Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mới nhất

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là điều kiện quan trọng để người nộp thuế được áp dụng giảm trừ gia cảnh theo quy định. Trong bài viết này, Phần mềm nhân sự EasyHRM sẽ tổng hợp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc mới nhất năm 2026 theo từng đối tượng, đồng thời hướng dẫn các nguyên tắc chuẩn bị hồ sơ để hạn chế sai sót khi đăng ký.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mới nhất

1. Người phụ thuộc được xác định như thế nào từ 01/7/2026?

Theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện được tính giảm trừ gia cảnh theo quy định.

Các nhóm người phụ thuộc thường gặp gồm:

• Con của người nộp thuế, bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ hoặc chồng.
• Con từ đủ 18 tuổi trở lên nếu bị mất năng lực hành vi dân sự, là người khuyết tật hoặc không có khả năng lao động.
• Con đang theo học tại đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, cơ sở dạy nghề hoặc đang học phổ thông, kể cả thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 sau khi học xong lớp 12.
• Vợ hoặc chồng của người nộp thuế.
• Cha mẹ của người nộp thuế hoặc cha mẹ của vợ/chồng, bao gồm cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, cha dượng, mẹ kế.
• Cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng như anh, chị, em ruột; ông bà nội, ông bà ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu ruột; cháu ruột và các cá nhân khác theo quy định pháp luật.

Từ ngày 01/7/2026, người phụ thuộc 2026 được tính giảm trừ gia cảnh nếu không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 03 triệu đồng/tháng.

XEM THÊM: Giảm trừ gia cảnh 2026: Cập nhật mới nhất và cách tính thuế TNCN

2.Những điểm mới cần lưu ý về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc có một số điểm mới cần lưu ý như sau:

• Hồ sơ được quy định rõ theo từng nhóm đối tượng: Người nộp thuế dễ xác định cần chuẩn bị giấy tờ gì cho từng trường hợp như con, vợ/chồng, cha mẹ hoặc cá nhân khác không nơi nương tựa.
• Mức thu nhập của người phụ thuộc được nâng lên: Người phụ thuộc phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm không quá 03 triệu đồng/tháng.
• Cập nhật giấy tờ nhân thân theo thẻ Căn cước: Trường hợp người phụ thuộc đã được cấp thẻ Căn cước thì hồ sơ cần có bản chụp thẻ Căn cước theo quy định.
• Cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu điện tử: Thông tin người phụ thuộc có thể được kiểm tra từ Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã kết nối.
• Có thể giảm bớt hồ sơ giấy trong một số trường hợp: Nếu cơ quan thuế đã khai thác được thông tin từ dữ liệu điện tử, người nộp thuế có thể không phải bổ sung lại giấy tờ chứng minh tương ứng.
• Người nộp thuế và đơn vị chi trả thu nhập vẫn cần lưu hồ sơ: Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cần được lưu giữ để phục vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoặc giải trình khi có yêu cầu.

Nguyên tắc chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

XEM THÊM: Hồ sơ giảm trừ gia cảnh gồm những gì? Checklist đầy đủ cho người lao động

3. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là con

Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định hồ sơ xác định người phụ thuộc theo từng nhóm đối tượng. Tùy từng trường hợp, người nộp thuế cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người phụ thuộc và giấy tờ chứng minh người phụ thuộc đáp ứng điều kiện được giảm trừ gia cảnh. 

3.1. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con đẻ

Đối với con đẻ, hồ sơ gồm:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con; hoặc
• Bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con; hoặc
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận mối quan hệ cha, mẹ với con;
• Bản chụp thẻ Căn cước của con nếu con đã được cấp Căn cước.

3.2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con nuôi

Đối với con nuôi, hồ sơ gồm:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con;
• Bản chụp thẻ Căn cước của con nếu đã được cấp;
• Bản chụp Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

3.3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là con riêng của vợ hoặc chồng

Đối với con riêng của vợ hoặc chồng, hồ sơ gồm:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con;
• Bản chụp thẻ Căn cước của con nếu đã được cấp;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế; hoặc
• Giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh mối quan hệ với con riêng của vợ hoặc chồng.

3.4. Hồ sơ đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật

Trường hợp con từ đủ 18 tuổi trở lên là người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người khuyết tật, ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con tương ứng với từng trường hợp, cần có thêm:

• Bản chụp Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự theo quy định; hoặc
• Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

3.5. Hồ sơ đối với con đang học

Đối với con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề hoặc con từ đủ 18 tuổi trở lên đang học phổ thông, hồ sơ gồm giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con tương ứng với từng trường hợp.

Ngoài ra, cần bổ sung một trong các giấy tờ chứng minh tình trạng học tập như:

• Bản chụp thẻ sinh viên;
• Bản khai có xác nhận của nhà trường;
• Giấy tờ khác chứng minh đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

Trường hợp con học xong lớp 12 và đang trong thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 vẫn được tính trong nhóm này nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là con

XEM THÊM: Tra cứu MST người phụ thuộc: Hướng dẫn nhanh, dễ hiểu

4. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là bố mẹ mới nhất 2026

Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ đối với cha mẹ được chia theo từng trường hợp cụ thể.

4.1. Cha đẻ, mẹ đẻ

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ;
• Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế; hoặc
• Bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con; hoặc
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác định mối quan hệ cha, mẹ với con.

4.2. Cha nuôi, mẹ nuôi

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha nuôi, mẹ nuôi;
• Bản chụp Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4.3. Cha vợ, mẹ vợ hoặc cha chồng, mẹ chồng

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ;
• Bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng của người nộp thuế;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế; hoặc
• Giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng do cơ quan có thẩm quyền cấp.

4.4. Cha dượng, mẹ kế

Hồ sơ gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha dượng hoặc mẹ kế;
• Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế;
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác chứng minh quan hệ vợ chồng giữa cha dượng với mẹ đẻ của người nộp thuế hoặc giữa mẹ kế với cha đẻ của người nộp thuế.

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là bố mẹ

NÊN XEM: Cha Mẹ Bao Nhiêu Tuổi Được Giảm Trừ Gia Cảnh? Thủ Tục, Hồ Sơ Đầy Đủ

5. Hồ sơ chứng minh cá nhân khác không nơi nương tựa

Cá nhân khác không nơi nương tựa là nhóm người phụ thuộc mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật. Nhóm này có thể bao gồm anh, chị, em ruột; ông bà nội, ông bà ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu ruột; cháu ruột và các cá nhân khác nếu đáp ứng điều kiện.

Hồ sơ chứng minh gồm:

• Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc;
• Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo mẫu quy định của pháp luật về quản lý thuế;
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc;
• Giấy tờ chứng minh người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng người phụ thuộc theo quy định của pháp luật, nếu có.

Đây là nhóm hồ sơ cần chuẩn bị kỹ vì ngoài việc chứng minh quan hệ nhân thân, người nộp thuế còn cần chứng minh nghĩa vụ trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định.

6. Hồ sơ đối với người phụ thuộc không có khả năng lao động

Trường hợp người phụ thuộc là người không có khả năng lao động, ngoài hồ sơ chứng minh mối quan hệ tương ứng với từng nhóm đối tượng, cần có thêm giấy tờ chứng minh người đó có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định của pháp luật.

Ví dụ, nếu người phụ thuộc là cha mẹ không có khả năng lao động, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh quan hệ cha mẹ và bổ sung giấy tờ chứng minh tình trạng suy giảm khả năng lao động theo quy định.

7. Mẫu đăng ký người phụ thuộc mới nhất

Khi đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế sử dụng Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN (Bản đăng ký người phụ thuộc). 

Mẫu biểu được ban hành tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung bởi Điểm đ Khoản 7 Điều 1 Thông tư 40/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 của Bộ Tài chính.

⇒ Tải xuống:  [EasyHRM] Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN

Mẫu đăng ký người phụ thuộc mới nhất

8. Người nộp thuế có phải nộp hồ sơ giấy chứng minh người phụ thuộc không?

Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ khai thác và sử dụng dữ liệu từ Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành do cơ quan nhà nước quản lý đã được chia sẻ, kết nối.

Trường hợp cơ quan thuế có thể khai thác được thông tin để xác định người phụ thuộc, người nộp thuế có thể không phải cung cấp lại các giấy tờ chứng minh tương ứng.

Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế không thể khai thác hoặc sử dụng được dữ liệu để xác định người phụ thuộc, người nộp thuế vẫn phải cung cấp các giấy tờ liên quan theo quy định tại Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC.

Vì vậy, người nộp thuế và doanh nghiệp chi trả thu nhập vẫn cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoặc giải trình khi có yêu cầu.

9. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Để hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý thuận lợi, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo đúng quy định.  Ngoài việc đảm bảo tính chính xác của thông tin, cần lưu ý một số vấn đề sau để hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.

9.1. Các giấy tờ cần sao y hoặc bản chụp

Theo quy định hiện hành, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc chủ yếu sử dụng bản chụp (photocopy) giấy tờ, không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực trong hầu hết các trường hợp. 

Người nộp thuế có trách nhiệm lưu giữ bản gốc để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu. Đồng thời, nếu thông tin của người phụ thuộc đã được cập nhật và đồng bộ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh tương ứng.

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc chủ yếu sử dụng bản photo

9.2. Những trường hợp cần bổ sung hồ sơ

Trong quá trình đăng ký, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu giấy tờ chưa đầy đủ hoặc chưa đủ căn cứ chứng minh người phụ thuộc. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Thiếu giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.
• Chưa có tài liệu chứng minh người phụ thuộc đáp ứng điều kiện theo quy định.
• Thông tin trên các giấy tờ không thống nhất hoặc có sai lệch.
• Giấy tờ bị mờ, thiếu trang hoặc không thể hiện đầy đủ nội dung cần thiết.

9.3. Các lỗi thường gặp khi đăng ký người phụ thuộc

Việc chuẩn bị hồ sơ không đúng quy định có thể làm kéo dài thời gian xử lý hoặc ảnh hưởng đến quyền được giảm trừ gia cảnh. Một số lỗi phổ biến gồm:

• Chuẩn bị thiếu giấy tờ theo từng đối tượng người phụ thuộc.
• Khai sai hoặc không thống nhất thông tin cá nhân trên hồ sơ đăng ký.
• Nộp hồ sơ chậm so với thời hạn quy định.
• Không lưu giữ hồ sơ để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra.
• Không cập nhật hồ sơ khi có thay đổi về thông tin hoặc điều kiện của người phụ thuộc.

10. EasyHRM – Giải pháp quản lý hồ sơ người phụ thuộc và thông tin giảm trừ gia cảnh

Việc quản lý hồ sơ người phụ thuộc bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến tình trạng thất lạc giấy tờ, khó tra cứu và mất nhiều thời gian khi cần tổng hợp thông tin để kê khai thuế thu nhập cá nhân. Với EasyHRM, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự và dữ liệu liên quan đến người phụ thuộc trên một nền tảng tập trung, giúp quản lý thuận tiện và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ thuế.

EasyHRM giải pháp quản lý thông tin nhân sự

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: EasyHRM lưu trữ đầy đủ thông tin nhân viên trên hệ thống, bao gồm hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm, thông tin thuế và các dữ liệu liên quan. Việc quản lý tập trung giúp bộ phận nhân sự dễ dàng tra cứu, cập nhật và quản lý hồ sơ một cách đồng bộ.
• Lưu trữ hồ sơ người phụ thuộc trên hệ thống: Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin người phụ thuộc của từng nhân viên như họ tên, quan hệ với người nộp thuế, thời điểm đăng ký và các giấy tờ chứng minh liên quan. Hồ sơ được lưu trữ điện tử, giúp giảm lượng giấy tờ, thuận tiện tìm kiếm và dễ dàng cập nhật khi có thay đổi.
• Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu phục vụ kê khai thuế TNCN: EasyHRM hỗ trợ tổng hợp thông tin người phụ thuộc và dữ liệu giảm trừ gia cảnh theo từng nhân viên, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian trong quá trình lập danh sách, đối chiếu thông tin và chuẩn bị dữ liệu phục vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo đúng quy định sẽ giúp quá trình đăng ký giảm trừ gia cảnh diễn ra nhanh chóng, đồng thời hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ. Bên cạnh việc cập nhật các quy định mới nhất, doanh nghiệp cũng nên ứng dụng các giải pháp quản lý như EasyHRM để lưu trữ hồ sơ tập trung, thuận tiện tra cứu và hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ thuế hiệu quả.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.