Trong quá trình quản lý nhân sự, quy định chấm công đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát giờ làm, tính lương và đảm bảo kỷ luật lao động. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn vì chưa có hệ thống chấm công rõ ràng, dễ áp dụng. Bài viết này của phần mềm chấm công tính lương EasyHRM sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng và cập nhật quy định chấm công mới nhất theo luật lao động 2025, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý.

1. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy định chấm công bài bản?

Xây dựng quy định chấm công rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động. Dưới đây là những lý do quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tạo sự minh bạch và công bằng: Giúp nhân viên hiểu rõ giờ làm việc, giờ nghỉ và cách tính công, tránh hiểu lầm, xung đột trong công việc.
• Làm nền tảng pháp lý vững chắc: Quy định chấm công là căn cứ pháp lý quan trọng khi doanh nghiệp cần giải trình hoặc xử lý tranh chấp lao động.
• Đảm bảo tính chính xác trong trả lương: Dữ liệu chấm công chính xác giúp người lao động nhận đủ lương, thưởng đúng hạn, tăng sự hài lòng và tin tưởng.
• Nâng cao kỷ luật và tinh thần làm việc: Khi quy định rõ ràng, nhân viên sẽ tự giác tuân thủ giờ giấc, giảm tình trạng đi muộn, về sớm, từ đó nâng cao hiệu suất chung.
• Tiện lợi trong ứng dụng công nghệ: Với nền tảng quy định rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng triển khai các công nghệ chấm công hiện đại như vân tay, nhận diện khuôn mặt hay ứng dụng di động.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy định về chấm công bài bản, rõ ràng

Phần mềm chấm công EasyHRM giúp bạn quản lý chấm công nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
Dùng thử miễn phí ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Tại đây.

2. Những nội dung bắt buộc trong quy định chấm công

Một quy định chấm công bài bản cần bao quát đầy đủ các nội dung cốt lõi nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các thành phần không thể thiếu:

2.1 Quy định về hình thức chấm công

Doanh nghiệp cần quy định rõ hình thức chấm công đang áp dụng, ví dụ như:

• Máy chấm công vân tay: phổ biến và chính xác, tuy nhiên có thể gây phiền toái nếu máy hỏng hoặc người lao động chưa kịp chấm.
• Chấm công bằng thẻ từ: tiện lợi với nhóm lao động đông, dễ quản lý theo ca.
• Chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID): công nghệ hiện đại, giảm nguy cơ gian lận, phù hợp với xu hướng số hóa.
• Chấm công qua app di động hoặc phần mềm quản lý: tiện lợi cho nhân viên làm việc linh hoạt, làm việc ngoài văn phòng hoặc đi công tác.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần nêu rõ cách xử lý khi có dữ liệu chấm công bị sai lệch, ví dụ như quên chấm công hoặc máy móc lỗi kỹ thuật. Việc quy định này giúp tránh tranh chấp, đảm bảo dữ liệu chấm công được kiểm soát chặt chẽ, tránh gian lận.

Xem thêm: Những Hình Thức Chấm Công Hiệu Quả

2.2 Thời gian làm việc theo luật

Theo Điều 105 Bộ luật Lao động 2019:

• Thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần.
• Người sử dụng lao động có thể quy định thời gian làm việc theo ngày hoặc tuần, nhưng phải thông báo cho người lao động biết.
• Trường hợp áp dụng theo tuần, giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ/ngày và vẫn không quá 48 giờ/tuần.
• Nhà nước khuyến khích thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.

Ngoài ra, Điều 116 Bộ luật Lao động quy định các ngành nghề, công việc đặc thù (vận tải, dầu khí, nghệ thuật, công nghệ cao,…) có thể có quy định riêng về thời giờ làm việc, do các Bộ ngành quản lý, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định chung về giờ làm việc, nghỉ ngơi.

Tuân thủ thời gian làm việc theo quy định của pháp luật

2.3 Giờ giấc ra vào công ty

Doanh nghiệp phải quy định rõ:

• Giờ bắt đầu và kết thúc ca làm việc: ví dụ từ 8h00 đến 17h00, hoặc theo từng ca làm việc (ca sáng, ca chiều, ca đêm).
• Thời gian nghỉ giữa ca: ví dụ 60 phút nghỉ trưa.
• Cần có quy định cụ thể về việc xử lý các trường hợp:
• Đi muộn: Người lao động chấm công sau giờ bắt đầu ca làm việc được xem là đi muộn.
• Về sớm: Người lao động chấm công trước giờ kết thúc ca làm việc.
• Số lần vi phạm đi muộn, về sớm được phép: ví dụ 3 lần/tháng thì cảnh cáo, vượt quá mức đó sẽ áp dụng hình thức xử lý kỷ luật theo quy định nội bộ.

Quy định này giúp doanh nghiệp tăng tính kỷ luật, giảm thiểu tình trạng đi muộn, về sớm ảnh hưởng đến năng suất làm việc chung.

2.4 Quy định nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ riêng

Quy định nghỉ phép phải tuân thủ luật lao động về số ngày nghỉ tối thiểu:

• Nghỉ phép năm: tối thiểu 12 ngày/năm đối với người lao động làm việc đủ 12 tháng.
• Nghỉ lễ, Tết: theo danh mục ngày nghỉ lễ do Nhà nước quy định.
• Nghỉ việc riêng có lương: như nghỉ kết hôn, tang gia… theo quy định tại Bộ luật Lao động.
• Nghỉ không lương: theo thỏa thuận hoặc quy định nội bộ.

Ngoài ra, quy trình xin nghỉ phải rõ ràng:

• Thời gian nộp đơn xin nghỉ trước khi nghỉ (ví dụ ít nhất 3 ngày làm việc).
• Người có thẩm quyền duyệt đơn (quản lý trực tiếp, phòng nhân sự).
• Chấm công trong các ngày nghỉ phép như thế nào (không chấm công những ngày nghỉ phép hợp lệ).

Việc này giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm và đảm bảo công tác quản lý nhân sự hiệu quả.

Doanh nghiệp cần đưa ra quy định cụ thể về số ngày nghỉ

2.5 Quy định tăng ca, làm thêm giờ

Theo luật, làm thêm giờ chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của người lao động và giới hạn không vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày (ví dụ tối đa 4 giờ/ngày) và 200 giờ/năm (có thể lên đến 300 giờ nếu có thỏa thuận đặc biệt).

Quy định chấm công ngoài giờ cần nêu rõ:

• Khung giờ tính làm thêm (tăng ca) trong ngày thường, cuối tuần, ngày lễ.
• Quy trình đăng ký và phê duyệt tăng ca: nhân viên phải đăng ký trước, được quản lý duyệt mới được làm thêm.
• Cách tính lương làm thêm: theo quy định về tiền lương làm thêm giờ, có thể là 150%-300% lương cơ bản tùy khung giờ và ngày làm việc.

2.6 Xử lý các trường hợp đặc biệt

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình xử lý các tình huống phát sinh như:

• Quên chấm công: Người lao động có thể làm đơn giải trình quên chấm công, cần quy định rõ thời gian nộp đơn và người duyệt.
• Sai lệch dữ liệu chấm công: khi phát hiện dữ liệu không chính xác do lỗi máy móc hoặc thao tác, cần có thủ tục chỉnh sửa, phê duyệt lại dữ liệu.
• Nhân viên làm việc ngoài văn phòng hoặc công tác: quy định cách chấm công phù hợp (qua app di động, ghi nhận GPS…).
• Sự cố hệ thống chấm công: có phương án xử lý tạm thời và thông báo kịp thời để đảm bảo dữ liệu không bị mất.

Giải quyết những tình huống liên quan đến chấm công

3. Những lưu ý xây dựng quy định chấm công nội bộ

Khi xây dựng quy định chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau để quy trình vừa minh bạch, vừa phù hợp với thực tế vận hành:

• Tuân thủ pháp luật hiện hành: Mọi quy định về giờ làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ,… đều phải bám sát Bộ luật Lao động để tránh rủi ro pháp lý.
• Phù hợp với đặc thù công việc: Tùy theo tính chất hoạt động của từng phòng ban (sản xuất, văn phòng, kinh doanh,…), doanh nghiệp có thể linh hoạt áp dụng các hình thức chấm công phù hợp như quẹt thẻ, phần mềm điện tử hoặc chấm công GPS.
• Rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng: Ngôn ngữ trong văn bản nên đơn giản, dễ tiếp cận để nhân viên ở mọi bộ phận đều có thể hiểu và tuân thủ đúng.
• Đồng bộ với hệ thống tính lương: Dữ liệu chấm công cần được liên kết hoặc xuất ra đúng định dạng để phục vụ cho việc tính lương, tránh sai sót hoặc mất thời gian xử lý thủ công.
• Có quy trình xử lý sai sót rõ ràng: Doanh nghiệp nên quy định cụ thể cách xử lý các trường hợp bất thường như quên chấm công, thiết bị lỗi hoặc làm việc ngoài công ty để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
• Thường xuyên rà soát và cập nhật: Quy định chấm công tính lương nên được rà soát định kỳ nhằm điều chỉnh cho phù hợp với tình hình nhân sự, công nghệ và thay đổi của luật lao động.

Những lưu ý khi chấm công nội bộ

4. Gợi ý triển khai chấm công bằng phần mềm Chấm công EasyHRM 

Để quy định chấm công không chỉ nằm trên giấy mà thực sự được áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ quản lý giờ giấc làm việc chính xác, minh bạch và dễ sử dụng. 

Phần mềm chấm công EasyHRM sẽ là giải pháp đắc lực để giải quyết mọi khó khăn trong việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên. 

• Chấm công đa phương thức: Qua nhận diện khuôn mặt, GPS, Wifi hoặc app mobile, phù hợp với cả làm việc tại văn phòng và ngoài giờ.
• Thiết lập ca làm việc linh hoạt: Tạo, chỉnh sửa ca kíp dễ dàng; nhân viên đăng ký làm thêm, xin nghỉ ngay trên app, giảm gánh nặng cho nhân sự.
• Quản lý giải trình đơn giản: Nhân viên gửi yêu cầu khi quên chấm công hoặc đi muộn; quy trình duyệt nhanh, minh bạch, bảo vệ quyền lợi.
• Tự động tích hợp dữ liệu chấm công vào tính lương: Giúp trả lương chính xác, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian cho kế toán.
• Báo cáo trực quan, bảo mật cao: Theo dõi tình trạng đi muộn, làm thêm, nghỉ phép dễ dàng; dữ liệu được bảo vệ an toàn theo chuẩn quốc tế.

Phần mềm chấm công EasyHRM ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin dùng

5. Kết luận

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định chấm công và cách xây dựng hệ thống chấm công hiệu quả, phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ hỗ trợ bạn triển khai chính sách chấm công minh bạch, chuyên nghiệp và đồng bộ hơn trong tổ chức của mình.

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Không còn bảng tính Excel phức tạp hay sai sót thủ công, EasyHRM mang đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình:

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Với chi phí linh hoạt, triển khai nhanh chóng và giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.