Hợp đồng lao động với người nước ngoài: Quy định, thời hạn và mẫu mới nhất

Hợp đồng lao động với người nước ngoài không chỉ là thủ tục cần có mà còn là “lá chắn” giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi tuyển dụng nhân sự quốc tế. Ký thế nào cho đúng, thời hạn bao lâu, cần những nội dung gì? Cùng Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM cập nhật những quy định mới nhất, mẫu hợp đồng chuẩn để áp dụng nhanh, đúng và an toàn.

Hợp đồng lao động với người nước ngoài: Quy định, thời hạn và mẫu mới nhất

1. Hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài là gì?

Hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài là văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp tại Việt Nam và cá nhân mang quốc tịch nước ngoài về việc làm có trả công, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Về bản chất, loại hợp đồng này vẫn tuân theo các nguyên tắc chung của Bộ luật Lao động 2019 như hợp đồng lao động với người Việt Nam, tuy nhiên có thêm một số điều kiện, thủ tục đặc thù liên quan đến giấy phép lao động, thị thực, quyền cư trú của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài là gì?

2. Quy định hợp đồng lao động với người nước ngoài mới nhất

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, khi ký hợp đồng với người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Điều kiện làm việc: Người lao động phải từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm và sức khỏe phù hợp với công việc.
• Giấy phép lao động: Người lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động, trừ trường hợp không thuộc diện cấp theo quy định. Ví dụ, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên có thể thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép.
• Thời điểm ký hợp đồng: Với trường hợp thuộc diện phải có giấy phép, người lao động phải được cấp giấy phép lao động trước khi ký hợp đồng để chính thức làm việc tại Việt Nam.
• Loại hợp đồng: Hợp đồng với người lao động nước ngoài là hợp đồng lao động xác định thời hạn. Hai bên có thể ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn nếu tiếp tục đáp ứng đủ điều kiện.
• Thời hạn hợp đồng: Thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp.
• Thời hạn giấy phép: Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và được gia hạn 01 lần, thời hạn gia hạn tối đa 02 năm.
• Thời gian gia hạn: Hồ sơ gia hạn phải được nộp trước ngày giấy phép hết hạn ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày.
• Chấm dứt hợp đồng: Khi giấy phép lao động hết hiệu lực hoặc người lao động bị trục xuất theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, hợp đồng lao động cũng thuộc trường hợp chấm dứt theo quy định.

TÌM HIỂU THÊM: Hợp đồng lao động có thời hạn: Quy định, thời hạn và mẫu tải

3. Ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài như thế nào?

Để ký hợp đồng lao động với người nước ngoài đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1 – Kiểm tra điều kiện và xác định diện giấy phép lao động

Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định người lao động có đáp ứng điều kiện làm việc tại Việt Nam và thuộc diện phải xin giấy phép lao động hay không.

• Kiểm tra độ tuổi, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, sức khỏe và vị trí dự kiến tuyển dụng.
• Xác định người lao động thuộc diện phải cấp giấy phép lao động hay không thuộc diện cấp giấy phép.
• Nếu thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo theo trường hợp pháp luật quy định.

Bước 2 – Thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động

Nếu người lao động thuộc diện phải có giấy phép, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục trước ngày người lao động dự kiến làm việc.

• Chuẩn bị hồ sơ như hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, giấy tờ chứng minh trình độ và kinh nghiệm…
• Hồ sơ được nộp trong khoảng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
• Cơ quan có thẩm quyền đồng thời xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp giấy phép.
• Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3 – Soạn thảo hợp đồng lao động

Sau khi đủ điều kiện về giấy phép, doanh nghiệp tiến hành xây dựng hợp đồng với đầy đủ quyền và nghĩa vụ của hai bên.

• Hợp đồng cần thể hiện rõ công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Có thể lập hợp đồng song ngữ Việt Nam – nước ngoài để hai bên thuận tiện theo dõi và thực hiện.
• Thời hạn hợp đồng phải phù hợp với thời hạn được phép làm việc tại Việt Nam.

Bước 4 – Ký hợp đồng trước ngày bắt đầu làm việc

Với người lao động thuộc diện phải có giấy phép, việc ký hợp đồng được thực hiện sau khi giấy phép lao động đã được cấp và trước ngày dự kiến làm việc.

• Hợp đồng phải được lập bằng văn bản.
• Thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động.
• Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm.
• Khi cơ quan cấp giấy phép yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp bản sao hợp đồng lao động đã ký.

Bước 5 – Thực hiện các nghĩa vụ sau khi ký hợp đồng

Sau khi người lao động chính thức làm việc, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục liên quan đến lao động, bảo hiểm, thuế và cư trú.

• Đăng ký BHXH bắt buộc nếu người lao động nước ngoài ký hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên và không thuộc trường hợp được loại trừ theo quy định.
• Thực hiện nghĩa vụ về BHYT, thuế TNCN và các thủ tục cư trú có liên quan.
• Theo dõi thời hạn giấy phép lao động để gia hạn khi cần; hồ sơ gia hạn phải nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.
• Khi giấy phép được gia hạn, doanh nghiệp và người lao động tiếp tục ký hợp đồng phù hợp với thời hạn được phép làm việc.

Các bước ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài

TÌM HIỂU THÊM: Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện

4. Mẫu hợp đồng lao động với người nước ngoài mới nhất

Doanh nghiệp có thể tham khảo 2 dạng mẫu hợp đồng phổ biến dưới đây, tùy vào nhu cầu sử dụng và đối tượng lao động cụ thể.

4.1. Mẫu hợp đồng lao động ký với người nước ngoài

Đây là mẫu hợp đồng cơ bản, được soạn thảo dựa trên các điều khoản quy định tại Bộ luật Lao động 2019, bao gồm đầy đủ thông tin về các bên, vị trí công việc, thời hạn hợp đồng (phù hợp với thời hạn giấy phép lao động), mức lương, chế độ bảo hiểm và các quyền, nghĩa vụ khác.

Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp chỉ cần bản hợp đồng bằng tiếng Việt để lưu trữ nội bộ hoặc khi người lao động nước ngoài đã thông thạo tiếng Việt.

⇒ Tải về: Mẫu hợp đồng lao động ký với người nước ngoài

Mẫu hợp đồng lao động ký với người nước ngoài

4.2. Mẫu hợp đồng lao động với người nước ngoài song ngữ

Đây là mẫu được khuyến khích sử dụng phổ biến hơn, trình bày song song cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ bản địa của người lao động), giúp cả hai bên hiểu rõ đầy đủ nội dung, điều khoản trong hợp đồng.

Lưu ý, trong trường hợp có sự khác biệt về cách hiểu hoặc dịch thuật giữa hai phiên bản, nội dung bản tiếng Việt thường được ưu tiên áp dụng để giải quyết tranh chấp (nếu có), doanh nghiệp nên ghi rõ điều khoản này ngay trong hợp đồng để tránh nhầm lẫn về sau.

⇒ Tải về: Mẫu hợp đồng lao động với người nước ngoài song ngữ

Mẫu hợp đồng lao động với người nước ngoài song ngữ

5. Chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài trong trường hợp nào?

Theo Điều 34 và Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động với người nước ngoài có thể chấm dứt trong các trường hợp như:

• Hết hạn hợp đồng, công việc theo hợp đồng đã hoàn thành hoặc hai bên thỏa thuận chấm dứt.
• Người lao động hoặc doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng khi có căn cứ và tuân thủ quy định về thời hạn báo trước.
• Người lao động bị sa thải, bị trục xuất hoặc thuộc các trường hợp chấm dứt khác theo quy định.
• Giấy phép lao động hết hiệu lực theo Điều 156 Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể, giấy phép lao động hết hiệu lực trong 8 trường hợp:

• Giấy phép lao động hết thời hạn.
• Hợp đồng lao động chấm dứt.
• Nội dung hợp đồng lao động không đúng với giấy phép lao động đã được cấp.
• Người lao động làm việc không đúng nội dung ghi trong giấy phép.
• Hợp đồng làm cơ sở phát sinh giấy phép lao động hết hạn hoặc chấm dứt.
• Phía nước ngoài có văn bản thôi cử người lao động làm việc tại Việt Nam.
• Doanh nghiệp, tổ chức hoặc đơn vị sử dụng lao động nước ngoài chấm dứt hoạt động.
• Giấy phép lao động bị thu hồi.

Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi đồng thời thời hạn hợp đồng và hiệu lực của giấy phép lao động, bởi giấy phép lao động hết hiệu lực là một trong những căn cứ chấm dứt hợp đồng với người lao động nước ngoài.

Khi chấm dứt hợp đồng (đối với trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng thông thường), doanh nghiệp cần thông báo trước ít nhất 45 ngày, đồng thời phối hợp thực hiện thủ tục thu hồi giấy phép lao động và hỗ trợ người lao động hoàn tất thủ tục xuất cảnh nếu cần thiết.

Doanh nghiệp cũng nên theo dõi sát thời hạn giấy phép lao động, chủ động thực hiện thủ tục gia hạn trước khi hết hạn nếu tiếp tục sử dụng lao động, tránh phát sinh tình trạng chấm dứt hợp đồng ngoài ý muốn hoặc vi phạm quy định về sử dụng lao động nước ngoài không phép.

Trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài

6. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi ký hợp đồng lao động với người nước ngoài

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải các sai sót sau khi ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài, tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hoặc hợp đồng bị vô hiệu:

• Ký hợp đồng khi chưa đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam: doanh nghiệp vội vàng ký hợp đồng trước khi người lao động hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép lao động hoặc chưa thuộc diện được miễn giấy phép, dẫn đến hợp đồng không có giá trị pháp lý và có thể bị xử phạt vì sử dụng lao động nước ngoài trái phép
• Thời hạn hợp đồng vượt quá thời hạn giấy phép lao động: đây là lỗi phổ biến khi doanh nghiệp muốn ký hợp đồng dài hạn để giữ chân nhân sự nhưng không đối chiếu với thời hạn giấy phép lao động hiện có, khiến hợp đồng vi phạm quy định tại Điều 151 Bộ luật Lao động 2019
• Thông tin trên hợp đồng không thống nhất với giấy phép lao động: sai lệch về chức danh, vị trí công việc, địa điểm làm việc giữa hợp đồng và giấy phép lao động đã cấp, khiến giấy phép có nguy cơ bị coi là hết hiệu lực theo Điều 156 Bộ luật Lao động 2019
• Bỏ sót các điều khoản đặc thù đối với lao động nước ngoài: như điều khoản về ngôn ngữ hợp đồng (song ngữ), quy định về gia hạn giấy phép, trách nhiệm hỗ trợ thủ tục cư trú, xuất nhập cảnh, khiến hợp đồng thiếu chặt chẽ khi phát sinh tranh chấp
• Không theo dõi thời hạn hợp đồng và giấy phép lao động: dẫn đến tình trạng giấy phép lao động hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hoặc hợp đồng hết hạn trước giấy phép mà doanh nghiệp không kịp thời tái ký, gây gián đoạn quan hệ lao động và rủi ro pháp lý

Những lỗi thường gặp khi ký HĐLĐ với người nước ngoài

NÊN XEM: File theo dõi hợp đồng lao động bằng Excel có cảnh báo hết hạn tự động [TẢI Phóng Phóng]

7. Câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động với người nước ngoài

7.1. Người nước ngoài có được ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn không?

Không. Theo quy định, thời hạn hợp đồng lao động với người nước ngoài luôn phải phù hợp và không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động (tối đa 2 năm/lần cấp), nên chỉ có thể ký hợp đồng xác định thời hạn, không áp dụng hợp đồng không xác định thời hạn như với lao động Việt Nam.

7.2. Có thể ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn với người nước ngoài không?

Có. Khác với lao động Việt Nam chỉ được ký tối đa 2 lần hợp đồng xác định thời hạn, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn liên tiếp với người lao động nước ngoài, miễn mỗi lần ký đều tương ứng với thời hạn giấy phép lao động còn hiệu lực hoặc đã được gia hạn.

7.3. Hợp đồng lao động với người nước ngoài có bắt buộc phải song ngữ không?

Pháp luật không bắt buộc tuyệt đối, nhưng được khuyến nghị mạnh mẽ nên lập hợp đồng song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) để đảm bảo cả hai bên hiểu rõ đầy đủ nội dung, tránh tranh chấp do bất đồng ngôn ngữ. Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa hai bản, nội dung bản tiếng Việt thường được ưu tiên áp dụng.

7.4. Có được ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trước khi có giấy phép lao động không?

Không nên. Về nguyên tắc, người lao động nước ngoài (trừ trường hợp được miễn giấy phép) phải có giấy phép lao động mới đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép trước, sau đó mới ký hợp đồng lao động chính thức để đảm bảo giá trị pháp lý.

Không ký hợp đồng trước khi có giấy phép lao động

7.5. Giấy phép lao động còn 12 tháng có được ký hợp đồng 2 năm không?

Không. Thời hạn hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép lao động. Nếu giấy phép chỉ còn hiệu lực 12 tháng, doanh nghiệp chỉ có thể ký hợp đồng tối đa 12 tháng, sau đó cần thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép trước khi ký tiếp hợp đồng mới.

7.6. Hợp đồng hết hạn nhưng giấy phép lao động vẫn còn thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp và người lao động có thể tiến hành tái ký hợp đồng lao động mới, với thời hạn không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép lao động hiện có. Trong thời gian chờ ký hợp đồng mới, doanh nghiệp cần lưu ý mốc 30 ngày theo quy định chung về tái ký hợp đồng, tránh để phát sinh khoảng trống pháp lý trong quan hệ lao động.

8. EasyHRM giúp quản lý hợp đồng và giấy phép lao động cho người nước ngoài

Với nhiều mốc thời hạn cần theo dõi đồng thời (hợp đồng lao động, giấy phép lao động, thị thực…), việc quản lý thủ công rất dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều lao động nước ngoài. Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán này với các tính năng:

• Quản lý tập trung hồ sơ, hợp đồng lao động và giấy phép lao động của từng nhân sự nước ngoài trên cùng một hệ thống, dễ dàng tra cứu, đối chiếu bất cứ lúc nào
• Tự động nhắc lịch trước ngày hết hạn giấy phép lao động và hợp đồng lao động, giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện thủ tục gia hạn hoặc tái ký đúng thời hạn, tránh để phát sinh khoảng trống pháp lý
• Cảnh báo khi thời hạn hợp đồng có nguy cơ vượt quá thời hạn giấy phép lao động còn hiệu lực, hạn chế sai sót khi soạn thảo hợp đồng mới
• Lưu trữ đầy đủ lịch sử các lần ký, tái ký hợp đồng cùng thông tin giấy phép lao động qua các giai đoạn, thuận tiện tra cứu khi cần đối chiếu hoặc giải trình với cơ quan chức năng
• Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng lao động điện tử, có thể tùy chỉnh mẫu song ngữ, giúp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục cho cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài

Quản lý hợp đồng lao động dễ dàng với EasyHRM

Nắm rõ quy định về điều kiện, thời hạn và các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động với người nước ngoài giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt hoặc hợp đồng bị vô hiệu. Sử dụng phần mềm EasyHRM sẽ giúp việc quản lý hợp đồng và giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài trở nên chính xác, chủ động hơn rất nhiều cho bộ phận nhân sự.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.