Khái niệm: Định biên nhân sự là xác định số lượng nhân viên đối với những điều kiện phẩm chất, tri thức phù hợp để đáp ứng khối lượng công việc ở từng vị trí cụ thể, từ đó cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp.

Mục đích: Nhằm quản lý số liệu định biên nhân sự, từ đó có kế hoạch tuyển dụng cho các vị trí công việc trong đơn vị.

Bước 1: Từ trang chủ phần mềm EasyHRM => Chọn “Tuyển dụng”

Bước 2: Tại màn Tổng quan phân hệ “Tuyển dụng” => Chọn “Định biên”

Bước 3: Từ màn Định biên, chọn “Thêm mới”

Bước 4: Xuất hiện giao diện “Thêm mới”. Chọn nút “Tìm kiếm” để tìm kiếm phòng ban muốn thực hiện.

Bước 5: Tích Chọn phòng ban trên cây sơ đồ tổ chức đơn vị

Bước 6: Màn hình hiển thị danh sách các chức danh đã được tạo định biên trong phòng ban vừa chọn. Các số liệu trên màn chỉ được xem, không được chỉnh sửa.

Chọn (+) để thêm bản ghi mới

Bước 7: Tại dòng cuối cùng vừa được thêm, chọn Chức danh trong danh sách các chức danh có hiệu lực (thiết lập ở phân hệ Nhân sự) và nhập số liệu định biên của các tháng tương ứng.

Bước 8: Chọn “Lưu” để kết thúc thao tác, hoặc chọn (x) để xóa bản ghi.

– Khi chọn “Lưu”, PM ghi nhận các dữ liệu định biên vừa được nhập vào và cập nhật vào danh sách định biên.

– Khi chọn “x”, PM hiển thị thông báo xác nhận chắc chắn muốn xóa dữ liệu.

Lưu ý:

– Chỉ được chọn các chức danh có hiệu lực trong thiết lập.

– Không được chọn trùng chức danh cho một phòng ban.

Cách 2: Thêm mới định biên bằng cách “Nạp excel”

Bước 3: Tại màn Định biên, chọn “Nạp excel”

Bước 4: Tải file mẫu và nhập các dữ liệu vào file => Sau khi đã có file dữ liệu, chọn file và tải dữ liệu lên.

=> Sau khi tải dữ liệu thành công, số liệu định biên trong file được cập nhật vào danh sách định biên.

Đơn vị cũng có thể xuất danh sách định biên từ phần mềm ra file excel bằng cách: Từ màn Định biên, chọn “Xuất excel”

Đơn vị thực hiện Xoá định biên đã tạo bằng cách: Chọn icon (x) cạnh tên chức danh => Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận chắc chắn xóa định biên đang chọn => – Chọn “Đồng ý” để xóa, “Hủy” để loại bỏ thao tác.