Phụ cấp xăng xe là gì? Quy định mới nhất về Thuế và BHXH

9 Tháng 5, 2026

Phụ cấp xăng xe là một trong những khoản hỗ trợ phổ biến mà doanh nghiệp dành cho người lao động nhằm bù đắp chi phí đi lại hằng ngày. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy định, mức chi hợp lý và cách tính khoản phụ cấp xăng xe sao cho đúng và tối ưu. Bài viết dưới đây của Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ thông tin cần thiết để áp dụng hiệu quả trong thực tế.

Mục lục

1. Phụ cấp xăng xe là gì?

1. Phụ cấp xăng xe là gì?

Phụ cấp xăng xe là khoản tiền doanh nghiệp chi trả thêm cho người lao động nhằm hỗ trợ chi phí đi lại trong quá trình làm việc.

Khoản này thường áp dụng cho các vị trí phải di chuyển nhiều như nhân viên kinh doanh, giao hàng hoặc những người có quãng đường đi làm xa.

Phụ cấp xăng xe là gì?

XEM THÊM:
Phụ cấp ăn trưa có phải đóng bhxh, thuế TNCN không? [QUY ĐỊNH MỚI NHẤT]
Phụ cấp lưu động là gì? Cách tính và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

2. Quy định về phụ cấp xăng xe mới nhất 2026

2.1. Phụ cấp xăng xe có bắt buộc không?

Dựa trên Bộ luật Lao động 2019, phụ cấp xăng xe không phải là khoản chi bắt buộc. Pháp luật hiện hành không có bất kỳ điều khoản nào cưỡng ép doanh nghiệp phải chi trả khoản này cho người lao động.

Thay vào đó, việc có chi trả phụ cấp xăng xe hay không sẽ phụ thuộc vào 3 yếu tố sau:

Sự thỏa thuận: Được thống nhất giữa người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình phỏng vấn và ghi rõ trong Hợp đồng lao động.
Quy chế nội bộ: Được quy định cụ thể trong Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
Thỏa ước lao động tập thể: Nếu doanh nghiệp có công đoàn và đã ký kết thỏa ước lao động tập thể, trong đó có điều khoản về hỗ trợ xăng xe thì doanh nghiệp mới có nghĩa vụ thực hiện.

Quy định mới nhất về tiền phụ cấp xăng xe

2.2. Phụ cấp xăng xe có phải đóng Bảo hiểm xã hội không?

Câu trả lời là Không. Theo Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, tiền hỗ trợ xăng xe là khoản phụ cấp không tính đóng BHXH.

Theo đó, phụ cấp xăng xe không phải đóng BHXH nếu đây là khoản hỗ trợ thêm cho người lao động và được doanh nghiệp quy định riêng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động hoặc quy chế công ty.

Theo quy định hiện hành, tiền lương đóng BHXH bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung trả thường xuyên liên quan trực tiếp đến công việc. Tuy nhiên, các khoản hỗ trợ mang tính phúc lợi như xăng xe, điện thoại, ăn trưa, đi lại, nhà ở… sẽ không tính đóng BHXH nếu được tách riêng khỏi lương.

Ví dụ:

Công ty hỗ trợ nhân viên 500.000 đồng tiền xăng xe/tháng và ghi rõ là “khoản hỗ trợ xăng xe” thì không phải đóng BHXH.Nếu doanh nghiệp ghi phụ cấp xăng xe nhưng thực tế trả cố định như một phần tiền lương để giảm mức đóng BHXH, cơ quan BHXH có thể yêu cầu truy thu.
Vì vậy, phụ cấp xăng xe có phải đóng BHXH hay không sẽ phụ thuộc vào bản chất khoản chi và cách doanh nghiệp quy định trong hồ sơ lao động.

2.3. Phụ cấp xăng xe có tính thuế TNCN không?

Phụ cấp xăng xe thường vẫn phải tính thuế TNCN vì đây được xem là khoản lợi ích mà người lao động nhận từ doanh nghiệp ngoài tiền lương.

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản phụ cấp không nằm trong danh sách được miễn thuế sẽ tính vào thu nhập chịu thuế.

Điều này có nghĩa là:

Nếu công ty hỗ trợ cố định tiền xăng xe hàng tháng cho nhân viên thì khoản này thường phải tính thuế TNCN.
Khoản phụ cấp xăng xe càng được trả thường xuyên, cố định thì càng dễ bị xem là thu nhập chịu thuế.

Tuy nhiên, có một trường hợp dễ bị nhầm lẫn:

Nếu doanh nghiệp thanh toán chi phí đi lại phục vụ công tác theo quy chế công tác phí, có hóa đơn hoặc theo mức khoán hợp lý thì có thể được miễn thuế TNCN.
Đây là công tác phí phục vụ công việc, không phải phụ cấp xăng xe thông thường.

Ví dụ:

Công ty hỗ trợ nhân viên 500.000 đồng tiền xăng xe mỗi tháng: thường phải tính thuế TNCN.
Nhân viên đi công tác và được thanh toán tiền xăng theo quy định công ty: có thể không tính thuế TNCN.

Phụ cấp xăng xe có tính thuế TNCN không?

3. Điều kiện để phụ cấp xăng xe được tính vào chi phí hợp lệ của doanh nghiệp

Để khoản phụ cấp xăng xe được tính là chi phí hợp lệ (không bị cơ quan Thuế gạt ra khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp), kế toán cần đảm bảo bộ hồ sơ “sạch” và chặt chẽ về cả lý trình lẫn chứng từ.

3.1. Tính pháp lý (Phải được “luật hóa” trong nội bộ)

Khoản chi này không được phát sinh tùy tiện mà phải có căn cứ từ trước. Cơ quan Thuế sẽ kiểm tra xem mức chi đó có được quy định rõ ràng hay không. Bạn cần ghi cụ thể trong ít nhất một trong các văn bản:

Hợp đồng lao động: Ghi rõ số tiền hỗ trợ xăng xe hàng tháng (Ví dụ: 500.000 VNĐ/tháng).
Quy chế tài chính/Quy chế lương thưởng: Phân loại định mức theo vị trí công việc. Ví dụ: Nhân viên kinh doanh được khoán 2.000.000 VNĐ, nhân viên văn phòng 500.000 VNĐ.
Thỏa ước lao động tập thể: Nếu công ty có công đoàn và đã ký kết chung cho toàn bộ nhân viên.

Làm thế nào để đưa phụ cấp xăng xe vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp?

3.2. Tính thực tế (Chứng minh có phát sinh đi lại)

Cơ quan Thuế sẽ đối soát để đảm bảo công ty không “khai khống” chi phí. Bộ chứng từ thực tế phải đi kèm gồm:

Bảng chấm công: Minh chứng nhân viên có đi làm trong tháng đó thì mới phát sinh việc đi lại. (Nếu nhân viên nghỉ không lương cả tháng mà vẫn nhận phụ cấp xăng xe sẽ bị coi là chi phí không hợp lý).
Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi: Chứng minh tiền đã thực sự ra khỏi túi doanh nghiệp và đến tay người lao động.
Danh sách ký nhận/Bảng lương: Có chữ ký xác nhận của nhân viên tương ứng với số tiền trên bảng lương.

Bảng chấm công của nhân viên giúp chứng minh tính thực tế, đúng đắn rõ ràng

3.3. Phân biệt hình thức “Khoán chi” và “Chi theo thực tế”

Đây là điểm quan trọng nhất để kế toán xử lý chứng từ:

Hình thức Khoán chi (Cố định): Trả thẳng một mức tiền cố định vào lương hàng tháng. Cách này không cần hóa đơn xăng xe lẻ. Chỉ cần quy định rõ mức khoán trong quy chế là đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ.
Hình thức Chi theo thực tế: Nhân viên đi bao nhiêu thanh toán bấy nhiêu (thường áp dụng cho công tác phí). Trường hợp này bắt buộc phải có Hóa đơn giá trị gia tăng (ghi tên, mã số thuế công ty) và lịch trình xe chạy đi kèm mới được chấp nhận.

4. Mức phụ cấp xăng xe bao nhiêu là hợp lý?

Vì pháp luật không quy định con số cụ thể, nên mức phụ cấp này thường được tính toán dựa trên sự cân bằng giữa giá xăng thực tế và đặc thù công việc.

4. 1. Phân loại theo tính chất công việc

Đối với khối văn phòng (ít di chuyển):

Mức phổ biến khoảng 300.000 – 600.000 đồng/tháng. Khoản này chủ yếu mang tính hỗ trợ chi phí đi lại hằng ngày từ nhà đến công ty, không phát sinh nhiều di chuyển trong công việc.

Đối với khối kinh doanh, thị trường (di chuyển nhiều):

Mức thường từ 1.500.000 – 3.000.000 đồng/tháng, thậm chí cao hơn tùy địa bàn và tần suất công việc. Khoản phụ cấp này nhằm chi trả cho việc gặp khách hàng, đi thị trường và thường được tính dựa trên số km di chuyển kết hợp với giá xăng thực tế.

4.2. Cách tính mức phụ cấp tối ưu

Để đưa ra một con số “hợp lòng người” mà vẫn cân đối được ngân sách, doanh nghiệp thường dựa vào 2 cách tính:

Cách 1: Khoán định mức theo tháng

Đây là cách phổ biến nhất vì dễ quản lý. Ví dụ: Công ty khoán 500.000đ/tháng cho toàn bộ nhân viên. Ưu điểm là kế toán không cần kiểm tra số km hay hóa đơn lẻ.

Cách 2: Tính theo số km thực tế

Thường áp dụng cho nhân viên giao hàng hoặc công tác tỉnh. Công thức thường là:

Số km di chuyển × Định mức tiêu hao xăng (lít/km) × Giá xăng thực tế.

Mức phụ cấp xăng xe bao nhiêu là phù hợp?

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Có được gộp phụ cấp xăng xe vào lương cơ bản không?

Có thể gộp, nhưng không nên. Khi gộp vào lương cơ bản, khoản này có thể bị tính vào tiền lương đóng BHXH và thuế, làm tăng chi phí cho cả doanh nghiệp và người lao động. Tốt nhất nên tách riêng thành khoản phụ cấp để dễ quản lý và tối ưu chi phí.

5.2. Phụ cấp xăng xe và phụ cấp đi lại có khác nhau không?

Có. Phụ cấp xăng xe thường là khoản hỗ trợ cố định cho chi phí nhiên liệu hằng ngày, còn phụ cấp đi lại có phạm vi rộng hơn, có thể bao gồm nhiều chi phí di chuyển khác như gửi xe, vé xe hoặc phương tiện công cộng.

Câu hỏi thường gặp về tiền phụ cấp xăng xe

6. Tạm kết

Có thể thấy, phụ cấp xăng xe không chỉ giúp người lao động giảm bớt gánh nặng chi phí mà còn góp phần nâng cao sự gắn bó với doanh nghiệp. Việc hiểu đúng và áp dụng hợp lý phụ cấp xăng xe sẽ giúp cả doanh nghiệp lẫn người lao động đảm bảo quyền lợi và hạn chế các rủi ro không đáng có.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0869425631
Gmail: info@softdreams.vn
Website: https://easyhrm.vn/
Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.