Tổng hợp mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất [TẢI MIỄN PHÍ]

Mẫu đơn xin nghỉ phép là biểu mẫu quan trọng giúp người lao động xin nghỉ làm đúng quy định. Không chỉ giúp quá trình xét duyệt nhanh gọn, hạn chế sai sót khi chấm công, doanh nghiệp cũng dựa vào đơn xin nghỉ phép để theo dõi ngày nghỉ và tính lương được chính xác.  Trong bài viết này, Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM chia sẻ đầy đủ các mẫu kèm link tải để bạn sử dụng thuận tiện.

Tổng hợp mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất [TẢI MIỄN PHÍ]

1. Mẫu đơn xin nghỉ phép là gì?

Mẫu đơn xin nghỉ phép là biểu mẫu do người lao động sử dụng khi có nhu cầu nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định. Thông qua đơn này, người lao động thông báo và đề nghị cấp quản lý hoặc phòng nhân sự cho phép mình được nghỉ theo đúng quy định của công ty và pháp luật lao động.

Trong đơn, người viết cần ghi rõ thông tin cá nhân, bộ phận làm việc, thời gian xin nghỉ, lý do nghỉ và người bàn giao công việc (nếu có). Đây là căn cứ để doanh nghiệp xét duyệt, sắp xếp nhân sự thay thế và theo dõi số ngày phép đã sử dụng.

Mẫu đơn xin nghỉ phép giúp việc quản lý lao động, chấm công và tính lương được thực hiện chính xác, đồng thời đảm bảo quyền lợi nghỉ phép hợp pháp cho người lao động.

XEM THÊM: Tổng Hợp Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Thông Dụng Nhất Hiện Nay

2. Khi nào người lao động cần làm đơn nghỉ phép năm?

Người lao động cần làm đơn xin nghỉ phép năm khi muốn sử dụng số ngày phép năm được hưởng để nghỉ làm trong một hoặc nhiều ngày làm việc.

2.1. Nghỉ phép năm theo quy định

Theo quy định của pháp luật lao động, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho doanh nghiệp được hưởng nghỉ phép năm hưởng nguyên lương. Khi sử dụng số ngày phép này, người lao động cần làm đơn xin nghỉ phép năm để doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và trừ phép chính xác trong quá trình chấm công, tính lương.

Ví dụ: Người lao động còn 5 ngày phép năm và xin nghỉ 2 ngày trong tháng. Việc lập đơn xin nghỉ phép năm giúp bộ phận HR trừ đúng số ngày phép còn lại và tránh nhầm lẫn khi tổng hợp công, lương.

Quy định nghỉ phép năm của người lao động

2.2. Nghỉ cộng dồn phép

Trong trường hợp người lao động chưa sử dụng hết số ngày phép năm, có thể xin nghỉ cộng dồn phép theo thỏa thuận với doanh nghiệp. Nội dung nghỉ cộng dồn cần được ghi rõ trong đơn xin nghỉ phép để bộ phận HR theo dõi chính xác số ngày phép còn lại, tránh nhầm lẫn khi chấm công và tính lương.

Ví dụ: Người lao động còn 3 ngày phép năm từ năm trước và được công ty cho phép cộng dồn sang năm nay. Khi xin nghỉ, người lao động cần ghi rõ nghỉ cộng dồn phép trong đơn để HR trừ đúng số ngày phép này.

NÊN XEM: Nghỉ không lương: Quy định mới nhất

2.3. Nghỉ thâm niên

Một số doanh nghiệp áp dụng chế độ nghỉ phép tăng thêm theo thâm niên làm việc nhằm ghi nhận sự gắn bó lâu dài của người lao động. Khi sử dụng số ngày phép thâm niên này, người lao động vẫn cần làm đơn xin nghỉ phép để được ghi nhận đúng quyền lợi và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý ngày nghỉ.

Ví dụ: Người lao động có 5 năm làm việc tại công ty và được hưởng thêm 1 ngày phép thâm niên mỗi năm. Khi xin nghỉ sử dụng ngày phép này, người lao động cần ghi rõ nghỉ phép thâm niên trong đơn để HR theo dõi chính xác.

2.4. Nghỉ do việc riêng thuộc phạm vi phép năm

Các trường hợp nghỉ việc riêng nhưng được tính vào phép năm như kết hôn, việc gia đình… thường vẫn yêu cầu người lao động làm đơn xin nghỉ phép. Việc lập đơn giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ lý do nghỉ, theo dõi ngày phép đã sử dụng và đảm bảo tính minh bạch trong hồ sơ nhân sự.

Ví dụ: Người lao động xin nghỉ 1 ngày để tổ chức đám cưới và được tính vào phép năm. Trong trường hợp này, người lao động vẫn cần làm đơn xin nghỉ phép để HR cập nhật đúng chế độ nghỉ.

Các trường hợp nghỉ việc riêng nhưng được tính vào phép năm

2.5. Trường hợp đặc thù từng ngành nghề

Một số ngành nghề như giáo dục, y tế, sản xuất theo ca kíp, khu công nghiệp có quy định riêng về lịch nghỉ và bố trí nhân sự. Trong các trường hợp này, đơn xin nghỉ phép là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp chủ động điều phối nhân sự, sắp xếp ca làm việc và đảm bảo hoạt động sản xuất, vận hành không bị gián đoạn.

Ví dụ: Nhân viên làm việc theo ca trong nhà máy xin nghỉ phép cần làm đơn xin nghỉ phép trước để bộ phận quản lý sắp xếp ca thay thế, tránh ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất.

3. Quy định pháp luật về nghỉ phép

Quyền nghỉ phép năm của người lao động được quy định trong Bộ luật Lao động 2019 nhằm bảo đảm người lao động có thời gian nghỉ ngơi và phục hồi sức khỏe sau quá trình làm việc.

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một doanh nghiệp sẽ được:

• Ít nhất 12 ngày nghỉ phép năm hưởng nguyên lương nếu làm việc trong điều kiện bình thường.
• Nếu làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc làm việc tại nơi có điều kiện sinh sống khắc nghiệt, số ngày phép sẽ nhiều hơn theo quy định.
• Cứ mỗi 5 năm làm việc, người lao động được cộng thêm 1 ngày phép năm do thâm niên.

Ngoài ra, nếu người lao động chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết phép năm mà chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa sử dụng.

Vì vậy, việc làm đơn xin nghỉ phép không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ để doanh nghiệp theo dõi số ngày phép đã dùng và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động khi tính lương, thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp.

Quy định về nghỉ phép năm theo luật lao động

XEM THÊM: Tổng hợp quy định nghỉ phép năm: Cách tính, Số ngày nghỉ

4. Đơn xin nghỉ phép cần những nội dung gì?

Để được xem là hợp lệ và dễ dàng phê duyệt, đơn xin nghỉ phép cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản như sau:

Thông thường, một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn, đúng quy định sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin người làm đơn: họ tên, bộ phận công tác, chức danh hoặc vị trí làm việc, giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng xin nghỉ.
• Lý do xin nghỉ phép: được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, phù hợp với loại nghỉ phép đề nghị.
• Thời gian nghỉ phép: ghi cụ thể thời gian bắt đầu và kết thúc nghỉ (từ ngày… đến ngày…), tránh nhầm lẫn khi chấm công và tính lương.
• Loại nghỉ phép: xác định rõ là nghỉ phép năm, nghỉ không hưởng lương, nghỉ cộng dồn phép hay nghỉ theo chế độ khác để doanh nghiệp áp dụng đúng quy định.
• Người bàn giao công việc (nếu có): thể hiện trách nhiệm của người lao động trong việc đảm bảo công việc không bị gián đoạn trong thời gian nghỉ.
• Cam kết hoàn thành công việc: cam kết bàn giao đầy đủ và tiếp tục thực hiện công việc sau khi quay lại làm việc.
• Chữ ký của người làm đơn và người có thẩm quyền phê duyệt, xác nhận sự thống nhất giữa hai bên.

Những nội dung này giúp doanh nghiệp xét duyệt nhanh, đồng thời là căn cứ để theo dõi phép năm, chấm công và tính lương chính xác.

5. Tổng hợp các mẫu đơn nghỉ phép chuẩn [có file tải]

Nhằm giúp người lao động và doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn đúng mẫu đơn phù hợp với từng trường hợp nghỉ phép, dưới đây là tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng nhất, đang được sử dụng phổ biến trong thực tế quản lý nhân sự hiện nay.

Các mẫu đều được xây dựng đúng quy định pháp luật, bố cục rõ ràng, dễ chỉnh sửa và dễ áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

5.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép ngày

Trong thực tế, “nghỉ phép ngày” là cách gọi quen thuộc để chỉ việc người lao động sử dụng từng ngày trong tổng số ngày phép năm. Đây không phải là một loại phép riêng theo quy định pháp luật mà là hình thức tách nhỏ phép năm theo nhu cầu cá nhân.

Mẫu đơn này được dùng khi người lao động cần xin nghỉ 1 ngày hoặc vài ngày làm việc cụ thể. Số ngày nghỉ sẽ được trừ trực tiếp vào quỹ phép năm theo quy định của doanh nghiệp.

Nói cách khác, đây là biểu mẫu giúp người lao động thực hiện quyền nghỉ phép năm theo từng ngày, phù hợp với các nhu cầu nghỉ ngắn như việc riêng, du lịch ngắn ngày hoặc nghỉ từ 1-2 ngày.

Nhờ phạm vi áp dụng linh hoạt, mẫu đơn xin nghỉ phép ngày được sử dụng rộng rãi tại hầu hết doanh nghiệp và dễ dàng tích hợp vào quy trình chấm công, tính lương cũng như quản lý phép năm, giúp bộ phận nhân sự theo dõi chính xác số ngày phép đã sử dụng.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép ngày tại đây

Đơn xin nghỉ phép ngày

5.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương dài ngày

Mẫu này được sử dụng trong trường hợp người lao động xin nghỉ không hưởng lương trong thời gian dài vì lý do cá nhân như chăm sóc gia đình, giải quyết việc riêng hoặc các nhu cầu đặc biệt khác.

Việc sử dụng đơn xin nghỉ phép không lương giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ thời gian nghỉ, làm căn cứ quản lý ngày công và quyền lợi liên quan.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép không lương dài ngày tại đây

5.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép cho cán bộ, công chức, viên chức

Đây là mẫu đơn được soạn theo văn phong hành chính công vụ, phù hợp với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.

Nội dung mẫu đảm bảo đúng hình thức, bố cục và cách trình bày theo yêu cầu quản lý của khu vực công.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép cho cán bộ, công chức, viên chức tại đây

5.4 Mẫu đơn xin nghỉ phép cho giáo viên

Mẫu đơn này phù hợp với trường học, cơ sở giáo dục, nơi việc nghỉ phép cần gắn với lịch giảng dạy, phân công tiết học và bàn giao lớp học.

Việc sử dụng mẫu đơn riêng cho giáo viên giúp nhà trường chủ động sắp xếp lịch dạy thay, đảm bảo hoạt động giảng dạy không bị gián đoạn.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép cho giáo viên tại đây

Đơn xin nghỉ phép cho giáo viên

5.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép đi du lịch

Mẫu này áp dụng khi người lao động sử dụng ngày phép năm để đi du lịch, nghỉ dưỡng. Nội dung đơn cần thể hiện rõ thời gian nghỉ dự kiến và cam kết bàn giao công việc, giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự trong thời gian người lao động vắng mặt.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép đi du lịch tại đây

Đơn xin nghỉ phép đi du lịch

5.6 Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh

Mẫu đơn này được sử dụng trong doanh nghiệp nước ngoài hoặc môi trường làm việc quốc tế, nơi hồ sơ nhân sự và quy trình phê duyệt được thực hiện hoàn toàn bằng tiếng Anh.

Nội dung mẫu được trình bày rõ ràng, đúng chuẩn hành chính, giúp người lao động thể hiện nguyện vọng xin nghỉ phép năm một cách chuyên nghiệp, đồng thời thuận tiện cho bộ phận quản lý xét duyệt.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh Tại đây

5.7 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Đây là mẫu đơn xin nghỉ phép được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng khi người lao động sử dụng ngày phép năm hưởng nguyên lương theo quy định của pháp luật lao động và nội quy doanh nghiệp.

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, nghỉ phép năm là quyền lợi của người lao động, với số ngày nghỉ hằng năm:

• 12 / 14 / 16 ngày tùy theo điều kiện làm việc
• Hưởng nguyên lương
• Có thể nghỉ 1 ngày, nhiều ngày, nghỉ rải rác hoặc nghỉ gộp theo thỏa thuận với doanh nghiệp

Mẫu đơn được thiết kế ngắn gọn, dễ điền thông tin, phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp và đa dạng quy mô nhân sự, giúp bộ phận HR quản lý phép năm thuận tiện và chính xác hơn.

Tải mẫu đơn xin nghỉ phép năm chuẩn 2026 tại đây

6. Những lưu ý khi làm đơn xin nghỉ phép

Khi làm đơn xin nghỉ phép, để được xét duyệt nhanh và không ảnh hưởng quyền lợi, người lao động cần lưu ý những điểm sau:

• Xác định đúng loại nghỉ phép (phép năm, việc riêng, không lương…) để được trừ phép và tính lương chính xác.
• Ghi rõ thời gian nghỉ gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng số ngày nghỉ.
• Nộp đơn đúng thời điểm, ưu tiên gửi sớm với các kỳ nghỉ có kế hoạch và thông báo ngay nếu nghỉ đột xuất.
• Trình bày lý do nghỉ ngắn gọn, rõ ràng, phù hợp với quy định công ty.
• Bàn giao công việc cho người phụ trách thay thế nếu cần, để không làm gián đoạn công việc chung.
• Lưu lại đơn đã được duyệt để đối chiếu khi chấm công, tính lương hoặc xử lý phát sinh.

Thực hiện đầy đủ các lưu ý trên sẽ giúp quá trình nghỉ phép minh bạch, rõ ràng, đồng thời hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh về quyền lợi và trách nhiệm của các bên.

7. EasyHRM – Giải pháp số hóa quy trình duyệt phép nhanh, chuẩn, không lỗi

Thay vì xử lý đơn xin nghỉ phép bằng giấy tờ thủ công hoặc email rời rạc, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn EasyHRM để số hóa toàn bộ quy trình nghỉ phép, từ khâu tạo đơn, phê duyệt đến tổng hợp dữ liệu.

Với EasyHRM, doanh nghiệp có thể:

• Nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép trực tuyến trên hệ thống, không cần dùng giấy tờ hay email thủ công.
• Quản lý nhận thông báo và phê duyệt ngay, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và không bỏ sót đơn.
• Dữ liệu nghỉ phép tự động cập nhật vào số ngày phép còn lại, tránh tình trạng trừ sai hoặc ghi nhận thiếu.
• Thông tin nghỉ phép được đồng bộ với bảng chấm công và bảng lương, đảm bảo tính toán chính xác quyền lợi của người lao động.
• Bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi, kiểm tra lịch sử duyệt đơn và xuất báo cáo, phục vụ quản lý và đối soát khi cần.
• Nhân viên chủ động theo dõi trạng thái đơn và số ngày phép còn lại, giúp minh bạch và hạn chế tranh chấp.

EasyHRM giúp bộ phận HR quản lý nghỉ phép một cách chủ động, đúng luật và tiết kiệm thời gian. Đồng thời mang lại trải nghiệm thuận tiện hơn cho người lao động trong môi trường làm việc hiện đại.

EasyHRM giúp số hóa quy trình duyệt phép nhanh, chuẩn, chuyên nghiệp

8. Câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ phép (FAQ)

8.1. Nghỉ phép cần báo trước bao lâu?

Pháp luật lao động không quy định cứng thời gian báo trước khi nghỉ phép năm. Tuy nhiên, người lao động cần thực hiện theo nội quy, quy chế của doanh nghiệp để đảm bảo việc sắp xếp công việc và nhân sự không bị gián đoạn.

8.2. Không nghỉ hết phép năm có được trả tiền không?

Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, nếu người lao động chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép năm mà chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán tiền lương cho những ngày phép chưa nghỉ.

8.3. Nghỉ phép không lương có bắt buộc phải làm đơn không?

Nghỉ phép không hưởng lương chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. Vì vậy, người lao động nên làm đơn xin nghỉ phép không lương để được ghi nhận rõ ràng về thời gian nghỉ và quyền lợi liên quan.

8.4. Có thể xin nghỉ phép bằng hình thức online không?

Có. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng đơn xin nghỉ phép điện tử thông qua phần mềm quản lý nhân sự. Hình thức này giúp phê duyệt nhanh, lưu trữ tập trung và minh bạch dữ liệu, miễn là phù hợp với quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Kết luận

Sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn không chỉ giúp người lao động xin nghỉ nhanh chóng mà còn đảm bảo quyền lợi về chấm công và lương thưởng. Với các mẫu được EasyHRM tổng hợp và cập nhật mới nhất, doanh nghiệp và nhân viên có thể áp dụng dễ dàng trong mọi tình huống.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.