Quy trình tính lương là một trong những nghiệp vụ cốt lõi trong quản trị nhân sự của mọi doanh nghiệp. Dù quy mô lớn hay nhỏ, việc xây dựng một quy trình tính lương bài bản, minh bạch và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi người lao động, tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả hơn. Hãy cùng phần mềm tính lương EasyHRM tìm hiểu chi tiết về các bước trong quy trình này qua bài viết dưới đây.

Quy Trình Tính Lương, Thanh Toán Bài Bản, Hiệu Quả Cho Mọi Quy Mô

1. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tính lương bài bản?

Bạn có thể làm rất nhiều việc “thủ công” khi quy mô công ty còn nhỏ. Nhưng khi nhân sự tăng lên, mọi thứ bắt đầu rối rắm: lương thưởng, nghỉ phép, tăng ca, khấu trừ bảo hiểm, thuế… dễ nhầm, dễ sai và dễ bị nhân viên “phàn nàn”.

Vì thế, một quy trình tính lương chuẩn chỉnh không chỉ giúp trả đúng, trả đủ, trả đúng hạn, mà còn:

• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Giúp trả lương đúng người, đúng số tiền, đúng thời hạn, hạn chế tối đa sai sót.
• Tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên: Nhân viên cảm thấy yên tâm, tin tưởng vào hệ thống đãi ngộ của doanh nghiệp.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Tuân thủ đúng quy định về lao động, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.
• Tối ưu thời gian và chi phí nhân sự: Tiết kiệm nguồn lực so với việc tính lương thủ công, nhất là khi doanh nghiệp phát triển.
• Tạo nền tảng cho tự động hóa quản lý nhân sự: Là bước đệm để áp dụng phần mềm hỗ trợ tính lương, nâng cao hiệu suất và bảo mật thông tin.

Xem thêm: Top 15+ Phần Mềm Tính Lương Nhân Viên Chính Xác, Giá Rẻ, Dễ Dùng

2. Các yếu tố đầu vào quan trọng trước khi tính lương

Trước khi bắt đầu quy trình tính lương, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu sau:

• Hợp đồng lao động: Gồm loại hợp đồng (thời vụ, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), mức lương cơ bản, phụ cấp và các thỏa thuận liên quan đến chế độ đãi ngộ.
• Bảng chấm công và dữ liệu ngày công: Thể hiện số ngày làm việc thực tế, số giờ tăng ca, ngày nghỉ có phép và không phép.
• KPI, năng suất, doanh số: Là cơ sở để tính lương hiệu quả, áp dụng cho các vị trí có thưởng theo kết quả làm việc hoặc doanh thu.
• Các khoản điều chỉnh thu nhập: Bao gồm thưởng lễ Tết, phụ cấp trách nhiệm, khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN và các khoản tạm ứng (nếu có).

Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương EasyHRM sẽ giúp bạn kết nối và tổng hợp các dữ liệu này tự động, không cần dò từng bảng tính Excel hay hỏi từng phòng ban như trước đây.

Trước khi tính lương cần có hợp đồng lao động

3. Chi tiết 7 bước trong quy trình tính lương nhân viên chuẩn chỉnh

Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả, quy trình tính lương cần tuân theo các bước sau:

3.1 Bước 1: Thu thập dữ liệu tính lương chính xác

Trước hết, bạn cần tổng hợp các thông tin liên quan đến từng nhân viên như:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công
• Số giờ tăng ca
• Ngày nghỉ, nghỉ phép
• Doanh số/KPI (nếu có)
• Thưởng – phạt

Dữ liệu này thường đến từ bộ phận nhân sự, quản lý trực tiếp và phần mềm chấm công.

3.2 Bước 2: Đối chiếu và xác nhận dữ liệu

Sau khi có dữ liệu, cần đối chiếu giữa các bộ phận như: nhân sự, kế toán và quản lý phòng ban để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.

Việc này giúp phát hiện sớm các sai sót, từ công không khớp, thiếu ngày nghỉ, đến các khoản thưởng hay khấu trừ bị tính nhầm.

3.3 Bước 3: Lập bảng tính lương chi tiết

Dựa trên dữ liệu đã kiểm tra, bộ phận nhân sự hoặc kế toán sẽ tiến hành lập bảng lương theo từng người.

Bảng lương nên thể hiện rõ:

• Lương cơ bản
• Phụ cấp, thưởng, tăng ca
• Khấu trừ BHXH – BHYT – BHTN
• Thuế TNCN
• Các khoản khác nếu có

Có thể sử dụng Excel, nhưng nếu có phần mềm tính lương sẽ giảm thiểu rủi ro sai sót rất nhiều.

3.4 Bước 4: Kiểm tra, rà soát và phê duyệt bảng lương

Trước khi chuyển tiền, bảng lương cần được kiểm tra lần cuối bởi người có thẩm quyền như: Trưởng phòng nhân sự hoặc Giám đốc tài chính.

Bước này đảm bảo:

• Mọi con số đều chính xác
• Không bỏ sót nhân viên
• Không có sai lệch khoản khấu trừ

3.5 Bước 5: Gửi phiếu lương xác nhận cho nhân viên

Sau khi duyệt, doanh nghiệp nên gửi phiếu lương cá nhân cho từng nhân viên (qua email hoặc hệ thống nội bộ).

Phiếu lương giúp nhân viên hiểu rõ:

• Họ nhận được bao nhiêu.
• Vì sao bị trừ một số khoản.
• Có gì chưa đúng để phản hồi kịp thời.

3.6 Bước 6: Thanh toán lương

Kế toán sẽ thực hiện chuyển khoản lương đúng hạn, đúng số tiền và đúng tài khoản như đã cam kết trong hợp đồng.

Ngoài ra, các chứng từ thanh toán cũng cần được chuẩn bị đầy đủ để tiện đối chiếu sau này.

3.7 Bước 7: Lưu trữ hồ sơ và dữ liệu về tiền lương

Cuối cùng, tất cả tài liệu liên quan đến tiền lương (bảng lương, phiếu lương, chứng từ thanh toán…) cần được lưu trữ đầy đủ và bảo mật.

Việc này sẽ rất cần thiết nếu doanh nghiệp bị thanh tra thuế, bảo hiểm, hoặc cần kiểm tra nội bộ.

Tham khảo quy tính lương, thanh toán bài bản

4. Lưu ý khi xây dựng, vận hành quy trình tính lương

Để quá trình tính lương diễn ra suôn sẻ, minh bạch và không gây áp lực cho cả nhân sự lẫn kế toán, doanh nghiệp nên lưu ý những điểm sau:

• Xây dựng quy trình rõ ràng: Xác định cụ thể các bước, thời gian và trách nhiệm từng bộ phận.
• Sử dụng phần mềm phù hợp: Giúp tự động hóa, hạn chế nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.
• Luôn cập nhật quy định mới: Như lương tối thiểu, BHXH, thuế TNCN… để tính đúng, tránh bị phạt.
• Bảo mật thông tin lương: Thiết lập quyền truy cập rõ ràng và lưu trữ an toàn.
• Mở kênh phản hồi: Giúp nhân viên dễ góp ý khi có sai sót trong phiếu lương.
• Định kỳ kiểm tra và cải tiến: Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.

Bạn có thể áp dụng những lưu ý trên cùng với phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM để quy trình tính lương trở nên đơn giản, minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Dùng thử ngay!!!

Lưu ý khi xây dựng quy trình tính lương

5. EasyHRM – Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương toàn diện

Quản lý tiền lương luôn là một trong những bài toán đau đầu với các phòng nhân sự, đặc biệt khi khối lượng nhân viên tăng lên và chính sách ngày càng phức tạp. EasyHRM mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xử lý lương nhanh chóng, chính xác và đúng luật. Tất cả trong một nền tảng duy nhất.

Hơn 2500+ doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tiền lương EasyHRM để:

• Tính lương tự động từ dữ liệu chấm công: Hệ thống kết nối trực tiếp với máy chấm công, tự động tổng hợp công, tính tăng ca, nghỉ phép… hoàn toàn không cần nhập tay, tránh sai sót không đáng có.
• Tự động khấu trừ BHXH, thuế TNCN theo đúng quy định: Phần mềm luôn cập nhật các quy định mới nhất, đảm bảo doanh nghiệp bạn tính đúng – làm chuẩn mà không cần kiểm tra thủ công.
• Xuất phiếu lương và bảng lương chỉ trong vài giây: Bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột là đã có bảng lương tổng hoặc phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên.
• Giảm lỗi, tiết kiệm thời gian và bảo mật tối đa: EasyHRM giúp bạn loại bỏ rủi ro nhầm lẫn khi tính lương thủ công, rút ngắn quy trình xử lý và phân quyền chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu nhân sự.

Phần mềm quản lý tiền lương EasyHRM

6. Câu hỏi thường gặp về quy trình tính lương

6.1 Lưu đồ quy trình tính lương là gì? Có cần không?

Lưu đồ quy trình tính lương là biểu đồ trực quan thể hiện toàn bộ các bước trong quá trình tính lương: từ thu thập dữ liệu, xử lý lương, đến phê duyệt và thanh toán. Lưu đồ thường sử dụng các biểu tượng như hình chữ nhật (thao tác), hình thoi (quyết định), mũi tên (luồng dữ liệu) để giúp người xem dễ hình dung mối liên kết giữa các bước.

Việc xây dựng lưu đồ là rất cần thiết, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hệ thống lương phức tạp. Nó giúp:

• Chuẩn hóa quy trình làm việc.
• Hạn chế sai sót do bỏ sót bước hoặc thực hiện sai trình tự.
• Dễ dàng đào tạo nhân sự mới và kiểm soát chất lượng vận hành.

6.2 Sơ đồ quy trình tính lương là gì? 

Sơ đồ quy trình tính lương là cách mô tả lại các bước tính lương theo trình tự logic, có thể là dưới dạng bảng, dạng liệt kê hoặc dạng mô hình tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Khác với lưu đồ thiên về trực quan hóa bằng ký hiệu, sơ đồ nhấn mạnh vào nội dung và logic của từng bước trong toàn bộ quy trình.

7. Kết luận

Trên đây là bài viết của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM giúp bạn  toàn bộ thông tin về quy trình tính lương từ bước chuẩn bị dữ liệu đến thanh toán và lưu trữ hồ sơ.

Để mọi thứ trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể trải nghiệm ngay phần mềm tính lương EasyHRM – công cụ giúp tự động hóa, chuẩn hóa và tối ưu mọi khâu trong quá trình tính lương với chi phí cực kỳ hợp lý. 

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.