Tái ký hợp đồng lao động: Quy định, quy trình và thủ tục mới nhất

Khi hợp đồng lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về tái ký để vừa đảm bảo quyền lợi người lao động, vừa tránh vi phạm về loại hợp đồng hay thời hạn xử lý. Bài viết dưới đây, Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM sẽ giúp làm rõ khái niệm, quy định pháp luật cùng quy trình, thủ tục tái ký hợp đồng lao động mới nhất.

Tái ký hợp đồng lao động: Quy định, quy trình và thủ tục mới nhất

1. Tái ký hợp đồng lao động là gì?

Tái ký hợp đồng lao động là việc doanh nghiệp và người lao động ký kết lại hợp đồng lao động mới sau khi hợp đồng lao động cũ đã hết hiệu lực, trên cơ sở cả hai bên vẫn có nhu cầu tiếp tục duy trì quan hệ lao động. Đây là tình huống phổ biến khi doanh nghiệp đánh giá người lao động đáp ứng tốt yêu cầu công việc và muốn tiếp tục hợp tác, thay vì để hợp đồng chấm dứt hoàn toàn khi hết thời hạn.

Tái ký hợp đồng lao động là gì?

2. Quy định về tái ký hợp đồng lao động

Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, việc tái ký hợp đồng lao động phải tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng về thời hạn xử lý, loại hợp đồng và số lần được phép ký lại.

2.1 Thời hạn tái ký hợp đồng lao động

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; trong thời gian chờ ký kết, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên vẫn được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết trước đó. 

Đây là khoảng thời gian đệm giúp doanh nghiệp và người lao động có thời gian trao đổi, thống nhất nội dung hợp đồng mới mà không làm gián đoạn quan hệ lao động đang diễn ra.

2.2 Số lần được phép tái ký hợp đồng xác định thời hạn

• Nếu hợp đồng mới được ký tiếp tục là loại hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm 1 lần
• Sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn (trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định như hợp đồng với người cao tuổi, người lao động nước ngoài, hoặc thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động đang trong nhiệm kỳ). 
• Quy định này nhằm hạn chế tình trạng doanh nghiệp lạm dụng hợp đồng ngắn hạn liên tục để né tránh trách nhiệm với người lao động lâu năm.

2.3 Không tái ký trong 30 ngày thì xử lý thế nào?

Nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng cũ hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới, hợp đồng xác định thời hạn trước đó sẽ tự động chuyển thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn. 

Riêng với trường hợp hợp đồng đã hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc, còn hợp đồng cũ là hợp đồng xác định thời hạn đã qua giới hạn số lần tái ký cho phép mà hai bên không ký hợp đồng mới, thì hợp đồng đang có hiệu lực đương nhiên trở thành hợp đồng không xác định thời hạn. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mốc 30 ngày này để tránh phát sinh loại hợp đồng ngoài ý muốn, ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự dài hạn.

Thời hạn tái ký hợp đồng lao động

3. Các tiêu chí đánh giá phổ biến khi xét tái ký hợp đồng lao động

Trước khi quyết định tái ký, doanh nghiệp thường tổ chức đánh giá người lao động dựa trên một số tiêu chí phổ biến sau:

• Mức độ hoàn thành công việc, KPI được giao trong suốt thời gian hợp đồng cũ, đối chiếu với mục tiêu đã đặt ra
• Thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm, khả năng tuân thủ nội quy, kỷ luật lao động
• Kỹ năng chuyên môn, khả năng thích ứng với thay đổi công việc, quy trình mới của doanh nghiệp
• Mức độ phối hợp với đồng nghiệp, các phòng ban khác trong quá trình làm việc
• Nhu cầu nhân sự thực tế của doanh nghiệp tại vị trí đó trong giai đoạn tiếp theo, có còn phù hợp để tiếp tục duy trì hay không
• Lịch sử vi phạm (nếu có) như đi trễ, nghỉ không phép, vi phạm quy chế nội bộ trong thời gian làm việc

Việc đánh giá nên được thực hiện có hệ thống, ghi nhận bằng văn bản để làm căn cứ khách quan cho quyết định tái ký hoặc không tái ký, tránh tình trạng đánh giá cảm tính gây tranh cãi về sau.

Các tiêu chí đánh giá khi xét tái ký hợp đồng lao động

4. Mẫu đánh giá tái ký hợp đồng lao động

Mẫu đánh giá tái ký hợp đồng lao động là công cụ giúp doanh nghiệp tổng hợp kết quả làm việc của người lao động một cách có hệ thống trước khi ra quyết định. Mẫu thường bao gồm các phần: thông tin nhân sự, các tiêu chí đánh giá kèm điểm số hoặc mức xếp loại, nhận xét của quản lý trực tiếp và đề xuất tái ký hoặc không tái ký hợp đồng.

⇒ Tải về Mẫu đánh giá tái ký hợp đồng lao động

Mẫu đánh giá tái ký hợp đồng lao động

5. Mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động

5.1 Mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động

Đây là văn bản do doanh nghiệp phát hành để thông báo chính thức cho người lao động rằng hợp đồng lao động hiện tại sẽ không được gia hạn hoặc tái ký sau khi hết hạn. Mẫu cần thể hiện rõ thông tin hợp đồng, thời điểm hết hạn và lý do không tiếp tục ký kết (nếu doanh nghiệp muốn nêu rõ), giúp đảm bảo tính minh bạch và làm căn cứ pháp lý khi chấm dứt hợp đồng.

⇒ Tải về Mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động

Mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động

5.2 Thời hạn thông báo không tái ký hợp đồng lao động

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn không quy định cụ thể số ngày doanh nghiệp phải thông báo trước cho người lao động về việc không tái ký hợp đồng. Do đó, về nguyên tắc, doanh nghiệp có thể thông báo bất kỳ thời điểm nào trước hoặc ngay tại ngày hợp đồng hết hạn thì vẫn được coi là hợp lệ; tuy nhiên, để đảm bảo tính nhân văn và giúp người lao động có thời gian chuẩn bị, chủ động tìm việc mới, doanh nghiệp nên thông báo sớm hơn, tránh dồn đến sát ngày hết hạn.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện tái ký hợp đồng lao động?

Để quá trình tái ký hợp đồng diễn ra đúng luật và hạn chế rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Theo dõi sát thời hạn hợp đồng của từng nhân sự, chủ động tổ chức đánh giá trước ít nhất vài tuần so với ngày hết hạn để có đủ thời gian ra quyết định và hoàn tất thủ tục
• Đảm bảo ký kết hợp đồng mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng cũ hết hạn, tránh để hợp đồng tự động chuyển thành không xác định thời hạn ngoài dự kiến
• Kiểm soát chặt số lần đã ký hợp đồng xác định thời hạn cho từng nhân sự, tránh vượt quá giới hạn cho phép theo quy định
• Với trường hợp không tái ký, nên thông báo sớm, rõ ràng và có văn bản lưu trữ đầy đủ, hạn chế phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại từ người lao động
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ đánh giá, quyết định tái ký hoặc không tái ký để làm căn cứ giải trình khi có thanh tra, kiểm tra hoặc tranh chấp lao động xảy ra
• Đối với trường hợp đặc biệt (lao động cao tuổi, lao động nước ngoài, cán bộ công đoàn trong nhiệm kỳ…) cần rà soát kỹ quy định riêng trước khi áp dụng giới hạn số lần tái ký thông thường

7. EasyHRM giúp doanh nghiệp quản lý thời hạn và quy trình tái ký hợp đồng lao động

Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự ký hợp đồng xác định thời hạn, việc theo dõi thủ công từng mốc hết hạn, số lần đã tái ký hay tiến độ đánh giá rất dễ dẫn đến sai sót, bỏ sót hoặc xử lý trễ hạn. EasyHRM hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán này với các tính năng:

Quản lý hợp đồng dễ dàng với EasyHRM

• Quản lý tập trung thời hạn hợp đồng của toàn bộ nhân sự, tự động nhắc lịch trước ngày hết hạn để bộ phận nhân sự chủ động chuẩn bị đánh giá, tái ký đúng thời hạn 30 ngày theo quy định
• Lưu trữ lịch sử số lần đã ký hợp đồng xác định thời hạn của từng nhân sự, cảnh báo khi tiệm cận giới hạn số lần tái ký cho phép
• Số hóa quy trình đánh giá tái ký, cho phép quản lý trực tiếp nhập kết quả, nhận xét ngay trên hệ thống, rút ngắn thời gian tổng hợp so với làm thủ công trên giấy
• Hỗ trợ soạn thảo, lưu trữ thông báo không tái ký hợp đồng và các văn bản liên quan, đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ hồ sơ khi cần giải trình
• Hỗ trợ ký kết hợp đồng lao động điện tử, giúp quá trình tái ký diễn ra nhanh chóng, thuận tiện cho cả doanh nghiệp và người lao động

Nắm rõ quy định về thời hạn, số lần tái ký và thủ tục thông báo giúp doanh nghiệp thực hiện tái ký hợp đồng lao động đúng luật, tránh phát sinh loại hợp đồng ngoài ý muốn hay tranh chấp với người lao động. Sử dụng EasyHRM sẽ giúp bộ phận nhân sự theo dõi thời hạn và quản lý quy trình tái ký hợp đồng chính xác, chủ động hơn rất nhiều.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.