Mẫu quyết định nghỉ việc: Quy định, File tải miễn phí [ĐẦY ĐỦ MẪU]

Nhiều doanh nghiệp và HR vẫn dùng mẫu quyết định nghỉ việc tự soạn, thiếu căn cứ pháp lý hoặc sai thể thức khiến hồ sơ BHXH, trợ cấp thất nghiệp dễ bị trả về. Vậy mẫu quyết định nghỉ việc chuẩn cần có những nội dung gì, áp dụng ra sao để đúng quy định? Trong bài viết này, Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ cập nhật quy định mới nhất kèm file tải miễn phí giúp HR và doanh nghiệp sử dụng nhanh chóng, hạn chế rủi ro pháp lý.

Mẫu quyết định nghỉ việc: Quy định, File tải miễn phí [ĐẦY ĐỦ MẪU]

1. Quyết định nghỉ việc là gì?

Quyết định nghỉ việc là văn bản hành chính do người sử dụng lao động ban hành, ghi nhận chính thức việc chấm dứt quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.

Đây là văn bản pháp lý cuối cùng trong quy trình nghỉ việc, làm căn cứ để thực hiện các thủ tục liên quan như chốt sổ BHXH, thanh toán trợ cấp thôi việc và bàn giao công việc.

2. Tại sao doanh nghiệp cần mẫu quyết định nghỉ việc chuẩn?

Nhiều doanh nghiệp vẫn soạn quyết định nghỉ việc theo kinh nghiệm hoặc dùng mẫu tự tạo, dẫn đến thiếu nội dung bắt buộc theo quy định. Điều này có thể khiến hồ sơ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp lao động.

• Đảm bảo tính pháp lý: Quyết định thiếu thông tin hoặc sai thể thức có thể bị xem là không hợp lệ, làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của việc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Bảo vệ quyền lợi người lao động: Mẫu quyết định chuẩn giúp người lao động dễ dàng làm thủ tục chốt sổ BHXH, hưởng trợ cấp thất nghiệp và các chế độ liên quan.
• Hạn chế tranh chấp lao động: Nội dung rõ ràng, đúng căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ khi xảy ra tranh chấp hoặc thanh tra.
• Tiết kiệm thời gian cho HR: Sử dụng mẫu chuẩn giúp bộ phận nhân sự soạn thảo nhanh, đồng bộ và hạn chế sai sót.

Mẫu quyết định nghỉ việc chuẩn tránh tranh chấp pháp lý

3. Các loại mẫu quyết định nghỉ việc phổ biến theo từng trường hợp

Tùy vào lý do và hoàn cảnh nghỉ việc, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu quyết định phù hợp. Dưới đây là tổng hợp các mẫu quyết định nghỉ việc file word phổ biến nhất hiện nay:

3.1. Mẫu quyết định nghỉ việc của công ty (tổng quát)

Đây là mẫu quyết định nghỉ việc tổng quát, áp dụng cho hầu hết các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động thông thường tại doanh nghiệp. Mẫu bao gồm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019 và có thể điều chỉnh linh hoạt theo từng hoàn cảnh cụ thể.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc của công ty

3.2. Mẫu quyết định nghỉ việc khi hết hạn hợp đồng

Mẫu này được sử dụng khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hiệu lực mà hai bên không có nhu cầu ký tiếp. Nội dung cần ghi rõ ngày hết hạn hợp đồng, căn cứ không gia hạn và các khoản thanh toán cuối cùng cho người lao động.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc khi hết hạn hợp đồng

Mẫu quyết định nghỉ việc khi hết hạn hợp đồng

3.3. Mẫu quyết định nghỉ việc song ngữ (Việt – Anh cho doanh nghiệp FDI)

Mẫu quyết định song ngữ Việt – Anh phù hợp với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) hoặc doanh nghiệp có lao động nước ngoài, đảm bảo cả hai bên hiểu đầy đủ nội dung văn bản và tránh rủi ro tranh chấp do bất đồng ngôn ngữ.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc song ngữ Việt – Anh

3.4. Mẫu quyết định nghỉ việc của hộ kinh doanh

Mẫu dành riêng cho hộ kinh doanh cá thể có sử dụng lao động, được thiết kế đơn giản hơn so với mẫu doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung pháp lý cần thiết để người lao động thực hiện các thủ tục liên quan sau khi nghỉ việc.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc của hộ kinh doanh

Mẫu quyết định nghỉ việc của hộ kinh doanh

3.5. Mẫu quyết định nghỉ việc chốt sổ BHXH

Đây là mẫu quyết định được thiết kế đặc biệt để người lao động sử dụng khi làm thủ tục chốt sổ BHXH, trong đó ghi rõ thông tin về thời gian tham gia BHXH, mức lương đóng BHXH và ngày chính thức chấm dứt hợp đồng để cơ quan BHXH dễ dàng xác minh và xử lý hồ sơ.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc chốt sổ BHXH

3.6. Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

Mẫu này áp dụng khi người lao động nữ nghỉ việc trong hoặc sau thời gian nghỉ thai sản, cần ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc chế độ thai sản, các khoản thanh toán còn lại và đảm bảo người lao động đã hưởng đầy đủ chế độ BHXH trước khi chính thức chấm dứt hợp đồng.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

3.7. Mẫu quyết định nghỉ việc để làm bảo hiểm thất nghiệp

Đây là mẫu quyết định được cơ quan BHXH và Trung tâm Dịch vụ việc làm yêu cầu khi người lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp. Mẫu cần ghi rõ lý do chấm dứt hợp đồng đúng theo quy định của Luật Việc làm 2025 để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu quyết định nghỉ việc để làm bảo hiểm thất nghiệp

4. Quy trình ban hành quyết định nghỉ việc trong doanh nghiệp chuẩn HR

Một quy trình ban hành quyết định nghỉ việc bài bản không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp và đảm bảo trải nghiệm offboarding chuyên nghiệp cho người lao động. Quy trình chuẩn HR gồm 6 bước:

Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận yêu cầu nghỉ việc

Khi nhận được đơn xin nghỉ việc từ người lao động hoặc khi doanh nghiệp có nhu cầu chấm dứt hợp đồng, bộ phận HR xác nhận thời điểm nhận thông báo, kiểm tra thời hạn báo trước theo quy định và ghi nhận lý do nghỉ việc.

Bước 2: Xác minh căn cứ pháp lý

HR kiểm tra loại hợp đồng lao động, thâm niên làm việc và lý do chấm dứt hợp đồng để xác định đúng căn cứ pháp lý cần viện dẫn trong quyết định. Cần đối chiếu để đảm bảo không vi phạm theo Điều 37 Bộ luật Lao động 2019

Bước 3: Tính toán các khoản thanh toán

Trước khi ban hành quyết định, HR phối hợp với bộ phận kế toán tính toán đầy đủ các khoản phải thanh toán cho người lao động, bao gồm: lương còn lại, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc hoặc mất việc (nếu có) và các khoản phúc lợi khác theo chính sách nội bộ.

Bước 4: Soạn thảo quyết định nghỉ việc

HR soạn thảo quyết định nghỉ việc theo mẫu chuẩn của doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc. Quyết định phải được ký bởi người có thẩm quyền theo quy định nội bộ.

Bước 5: Phê duyệt và ban hành

Quyết định được trình ký theo quy trình phê duyệt nội bộ – thông thường qua quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận HR và lãnh đạo doanh nghiệp. Sau khi có chữ ký và đóng dấu, quyết định được trao trực tiếp cho người lao động, có xác nhận đã nhận.

Bước 6: Thực hiện các thủ tục offboarding

Sau khi ban hành quyết định, HR triển khai đồng thời các thủ tục: thu hồi tài sản, bàn giao công việc, chốt sổ BHXH, thanh toán các khoản còn lại và xác nhận thông tin để người lao động làm hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp.

Quy trình ban hành quyết định nghỉ việc

5. Các kịch bản nghỉ việc trong quản trị nhân sự hiện đại (Offboarding)

Trong thực tế quản trị nhân sự, không phải mọi trường hợp nghỉ việc đều diễn ra theo một quy trình giống nhau. 

5.1. Nhóm kịch bản nghỉ việc chủ động (Resignation)

Đây là nhóm phổ biến nhất, xảy ra khi người lao động tự nguyện chấm dứt hợp đồng. Các kịch bản thường gặp:

• Nghỉ đúng quy trình: Người lao động báo trước đúng thời hạn theo luật, HR thực hiện thủ tục nghỉ việc và offboarding bình thường.
• Nghỉ không báo trước: Người lao động tự ý nghỉ hoặc báo trước không đủ thời gian. Doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường theo quy định và cần ghi rõ trong quyết định nghỉ việc.
• Nghỉ trong thời gian thử việc: Hai bên được quyền chấm dứt mà không cần báo trước, nhưng vẫn nên ban hành quyết định để hoàn tất hồ sơ và BHXH nếu có tham gia.

Người lao động tự nguyện chấm dứt hợp đồng

5.2. Nhóm kịch bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

Đây là kịch bản được ưu tiên khi cả hai bên đều muốn chấm dứt hợp đồng một cách êm đẹp, không phát sinh tranh chấp. Các trường hợp phổ biến:

• Thỏa thuận có hỗ trợ/bồi thường: Hai bên thống nhất thêm khoản hỗ trợ ngoài quy định, cần có biên bản thỏa thuận và quyết định nghỉ việc.
• Thỏa thuận không hỗ trợ thêm: Chỉ giải quyết các quyền lợi theo quy định pháp luật.
• Hết hạn hợp đồng không gia hạn: Hợp đồng hết hiệu lực và không ký tiếp, HR cần ban hành quyết định đúng thời điểm để tránh phát sinh hợp đồng không thời hạn.

5.3. Nhóm kịch bản kỷ luật lao động

Đây là nhóm kịch bản phức tạp nhất về mặt pháp lý, đòi hỏi HR phải tuân thủ chặt chẽ quy trình xử lý kỷ luật trước khi ban hành quyết định nghỉ việc.

• Sa thải do vi phạm nghiêm trọng: Áp dụng với các hành vi thuộc diện sa thải theo Bộ luật Lao động, bắt buộc phải họp xử lý kỷ luật đúng quy trình.
• Chấm dứt do không hoàn thành công việc: Doanh nghiệp cần có đánh giá hiệu suất rõ ràng và thực hiện báo trước theo quy định.
• Chấm dứt do điều trị bệnh kéo dài: Áp dụng khi người lao động điều trị dài ngày nhưng chưa hồi phục khả năng lao động, cần có hồ sơ y tế và giải quyết đầy đủ chế độ liên quan.

Người lao động bị sa thải do vi phạm kỷ luật

5.4. Nhóm kịch bản tái cấu trúc doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc cắt giảm nhân sự, quy trình ban hành quyết định nghỉ việc phức tạp hơn vì liên quan đến nhiều người lao động và đòi hỏi tuân thủ thêm các quy định đặc thù. Các kịch bản phổ biến:

• Cắt giảm nhân sự do thu hẹp sản xuất kinh doanh: Doanh nghiệp phải lập phương án sử dụng lao động theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, tham vấn tổ chức đại diện người lao động và báo cáo với Sở Nội vụ trước khi thực hiện.
• Cắt giảm nhân sự do thay đổi công nghệ: Doanh nghiệp phải đào tạo lại lao động hoặc chuyển sang vị trí mới trước khi chấm dứt hợp đồng. Chỉ được chấm dứt khi không thể bố trí việc làm thay thế và phải trả trợ cấp mất việc theo quy định.
• Giải thể, phá sản doanh nghiệp: Toàn bộ hợp đồng lao động đương nhiên chấm dứt theo thứ tự ưu tiên thanh toán quy định tại Luật Phá sản 2014, trong đó tiền lương và trợ cấp người lao động được ưu tiên trước các khoản nợ khác.

5.5. Nhóm kịch bản bất khả kháng và pháp lý đặc biệt

Đây là nhóm kịch bản phát sinh do các yếu tố khách quan ngoài tầm kiểm soát của các bên, đòi hỏi HR phải xử lý linh hoạt và đúng quy định pháp luật. Các trường hợp thường gặp có thể là:

• Người lao động từ trần: Hợp đồng lao động đương nhiên chấm dứt theo khoản 7 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cần ban hành quyết định xác nhận chấm dứt và thanh toán đầy đủ các khoản còn lại cho thân nhân người lao động.
• Người lao động bị tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi: Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng đương nhiên chấm dứt khi tòa án tuyên bố người lao động mất tích. HR cần lưu giữ quyết định của tòa án làm căn cứ ban hành quyết định nghỉ việc.
• Người lao động bị phạt tù hoặc bị cấm làm công việc theo bản án: Hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định tại khoản 8 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cần lưu bản án hoặc quyết định của tòa án kèm theo quyết định nghỉ việc để đảm bảo tính pháp lý.
• Thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn buộc thu hẹp sản xuất: Doanh nghiệp phải chứng minh đã áp dụng mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm lao động. Kịch bản này thường đi kèm với đề xuất tạm dừng đóng BHXH và xin hỗ trợ từ Quỹ hỗ trợ việc làm quốc gia.

Các trường hợp nghỉ việc khác

6. Quy chuẩn soạn thảo mẫu quyết định nghỉ việc đúng pháp luật

Một quyết định nghỉ việc đúng pháp luật phải đảm bảo đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định. Dưới đây là các quy chuẩn bắt buộc doanh nghiệp cần tuân thủ khi soạn thảo:

6.1 Về hình thức văn bản

Quyết định nghỉ việc phải được lập thành văn bản, trình bày theo đúng thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ ở đầu văn bản.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành, số và ký hiệu văn bản.
• Địa danh và ngày tháng năm ban hành.
• Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH viết in hoa, đậm, căn giữa.
• Trích yếu nội dung quyết định ngay bên dưới.
• Chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu doanh nghiệp.

6.2 Về nội dung bắt buộc

• Căn cứ ban hành: Viện dẫn đúng điều khoản pháp luật làm cơ sở chấm dứt hợp đồng, ví dụ khoản 1 Điều 35 (người lao động đơn phương chấm dứt) hoặc khoản 1 Điều 36 (người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt).
• Thông tin các bên: Họ tên, chức vụ, phòng ban, ngày vào làm việc và loại hợp đồng lao động đang thực hiện.
• Ngày chính thức chấm dứt hợp đồng: Ghi rõ ngày, tháng, năm – đây là mốc quan trọng để tính thời gian đóng BHXH và hưởng các chế độ liên quan.
• Các khoản thanh toán: Ghi rõ lương còn lại, phép năm chưa nghỉ được quy đổi, trợ cấp thôi việc hoặc mất việc và thời hạn thanh toán theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.
• Trách nhiệm bàn giao: Ghi rõ công việc, tài sản và tài liệu cần bàn giao trước khi chính thức nghỉ việc.

Quy chuẩn soạn thảo mẫu quyết định nghỉ việc

7. Số hóa quy trình offboarding: Xu hướng quản trị nhân sự hiện đại

Trong bối cảnh chuyển đổi số nhân sự ngày càng được đẩy mạnh, quy trình offboarding thủ công với hàng chục biểu mẫu giấy, quy trình phê duyệt rời rạc và dữ liệu phân tán đang trở thành điểm nghẽn lớn của bộ phận HR. EasyHRM cung cấp giải pháp số hóa toàn diện quy trình offboarding, giúp doanh nghiệp xử lý nghỉ việc nhanh chóng, chuẩn pháp lý và chuyên nghiệp.

EasyHRM – Phần mềm quản trị nhân sự toàn diện cho mọi đơn vị

7.1 Tự động hóa quy trình ban hành quyết định nghỉ việc

EasyHRM cho phép HR tạo quyết định nghỉ việc tự động từ dữ liệu nhân sự có sẵn trong hệ thống, không cần nhập liệu thủ công, không lo thiếu thông tin bắt buộc.

Quyết định được soạn thảo theo mẫu chuẩn pháp lý, tự động điền đúng căn cứ pháp lý, thông tin nhân viên và các khoản thanh toán dựa trên dữ liệu hợp đồng và chấm công thực tế.

7.2 Phê duyệt quyết định qua nhiều cấp ngay trên điện thoại

Quy trình phê duyệt quyết định nghỉ việc được số hóa hoàn toàn – từ quản lý trực tiếp, trưởng HR đến lãnh đạo doanh nghiệp đều có thể phê duyệt và ký số ngay trên điện thoại di động, không cần in ấn hay chờ đợi gặp mặt trực tiếp. Thời gian xử lý rút ngắn từ vài ngày xuống còn vài giờ.

7.3 Tự động tính toán các khoản thanh toán cuối cùng

EasyHRM tự động tính toán toàn bộ các khoản phải thanh toán khi nghỉ việc dựa trên dữ liệu chấm công, hợp đồng và chính sách lương đã thiết lập sẵn trong hệ thống, bao gồm lương còn lại, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc và các khoản phúc lợi theo chính sách nội bộ, đảm bảo chính xác và minh bạch.

7.4 Liên thông chốt sổ BHXH và hợp đồng điện tử

Ngay khi quyết định nghỉ việc được phê duyệt, EasyHRM tự động cập nhật trạng thái hợp đồng lao động và đồng bộ dữ liệu với phân hệ BHXH để thực hiện thủ tục chốt sổ.

Với hợp đồng lao động điện tử, hệ thống tự động cập nhật trạng thái chấm dứt lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia theo đúng quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

7.4 Báo cáo và lưu trữ hồ sơ nghỉ việc tập trung

Toàn bộ hồ sơ nghỉ việc, quyết định, biên bản bàn giao, xác nhận thanh toán được lưu trữ tập trung trên hệ thống, dễ dàng tra cứu khi cần. HR có thể xuất báo cáo tỷ lệ nghỉ việc theo phòng ban, lý do nghỉ và xu hướng biến động nhân sự để phân tích và cải thiện chính sách giữ chân nhân tài.

Quyết định nghỉ việc tưởng chừng là thủ tục đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không được soạn thảo đúng quy định – từ việc viện dẫn sai căn cứ pháp lý đến thiếu thông tin bắt buộc, đều có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với tranh chấp lao động không đáng có. EasyHRM đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình số hóa toàn bộ quy trình offboarding – từ tạo quyết định nghỉ việc chuẩn pháp lý, phê duyệt đa cấp đến chốt sổ BHXH và lưu trữ hồ sơ tập trung trên một nền tảng duy nhất.