Chọn phần mềm quản lý nhân sự không chỉ là chuyện của bộ phận HR, mà là quyết định ảnh hưởng đến cả quy trình vận hành của doanh nghiệp. Nếu chọn sai, bạn có thể mất thời gian, tốn chi phí, thậm chí ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên. Vậy đâu là những tiêu chí cần quan tâm để chọn đúng phần mềm ngay từ đầu?

Tiêu chí chọn phần mềm nhân sự

Tiêu chí chọn phần mềm nhân sự

1. Tại sao cần cân nhắc kỹ khi chọn phần mềm nhân sự?

Chọn phần mềm quản lý nhân sự không quá khó. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào giá hay giao diện “đẹp” rất dễ “vấp ngã” sau vài tháng sử dụng. Dưới đây là những lý do bạn nên thật sự quan tâm đến các tiêu chí lựa chọn phần mềm ngay từ đầu:

  • Tránh lãng phí ngân sách: Đầu tư phần mềm sai sẽ khiến doanh nghiệp mất tiền mua bản quyền, đào tạo lại nhân sự, thậm chí phải thay phần mềm mới.
  • Đảm bảo vận hành trơn tru: Một phần mềm phù hợp sẽ giúp đồng bộ quy trình nhân sự – từ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ đến đánh giá hiệu suất.
  • Tối ưu hiệu suất làm việc của HR: Phần mềm tốt giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công, tránh sai sót và tập trung vào công việc chiến lược.
  • Dễ dàng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp: Phần mềm được lựa chọn đúng từ đầu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp cả khi có 50 hay 500 nhân viên, không cần thay đổi giữa chừng.
  • Đáp ứng yêu cầu bảo mật và pháp lý: Dữ liệu nhân sự là thông tin nhạy cảm. Một phần mềm uy tín sẽ đảm bảo an toàn dữ liệu và hỗ trợ tuân thủ các quy định của pháp luật.
  • Tăng trải nghiệm cho nhân viên: Nhân viên sẽ cảm thấy thuận tiện khi có thể xin nghỉ, tra cứu lương, cập nhật thông tin cá nhân… chỉ bằng vài thao tác trên phần mềm.
Lý do doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm nhân sự

Lý do doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm nhân sự

2. 10 tiêu chí chọn phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay

Thị trường phần mềm nhân sự hiện nay rất đa dạng, nhưng không phải giải pháp nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là 10 tiêu chí quan trọng giúp bạn đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay.

2.1. Đáp ứng đầy đủ tính năng quản lý nhân sự

Phần mềm  cần bao phủ toàn bộ quy trình: tuyển dụng, tiếp nhận, chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật… Nhờ đó, bạn không phải dùng nhiều phần mềm rời rạc, tránh trùng lặp, sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.

2.2. Giao diện dễ sử dụng, thân thiện

Một phần mềm tốt phải dễ  với cả những người không rành công nghệ. Giao diện đơn giản, rõ ràng giúp nhân viên tiếp cận nhanh, giảm thời gian đào tạo và đảm bảo phần mềm được sử dụng hiệu quả.

Chọn phần mềm quản lý nhân sự hrm có giao diện dễ sử dụng

2.3. Khả năng mở rộng, tùy biến linh hoạt

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù khác nhau, và quy mô có thể thay đổi theo thời gian. Phần mềm cần dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế và đủ linh hoạt để mở rộng mà không phải “làm lại từ đầu”.

2.4. Khả năng tích hợp với hệ thống khác

Phần mềm nhân sự nên kết nối được với hệ thống kế toán, ERP, CRM… để tạo nên một quy trình quản trị khép kín, dữ liệu xuyên suốt giữa các phòng ban, giảm thao tác trùng lặp và sai sót.

2.5. Bảo mật tốt, phân quyền rõ ràng

Đây cũng là tiêu chí đánh giá phần mềm nhân sự cực kỳ quan trọng. Dữ liệu nhân sự rất nhạy cảm.

Phần mềm cần có tính năng bảo mật cao, phân quyền chi tiết theo vai trò, mã hóa thông tin và sao lưu định kỳ để tránh rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu.. 

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự dựa trên tính bảo mật và phân quyền

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhân sự dựa trên tính bảo mật và phân quyền

2.6. Cập nhật đúng luật, chính sách

Phần mềm phải theo kịp các thay đổi về luật lao động, bảo hiểm, thuế… để đảm bảo mọi quy trình đều đúng chuẩn pháp lý, tránh rủi ro cho doanh nghiệp.

2.7. Hệ thống báo cáo, phân tích thông 

Phần mềm cần cung cấp báo cáo đa chiều: từ hiệu suất nhân sự, chi phí lương, tỷ lệ nghỉ việc đến cơ cấu phòng ban… để nhà quản lý có cơ sở đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

2.8. Dịch vụ hỗ trợ và đào tạo

Nên chọn phần mềm có đội ngũ kỹ thuật đồng hành lâu dài, sẵn sàng hỗ trợ khi cần. Tài liệu hướng dẫn, khóa đào tạo cũng là yếu tố cần có để doanh nghiệp triển khai suôn sẻ.

Chọn phần mềm nhân sự có dịch vụ hỗ trợ và đào tạo 

Chọn phần mềm nhân sự có dịch vụ hỗ trợ và đào tạo

2.9. Chi phí hợp lý, minh bạch

Giá phần mềm quản lý nhân sự nên tương xứng với giá trị mang lại. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết để tránh các khoản phí ẩn như: phí bảo trì, phí nâng cấp tính năng, phí đào tạo… 

2.10. Đánh giá và phản hồi từ người dùng

Trước khi chọn, hãy tham khảo ý kiến từ những doanh nghiệp đã dùng. Những đánh giá thực tế sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan và chọn đúng nhà cung cấp uy tín, phần mềm quản lý nhân viên phù hợp.

3. EasyHRM – Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện

Sau khi nắm rõ 10 tiêu chí, chắc hẳn bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về một phần mềm quản lý nhân sự “chuẩn chỉnh” là như thế nào.

Với hơn 10 năm phát triển và đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam, EasyHRM đã chứng minh sự ưu việt trong tính năng, linh hoạt trong tùy biến và đặc biệt là hỗ trợ cực kỳ sát sao trong quá trình triển khai, vận hành.

Vì sao nên chọn EasyHRM?

  • Đầy đủ tính năng, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến quản lý hồ sơ, đánh giá KPIs… Tùy theo nhu cầu, đặc thù của từng đơn vị, EasyHRM sẽ tư vấn lựa chọn phù hợp.
  • Giao diện dễ dùng, thân thiện với cả những người không chuyên công nghệ.
  • Tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình và mô hình của từng doanh nghiệp.
  • Bảo mật dữ liệu tuyệt đối, phân quyền rõ ràng theo vai trò người dùng.
  • Tích hợp tốt với các phần mềm khác như kế toán, ERP, hóa đơn điện tử…
  • Cập nhật liên tục theo quy định pháp luật mới nhất.
  • Dịch vụ hỗ trợ nhanh, tận tâm, đào tạo đầy đủ khi triển khai.

Đặc biệt: EasyHRM cung cấp bản dùng thử miễn phí, giúp bạn trải nghiệm thực tế trước khi quyết định.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ
phan-mem-hoa-don-dien-tu
Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về EasyHRM, đừng ngần ngại liên hệ theo thông tin:

Đánh giá bài viết