Tổng hợp biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất: Tải mẫu chuẩn, dễ sử dụng

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản quan trọng giúp các bên xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ đã thỏa thuận, hạn chế tối đa những tranh chấp phát sinh về sau. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách soạn thảo biên bản đúng quy định và phù hợp với từng loại hợp đồng. Trong bài viết này, Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn mới nhất kèm hướng dẫn chi tiết về các trường hợp cần lập, nội dung bắt buộc và lưu ý pháp lý quan trọng.

Tổng hợp biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất: Tải mẫu chuẩn, dễ sử dụng

1. Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản được lập khi các bên đã hoàn thành hoặc thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn nhằm xác nhận việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ và các khoản thanh toán liên quan.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận hợp đồng đã được giải quyết xong, đồng thời hạn chế tranh chấp có thể phát sinh sau này.

Nói đơn giản hơn, đây là bước “chốt sổ” pháp lý ghi nhận rằng các bên đã thực hiện xong những gì đã thỏa thuận, hoặc đồng thuận dừng lại trước khi hợp đồng kết thúc tự nhiên.

2. Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng?

2.1. Các trường hợp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng

Trên thực tế, biên bản thanh lý hợp đồng thường được lập trong các tình huống sau:

• Hợp đồng đã hoàn thành: Các bên đã thực hiện xong mọi nghĩa vụ như bàn giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thanh toán đầy đủ và cần xác nhận hợp đồng đã kết thúc.
• Hợp đồng hết thời hạn: Thời gian thực hiện hợp đồng đã kết thúc và các bên không có nhu cầu gia hạn hoặc ký tiếp.
• Chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận: Các bên thống nhất dừng thực hiện hợp đồng trước thời hạn vì nhu cầu hoặc kế hoạch thay đổi.
• Đơn phương chấm dứt hợp đồng: Một bên chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận đã ký hoặc theo quy định pháp luật, cần xác định rõ các nghĩa vụ đã và chưa thực hiện.
• Hủy bỏ hợp đồng do vi phạm: Một bên vi phạm nghiêm trọng các điều khoản cam kết, dẫn đến việc hợp đồng bị hủy bỏ và cần lập biên bản để làm căn cứ giải quyết các vấn đề liên quan.

Trường hợp cần thanh lý hợp đồng

2.2. Thanh lý hợp đồng có bắt buộc không?

Không bắt buộc. Pháp luật hiện hành không có quy định nào yêu cầu các bên phải lập biên bản thanh lý hợp đồng. Nội dung biên bản cũng hoàn toàn do hai bên tự thỏa thuận, miễn không trái pháp luật và đạo đức xã hội.

Nếu không muốn lập biên bản riêng, các bên có thể bổ sung điều khoản tự thanh lý ngay trong hợp đồng chính.

Ví dụ: “Sau 15 ngày kể từ khi hai bên hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ và không có khiếu nại phát sinh, hợp đồng này tự động thanh lý.”

Dù không bắt buộc, việc lập biên bản thanh lý vẫn được khuyến nghị, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn, nhiều hạng mục bàn giao hoặc liên quan đến công nợ. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả hai phía nếu tranh chấp xảy ra về sau.

2.3. Thời điểm lập biên bản thanh lý hợp đồng

Hai bên có thể tự thỏa thuận thời điểm ký kết biên bản thanh lý, thông thường rơi vào một trong các mốc sau:

• Ngay sau khi hoàn thành nghĩa vụ: Các bên xác nhận luôn khi mọi việc còn rõ ràng, tránh phát sinh tranh chấp về sau.
• Sau khi thanh toán toàn bộ công nợ: Đảm bảo không còn nghĩa vụ tài chính nào chưa được tất toán trước khi chính thức kết thúc hợp đồng.
• Theo thỏa thuận trong hợp đồng chính: Một số hợp đồng quy định cụ thể thời hạn thanh lý, ví dụ trong lĩnh vực xây dựng, thanh lý thường chỉ được thực hiện sau khi nghiệm thu và quyết toán xong.

Thời điểm lập biên bản thanh lý hợp đồng

3. Biên bản thanh lý hợp đồng gồm những nội dung gì?

Dù pháp luật không quy định mẫu cố định, một biên bản thanh lý hợp đồng đầy đủ và có giá trị pháp lý cần đảm bảo các nội dung sau:

3.1. Thông tin các bên tham gia

Phần mở đầu biên bản cần ghi rõ thông tin đầy đủ của tất cả các bên liên quan, bao gồm:

• Bên A (bên mua/bên thuê dịch vụ): Tên tổ chức hoặc cá nhân, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, họ tên và chức vụ người đại diện ký kết
• Bên B (bên bán/bên cung cấp dịch vụ): Các thông tin tương tự như Bên A

Lưu ý: thông tin các bên trong biên bản thanh lý phải khớp chính xác với thông tin đã ghi trong hợp đồng gốc. Sai sót dù nhỏ cũng có thể gây tranh chấp về tính xác thực của văn bản.

3.2. Căn cứ hợp đồng đã ký kết

Biên bản thanh lý không tồn tại độc lập mà luôn được lập dựa trên một hợp đồng chính. Phần này cần ghi rõ:

• Số hợp đồng, ngày ký kết và tên hợp đồng gốc
• Các phụ lục hoặc biên bản sửa đổi, bổ sung kèm theo (nếu có)
• Căn cứ pháp lý áp dụng: Bộ luật Dân sự 2015 hoặc các quy định pháp luật chuyên ngành liên quan

3.3. Nội dung thực hiện hợp đồng

Đây là phần quan trọng nhất của biên bản, xác nhận toàn bộ những gì đã được thực hiện trong quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm:

• Khối lượng công việc/hàng hóa/dịch vụ đã thực hiện: Liệt kê chi tiết từng hạng mục, đối chiếu với nội dung cam kết ban đầu trong hợp đồng
• Chất lượng thực hiện: Xác nhận kết quả đạt hay không đạt yêu cầu, có phát sinh vấn đề gì cần xử lý không
• Tình hình thanh toán: Tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại (nếu có) và thời hạn tất toán

Nội dung biên bản thanh lý hợp đồng

3.4. Cam kết về quyền và nghĩa vụ còn lại

Một thỏa thuận chỉ thực sự khép lại khi các quyền lợi và trách nhiệm của các bên được làm rõ. Vậy những quyền và nghĩa vụ còn lại sau khi chấm dứt hoặc thay đổi hợp đồng sẽ được xử lý như thế nào?

• Các nghĩa vụ chưa hoàn thành và phương án xử lý cụ thể
• Cam kết bảo hành, bảo trì (nếu áp dụng) và thời gian thực hiện
• Thỏa thuận về bồi thường thiệt hại hoặc phạt vi phạm phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng
• Xác nhận hai bên không còn tranh chấp hoặc khiếu nại gì thêm sau khi ký biên bản

3.5. Chữ ký xác nhận của các bên

Biên bản thanh lý chỉ có giá trị pháp lý khi được ký kết đầy đủ bởi người có thẩm quyền của cả hai phía. Phần này cần có:

• Họ tên, chức vụ và chữ ký của người đại diện mỗi bên
• Đóng dấu của tổ chức (nếu là pháp nhân)
• Ngày, tháng, năm ký kết biên bản
• Số lượng bản gốc được lập và mỗi bên giữ bao nhiêu bản

4. Hướng dẫn cách viết biên bản thanh lý hợp đồng

4.1. Cách ghi thông tin các bên

Phần thông tin các bên là nội dung bắt buộc và đóng vai trò nền tảng trong mọi biên bản, giúp xác định rõ chủ thể tham gia cũng như đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Vậy cần ghi như thế nào cho đúng và đầy đủ?

• Đối chiếu với hợp đồng gốc: Tên tổ chức, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng và thông tin người đại diện phải ghi chính xác như trong hợp đồng đã ký, không tự ý viết tắt hay thay đổi cách trình bày
• Cập nhật nếu có thay đổi: Nếu người đại diện ký kết đã thay đổi so với hợp đồng gốc, cần đính kèm văn bản ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm hợp lệ
• Ghi rõ chức vụ và căn cứ ký kết: Người ký cần ghi rõ chức danh và căn cứ thẩm quyền. Ví dụ: “Ông/Bà [tên], Giám đốc, đại diện theo Điều lệ công ty”

4.2. Cách trình bày nội dung thanh lý

Phần nội dung cần trình bày rõ ràng, theo từng hạng mục cụ thể, tránh ghi chung chung kiểu “hai bên đã hoàn thành hợp đồng” vì không có giá trị xác nhận thực chất khi xảy ra tranh chấp.

Với hợp đồng dịch vụ:

• Liệt kê từng đầu việc đã thực hiện, đối chiếu với phạm vi công việc trong hợp đồng gốc
• Xác nhận kết quả bàn giao: file, báo cáo, sản phẩm kèm ngày bàn giao cụ thể
• Ghi rõ tổng giá trị thanh toán, các đợt đã thanh toán và xác nhận không còn công nợ

Với hợp đồng mua bán hàng hóa:

• Xác nhận số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa đã giao nhận đầy đủ
• Đối chiếu với hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận hàng kèm theo
• Ghi rõ tình trạng thanh toán và xác nhận hai bên không còn nghĩa vụ tài chính

Với hợp đồng xây dựng:

• Căn cứ biên bản nghiệm thu và quyết toán đã được duyệt trước đó
• Xác nhận giá trị công trình, số tiền đã thanh toán và phần bảo hành còn hiệu lực
• Lưu ý: trong lĩnh vực xây dựng, thanh lý chỉ được thực hiện sau khi nghiệm thu và quyết toán xong, không thể thanh lý trước

Cách viết biên bản thanh lý hợp đồng

4.3. Những lưu ý để biên bản có giá trị pháp lý

Biên bản thanh lý được soạn thảo đúng nhưng vẫn có thể mất giá trị pháp lý nếu bỏ qua những điểm sau:

• Phải có đủ chữ ký và con dấu: Biên bản cần chữ ký của người có thẩm quyền cả hai bên, không được ký thay hay ký theo ủy quyền miệng. Với pháp nhân, bắt buộc đóng dấu đỏ kèm chữ ký
• Lập đủ số bản gốc: Thông thường lập 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản, ghi rõ số lượng bản gốc ngay trong biên bản
• Ngày ký phải hợp lý: Ngày lập biên bản không được trước ngày hoàn thành nghĩa vụ cuối cùng, tránh tình trạng ký thanh lý khi công việc chưa xong
• Không mâu thuẫn với hợp đồng gốc: Các điều khoản trong biên bản thanh lý phải nhất quán với hợp đồng chính. Nếu có thay đổi so với thỏa thuận ban đầu, cần ghi rõ lý do và sự đồng thuận của cả hai bên
• Lưu trữ cùng hồ sơ hợp đồng gốc: Biên bản thanh lý cần được lưu trữ cùng toàn bộ hồ sơ hợp đồng bao gồm phụ lục, biên bản nghiệm thu, hóa đơn để đảm bảo có đủ căn cứ khi cần tra cứu hoặc giải quyết tranh chấp

5. Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn chỉnh

5.1. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung phù hợp với hầu hết các loại hợp đồng dân sự, kinh tế thông thường, đủ các mục bắt buộc và dễ điều chỉnh theo từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp có thể dùng mẫu này làm nền tảng và bổ sung thêm điều khoản phù hợp với từng loại hợp đồng.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung

5.2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Mẫu này được thiết kế dành riêng cho các hợp đồng cung cấp dịch vụ – có phần xác nhận kết quả bàn giao, chất lượng dịch vụ và tình trạng thanh toán chi tiết theo từng đợt. Phù hợp với doanh nghiệp trong lĩnh vực tư vấn, marketing, công nghệ thông tin, vận chuyển và các ngành dịch vụ khác.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

5.3. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa

Mẫu dành cho các giao dịch mua bán hàng hóa, bao gồm phần xác nhận số lượng, chủng loại, chất lượng hàng đã giao nhận và tình trạng thanh toán toàn bộ. Có thể đính kèm cùng hóa đơn và biên bản giao nhận hàng để hoàn thiện hồ sơ.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa

5.4. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà

Mẫu phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp khi kết thúc hợp đồng thuê nhà – ghi nhận tình trạng tài sản bàn giao, công nợ tiền thuê, tiền cọc và các khoản phát sinh trong quá trình thuê. Giúp hai bên tránh tranh chấp về tình trạng nhà và việc hoàn trả tiền đặt cọc.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà

5.5. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Mẫu dành cho doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. xác nhận thời điểm chấm dứt, các khoản đã thanh toán và cam kết không còn tranh chấp về quyền lợi giữa hai bên. Đặc biệt hữu ích khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hoặc trong các trường hợp phức tạp.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động

5.6. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền

Mẫu sử dụng khi bên vay đã hoàn trả đầy đủ gốc, lãi và các khoản phí liên quan. xác nhận chính thức việc chấm dứt nghĩa vụ trả nợ và giải phóng tài sản thế chấp (nếu có). Đây là văn bản quan trọng giúp bên vay tránh rủi ro bị đòi nợ hoặc khiếu nại về sau.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền

5.7. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới

Mẫu áp dụng khi kết thúc hợp đồng môi giới. xác nhận dịch vụ môi giới đã hoàn thành, phí môi giới đã thanh toán và không còn nghĩa vụ phát sinh giữa các bên. Phù hợp với môi giới bất động sản, bảo hiểm, tuyển dụng và các lĩnh vực môi giới khác.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới

5.8. Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Mẫu kết hợp cả nghiệm thu lẫn thanh lý trong một văn bản. thường dùng trong lĩnh vực xây dựng, thi công nội thất hoặc các dự án có hạng mục bàn giao cụ thể. Giúp rút gọn thủ tục, tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý cho cả hai bước.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

6. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất (File Word)

EasyHRM cung cấp bộ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất dưới dạng file Word – chuẩn pháp lý, dễ chỉnh sửa và sử dụng ngay không cần định dạng lại. Tải miễn phí toàn bộ mẫu tại đây:

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất (File Word)

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

7. Một số lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng

Khi lập biên bản thanh lý hợp đồng, cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và hạn chế rủi ro phát sinh:

• Chỉ ký khi đã hoàn thành nghĩa vụ: Không thanh lý nếu vẫn còn công nợ, hàng hóa hoặc công việc chưa được thực hiện đầy đủ.
• Kiểm tra kỹ thông tin: Rà soát chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế, số hợp đồng gốc để tránh sai sót pháp lý.
• Ghi rõ nghĩa vụ còn lại (nếu có): Nếu còn bảo hành, thanh toán hoặc bàn giao, cần nêu cụ thể nội dung và thời hạn.
• Đúng người có thẩm quyền ký: Chỉ người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền mới được ký biên bản.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Lưu kèm hợp đồng gốc, phụ lục, hóa đơn và biên bản liên quan theo đúng thời hạn quy định.
• Cân nhắc công chứng: Không bắt buộc nhưng nên áp dụng với hợp đồng giá trị lớn hoặc liên quan đến tài sản để tăng tính an toàn pháp lý.

Biên bản thanh lý hợp đồng tuy không bắt buộc theo luật nhưng là bước chốt quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và phòng ngừa tranh chấp sau khi kết thúc hợp đồng. Tải ngay bộ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn pháp lý từ EasyHRM – miễn phí, đầy đủ các loại và sẵn sàng dùng ngay.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.