Bạn đang thắc mắc quy định nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động mới nhất có gì thay đổi? Nghỉ phép năm được bao nhiêu ngày và phép năm được tính như thế nào khi người lao động chưa làm việc đủ 12 tháng? Bài viết này EasyHRM sẽ tổng hợp chi tiết các quy định về nghỉ phép năm dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành.

Tổng hợp quy định nghỉ phép năm: Cách tính, Số ngày nghỉ

1. Người lao động được nghỉ bao nhiêu ngày phép mỗi năm?

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, quyền lợi nghỉ phép năm hưởng nguyên lương của người lao động làm việc đủ 12 tháng được quy định cụ thể dựa trên điều kiện làm việc như sau:

• 12 ngày: Dành cho người làm công việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày: Dành cho lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc người làm nghề/công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày: Dành cho người làm nghề/công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Lưu ý: Danh mục nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành.

Quy định về ngày nghỉ phép năm được quy định rõ trong Luật lao động

Giải phóng 90% áp lực cho bộ phận C&B ngay hôm nay! Hãy để EasyHRM giúp bạn tự động hóa quy trình từ chấm công, duyệt phép đến tính lương chính xác. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm giải pháp quản trị nhân sự 4.0 chuyên nghiệp nhất.

2. Cách tính ngày nghỉ phép năm trong các trường hợp cụ thể

Không phải nhân viên nào cũng có số ngày phép giống nhau. HR cần nắm vững 02 công thức tính toán quan trọng dưới đây:

2.1. Tính thêm ngày phép theo thâm niên

Sự gắn bó lâu dài của nhân viên được pháp luật ghi nhận và khuyến khích. Theo Điều 114 Bộ luật Lao động 2019:

Cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động được tăng thêm tương ứng 01 ngày.

2.2. Tính phép năm cho người làm việc chưa đủ 12 tháng

Đối với nhân viên mới hoặc nhân viên nghỉ việc giữa chừng khi chưa làm trọn năm, số ngày nghỉ phép sẽ tính theo tỷ lệ thời gian làm việc thực tế (theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Công thức chuẩn:

Số ngày phép = (Số ngày phép theo loại công việc + ngày tăng thâm niên nếu có) / 12 × số tháng làm việc thực tế.

Ví dụ dễ hiểu

Bạn làm công việc bình thường (12 ngày phép/năm), đã làm đủ 7 tháng, chưa có thâm niên

→ 12/12 = 1 ngày/tháng → 1 × 7 = 7 ngày phép.

Việc tính theo tháng giúp đảm bảo dù đi làm chưa tròn năm, bạn vẫn không bị mất quyền lợi.

Ví dụ thực tế: Anh Nam thử việc và ký hợp đồng chính thức, tổng thời gian làm việc từ 01/01/2025 đến 30/6/2025 (6 tháng) thì xin nghỉ việc.

• Điều kiện làm việc bình thường (12 ngày phép/năm).
• Số ngày phép anh Nam được hưởng là: (12 : 12) x 6 = 6 ngày.

Trường hợp kết quả phép tính ra số lẻ, doanh nghiệp được làm tròn số (thường là làm tròn lên 0.5 hoặc 1 ngày tùy theo quy chế nội bộ có lợi cho NLĐ).

2.3 Trường hợp làm chưa đủ tháng nhưng vẫn được tính là 1 tháng làm việc

Trong nhiều trường hợp, người lao động vào làm giữa tháng hoặc nghỉ hưởng lương trong tháng. Nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương trong tháng đạt từ 50% số ngày làm việc bình thường, tháng đó vẫn được tính trọn là một tháng làm việc để hưởng phép năm.

Điều này giúp bạn không bị giảm số ngày phép nếu nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ lễ hoặc các trường hợp nghỉ hưởng lương khác.

3. Các quy định đặc biệt về sử dụng và thanh toán phép năm

Để quản lý phép năm hiệu quả trên các phần mềm như EasyHRM, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý các quy chế linh hoạt sau:

3.1. Nghỉ gộp và Lịch nghỉ

• Quyền của Doanh nghiệp: NSDLĐ có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm (sau khi tham khảo ý kiến NLĐ) và phải thông báo trước cho nhân viên.
• Quyền gộp phép: NLĐ có thể thỏa thuận với công ty để nghỉ thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần. Quy định này rất hữu ích cho những nhân sự muốn tích lũy ngày nghỉ cho các kế hoạch dài hạn.

Quy định về sử dụng, thanh toán tiền nghỉ phép năm

3.2. Tiền lương cho những ngày chưa nghỉ

Đây là vấn đề thường gây hiểu lầm. Theo luật mới, việc thanh toán tiền cho những ngày phép chưa sử dụng chỉ bắt buộc trong trường hợp:

• Người lao động thôi việc.
• Người lao động bị mất việc làm.

Khi đó, doanh nghiệp phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết.

Trong các trường hợp còn đang làm việc bình thường, việc chi trả tiền cho ngày phép dư cuối năm sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận hoặc quy chế riêng của từng công ty (thường khuyến khích nhân viên nghỉ hết để tái tạo sức lao động).

3.3. Thời gian đi đường

Nếu bạn đi nghỉ phép bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà thời gian đi đường (cả đi và về) trên 02 ngày, thì từ ngày thứ 3 trở đi được tính thêm thời gian đi đường (ngoài ngày phép năm). Quyền lợi này chỉ tính cho 01 lần nghỉ trong năm.

4. Những khoảng thời gian vẫn được tính là thời gian làm việc để hưởng số ngày phép

Nhiều người nghĩ phải đi làm thực tế mới được tính phép, nhưng luật quy định rất rõ: các thời gian dưới đây vẫn được xem là thời gian làm việc, không làm giảm số ngày phép năm:

• Thời gian học nghề, tập nghề (nếu sau đó làm việc cho doanh nghiệp).
• Thời gian thử việc (nếu tiếp tục làm chính thức).
• Thời gian nghỉ việc riêng có hưởng lương theo quy định.
• Thời gian nghỉ không hưởng lương được đồng ý, tối đa 1 tháng/năm.
• Thời gian nghỉ do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, tối đa 6 tháng.
• Thời gian nghỉ ốm đau, tối đa 2 tháng/năm.
• Thời gian nghỉ thai sản.
• Thời gian làm nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Thời gian ngừng việc hoặc nghỉ việc không do lỗi người lao động.
• Thời gian bị tạm đình chỉ nhưng sau kết luận không vi phạm.

Những quy định này đảm bảo quyền lợi phép năm của người lao động không bị mất khi nghỉ trong các trường hợp chính đáng.

5. Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Để thực hiện quyền nghỉ phép năm, người lao động cần hoàn thiện thủ tục nội bộ của công ty, thường là nộp mẫu đơn xin nghỉ phép năm để người quản lý/nhân sự phê duyệt.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ có form mẫu đơn xin nghỉ phép năm chuẩn cho người lao động. Bạn nên liên hệ trực tiếp với phòng nhân sự công ty hoặc trưởng bộ phận để xin cấp mẫu giấy nghỉ phép. Trong trường hợp viết đơn linh hoạt, bạn có thể tham khảo một số mẫu đơn nghỉ phép dưới đây:

Tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép năm (Mẫu số 1)

Tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép năm (Mẫu số 2)

Khi soạn đơn xin nghỉ phép, bạn nên ghi rõ thời gian muốn nghỉ, tổng số ngày nghỉ, lý do cụ thể và thông tin liên hệ. Việc cung cấp đầy đủ các chi tiết này sẽ giúp quản lý và bộ phận nhân sự xem xét và phê duyệt yêu cầu của bạn thuận tiện hơn.

Link tải: Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

6. FAQs – Câu hỏi thường gặp về quy định nghỉ phép năm

Dưới đây là phần giải đáp chi tiết các thắc mắc phổ biến nhất liên quan đến quyền lợi nghỉ hằng năm, chế độ tạm ứng lương và mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động 2019:

6.1 Công ty không cho nhân viên nghỉ phép năm có bị phạt không?

Có. Nếu người sử dụng lao động vi phạm các quy định về nghỉ phép năm (nghỉ hằng năm) mà không có căn cứ chính đáng theo pháp luật, họ sẽ phải chịu mức xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Đối với cá nhân: Mức phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
• Đối với tổ chức: Mức phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng (Mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân).

6.2 Ứng lương khi nghỉ phép như thế nào?

NLĐ có quyền được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ phép (khoản 3 Điều 113 BLLĐ 2019).

6.3 Nghỉ lễ, Tết có bị trừ vào phép năm không?

Không. Các ngày nghỉ Lễ, Tết (như 30/4, 1/5, Quốc khánh, Tết Nguyên đán…) là ngày nghỉ hưởng nguyên lương riêng biệt theo Điều 112, không tính vào quỹ phép năm.

6.4 Nghỉ việc hoặc mất việc có được trả tiền phép chưa nghỉ? 

Có. Nếu bạn thôi việc hoặc mất việc mà chưa nghỉ hết số ngày phép, doanh nghiệp phải trả tiền lương cho những ngày bạn chưa nghỉ.

Tiền phép được tính dựa trên tiền lương ghi trong hợp đồng lao động của tháng trước liền kề thời điểm nghỉ việc. Đây là quyền lợi bắt buộc, không phụ thuộc vào lý do nghỉ việc.

6.5 Ngày nghỉ phép năm được tăng theo thâm niên như thế nào?

Quy định về phép năm không chỉ dừng lại ở số ngày nghỉ cơ bản mà còn có cơ chế cộng thêm theo thâm niên để ghi nhận sự gắn bó lâu dài của người lao động.

Theo Điều 114 Bộ luật Lao động 2019, người lao động sẽ được tăng thêm ngày nghỉ hằng năm khi làm việc đủ một mốc thời gian nhất định cho cùng một người sử dụng lao động.

Theo đó, mốc thời gian để được thêm ngày phép theo thâm niên: Cứ đủ 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động sẽ được cộng thêm 1 ngày phép/năm.

Ví dụ:

Nếu bạn làm việc liên tục cho một công ty từ 5 năm trở lên, bắt đầu từ năm thứ 6 bạn tự động có thêm 1 ngày phép so với số ngày phép ban đầu.

• Đủ 10 năm: thêm 2 ngày
• Đủ 15 năm:  thêm 3 ngày… và tiếp tục tăng theo chu kỳ 5 năm/lần

6.6 Ngoài nghỉ phép năm, người lao động còn có những ngày nghỉ lễ trong năm nào?

Bên cạnh số ngày nghỉ phép năm được quy định, người lao động còn được nghỉ làm việc và hưởng nguyên lương trong những ngày nghỉ lễ trong năm theo Điều 112 Bộ luật Lao động 2019. Nghỉ lễ bao gồm các dịp quan trọng như: Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, Giỗ Tổ Hùng Vương, Ngày Giải phóng miền Nam, Quốc tế Lao động và Ngày Quốc khánh.

6.7 Tiền lương làm căn cứ trả cho những ngày nghỉ phép năm là gì?

Tiền lương được sử dụng để chi trả cho người lao động đối với những ngày nghỉ phép năm có hưởng lương sẽ là tiền lương theo hợp đồng lao động tại đúng thời điểm người lao động thực hiện việc nghỉ phép.

7. Kết luận

Các quy định nghỉ phép năm theo Bộ luật Lao động 2019 tạo điều kiện tối đa cho người lao động thực hiện quyền lợi nghỉ ngơi của mình. Việc nắm rõ các quy định là vô cùng quan trọng để bạn tự bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình và đảm bảo quan hệ hợp tác đồng thuận với bên sử dụng lao động.

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.