Quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử 2026

Quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử là một trong những nội dung cốt lõi được quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026). Theo đó, không chỉ người lao động và người sử dụng lao động, mà cả nhà cung cấp eContract cũng trở thành chủ thể tham gia với những điều kiện, trách nhiệm cụ thể. Bài viết dưới đây Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ từng nhóm chủ thể và các yêu cầu pháp lý cần đáp ứng.

Quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử 2026

1. Quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử – Đối với người lao động

1.1. Điều kiện trở thành chủ thể

Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các chủ thể tham gia vào quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Cụ thể, căn cứ Điều 18 Bộ luật Lao động, người lao động muốn trở thành chủ thể trong hợp đồng lao động điện tử cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Người lao động phải trực tiếp ký hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
• Với công việc thời vụ hoặc dưới 12 tháng, nhóm lao động từ đủ 18 tuổi có thể ủy quyền cho một người đại diện ký. Khi đó, hợp đồng phải lập bằng văn bản và có giá trị như ký riêng từng người.
• Hợp đồng do người đại diện ký phải kèm danh sách thành viên (họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, chữ ký).

Chủ thể ký kết hợp đồng lao động phía người lao động có thể thuộc một trong các trường hợp sau:

• Người từ đủ 18 tuổi.
• Người từ 15 đến dưới 18 tuổi (có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện).
• Người dưới 15 tuổi (do người đại diện ký).
• Người được nhóm lao động ủy quyền hợp pháp.

Lưu ý, cá nhân được ủy quyền ký kết hợp đồng không được phép tiếp tục ủy quyền lại cho bên thứ ba.

Quản lý hợp đồng lao động điện tử chuẩn pháp lý, ký số nhanh – lưu trữ an toàn trên EasyHRM.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay để được tư vấn và demo chi tiết.

1.2. Quyền và nghĩa vụ của người lao động

Theo Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động khi tham gia hợp đồng lao động điện tử có các quyền và trách nhiệm cụ thể như sau:

Quyền của người lao động:

• Đăng ký và sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nhằm tra cứu, xác thực và quản lý thông tin hợp đồng đã ký.
• Khai thác và chia sẻ dữ liệu hợp đồng của mình để phục vụ các thủ tục hành chính hoặc giao dịch điện tử có liên quan theo quy định.

Nghĩa vụ của người lao động:

• Thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo đúng quy định pháp luật.
• Bảo vệ thông tin tài khoản truy cập, không để xảy ra tình trạng sử dụng trái phép.
• Cung cấp và cập nhật chính xác, đầy đủ thông tin cá nhân khi đăng ký và sử dụng hệ thống.
• Kịp thời thông báo cho cơ quan quản lý khi phát hiện các dấu hiệu bất thường như rò rỉ dữ liệu, giả mạo hoặc truy cập trái phép.
• Tuân thủ quy định về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy chế vận hành của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong suốt quá trình sử dụng.

Chủ thể của hợp đồng lao động điện tử: Quy định áp dụng cho người lao động

2. Quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử – Đối với người sử dụng lao động

2.1. Điều kiện trở thành chủ thể

Theo khoản 2 Điều 18 Bộ luật Lao động, việc ký kết hợp đồng phải do đúng người có thẩm quyền, gồm:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền.
• Người đại diện hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân (có thể ủy quyền theo quy định).
• Cá nhân trực tiếp thuê và sử dụng lao động

2.2. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Căn cứ Điều 19 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động khi tham gia hợp đồng lao động điện tử có các quyền và trách nhiệm cụ thể như sau:

Quyền của người sử dụng lao động:

• Tạo và sử dụng tài khoản trên nền tảng hợp đồng điện tử để quản lý, xác thực hợp đồng.
• Ứng dụng eContract trong khai báo và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Khai thác, chia sẻ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phục vụ báo cáo, thủ tục hành chính và giao dịch điện tử.

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động:

• Thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến quy trình giao kết, sửa đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định hiện hành.
• Lưu trữ, bảo mật dữ liệu, đảm bảo an toàn và truy xuất khi cần.
• Phối hợp với đơn vị cung cấp và cơ quan quản lý để kiểm tra, đối soát.
• Hướng dẫn, tạo điều kiện để người lao động sử dụng hợp đồng điện tử.
• Thông báo khi phát hiện rủi ro bảo mật, giả mạo hoặc truy cập trái phép.
• Tuân thủ quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu cá nhân và quy chế nền tảng vận hành của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình sử dụng. 

Người sử dụng lao động trong hợp đồng lao động điện tử: Điều kiện và trách nhiệm

XEM THÊM: Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện

3. Đối với nhà cung cấp eContract

3.1. Điều kiện trở thành chủ thể

Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract là một trong các chủ thể tham gia vào quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.

Cụ thể, căn cứ khoản 3 Điều 6 Nghị định này, đơn vị cung cấp dịch vụ eContract cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Sở hữu hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Có giải pháp công nghệ cho phép thu thập, kiểm tra và đối soát thông tin nhằm đảm bảo sự trùng khớp giữa dữ liệu nhận diện của tổ chức, cá nhân với dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật.
• Các yếu tố sinh trắc học được sử dụng phải có độ tin cậy cao, khó bị làm giả và có khả năng phân biệt tốt như: vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói hoặc các đặc điểm sinh học khác.
• Đồng thời, hệ thống phải bảo đảm việc định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính theo đúng quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

3.2. Trách nhiệm của nhà cung cấp eContract

Theo Điều 21 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract có các nghĩa vụ chính sau:

• Gửi hợp đồng lao động điện tử đã được gắn mã định danh (ID) đến người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận dịch vụ.
• Thiết lập và duy trì kết nối kỹ thuật ổn định, an toàn với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, đảm bảo việc truyền nhận dữ liệu diễn ra chính xác, kịp thời và bảo mật.
• Công khai trên website chính thức các thông tin liên quan đến phương thức hoạt động và chất lượng dịch vụ như: quy trình đăng ký, biểu mẫu sử dụng, chi phí và điều kiện cung cấp dịch vụ.
• Đảm bảo hệ thống vận hành liên tục, dữ liệu hợp đồng được bảo mật và toàn vẹn, đáp ứng yêu cầu giao kết và thực hiện hợp đồng của các bên liên quan.
• Cung cấp các công cụ hỗ trợ người sử dụng lao động trong việc số hóa hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử (và ngược lại), đồng thời hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định.
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo về hoạt động cung cấp dịch vụ eContract và tình hình giao dịch hợp đồng lao động điện tử theo yêu cầu của Bộ Nội vụ.
• Lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
• Xây dựng và duy trì đầy đủ hạ tầng kỹ thuật, nhân sự và quy trình nghiệp vụ để phục vụ việc chứng thực hợp đồng lao động điện tử.
• Trong trường hợp chấm dứt hoạt động, phải thực hiện chuyển giao toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. 

Quy định đối với đơn vị cung cấp dịch vụ eContract

XEM THÊM: Review 15+ Phần Mềm Hợp Đồng Điện Tử Giá Rẻ, Dễ Dùng, Hiệu Quả

4. Những lưu ý quan trọng khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

4.1. Đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật lao động

Khi triển khai hợp đồng lao động điện tử, các bên cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động hiện hành. Cụ thể:

• Nội dung, hình thức và điều kiện có hiệu lực của hợp đồng phải phù hợp với quy định pháp luật; đồng thời đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên được xác lập rõ ràng.
• Các thỏa thuận liên quan đến thời giờ làm việc, thời gian nghỉ ngơi, tiền lương, an toàn – vệ sinh lao động, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải đúng quy định.
• Việc giao kết cần đảm bảo nguyên tắc tự nguyện, minh bạch, không vi phạm đạo đức xã hội và không làm ảnh hưởng đến các quyền lợi tối thiểu của người lao động.
• Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, lưu trữ hồ sơ và nhật ký giao dịch đầy đủ nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp khi cần thiết.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo, thống kê theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4.2. Yêu cầu về chữ ký số và xác thực điện tử

Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, khi ký kết hợp đồng lao động điện tử cần đặc biệt lưu ý đến các yếu tố liên quan đến chữ ký số và xác thực điện tử, bao gồm:

• Sử dụng chữ ký số hợp lệ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp phép, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và giá trị pháp lý, đồng thời tránh tình trạng chối bỏ giao dịch.
• Thực hiện quy trình xác thực điện tử đúng quy định, bao gồm định danh, đối chiếu thông tin và áp dụng các yếu tố sinh trắc học (nếu có), nhằm xác minh chính xác chủ thể và hạn chế truy cập trái phép.
• Đảm bảo an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân thông qua việc phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, lưu trữ an toàn và xây dựng phương án sao lưu, khôi phục khi xảy ra sự cố.
• Công khai và duy trì quy chế kỹ thuật, quy trình vận hành, bao gồm phương thức ký số, cơ chế xác thực, mức độ rủi ro chấp nhận và hướng xử lý khi phát sinh sai sót hoặc hành vi giả mạo.
• Đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu thông tin liên quan đến chữ ký số như nguồn gốc, thời điểm ký, dấu thời gian; đồng thời sẵn sàng cung cấp bằng chứng điện tử hợp lệ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hoặc khi phát sinh tranh chấp. 

5. EasyHRM – Phần mềm hợp đồng lao động điện tử uy tín, giá rẻ, phù hợp mọi doanh nghiệp

EasyHRM là giải pháp ký kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử được phát triển chuyên sâu cho nghiệp vụ nhân sự, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình từ tạo lập, ký kết đến lưu trữ và theo dõi hợp đồng trên một nền tảng duy nhất. Với khả năng đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý, tích hợp công nghệ ký số hiện đại và chi phí linh hoạt, EasyHRM phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ, vừa đến các tổ chức có quy mô lớn, nhiều chi nhánh.

Không chỉ rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động một cách minh bạch, chính xác và an toàn, góp phần giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả vận hành nhân sự.

• Quản lý hợp đồng tập trung: Cho phép tạo, phân loại và quản lý toàn bộ hợp đồng trên một hệ thống, dễ dàng tra cứu và kiểm soát.
• Ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, đa hình thức: Hỗ trợ ký bằng chữ ký số, OTP, USB Token và cho phép nhiều bên cùng ký trên một tài liệu.
• Theo dõi tiến độ & nhắc hạn tự động: Cập nhật trạng thái ký theo thời gian thực, tự động nhắc ký hoặc gia hạn hợp đồng, tránh bỏ sót.
• Đảm bảo bảo mật và tuân thủ pháp lý: Áp dụng xác thực danh tính, mã hóa dữ liệu và lưu vết lịch sử thao tác, đáp ứng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Lưu trữ & tra cứu linh hoạt: Tìm kiếm hợp đồng nhanh theo nhiều tiêu chí, tải xuống và chia sẻ dễ dàng khi cần.
• Tích hợp hệ sinh thái HRM: Kết nối với hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương… giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự đồng bộ trên một nền tảng duy nhất.

EasyHRM mang đến giải pháp tối ưu chi phí, rút ngắn quy trình xử lý và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, là lựa chọn chiến lược cho các doanh nghiệp đang hướng tới chuyển đổi số bền vững.

EasyHRM – Nền tảng ký hợp đồng điện tử chuyên nghiệp, tối ưu

Tạm kết

Hy vọng qua bài viết của EasyHRM, bạn đã nắm được đầy đủ các quy định về chủ thể của hợp đồng lao động điện tử mới nhất 2026. Đây là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai hợp đồng điện tử đúng chuẩn, an toàn và hiệu quả trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.