Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2026 [TỔNG HỢP]

Giấy đề nghị thanh toán là mẫu chứng từ kế toán quen thuộc tại hầu hết các doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng biết dùng đúng mẫu và đúng thời điểm. Trong bài viết này, Phần mềm nhân sự EasyHRM tổng hợp các mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2026 kèm hướng dẫn cách viết chi tiết và lưu ý để chứng từ hợp lệ về mặt pháp lý.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2026 [TỔNG HỢP]

1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ kế toán do cá nhân lập để đề nghị cơ quan, doanh nghiệp hoàn trả các khoản tiền đã tự bỏ ra chi cho công việc chung hoặc để đề nghị thanh toán phần chênh lệch phát sinh so với số tiền đã tạm ứng trước đó.

Đây là căn cứ pháp lý để kế toán ghi sổ, thủ quỹ xuất quỹ hoặc ngân hàng thực hiện chuyển khoản. Giấy đề nghị thanh toán cần có đầy đủ chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người có thẩm quyền phê duyệt trước khi tiến hành chi trả. 

Hiện nay mẫu giấy đề nghị thanh toán phổ biến nhất là Mẫu số 05-TT ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Khi nào cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong ba tình huống chính:

• Đã tự bỏ tiền túi chi cho công việc chung: Nhân viên tự ứng tiền cá nhân mua văn phòng phẩm, tiếp khách, đi công tác… và cần công ty hoàn trả lại toàn bộ khoản đã chi
• Đã nhận tạm ứng nhưng chi vượt: Nhận tạm ứng 2 triệu nhưng thực tế chi hết 2,5 triệu cần lập giấy đề nghị để thanh toán nốt phần chênh lệch 500.000 đồng còn lại
• Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp: Tổng hợp các hóa đơn mua hàng, dịch vụ để đề nghị cấp trên duyệt chi trả cho đối tác hoặc nhà cung cấp đến hạn thanh toán

Lưu ý phân biệt với giấy đề nghị tạm ứng. Giấy tạm ứng dùng khi chưa chi, đề nghị ứng tiền trước; còn giấy đề nghị thanh toán dùng khi đã chi xong và cần được hoàn trả. Dùng nhầm hai loại này là lỗi khá phổ biến trong kế toán nội bộ.

Khi nào cần làm giấy đề nghị thanh toán?

3. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất 2026

3.1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Mẫu 05-TT

Đây là mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05 TT được EasyHRM cập nhật theo quy định mới nhất, sẵn sàng điền thông tin và sử dụng ngay.

⇒ Tải xuống: [EasyHRM] Mẫu giấy đề nghị thanh toán 05-TT

Mẫu giấy đề nghị thanh toán 05-TT

3.2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng

Mẫu dùng khi đề nghị thanh toán theo từng đợt hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng đã thực hiện, ghi rõ số hợp đồng, giá trị đề nghị thanh toán và phần đã thanh toán trước đó. Phù hợp với các doanh nghiệp dịch vụ, thương mại hoặc gia công có nhiều hợp đồng phát sinh đồng thời.

⇒ Tải xuống: [EasyHRM] Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng

3.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ

Mẫu dùng để tổng hợp các khoản công nợ đến hạn, đề nghị cấp trên phê duyệt chi trả cho nhà cung cấp hoặc đối tác. Mẫu có phần liệt kê chi tiết từng khoản công nợ kèm số hóa đơn và ngày đến hạn, giúp kế toán kiểm soát dòng tiền chặt chẽ hơn.

⇒ Tải xuống: [EasyHRM] Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ

Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ

3.4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng

Mẫu chuyên dùng trong lĩnh vực xây dựng – bao gồm phần xác nhận khối lượng hoàn thành, giá trị đề nghị thanh toán theo từng hạng mục và căn cứ biên bản nghiệm thu kèm theo. Mẫu tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư 79/2019/TT-BTC, phù hợp với cả dự án tư nhân lẫn đầu tư công.

⇒ Tải xuống: [EasyHRM] Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng

⇒ Tải xuống: [EasyHRM] Mẫu giấy đề nghị thanh toán TT 79

Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng

3.5. Mẫu giấy đề nghị thanh toán nội bộ doanh nghiệp

Mẫu đơn giản, linh hoạt dành cho các khoản chi phí nội bộ phát sinh thường xuyên như mua văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, công tác phí hay tổ chức sự kiện. Không yêu cầu theo mẫu cố định của Bộ Tài chính nhưng vẫn đảm bảo đủ thông tin để kế toán hạch toán và lưu trữ chứng từ hợp lệ.

⇒ Tải xuống: [EasyHRM] Mẫu giấy đề nghị thanh toán nội bộ doanh nghiệp

Mẫu giấy đề nghị thanh toán nội bộ doanh nghiệp

4. Hướng dẫn cách viết mẫu giấy đề nghị thanh toán chi tiết

4.1. Thông tin đơn vị và người đề nghị

Trước tiên cần xác định rõ chủ thể đề nghị thanh toán để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm chi tiêu.

• Ghi đầy đủ tên đơn vị, phòng ban ở góc trên bên trái của chứng từ
• Thông tin người đề nghị phải gồm: họ tên, chức vụ, bộ phận công tác
• Tuyệt đối không viết tắt hoặc bỏ trống thông tin
• Đảm bảo thông tin chính xác để làm căn cứ đối chiếu và phê duyệt

4.2. Nội dung đề nghị thanh toán

Phần này cần mô tả cụ thể khoản chi để kế toán dễ kiểm tra và hạch toán chính xác.

• Nêu rõ khoản tiền dùng để chi cho việc gì
• Ghi cụ thể thời gian phát sinh chi phí
• Có thể kèm ví dụ cụ thể như: “Chi phí mua văn phòng phẩm tháng 6/2026” hoặc “Công tác phí chuyến đi Hà Nội ngày 10/06/2026”
• Tránh ghi chung chung như “chi phí phát sinh” hoặc “chi khác”

4.3. Số tiền đề nghị thanh toán

Đây là nội dung quan trọng để xác định giá trị thanh toán và đối chiếu chứng từ.

• Ghi rõ tổng số tiền bằng số và bằng chữ
• Đảm bảo số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau tuyệt đối
• Trường hợp đã tạm ứng cần ghi rõ: Số tiền đã tạm ứng, số tiền thực chi, số tiền đề nghị thanh toán thêm hoặc số tiền phải hoàn trả

4.4. Chứng từ đính kèm

Chứng từ là căn cứ pháp lý để kế toán kiểm tra và phê duyệt thanh toán.

• Liệt kê đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, biên lai, phiếu thu…)
• Ghi rõ số lượng và đánh số thứ tự từng loại chứng từ
• Đảm bảo chứng từ hợp lệ, rõ ràng, không tẩy xóa
• Thiếu chứng từ hoặc sai quy định có thể khiến hồ sơ bị trả lại

4.5. Chữ ký xác nhận

Chữ ký là bước cuối cùng để hoàn thiện tính pháp lý của giấy đề nghị thanh toán.

• Người đề nghị ký xác nhận trực tiếp
• Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt
• Người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc người được ủy quyền) phê duyệt cuối cùng
• Thiếu bất kỳ chữ ký nào đều không đủ điều kiện để chi tiền hoặc chuyển khoản

Quy trình thanh toán sau khi làm giấy đề nghị thanh toán

6. Những lưu ý quan trọng khi lập giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán tuy là mẫu chứng từ đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền và đảm bảo tính minh bạch tài chính nội bộ. Điền sai hay thiếu chứng từ là nguyên nhân phổ biến nhất khiến quy trình thanh toán bị chậm trễ.