Làm thêm vượt trần giờ: Quy định, cách tính lương và thuế TNCN 2026

Làm thêm giờ giúp doanh nghiệp giải quyết khối lượng công việc gấp rút, nhưng nếu vượt quá giới hạn cho phép sẽ tiềm ẩn rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động. Bài viết dưới đây Phần mềm nhân sự EasyHRM sẽ giúp làm rõ giới hạn giờ làm thêm theo quy định, cách tính lương cũng như nghĩa vụ thuế TNCN liên quan trong năm.

Làm thêm vượt trần giờ: Quy định, cách tính lương và thuế TNCN 2026

1. Làm thêm vượt trần giờ là gì?

Làm thêm vượt trần giờ là tình trạng người lao động làm việc ngoài giờ vượt quá mức giới hạn tối đa mà pháp luật lao động cho phép, tính theo ngày, tháng hoặc năm. Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe, quyền lợi người lao động mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính nếu để xảy ra tình trạng này.

Làm thêm vượt trần giờ là gì?

2. Giới hạn giờ làm thêm theo quy định

Pháp luật lao động quy định rõ các mốc giới hạn giờ làm thêm mà doanh nghiệp và người lao động cần tuân thủ, tính theo ngày, tháng và năm.

2.1 Giới hạn giờ làm thêm năm 2026

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, giới hạn giờ làm thêm năm 2026 được quy định như sau:

• Theo ngày: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày; nếu tính theo tuần thì tổng giờ làm việc và làm thêm không quá 12 giờ/ngày
• Theo tháng: không quá 40 giờ/tháng
• Theo năm: không quá 200 giờ/năm, riêng một số ngành nghề đặc thù được phép lên đến 300 giờ/năm

2.2 Làm thêm vượt quá 40 giờ/tháng

Mức 40 giờ/tháng là giới hạn phổ biến áp dụng cho đa số ngành nghề, không phân biệt lĩnh vực đặc thù hay thông thường:

• Doanh nghiệp chỉ được huy động người lao động làm thêm vượt mức này (tối đa đến 60 giờ/tháng) nếu có sự đồng ý của người lao động
• Vượt quá 40 giờ/tháng mà không thuộc trường hợp được phép sẽ bị coi là vi phạm quy định về thời giờ làm thêm
• Doanh nghiệp cần theo dõi sát bảng chấm công theo tháng để tránh vượt trần mà không hay biết

2.3 Làm thêm quá 200 giờ/năm

Mức 200 giờ/năm là giới hạn chung áp dụng cho phần lớn ngành nghề, một số trường hợp đặc thù được phép nâng lên tối đa 300 giờ/năm:

• Nhóm ngành được phép làm thêm đến 300 giờ/năm gồm: dệt may, da giày, điện tử, chế biến nông – lâm – thủy sản, diêm nghiệp, sản xuất – cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu, cấp thoát nước, và một số công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao mà thị trường lao động chưa đáp ứng đủ
• Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 đến 300 giờ/năm, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh

Vượt quá 300 giờ/năm trong mọi trường hợp đều là vi phạm quy định pháp luật lao động

Giới hạn giờ làm thêm theo quy định

3. Làm thêm vượt trần có bị xử lý không?

Việc để người lao động làm thêm vượt quá giới hạn giờ cho phép không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính.

3.1 Làm thêm vượt quy định có bị tính thuế

Bản thân việc làm thêm vượt trần giờ không phát sinh thêm nghĩa vụ thuế nào ngoài quy định thông thường, nhưng ảnh hưởng đến cách hạch toán và ghi nhận:

• Tiền lương làm thêm giờ (kể cả phần vượt trần) vẫn được tính thuế TNCN theo quy định chung áp dụng cho tiền lương làm thêm giờ
• Phần chênh lệch tiền lương trả thêm cho giờ làm ngoài mức quy định (150%, 200%, 300%) vẫn thuộc diện được miễn thuế TNCN như phần lương làm thêm giờ hợp lệ, nếu đáp ứng đúng điều kiện về mức trả
• Tuy nhiên, nếu bảng lương không thể hiện rõ số giờ làm thêm vượt khung pháp lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình hồ sơ thuế hoặc quyết toán

3.2 Trách nhiệm và rủi ro của doanh nghiệp khi để người lao động làm thêm vượt trần

Theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ 10/9/2026), mức xử phạt đối với vi phạm về giờ làm thêm được quy định khá nghiêm khắc:

• Huy động làm thêm mà không được người lao động đồng ý, hoặc để thời giờ làm việc bình thường vượt quá giới hạn: phạt 20-25 triệu đồng
• Huy động làm thêm vượt giới hạn giờ cho phép, hoặc không đảm bảo thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ chuyển ca: phạt 5-75 triệu đồng tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm
• Vi phạm quy định về nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm hoặc nghỉ lễ, Tết: phạt 10-20 triệu đồng
• Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp có thể bị buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả và chịu sự giám sát, kiểm tra thường xuyên hơn từ cơ quan quản lý lao động địa phương

Rủi ro khi để người lao động làm thêm vượt trần

4. Cách tính lương làm thêm giờ

Dù làm thêm trong hạn mức hay vượt trần, doanh nghiệp vẫn phải trả lương làm thêm giờ theo đúng công thức và mức tối thiểu quy định, đồng thời quản lý chặt chẽ qua bảng chấm công.

4.1 Tính lương làm thêm vượt trần

Công thức tính lương làm thêm giờ áp dụng chung, không phân biệt giờ làm thêm trong hạn mức hay vượt trần:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả x Mức 150%/200%/300% x Số giờ làm thêm

• Mức 150%: áp dụng vào ngày thường
• Mức 200%: áp dụng vào ngày nghỉ hằng tuần
• Mức 300%: áp dụng vào ngày lễ, Tết (chưa tính lương ngày lễ, Tết)

• Làm thêm vào ban đêm: cộng thêm ít nhất 30% tiền lương giờ thực trả và 20% đơn giá tiền lương ban ngày
• Tiền lương giờ thực trả là lương của công việc đang làm trong tháng, không bao gồm các khoản phụ cấp, hỗ trợ khác

Công thức tính lương làm thêm giờ

4.2 Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để tính lương làm thêm giờ chính xác và kiểm soát giới hạn giờ làm thêm:

• Ghi nhận đầy đủ ngày, giờ bắt đầu – kết thúc làm thêm của từng người lao động, phân loại rõ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ tuần hay ngày lễ, Tết
• Tổng hợp số giờ làm thêm theo tháng và lũy kế theo năm để đối chiếu với mức trần 40 giờ/tháng và 200-300 giờ/năm
• Có xác nhận của người lao động và người quản lý trực tiếp để làm căn cứ tính lương và giải trình khi cần thiết
• Lưu trữ đầy đủ, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra lao động cũng như quyết toán thuế TNCN

5. Thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ

Tiền làm thêm giờ là khoản thu nhập nhiều người lao động và bộ phận nhân sự dễ nhầm lẫn khi tính thuế TNCN, đặc biệt khi chính sách thuế có sự thay đổi lớn từ giữa năm 2026.

5.1 Tiền làm thêm giờ có chịu thuế TNCN không

Theo Luật Thuế TNCN 2025 (từ 1/7/2026): toàn bộ tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế TNCN 100%, bao gồm cả làm việc ban đêm, không còn giới hạn chỉ miễn phần chênh lệch như trước

Tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế TNCN 100% từ /7/2026

5.2 Cách tính thuế tiền làm thêm giờ 2026

Vì 2026 là năm bản lề có sự thay đổi chính sách, doanh nghiệp cần áp dụng đúng cách tính theo từng giai đoạn trong năm:

Giai đoạn từ 1/1/2026 đến trước 1/7/2026 (theo quy định cũ):

• Bước 1: Tính đơn giá lương giờ bình thường = Lương tháng / (số ngày làm việc chuẩn x số giờ làm việc/ngày)
• Bước 2: Tính tiền lương làm thêm giờ thực trả = Đơn giá lương giờ x Mức 150%/200%/300% x Số giờ làm thêm
• Bước 3: Phần miễn thuế = Tiền lương làm thêm giờ thực trả – Tiền lương tính theo giờ làm việc bình thường; phần còn lại được cộng vào thu nhập chịu thuế

Giai đoạn từ 1/7/2026 (theo Luật Thuế TNCN 2025): toàn bộ tiền lương làm thêm giờ được miễn thuế, không cần tách phần chênh lệch, giúp việc tính thuế đơn giản hơn đáng kể

Doanh nghiệp cần ghi nhận rõ thời điểm phát sinh thu nhập làm thêm giờ trong năm để áp dụng đúng cách tính theo từng giai đoạn, tránh sai sót khi quyết toán thuế TNCN cuối năm

6. EasyHRM giúp quản lý giờ làm thêm và tính lương, thuế chính xác

Với nhiều mốc giới hạn giờ làm thêm cần theo dõi cùng lúc và sự thay đổi chính sách thuế TNCN giữa năm 2026, việc quản lý thủ công bằng Excel dễ dẫn đến sai sót hoặc bỏ sót cảnh báo vượt trần. EasyHRM hỗ trợ doanh nghiệp với các tính năng:

• Tự động tổng hợp giờ làm thêm theo tháng, lũy kế theo năm và cảnh báo khi tiệm cận hoặc vượt mức 40 giờ/tháng, 200-300 giờ/năm
• Tính lương làm thêm giờ tự động theo đúng hệ số 150%/200%/300%, phân biệt ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ Tết
• Tự động áp dụng đúng cách tính thuế TNCN theo từng giai đoạn trong năm 2026 (trước và sau 1/7/2026), giảm thiểu sai sót khi quyết toán
• Lưu trữ bảng chấm công, dữ liệu làm thêm giờ đầy đủ, phục vụ tra cứu và giải trình khi có kiểm tra, thanh tra lao động hoặc thuế

Phần mềm EasyHRM tính công lương làm thêm giờ chính xác

Việc nắm rõ giới hạn giờ làm thêm và cách tính lương, thuế TNCN giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật lao động, vừa tránh những khoản phạt không đáng có. Sử dụng EasyHRM sẽ giúp việc theo dõi giờ làm thêm và tính lương, thuế trở nên chính xác, nhẹ nhàng hơn cho bộ phận nhân sự.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.