Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì? Checklist đầy đủ cho người lao động

Giảm trừ gia cảnh là “quyền lợi vàng” giúp người lao động giảm đáng kể số thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều người vẫn lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, không rõ cần giấy tờ gì, đăng ký ra sao hoặc dễ bị sai sót khiến không được chấp nhận. Vậy hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì? Bài viết dưới đây Phần mềm nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này. 

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì? Checklist đầy đủ cho người lao động

1. Giảm trừ gia cảnh là gì? 

Hiểu đơn giản, giảm trừ gia cảnh là khoản tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Mục đích là đảm bảo người nộp thuế có đủ chi phí sinh hoạt cơ bản cho bản thân và người phụ thuộc.

Việc đăng ký giảm trừ gia cảnh không chỉ giúp bạn:

• Giảm trực tiếp số thuế phải nộp
• Tối ưu thu nhập thực nhận hàng tháng
• Tránh bị truy thu thuế do kê khai thiếu

Nếu không làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh, dù bạn có người phụ thuộc hợp lệ, vẫn không được tính giảm trừ khi quyết toán thuế.

Giảm trừ gia cảnh là gì?

2. Mức giảm trừ gia cảnh mới nhất 2026

Theo quy định cập nhật, mức giảm trừ gia cảnh đã được điều chỉnh tăng, cụ thể:

• Người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng
• Mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng

So với trước đây, mức này tăng đáng kể, giúp giảm áp lực tài chính cho người lao động trong bối cảnh chi phí sinh hoạt ngày càng cao.

Mức giảm trừ gia cảnh mới nhất 2026

XEM THÊM: Giảm trừ gia cảnh 2026: Cập nhật mới nhất và cách tính thuế TNCN

3. Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì?

Để được áp dụng giảm trừ, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc theo quy định.

Về cơ bản, hồ sơ sẽ gồm 2 nhóm chính:

3.1. Tờ khai đăng ký người phụ thuộc

Đây là biểu mẫu bắt buộc, dùng để:

• Đăng ký thông tin người phụ thuộc
• Gửi cơ quan thuế cấp mã số thuế

Tờ khai này có thể nộp qua doanh nghiệp hoặc nộp hồ sơ giảm trừ gia cảnh online qua cổng dịch vụ công.

Mẫu tờ khai đăng ký thuế cho người phụ thuộc

3.2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Đây là phần quan trọng nhất, quyết định hồ sơ của bạn có được chấp nhận hay không. Khi tìm hiểu cách làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh, nhiều người thường sai sót ở phần này.

Theo đó, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng trường hợp. Để tránh chuẩn bị thiếu giấy tờ, bạn cần xác định đúng nhóm người phụ thuộc của mình.

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho con

Với con cái, hồ sơ thường đơn giản hơn:

• Giấy khai sinh
• CMND/CCCD (nếu đã có)
• Giấy xác nhận đang học (với con trên 18 tuổi còn đi học)
• Cam kết không có thu nhập hoặc thu nhập thấp

Trong trường hợp con bị khuyết tật, cần bổ sung giấy xác nhận khuyết tật.

Hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho bố, mẹ

Đây là nhóm dễ thiếu giấy tờ khi làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh, cần chuẩn bị:

• CMND/CCCD của bố mẹ
• Giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, hộ khẩu…)
• Giấy xác nhận không có thu nhập hoặc thu nhập ≤ 1 triệu đồng/tháng
• Giấy xác nhận khuyết tật (nếu có)

Nếu không có giấy xác nhận thu nhập, hồ sơ rất dễ bị từ chối.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cần những giấy tờ gì?

Hồ sơ cho vợ hoặc chồng

Trường hợp này cần:

• Giấy đăng ký kết hôn
• CMND/CCCD
• Giấy tờ chứng minh không có thu nhập hoặc thu nhập thấp
• Hồ sơ cho người phụ thuộc khác (không nơi nương tựa)

Áp dụng với ông bà, anh chị em hoặc người được nuôi dưỡng:

• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ hoặc trách nhiệm nuôi dưỡng
• Xác nhận của địa phương
• Chứng minh thu nhập thấp hoặc không có thu nhập

Đây là nhóm cần xác minh nhiều nhất, nên cần chuẩn bị kỹ.

4. Điều kiện để được tính là người phụ thuộc

Không phải ai cũng được tính giảm trừ. Người phụ thuộc cần đáp ứng đủ các điều kiện:

• Có quan hệ nuôi dưỡng hợp pháp
• Thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng/tháng
• Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho 1 người nộp thuế

Nếu trùng lặp (2 người cùng đăng ký), cơ quan thuế sẽ từ chối.

Điều kiện cần đáp ứng để được tính là người phụ thuộc

5. Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh chi tiết

Tùy vào cách bạn kê khai thuế, bạn có thể nộp hồ sơ giảm trừ gia cảnh (đăng ký người phụ thuộc) ở các nơi khác nhau

5.1 Cách 1: Đăng ký qua doanh nghiệp

Đây là cách phổ biến nhất:

• Người lao động nộp hồ sơ cho phòng HR/kế toán
• Doanh nghiệp tổng hợp và gửi cơ quan thuế
• Cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc

Ưu điểm: Nhanh, ít thủ tục, được hỗ trợ trực tiếp.

5.2 Cách 2: Đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế

Đăng ký giảm trừ gia cảnh trực tiếp với cơ quan thuế

Phù hợp với:

• Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập
• Người không làm việc tại doanh nghiệp cố định

Quy trình thực hiện:

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ
• Bước 2: Nộp qua Cổng Dịch vụ công hoặc cơ quan thuế
• Bước 3: Chờ cấp mã số thuế người phụ thuộc
• Bước 4: Kê khai khi quyết toán thuế

6. Lưu ý quan trọng khi làm hồ sơ giảm trừ gia cảnh

Để hồ sơ giảm trừ gia cảnh được chấp nhận nhanh chóng và không bị sai sót, bạn cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:

• Hồ sơ phải đầy đủ và chính xác ngay từ đầu
• Nên đăng ký sớm để được tính giảm trừ từ đầu năm
• Khi có thay đổi (tăng/giảm người phụ thuộc), cần cập nhật ngay
• Lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra khi cần

Lưu trữ hồ sơ giảm trừ gia cảnh đầy đủ để phục vụ kiểm tra khi cần

7. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ giảm trừ gia cảnh 2026

7.1 Giảm trừ gia cảnh đăng ký muộn có được truy hồi không?

CÓ, nhưng không phải lúc nào cũng được tính từ đầu năm.

• Có thể được truy tính giảm trừ: Nếu người phụ thuộc đã phát sinh từ đầu năm nhưng bạn đăng ký muộn, khi quyết toán thuế vẫn có thể được tính lại từ thời điểm bắt đầu nuôi dưỡng.
• Không phải lúc nào cũng được tính từ tháng 1: Nếu người phụ thuộc phát sinh giữa năm (ví dụ sinh con tháng 6), thì chỉ được tính giảm trừ từ tháng 6 trở đi.
• Thời điểm tính giảm trừ phụ thuộc vào thực tế nuôi dưỡng: Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào thời điểm bạn bắt đầu có nghĩa vụ nuôi dưỡng, không phải thời điểm bạn đăng ký.
• Bắt buộc phải đăng ký trong kỳ quyết toán: Nếu không đăng ký thì sẽ không được tính giảm trừ, kể cả có người phụ thuộc hợp lệ.
• Phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh: Thiếu giấy tờ chứng minh người phụ thuộc thì vẫn không được truy giảm trừ.

7.2 Người phụ thuộc có bắt buộc phải có mã số thuế không?

Có. Đây là điều kiện bắt buộc để được tính giảm trừ. Người phụ thuộc phải được đăng ký và cấp mã số thuế thì mới đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh

Qua bài viết, hy vọng bạn đã hiểu rõ hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì và cách chuẩn bị đúng theo quy định. Việc hoàn thiện hồ sơ đầy đủ, chính xác sẽ giúp bạn dễ dàng được áp dụng giảm trừ và tránh rủi ro khi quyết toán thuế. 

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.