản lý, giám sát tình hình lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động rà soát, gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn, tránh vi phạm.

⇒ Tải về: Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài

2.9 Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động (nếu có)

Áp dụng với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cho thuê lại lao động, cần định kỳ báo cáo tình hình hoạt động cho thuê lại lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động, bao gồm số lượng lao động cho thuê, bên thuê lại, thời hạn hợp đồng cho thuê và tình hình thực hiện các quyền lợi, nghĩa vụ đối với người lao động được cho thuê lại. Đây là loại báo cáo đặc thù, chỉ áp dụng với doanh nghiệp có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động theo quy định pháp luật.

⇒ Tải về: Mẫu Báo cáo tình hình cho thuê lại lao động

2.10 Báo cáo sử dụng lao động Việt Nam cho nhà thầu nước ngoài (nếu phát sinh)

Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam cung cấp, sử dụng lao động Việt Nam làm việc cho nhà thầu nước ngoài trúng thầu tại Việt Nam, cần thực hiện báo cáo với cơ quan quản lý lao động về số lượng, vị trí công việc và thời hạn sử dụng lao động Việt Nam trong các dự án, gói thầu liên quan. 

Báo cáo này giúp cơ quan chức năng giám sát việc tuân thủ quy định về sử dụng lao động trong nước khi có sự tham gia của nhà thầu nước ngoài, đảm bảo quyền lợi cho người lao động Việt Nam tham gia các dự án này.

⇒ Tải về: Mẫu số 02/PLII Báo cáo sử dụng lao động Việt Nam cho nhà thầu nước ngoài

3. Lịch nộp các loại báo cáo nhân sự năm 2026

Để tránh dồn việc, chậm hạn hoặc bỏ sót báo cáo, doanh nghiệp nên chủ động lên lịch nộp từ đầu năm theo các mốc thời gian sau:

• Trước ngày 05/6/2026: Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm (Mẫu 01/PLI)
• Trước ngày 05/7/2026: Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động 6 tháng đầu năm; Báo cáo y tế lao động 6 tháng đầu năm
• Hằng tháng: Thông báo tình hình biến động lao động (khi có phát sinh tăng, giảm lao động)
• Trước ngày 05/12/2026: Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm
• Trước ngày 10/1/2027 (đầu năm sau): Báo cáo công tác an toàn, vệ sinh lao động năm; Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động năm; Báo cáo y tế lao động 6 tháng cuối năm
• Định kỳ hoặc khi có yêu cầu: Báo cáo tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp, báo cáo lao động nước ngoài, báo cáo cho thuê lại lao động, báo cáo sử dụng lao động Việt Nam cho nhà thầu nước ngoài (áp dụng theo từng trường hợp phát sinh cụ thể)

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu nhân sự, tiền lương và BHXH ngay từ đầu năm để không bị dồn việc vào các mốc báo cáo trùng nhau, đặc biệt là giai đoạn tháng 6-7 và tháng 12-1 có nhiều báo cáo cùng đến hạn.

Lịch nộp các loại báo cáo nhân sự

4. Không nộp hoặc nộp chậm báo cáo nhân sự bị xử phạt thế nào?

Mỗi loại báo cáo có mức xử phạt riêng khi doanh nghiệp không nộp, nộp chậm hoặc nộp không đầy đủ, đúng theo quy định:

• Không báo cáo tình hình sử dụng lao động (báo cáo thay đổi lao động): phạt tiền từ 10-20 triệu đồng đối với tổ chức (gấp đôi mức phạt cá nhân 5-10 triệu đồng)
• Không báo cáo hoặc báo cáo không đúng thời hạn về công tác an toàn, vệ sinh lao động: phạt tiền từ 1-3 triệu đồng
• Không thống kê, không báo cáo, báo cáo không đầy đủ hoặc không đúng hạn về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: phạt tiền từ 5-10 triệu đồng
• Không báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài đúng thời hạn: phạt từ 1-3 triệu đồng; sử dụng lao động nước ngoài làm việc sai nội dung giấy phép: phạt từ 5-10 triệu đồng/lao động vi phạm
• Mức phạt trên áp dụng cho cá nhân vi phạm; đối với tổ chức, doanh nghiệp mức phạt tiền gấp 2 lần mức phạt cá nhân theo quy định
• Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp có thể phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, chịu sự giám sát, thanh tra chặt chẽ hơn từ cơ quan quản lý lao động ở các kỳ báo cáo tiếp theo

Vì vậy, ngay cả khi doanh nghiệp không có biến động lao động trong kỳ, vẫn cần nộp báo cáo đúng hạn với nội dung xác nhận “không có thay đổi” để đảm bảo tuân thủ, tránh bị xử phạt oan chỉ vì bỏ sót nghĩa vụ báo cáo.

5. Doanh nghiệp nên làm gì để không bỏ sót các báo cáo nhân sự?

Với hàng loạt loại báo cáo cùng nhiều mốc thời hạn khác nhau trong năm, doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý bài bản để tránh sai sót, chậm trễ dẫn đến bị xử phạt:

• Xây dựng lịch báo cáo tổng thể ngay từ đầu năm, đánh dấu rõ từng mốc thời hạn và cơ quan tiếp nhận tương ứng để chủ động chuẩn bị hồ sơ trước hạn
• Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự ngay từ đầu, đảm bảo thông tin về hợp đồng lao động, chấm công, tiền lương và BHXH luôn đồng bộ, chính xác giữa các bộ phận
• Phân công rõ trách nhiệm phụ trách từng loại báo cáo trong bộ phận nhân sự, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót do không ai chủ động theo dõi
• Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để đồng bộ dữ liệu chấm công, tính lương, BHXH và hợp đồng lao động điện tử trên cùng một nền tảng, thay vì quản lý rời rạc trên nhiều file Excel dễ sai lệch

Đây cũng chính là điểm mà nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khi hồ sơ nhân sự nằm rải rác ở nhiều nơi, mỗi lần đến kỳ báo cáo lại phải tổng hợp thủ công, dễ thiếu sót hoặc sai số liệu. 

Liên thông mọi dữ liệu nhân sự với EasyHRM

Với EasyHRM, toàn bộ dữ liệu chấm công, tính lương, BHXH và hợp đồng lao động điện tử được liên thông trên một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp:

• Tự động tổng hợp số liệu lao động, biến động nhân sự theo thời gian thực, sẵn sàng xuất báo cáo bất cứ khi nào đến hạn
• Đồng bộ dữ liệu chấm công – tính lương – BHXH, hạn chế sai lệch thông tin giữa các bộ phận khi lập báo cáo
• Quản lý hợp đồng lao động điện tử tập trung, dễ dàng tra cứu thời hạn hợp đồng, tránh bỏ sót khi báo cáo tình hình lao động
• Nhắc lịch tự động các mốc báo cáo quan trọng trong năm, giúp bộ phận nhân sự chủ động chuẩn bị hồ sơ, không còn tình trạng nước đến chân mới nhảy

Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ báo cáo nhân sự, vừa tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực cho công tác hành chính – nhân sự mỗi kỳ báo cáo.

Nắm rõ đầy đủ các loại báo cáo nhân sự cùng thời hạn nộp giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ pháp luật, tránh những khoản phạt không đáng có. Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự như EasyHRM sẽ giúp việc tổng hợp dữ liệu và chuẩn bị báo cáo trở nên nhẹ nhàng, chính xác hơn rất nhiều cho bộ phận nhân sự.