Trong thời đại chuyển đổi số, hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu trong giao kết, ký kết và quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Bài viết này Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM sẽ giúp hiểu rõ hợp đồng điện tử có mấy loại, đặc điểm từng loại, và cách lựa chọn hình thức phù hợp cho hoạt động của doanh nghiệp.
Hợp Đồng Điện Tử Có Mấy Loại? Đặc Điểm Của Từng Loại?
Mục lục
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là thỏa thuận giữa các bên được thiết lập, ký kết và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử (như máy tính, email, phần mềm ký số, nền tảng trực tuyến…).
Về bản chất, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, được quy định rõ tại Luật Giao dịch điện tử 2023 và Bộ luật Dân sự 2015.
Điểm khác biệt của hợp đồng điện tử nằm ở phương thức thể hiện và ký kết: thay vì ký tay trên giấy, các bên sử dụng chữ ký số hoặc hình thức xác thực điện tử để thể hiện sự đồng ý.
Loại hợp đồng này giúp quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng, an toàn và có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi, phù hợp với xu hướng quản trị số trong doanh nghiệp hiện nay.
XEM THÊM: Review Phần Mềm Hợp Đồng Điện Tử Giá Rẻ, Dễ Dùng, Hiệu Quả
2. Hợp đồng điện tử có mấy loại?
Hiện nay, hợp đồng điện tử được phân loại theo nhiều loại. Mỗi loại hợp đồng có đặc điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu và mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
2.1. Phân loại theo hình thức ký kết
2.1.1. Hợp đồng scan tải lên hệ thống
Đây là hình thức doanh nghiệp ký kết hợp đồng giấy truyền thống, sau đó scan (quét) và tải bản sao điện tử lên hệ thống phần mềm hoặc nền tảng lưu trữ dữ liệu.
Loại này vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý nếu có bản gốc kèm theo, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tra cứu và chia sẻ hợp đồng nhanh hơn so với lưu trữ bản cứng thông thường. Tuy nhiên, nó chưa được coi là hợp đồng điện tử hoàn chỉnh, vì quá trình ký kết vẫn diễn ra thủ công.
Hợp đồng điện tử có mấy loại? Scan hợp đồng chưa được coi là hợp đồng điện tử hoàn chỉnh
2.1.2. Hợp đồng hình thành tự động qua giao dịch online
Loại hợp đồng này được tạo lập và chấp nhận tự động thông qua các nền tảng giao dịch điện tử như website thương mại điện tử, ứng dụng hoặc phần mềm trực tuyến.
Ví dụ: khi người dùng nhấn “Đồng ý điều khoản sử dụng” hoặc “Đặt hàng”, hành động đó được xem là đồng ý ký kết hợp đồng điện tử.
Hình thức này phổ biến trong các giao dịch B2C, thương mại điện tử, phần mềm SaaS, với ưu điểm nhanh chóng, không cần ký thủ công nhưng vẫn đảm bảo giá trị pháp lý.
2.1.3. Hợp đồng qua email
Đây là hình thức ký kết mà các bên trao đổi, thỏa thuận và xác nhận nội dung hợp đồng thông qua email, có thể đính kèm file văn bản, hình ảnh hoặc tài liệu liên quan. Khi các bên thể hiện rõ ý chí chấp thuận qua thư điện tử, email được coi là bằng chứng hợp lệ về việc giao kết hợp đồng.
Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, cá nhân kinh doanh hoặc các giao dịch đơn giản, cần xác nhận nhanh.
2.1.4. Hợp đồng ký kết qua nền tảng ký số
Đây là hình thức hợp đồng điện tử chuẩn chỉnh và có giá trị pháp lý cao nhất hiện nay. Các bên ký kết thông qua nền tảng ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, sử dụng chữ ký số hoặc chứng thư số hợp lệ để xác nhận thông tin.
Mọi dữ liệu đều được mã hóa, lưu trữ an toàn và có thể truy xuất nguồn gốc, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể chối bỏ. Loại hợp đồng này phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức có khối lượng giao dịch lớn, cần quản lý hợp đồng tập trung và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
Ký hợp đồng điện tử qua EasyHRM
2.2. Phân loại theo mục đích sử dụng
Ngoài hình thức ký kết, hợp đồng điện tử còn được phân loại theo mục đích sử dụng trong từng lĩnh vực cụ thể. Mỗi loại hợp đồng mang đặc trưng riêng về nội dung, phạm vi và giá trị pháp lý.
2.2.1. Hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động được thực hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Theo Bộ luật Lao động 2019, loại hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu được ký bằng chữ ký số hợp lệ.
Hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính, đồng thời đảm bảo lưu trữ, tra cứu hồ sơ nhân sự nhanh chóng, thuận tiện. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng rộng rãi hình thức này thông qua các phần mềm quản lý nhân sự tích hợp ký số, như EasyHRM.
2.2.2. Hợp đồng dân sự điện tử
Đây là loại hợp đồng dùng để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự giữa các cá nhân hoặc tổ chức.
Ví dụ: hợp đồng thuê nhà, mua bán tài sản, ủy quyền, vay mượn,… được ký và lưu trữ bằng hình thức điện tử.
Hợp đồng dân sự điện tử mang lại tính linh hoạt và minh bạch trong giao dịch, đồng thời giúp người dân và doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục dân sự mà không cần gặp mặt trực tiếp.
2.2.3. Hợp đồng thương mại điện tử
Hợp đồng thương mại điện tử là loại hợp đồng được ký kết trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thông qua phương tiện điện tử. Đây là loại hợp đồng phổ biến nhất trong thương mại điện tử, logistics, dịch vụ tài chính, phần mềm SaaS…
Đặc điểm nổi bật là toàn bộ quy trình – từ đàm phán, ký kết đến thanh toán và lưu trữ – đều được thực hiện trực tuyến, giúp doanh nghiệp tối ưu tốc độ giao dịch, giảm rủi ro và tăng tính bảo mật. Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng nền tảng ký số chuyên dụng, đảm bảo hợp đồng có tính xác thực và giá trị pháp lý cao nhất.
Điện tử hoá toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng
3. Lưu ý pháp lý khi áp dụng hợp đồng điện tử
Mặc dù hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích về tốc độ, chi phí và khả năng lưu trữ, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý để đảm bảo giá trị ràng buộc và hiệu lực của hợp đồng. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý:
3.1. Bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống, nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
- Các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện và có năng lực pháp luật, năng lực hành vi.
- Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
- Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức có thể truy cập, lưu trữ và trích xuất được khi cần.
3.2. Hình thức ký kết hợp lệ
Hợp đồng điện tử cần được ký bằng chữ ký số hoặc phương thức xác thực điện tử được pháp luật công nhận (như OTP, mã xác thực, tài khoản định danh điện tử…). Trong đó, chữ ký số có chứng thư số hợp lệ là hình thức có giá trị pháp lý cao nhất, được sử dụng phổ biến trong các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế và thương mại.
XEM THÊM: Tổng Hợp Các Cách Ký Hợp Đồng Điện Tử Nhanh Chóng, Chuẩn Luật
3.3. Lưu trữ và bảo mật thông tin hợp đồng
Doanh nghiệp phải có hệ thống lưu trữ hợp đồng điện tử an toàn, đảm bảo khả năng:
- Truy cập, tra cứu, đối chiếu bất cứ khi nào cần thiết.
- Bảo mật dữ liệu, tránh rò rỉ, chỉnh sửa hoặc xóa trái phép.
- Sao lưu định kỳ và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
3.4. Đảm bảo khả năng chứng minh khi có tranh chấp
Hợp đồng điện tử chỉ có giá trị chứng cứ khi có thể chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và thời gian khởi tạo của dữ liệu.
Do đó, các bên nên sử dụng nền tảng ký số hoặc phần mềm quản lý hợp đồng có chứng nhận pháp lý, giúp dễ dàng xuất trình khi có thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp xảy ra.
Hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao
4. EasyHRM – Phần mềm hợp đồng điện tử được tin dùng
Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ, việc quản lý và ký kết hợp đồng trên nền tảng điện tử trở thành nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp. EasyHRM không chỉ là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, mà còn tích hợp tính năng hợp đồng điện tử thông minh – an toàn – đúng chuẩn pháp lý.
Với EasyHRM, doanh nghiệp có thể:
- Tạo, ký và lưu trữ hợp đồng điện tử (hợp đồng lao động, phụ lục, quyết định, v.v.) ngay trên hệ thống, không cần in ấn hay ký tay.
- Tích hợp chữ ký số EasyCA, đảm bảo giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
- Theo dõi tình trạng hợp đồng theo thời gian thực, dễ dàng phê duyệt và đối chiếu giữa các phòng ban.
- Lưu trữ dữ liệu tập trung, bảo mật tuyệt đối, giúp doanh nghiệp tra cứu nhanh chóng khi có kiểm tra hoặc tranh chấp.
- Tự động đồng bộ thông tin nhân sự với hồ sơ lao động, tính lương, bảo hiểm, giảm thiểu sai sót thủ công.
EasyHRM giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình ký kết, nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật trong thời đại chuyển đổi số.
EasyHRM – phần mềm HĐLĐ điện tử hiện đại, bảo mật
Hợp đồng điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản trị nhân sự. Với EasyHRM, mọi thao tác ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng đều trở nên nhanh chóng, minh bạch và đúng chuẩn pháp lý, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn trong kỷ nguyên số.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
![Tổng Hợp Mẫu Hợp Đồng Lao Động Chính Xác, Chuẩn Chỉnh [Tải Về Miễn Phí]](https://easyhrm.vn/wp-content/uploads/2025/10/mau-hop-dong-lao-dong-150x150.jpg)
