Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử từ 2026

Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mở ra khung pháp lý rõ ràng cho việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử (eContract) tại Việt Nam. Bài viết dưới đây của Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy định quan trọng cần biết.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử từ 2026

1. Thời điểm áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Tuy nhiên, việc triển khai hợp đồng lao động điện tử được áp dụng theo lộ trình cụ thể nhằm đảm bảo tính đồng bộ về hạ tầng và kỹ thuật.

Theo đó:

• Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026
• Chậm nhất đến 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải vận hành

Điều này có nghĩa: từ giữa năm 2026, doanh nghiệp không thể triển khai hợp đồng điện tử “tùy ý”, mà phải theo đúng chuẩn pháp lý và kết nối với nền tảng quốc gia.

EasyHRM mang đến giải pháp hợp đồng lao động điện tử tuân thủ Nghị định 337, chuẩn pháp lý.
Đăng ký dùng thử để trải nghiệm quy trình ký số hợp pháp.

2. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Trước khi áp dụng, cần hiểu đúng bản chất của hợp đồng lao động điện tử để tránh nhầm lẫn với các hình thức không hợp lệ.

• Là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu
• Được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ hoàn toàn bằng phương tiện điện tử
• Tuân thủ pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử
• Có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Điểm quan trọng cần nhấn mạnh là: không phải file scan hay file gửi qua email đều được coi là hợp đồng điện tử hợp lệ nếu không đáp ứng điều kiện xác thực và ký số.

Hợp đồng lao động điện tử được hiểu như thế nào?

XEM THÊM: Hợp đồng lao động điện tử: Quy định, Giá trị pháp lý doanh nghiệp cần biết [2026]

3. Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động điện tử

Để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý, việc giao kết phải tuân thủ các nguyên tắc chung do Nghị định quy định.

Phải tuân thủ đồng thời nhiều hệ thống pháp luật:

• Pháp luật lao động
• Pháp luật giao dịch điện tử
• Quy định về an toàn thông tin mạng
• Quy định về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Hợp đồng phải tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu:

• Được gửi và nhận qua phương tiện điện tử
• Theo thỏa thuận giữa các bên

Nhà nước khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử:

• Thay thế hợp đồng giấy
• Áp dụng trong quản trị nhân sự và thủ tục hành chính

Nguyên tắc này cho thấy hợp đồng điện tử không chỉ cần đúng nội dung mà còn phải đúng quy trình kỹ thuật.

4. Chủ thể tham gia hợp đồng lao động điện tử

Một hợp đồng điện tử hợp lệ không chỉ có hai bên như truyền thống, mà có thêm một chủ thể quan trọng là đơn vị trung gian.

Người lao động:

• Từ đủ 15 tuổi trở lên
• Có năng lực hành vi theo quy định

Người sử dụng lao động:

• Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân
• Có thẩm quyền giao kết hợp đồng

Nhà cung cấp nền tảng eContract:

• Cung cấp hệ thống ký hợp đồng điện tử
• Thực hiện xác thực danh tính
• Chứng thực hợp đồng
• Kết nối với nền tảng quốc gia

Điểm mới quan trọng là hợp đồng điện tử phải thông qua nền tảng đủ điều kiện, không thể tự tạo và ký tùy ý.

Các bên liên quan trong hợp đồng lao động điện tử

XEM THÊM: Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện

5. Điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử

Đây là phần then chốt, quyết định hợp đồng có hợp lệ hay không. Nghị định quy định rõ điều kiện cho từng bên.

Điều kiện đối với hệ thống eContract

• Hệ thống kỹ thuật phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về pháp lý và bảo mật.
• Có chức năng ký số và kiểm tra chữ ký số
• Có biện pháp bảo mật dữ liệu và thông tin người dùng
• Có khả năng lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu
• Có chức năng xác thực danh tính chính xác
• Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử
• Có khả năng chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và điện tử
• Có chức năng báo cáo, thống kê theo quy định
• Kết nối với nền tảng quốc gia qua API
• Đảm bảo tiêu chuẩn an toàn thông tin

Nếu hệ thống không đáp ứng các điều kiện này, hợp đồng có thể không được công nhận hợp pháp.

Điều kiện đối với người lao động và người sử dụng lao động

Ngoài hệ thống, bản thân các bên tham gia cũng phải đáp ứng điều kiện nhất định.

Đối với cá nhân:

• Có CCCD, căn cước hoặc hộ chiếu còn hiệu lực
• Hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2

Đối với doanh nghiệp:

• Có giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc tương đương
• Có thông tin người đại diện hợp pháp

Điều kiện bắt buộc chung:

• Có chữ ký số
• Có dấu thời gian (timestamp)

Đây là các yếu tố xác định danh tính và đảm bảo giá trị pháp lý của giao dịch điện tử.

Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp đóng vai trò kiểm soát và đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng.

Có hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ điều kiện kỹ thuật

Có công nghệ xác thực sinh trắc học:

• Khuôn mặt
• Vân tay
• Giọng nói hoặc yếu tố sinh học khác
• Có khả năng đối chiếu thông tin với giấy tờ tùy thân
• Có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu

Không phải bất kỳ phần mềm nào cũng được phép cung cấp dịch vụ này.

Yêu cầu để thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

6. Quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử

Quy trình được thiết kế chặt chẽ nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp.

• Bước 1: Xác thực danh tính các bên
• Bước 2: Tạo lập hợp đồng trên hệ thống
• Bước 3: Ký số và gắn dấu thời gian
• Bước 4: Nhà cung cấp chứng thực hợp đồng
• Bước 5: Gửi hợp đồng lên nền tảng quốc gia để gắn ID trong vòng 24 giờ

Mã ID là yếu tố quan trọng giúp quản lý và tra cứu hợp đồng trên toàn hệ thống.

7. EasyHRM – Phần mềm hợp đồng lao động điện tử uy tín, chuẩn pháp lý cho doanh nghiệp

Trước yêu cầu bắt buộc triển khai hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026, doanh nghiệp không chỉ cần một công cụ ký hợp đồng mà cần một giải pháp đầy đủ, dễ dùng và đúng chuẩn pháp lý. 

Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang hợp đồng điện tử nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.

Các tính năng nổi bật của EasyHRM:

• Tạo lập hợp đồng nhanh chóng với các mẫu có sẵn, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo.
• Quản lý hợp đồng tập trung trên một hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và theo dõi.
• Ký số hợp đồng trực tuyến, hỗ trợ ký từ xa và ký nhiều bên linh hoạt.
• Gắn dấu thời gian tự động, đảm bảo hiệu lực pháp lý của hợp đồng.
• Xác thực danh tính người ký, hạn chế rủi ro giả mạo hoặc ký thay.
• Thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng, giúp giảm thao tác thủ công.
• Lưu trữ dữ liệu an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
• Cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý.
• Theo dõi và báo cáo tình trạng hợp đồng theo thời gian thực.

EasyHRM – Giải pháp hợp đồng lao động điện tử đáng tin cậy, đúng chuẩn pháp lý

8. FAQ quy định mới về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

8.1 Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử 

Việc xác định thời điểm có hiệu lực là yếu tố quan trọng để tránh tranh chấp.

Hợp đồng có hiệu lực khi:

• Bên cuối cùng ký số
• Có dấu thời gian hợp lệ
• Được chứng thực bởi nhà cung cấp

Trường hợp có thỏa thuận khác:

• Áp dụng theo thỏa thuận giữa các bên
• Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, hợp đồng có thể không được công nhận.
• Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử
• Nghị định cho phép chuyển đổi linh hoạt nhưng phải tuân thủ quy định chặt chẽ.

Chuyển từ giấy sang điện tử:

• Phải xác thực danh tính các bên
• Phải ký số xác nhận nội dung đúng với bản gốc
• Phải gắn ID sau khi chuyển đổi

Chuyển từ điện tử sang giấy:

• Thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử
• Có giá trị như bản gốc nếu đáp ứng đủ điều kiện

Người thực hiện chuyển đổi phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung.

8.2 Đối tượng áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Nghị định áp dụng cho toàn bộ hệ sinh thái lao động.

• Người lao động
• Người sử dụng lao động
• Các tổ chức, cá nhân có liên quan

Phạm vi áp dụng rộng, không giới hạn loại hình doanh nghiệp.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP không chỉ hợp thức hóa hợp đồng lao động điện tử mà còn đặt ra tiêu chuẩn rõ ràng về kỹ thuật, bảo mật và quy trình thực hiện. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị từ sớm, từ hệ thống, chữ ký số đến quy trình nội bộ để đảm bảo tuân thủ.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.