Trong doanh nghiệp, tiền lương và thưởng không chỉ là công cụ chi trả thu nhập mà còn là đòn bẩy tạo động lực làm việc và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, để việc trả lương – thưởng minh bạch, đúng luật và đảm bảo công bằng nội bộ, doanh nghiệp cần có quy chế lương thưởng rõ ràng, được ban hành chính thức. Bài viết dưới đây, Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu chi tiết quy chế lương thưởng là gì, cách xây dựng đúng chuẩn pháp lý, kèm mẫu tham khảo giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng thực tế.

Quy Chế Lương Thưởng – Hướng Dẫn Chi Tiết, Mẫu Chuẩn Và Lưu Ý Pháp Lý

1. Quy chế lương thưởng là gì?

Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành, quy định cụ thể về nguyên tắc, căn cứ, hình thức và phương pháp trả lương – thưởng cho người lao động. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp quản lý chi trả thu nhập minh bạch, đồng thời đảm bảo quyền lợi chính đáng của người lao động theo quy định pháp luật.

Quy chế thường bao gồm các nội dung như: cách xác định mức lương, thời điểm chi trả, tiêu chí thưởng, mức phạt (nếu có) và phương thức điều chỉnh khi có thay đổi trong cơ cấu tổ chức hoặc chính sách nhân sự.

Việc ban hành quy chế lương thưởng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động, mà còn góp phần xây dựng văn hóa công bằng, khuyến khích hiệu suất và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

NÊN XEM: Tổng Hợp Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Thông Dụng Nhất Hiện Nay

2. Vì sao cần xây dựng mẫu quy chế lương thưởng công ty rõ ràng, minh bạch

Một quy chế lương thưởng rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn là nền tảng quan trọng trong quản trị nhân sự. Dưới đây là 5 lý do doanh nghiệp nhất định phải xây dựng và áp dụng quy chế này:

2.1. Tạo động lực làm việc cho nhân viên

Khi nhân viên hiểu rõ cách tính lương, tiêu chí thưởng và cơ hội tăng thu nhập, họ sẽ có mục tiêu phấn đấu rõ ràng hơn.

Một hệ thống lương thưởng minh bạch giúp nhân viên thấy được nỗ lực của mình được ghi nhận xứng đáng, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và hiệu suất chung của tổ chức.

2.2. Giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc

Chính sách lương thưởng hợp lý là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân viên giỏi. Khi được trả lương công bằng, có thưởng theo hiệu quả và phúc lợi ổn định, nhân viên sẽ gắn bó lâu dài hơn, giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo mới cho doanh nghiệp.

Quy chế lương thưởng giúp đảm bảo tính minh bạch

2.3. Đảm bảo công bằng, minh bạch trong trả lương và thưởng

Một quy chế chuẩn giúp loại bỏ cảm giác thiên vị hoặc bất công giữa các bộ phận, vị trí. Việc công khai nguyên tắc tính lương, đánh giá hiệu suất giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc minh bạch, tăng niềm tin và sự gắn kết trong đội ngũ.

2.4. Hỗ trợ tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro pháp lý

Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải xây dựng và ban hành quy chế trả lương phù hợp với quy định của pháp luật. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro tranh chấp lao động, bị xử phạt hoặc khiếu nại từ người lao động.

2.5. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tài chính doanh nghiệp

Một hệ thống quy chế rõ ràng giúp phòng nhân sự dễ dàng quản lý quỹ lương, thưởng, phụ cấp, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm soát chi phí nhân công hiệu quả hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể hoạch định tài chính, dự báo ngân sách và đưa ra quyết định nhân sự chính xác hơn.

3. Nội dung cần có trong chính sách lương thưởng

Một chính sách lương thưởng đầy đủ, minh bạch là cơ sở để doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Dưới đây là các nội dung quan trọng cần được quy định rõ trong quy chế.

3.1. Mức lương cơ bản

Mức lương cơ bản là khoản thu nhập cố định mà nhân viên nhận được hàng tháng, được ghi rõ trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần quy định rõ:

• Cách xác định mức lương theo vị trí, cấp bậc, thâm niên.
• Hình thức trả lương (theo thời gian, sản phẩm hoặc doanh số).
• Chính sách tăng lương định kỳ hoặc theo kết quả đánh giá hiệu suất.

Việc xác định mức lương hợp lý giúp đảm bảo công bằng nội bộ và tuân thủ quy định pháp luật về tiền lương tối thiểu vùng.

XEM THÊM: Lương Cơ Bản Là Lương Gì? Cách Tính Lương Cơ Bản Mới Nhất

3.2. Tiền thưởng

Bên cạnh lương cơ bản, tiền thưởng là công cụ quan trọng để khuyến khích, ghi nhận đóng góp của nhân viên. Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức thưởng linh hoạt phù hợp với đặc thù hoạt động.

Tiền thưởng nhằm khuyến khích sự đóng góp của nhân viên

3.2.1. Thưởng theo kết quả công việc

Thưởng dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu cá nhân hoặc nhóm, giúp nhân viên có thêm động lực đạt hiệu quả cao hơn. Các tiêu chí cần được lượng hóa rõ ràng, minh bạch để đảm bảo công bằng khi đánh giá.

3.2.2. Thưởng theo hiệu suất

Áp dụng cho những vị trí có thể đo lường hiệu suất trực tiếp, ví dụ như bộ phận kinh doanh, sản xuất, chăm sóc khách hàng. Cơ chế này giúp liên kết chặt chẽ giữa năng suất và thu nhập, tạo động lực tăng năng suất lao động.

3.2.3. Thưởng theo doanh thu/lợi nhuận

Hình thức thưởng này thường dành cho các cấp quản lý hoặc bộ phận có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung. Việc chia thưởng theo doanh thu hoặc lợi nhuận giúp khuyến khích tinh thần làm việc vì mục tiêu chung của doanh nghiệp, đồng thời tăng tính gắn kết giữa nhân viên và tổ chức.

3.3. Phụ cấp

Phụ cấp là các khoản hỗ trợ thêm ngoài lương cơ bản, nhằm bù đắp chi phí hoặc ghi nhận điều kiện làm việc đặc thù của nhân viên.

Doanh nghiệp nên quy định rõ:

• Loại phụ cấp được áp dụng (ăn trưa, đi lại, điện thoại, nhà ở, độc hại, trách nhiệm, chuyên cần, v.v.).
• Cách tính và chi trả phụ cấp (theo tháng, theo ngày công thực tế, hoặc theo hiệu suất công việc).
• Điều kiện hưởng – ví dụ chỉ áp dụng cho nhân viên chính thức hoặc đạt KPI tối thiểu.

XEM THÊM: Các khoản phụ cấp lương gồm những gì? Quy định mới nhất

3.4. Chế độ tăng lương

Tăng lương là chính sách quan trọng để ghi nhận nỗ lực, duy trì sự gắn bó và khuyến khích phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

Trong quy chế, doanh nghiệp nên nêu rõ:

• Tần suất xét tăng lương (định kỳ 6 tháng, 12 tháng hoặc theo kết quả đánh giá KPI).
• Tiêu chí tăng lương: năng lực, thành tích, thời gian công tác, hoặc thay đổi vị trí công việc.
• Tỷ lệ tăng lương cụ thể cho từng nhóm nhân viên hoặc cấp bậc.

Một chính sách tăng lương minh bạch, có lộ trình rõ ràng sẽ giúp nhân viên yên tâm gắn bó lâu dài, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quản trị nhân sự.

Không thể thiếu chế độ tăng lương

4. Các loại phụ cấp phổ biến

Trong quy chế lương thưởng, phụ cấp là yếu tố không thể thiếu, giúp doanh nghiệp đảm bảo công bằng và khuyến khích nhân viên theo từng tính chất công việc. Dưới đây là một số loại phụ cấp phổ biến mà hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng:

4.1. Phụ cấp trách nhiệm

Phụ cấp trách nhiệm được áp dụng cho nhân sự giữ vị trí quản lý hoặc vai trò quan trọng trong doanh nghiệp như trưởng phòng, tổ trưởng, quản đốc xưởng, v.v.

Khoản phụ cấp này nhằm bù đắp áp lực, khối lượng công việc và trách nhiệm cao hơn so với nhân viên thông thường. Doanh nghiệp nên xác định mức phụ cấp dựa trên quy mô, phạm vi quản lý và hiệu quả công việc.

XEM THÊM: Phụ Cấp Trách Nhiệm Có Mấy Loại? Loại Nào Đóng Thuế?

4.2. Phụ cấp chuyên môn

Phụ cấp chuyên môn dành cho những vị trí đòi hỏi trình độ kỹ thuật hoặc nghiệp vụ đặc thù như kỹ sư, lập trình viên, kế toán trưởng, bác sĩ, v.v.

Mục đích là để khuyến khích nhân sự có tay nghề cao gắn bó lâu dài, đồng thời tạo động lực học tập và nâng cao trình độ. Mức phụ cấp có thể dao động tùy vào chứng chỉ, kinh nghiệm và giá trị đóng góp chuyên môn của từng nhân viên.

4.3. Phụ cấp đi lại, ăn trưa

Đây là loại phụ cấp phổ biến nhất trong hầu hết doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ chi phí sinh hoạt hằng ngày cho nhân viên.

• Phụ cấp đi lại: bù đắp chi phí di chuyển từ nơi ở đến công ty.
• Phụ cấp ăn trưa: giúp nhân viên đảm bảo sức khỏe, tăng hiệu suất làm việc.

Các khoản này thường được chi trả cố định theo tháng hoặc tính theo số ngày làm việc thực tế.

4.4. Phụ cấp độc hại, nguy hiểm

Phụ cấp độc hại, nguy hiểm được áp dụng cho những công việc có yếu tố rủi ro, môi trường làm việc khắc nghiệt như sản xuất hóa chất, xây dựng, khai thác mỏ, y tế, v.v. Khoản phụ cấp này nhằm bảo vệ quyền lợi và khuyến khích người lao động tuân thủ quy trình an toàn.

Theo quy định, mức phụ cấp độc hại có thể dao động từ 5% – 10% mức lương tối thiểu vùng, tùy theo mức độ rủi ro công việc.

Các loại phụ cấp cơ bản

5. Lưu ý pháp lý khi xây dựng quy chế lương thưởng

Khi xây dựng quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

• Tuân thủ pháp luật: Quy chế phải đúng Bộ luật Lao động 2019, dựa trên hợp đồng lao động hoặc thỏa ước tập thể, tránh trái luật và gây thiệt hại cho nhân viên.
• Công khai, minh bạch: Thông báo rõ quy chế đến toàn bộ nhân viên để đảm bảo minh bạch và hạn chế tranh chấp.
• Lấy ý kiến nhân viên: Nếu có công đoàn hoặc đại diện tập thể, tham khảo ý kiến trước khi ban hành những nội dung ảnh hưởng quyền lợi.
• Hiệu lực pháp lý: Quy chế cần có văn bản, chữ ký đại diện pháp luật và ngày hiệu lực, lưu giữ bản cứng và bản mềm.
• Cập nhật định kỳ: Rà soát và điều chỉnh khi có thay đổi về lương tối thiểu, thuế, bảo hiểm hoặc tình hình doanh nghiệp.

6. Tải mẫu quy chế lương thưởng 2026 mới nhất

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và tuân thủ quy định pháp luật, EasyHRM gửi đến bạn đọc mẫu quy chế lương thưởng 2025 mới nhất – được soạn sẵn, đúng chuẩn và có thể tùy chỉnh linh hoạt theo thực tế công ty.

Mẫu quy chế lương thưởng 2026

⇒ Tải mẫu tại đây: [EasyHRM] Mẫu quy chế lương thưởng

Mẫu này đã bao gồm đầy đủ cấu trúc, nội dung lương – thưởng – phụ cấp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo tuân thủ pháp lý.

Quy chế lương thưởng là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng và hiệu quả. Khi được thiết kế bài bản và tuân thủ pháp luật, quy chế này không chỉ đảm bảo quyền lợi người lao động mà còn góp phần tăng năng suất, giữ chân nhân tài và nâng cao uy tín doanh nghiệp.

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.