Thông tư 08/2026/TT-BNV: 6 điểm doanh nghiệp bắt buộc phải nắm

Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ chính thức ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thi hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 – cùng thời điểm Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia chính thức vận hành. Trong bài viết này, Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM sẽ phân tích chi tiết toàn bộ nội dung quan trọng của Thông tư 08/2026/TT-BNV để doanh nghiệp nắm rõ và chủ động chuẩn bị trước mốc thời gian then chốt này.

Thông tư 08/2026/TT-BNV: Quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP

1. Nội dung quan trọng của Thông tư số 08/2026/TT-BNV

Thông tư 08/2026/TT-BNV là văn bản hướng dẫn chi tiết cấp thông tư đầu tiên về hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam, lấp đầy những khoảng trống kỹ thuật mà Nghị định 337/2025/NĐ-CP chưa quy định cụ thể. Thông tư tập trung vào bốn nhóm nội dung cốt lõi:

• Cơ chế cấp mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử.
• Quản lý tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
• Kết nối, tạm dừng và chấm dứt kết nối giữa nhà cung cấp eContract với Nền tảng.
• Quản lý, sử dụng, khai thác dữ liệu và báo cáo trên Nền tảng.

1.1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư áp dụng cho mọi hoạt động liên quan đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia, gồm 3 nhóm đối tượng:

Người lao động và người sử dụng lao động

• Các bên tham gia ký hợp đồng điện tử trên nền tảng
• Bao gồm cả doanh nghiệp trong và ngoài nước có sử dụng lao động tại Việt Nam

Nhà cung cấp eContract

• Đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử
• Có trách nhiệm kết nối với nền tảng và gửi hợp đồng để cấp ID trong vòng 24 giờ sau khi ký số

Cơ quan quản lý

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Khai thác dữ liệu để phục vụ quản lý, thanh tra và thực thi pháp luật

Điều chỉnh đối tượng áp dụng hợp đồng điện tử

1.2. Hiệu lực thi hành

• Từ 01/7/2026: Hợp đồng lao động điện tử mới phải gửi lên nền tảng để được cấp mã ID trong vòng 24 giờ
• Hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 (nhóm C): phải rà soát, bổ sung chữ ký số trước khi đưa lên nền tảng để cấp ID
• Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ khi hợp đồng chấm dứt

2. Thông tư số 08/2026/TT-BNV: Checklist 6+ Điểm cần chú ý

2.1.Quy định rõ về mã định danh (ID) của hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một mã ID duy nhất theo cấu trúc 01 chữ cái (A/B/C) + 12 chữ số, trong đó chữ cái đầu tiên phân loại hợp đồng theo ba nhóm:

Cấu trúc ID gồm:

• 01 ký tự chữ cái A, B hoặc C
• 12 chữ số đi kèm

Trong đó:

• A: Hợp đồng điện tử ký mới từ ngày 01/7/2026
• B: Hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử
• C: Hợp đồng điện tử được ký trước ngày 01/7/2026

12 số phía sau bao gồm:

• 02 số đầu là năm cấp ID
• 10 số cuối do hệ thống tự động tạo ngẫu nhiên

Đáng chú ý, mã ID này sẽ được giữ nguyên trong suốt vòng đời hợp đồng, kể cả khi sửa đổi, gia hạn, tạm hoãn hay chấm dứt hợp đồng.

Ngoài ra, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ tự động cấp ID trong thời hạn tối đa 24 giờ kể từ khi tiếp nhận dữ liệu hợp lệ.

Tổng hợp điểm đáng lưu ý của Thông tư 08/2026/TT-BNV

Xử lý hợp đồng nhóm C

Hợp đồng ký trước 01/7/2026 muốn đưa lên nền tảng cần:

• Rà soát nội dung theo Bộ luật Lao động 2019
• Bổ sung chữ ký số hợp lệ
• Gửi qua nhà cung cấp eContract để cấp ID

Chuyển đổi hợp đồng giấy (nhóm B)

• Phải có thông tin nhật ký chuyển đổi
• Ghi rõ: thời gian, hệ thống, người thực hiện, file, chữ ký số
• Đảm bảo đối chiếu đúng với bản gốc

XEM THÊM: Mã định danh hợp đồng lao động điện tử là gì? Quy định mới nhất

2.2. Siết chặt việc kết nối giữa eContract và Nền tảng quốc gia

Thông tư mới bổ sung khá chi tiết quy trình kết nối giữa các nhà cung cấp dịch vụ eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

Nhà cung cấp phải đáp ứng:

• Chuẩn kỹ thuật API của Bộ Nội vụ
• Xác thực qua VNeID mức 2
• Bảo mật và mã hóa dữ liệu
• Gửi hợp đồng lên nền tảng trong vòng 24 giờ

Bên cạnh việc cấp kết nối, Thông tư cũng quy định rõ các trường hợp bị:

• Không đảm bảo kỹ thuật hoặc báo cáo
• Trên 5% hợp đồng/tháng không được cấp ID
• Thời gian tạm dừng tối đa: 6 tháng

Một số trường hợp có thể bị tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối gồm:

• Ngừng hoạt động
• Gian lận hồ sơ
• Không triển khai dịch vụ sau 1 năm

Khi chấm dứt, phải bàn giao toàn bộ dữ liệu để đảm bảo người dùng vẫn truy cập được

Quy định này giúp tăng tính minh bạch, đồng thời hạn chế tình trạng cung cấp dịch vụ eContract kém chất lượng hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật.

“2. Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ đề nghị kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều này, Bộ Nội vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thực hiện kiểm thử kỹ thuật và thông báo cấp tài khoản kết nối cho Nhà cung cấp eContract.Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc kiểm thử kỹ thuật không đạt, Bộ Nội vụ thông báo cho Nhà cung cấp eContract theo địa chỉ thư điện tử hoặc địa chỉ trụ sở chính ghi trong văn bản đề nghị kết nối và nêu rõ lý do từ chối kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử”

Trách nhiệm của nhà cung cấp eContract

NÊN XEM: Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM: Chuẩn pháp lý, Giá rẻ

2.3. Sử dụng tài khoản Định danh điện tử quốc gia (VNeID) để truy cập

Thay vì tạo nhiều tài khoản riêng lẻ như trước, Thông tư 08/2026/TT-BNV định hướng sử dụng thống nhất tài khoản định danh điện tử quốc gia (VNeID) để truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Cụ thể:

• Người lao động sử dụng tài khoản VNeID cá nhân
• Người sử dụng lao động là cá nhân dùng VNeID cá nhân
• Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng VNeID tổ chức

Trường hợp doanh nghiệp chưa thể đăng ký tài khoản định danh tổ chức thì có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập riêng.

Đặc biệt, trạng thái tài khoản trên Nền tảng sẽ được đồng bộ với hệ thống định danh quốc gia. Điều này đồng nghĩa nếu tài khoản VNeID bị khóa hoặc thay đổi trạng thái thì quyền truy cập vào hệ thống hợp đồng lao động điện tử cũng sẽ bị ảnh hưởng tương ứng.

Sử dụng tài khoản định danh VneID để truy cập

2.4. Bổ sung quy định chặt chẽ về quản lý và lưu trữ dữ liệu

Thông tư lần này dành nhiều nội dung để quy định về quản lý dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

Theo đó, dữ liệu được chia thành 3 nhóm chính:

• Dữ liệu chủ
• Dữ liệu mở
• Dữ liệu dùng chung

Trong đó, dữ liệu chủ sẽ được đồng bộ với Trung tâm Dữ liệu quốc gia để phục vụ quản lý và khai thác theo quy định.

Về thời gian lưu trữ, hợp đồng lao động điện tử phải được lưu tối thiểu 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Ngoài ra, Thông tư cũng yêu cầu:

• Chỉ xử lý dữ liệu đúng mục đích
• Giới hạn phạm vi truy cập
• Bảo đảm an toàn thông tin
• Tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh mạng

Các hoạt động truy cập hoặc khai thác dữ liệu bất thường đều phải được ghi nhận, cảnh báo và rà soát kịp thời.

2.5. Quy định rõ trách nhiệm báo cáo của các bên liên quan

Một điểm mới khác là Thông tư 08/2026/TT-BNV đã làm rõ trách nhiệm báo cáo của từng chủ thể tham gia hệ thống.

Cụ thể:

Đối với nhà cung cấp eContract

• Phải thực hiện báo cáo định kỳ hằng quý
• Gửi kèm kết quả kiểm toán kỹ thuật hệ thống

Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động

• Thực hiện báo cáo thay đổi lao động theo quy định hiện hành
• Cập nhật thông tin thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Đối với Sở Nội vụ và Ban quản lý khu công nghiệp

• Thực hiện tổng hợp, báo cáo tình hình sử dụng lao động tại địa phương hoặc khu công nghiệp quản lý

Trách nhiệm báo cáo của Cơ quan quản lý

2.6. Quy trình chuyển đổi hợp đồng cũ sang điện tử được quy định chặt hơn

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 6 Thông tư số 08/2026/TT-BNV hướng dẫn chi tiết cách thức xử lý các loại hợp đồng không phải là điện tử ký mới:

Hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy (Mã ID bắt đầu bằng ký tự B):

Khi chuyển hợp đồng giấy sang điện tử, nhà cung cấp eContract phải gửi kèm nhật ký chuyển đổi gồm

• Hệ thống thực hiện
• Người thực hiện
• Thời gian
• Định dạng file, dung lượng, số trang, chữ ký số và dấu thời gian.

Hệ thống phải xác nhận nội dung bản điện tử khớp hoàn toàn với bản giấy gốc trước khi gửi lên nền tảng

“b) Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.”

Hợp đồng điện tử giao kết trước ngày 01/7/2026 (Mã ID bắt đầu bằng ký tự C):

Nhà cung cấp eContract phải hỗ trợ rà soát lại hợp đồng, tập trung vào:

• Chữ ký số hợp lệ
• Dấu thời gian
• Chứng thực dữ liệu

Sau khi hoàn tất và bổ sung đầy đủ, hợp đồng được gửi lên nền tảng để cấp mã ID nhóm C.

“c) Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.”

Quy trình chuyển đổi hợp đồng cũ sang hợp đồng điện tử

3. Phần mềm hợp đồng điện tử chuẩn Nghị định 337/2025/NĐ-CP EasyHRM

EasyHRM là giải pháp hợp đồng lao động điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và pháp lý theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, với hệ thống tính năng toàn diện

• Đáp ứng pháp lý & kết nối quốc gia. Kết nối API chuẩn với Bộ Nội vụ, tự động cấp mã ID trong vòng 24 giờ theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
• Xác thực định danh qua VNeID mức độ 2, ký số ngay trên điện thoại.
• Hỗ trợ hợp đồng nhóm B và C — chuyển đổi và kết nối hợp đồng giao kết trước 01/7/2026 lên Nền tảng quốc gia.
• Lập báo cáo và nhắc nhở tuân thủ pháp lý tự động theo quy định hiện hành.
• Quản lý hợp đồng toàn diện trên nền tảng số
• Tạo, ký số và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử tập trung trên một nền tảng.
• Quản lý đa dạng loại hợp đồng: thử việc, xác định thời hạn, không thời hạn, khoán việc, nhân viên nước ngoài.
• Phê duyệt hợp đồng qua nhiều cấp, chia sẻ hợp đồng với các bên liên quan.
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử hợp đồng, bảo mật theo quy định.
• Liên thông tự động với hệ sinh thái quản trị nhân sự toàn diện

EasyHRM Phần mềm hợp đồng điện tử đúng chuẩn pháp lý

Thông tư 08/2026/TT-BNV là văn bản pháp lý quan trọng hoàn thiện hành lang pháp lý về hợp đồng lao động điện tử, đặt ra những yêu cầu kỹ thuật và pháp lý cụ thể mà doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ trước ngày 01/7/2026. Hãy để EasyHRM đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số hợp đồng lao động.