Mẫu ủy quyền nhận lương: Hướng dẫn soạn thảo & các mẫu chuẩn mới nhất

15 Tháng 6, 2026

Không phải lúc nào người lao động cũng có thể trực tiếp nhận lương và trong những trường hợp đó, một mẫu ủy quyền nhận lương đúng chuẩn là văn bản không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi cho cả hai phía. Trong bài viết này, Phần mềm tính lương EasyHRM tổng hợp các mẫu ủy quyền nhận lương mới nhất kèm hướng dẫn soạn thảo chi tiết và những lưu ý pháp lý quan trọng.

Mục lục

1. Mẫu ủy quyền nhận lương là gì?
2. Khi nào cần sử dụng mẫu ủy quyền nhận lương?
3. Nội dung cần có trong mẫu ủy quyền nhận lương
4. Trình tự, thủ tục khi ủy quyền nhận lương
5. Tổng hợp mẫu ủy quyền nhận lương
6. Câu hỏi thường gặp về mẫu ủy quyền nhận lương

1. Mẫu ủy quyền nhận lương là gì?

Mẫu ủy quyền nhận lương là văn bản do người lao động lập ra để ủy quyền cho người khác, thường là người thân hoặc đồng nghiệp nhận lương thay mình trong trường hợp không thể trực tiếp nhận.

Căn cứ pháp lý là khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019: người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp khi người lao động không thể nhận lương trực tiếp.

Hiện nay pháp luật không quy định mẫu cố định. Doanh nghiệp và người lao động tự soạn thảo, miễn đảm bảo đúng nội dung và hình thức theo quy định dân sự.

2. Khi nào cần sử dụng mẫu ủy quyền nhận lương?

Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể ủy quyền nhận lương khi không thể trực tiếp nhận – cụ thể trong các trường hợp phổ biến sau:

Nghỉ phép, ốm đau hoặc điều trị y tế: Người lao động đang nghỉ phép dài ngày, nằm viện hoặc điều trị bệnh không thể đến nhận lương trực tiếp. Đây là trường hợp phổ biến nhất cần lập giấy ủy quyền nhận lương.
Đi công tác xa hoặc định cư ở nước ngoài: Nhân viên đang công tác tại tỉnh thành hoặc quốc gia khác vào đúng kỳ trả lương có thể ủy quyền cho người thân nhận thay. Trường hợp người ủy quyền đang ở nước ngoài, giấy ủy quyền cần được xác nhận bởi Đại sứ quán hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại quốc gia đó.
Bị tạm giam hoặc đang chấp hành án phạt tù: Trong trường hợp này, giấy ủy quyền cần có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý.
Nhân viên không có tài khoản ngân hàng: Theo Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026, doanh nghiệp được phép chi trả lương vào tài khoản ngân hàng của người được ủy quyền khi người lao động không có tài khoản cá nhân với điều kiện có giấy ủy quyền được công chứng, chứng thực hợp lệ.
Ủy quyền nhận lương hưu: Người đang hưởng lương hưu không thể trực tiếp đến cơ quan BHXH nhận tiền có thể ủy quyền cho người thân thực hiện thay cần có giấy ủy quyền kèm sổ hưởng lương hưu và các giấy tờ liên quan theo quy định của BHXH.

Nghỉ phép, ốm đau có thể uỷ quyền nhận lương

3. Nội dung cần có trong mẫu ủy quyền nhận lương

3.1. Thông tin người ủy quyền (người lao động)

Đây là phần xác định chính xác người đang làm việc tại doanh nghiệp và chuyển quyền nhận lương cho người khác.

Cần ghi đầy đủ:

Họ và tên
Ngày tháng năm sinh
Số CCCD/CMND (ghi đúng như hồ sơ nhân sự)
Địa chỉ thường trú
Chức vụ hoặc bộ phận đang làm việc

Lưu ý: Tất cả thông tin phải trùng khớp với hồ sơ lao động doanh nghiệp đang lưu để tránh sai lệch khi đối chiếu.

3.2. Thông tin người được ủy quyền (người nhận thay)

Đây là người sẽ thay mặt nhận lương.

Cần ghi rõ:

Họ và tên
Ngày tháng năm sinh
Số CCCD/CMND
Địa chỉ thường trú
Mối quan hệ với người ủy quyền (ví dụ: vợ/chồng, bố/mẹ, anh/chị/em, người thân…)

Thực tế HR nên yêu cầu kèm: Bản sao CCCD của người được ủy quyền để đối chiếu khi chi trả

3.3. Nội dung ủy quyền cụ thể (phần quan trọng nhất)

Phần này phải ghi thật rõ ràng để tránh tranh chấp hoặc hiểu nhầm.

Cần nêu:

Ủy quyền nhận lương của tháng nào, năm nào hoặc khoảng thời gian cụ thể
Hình thức ủy quyền:
Toàn bộ tiền lương, hoặc
Một phần tiền lương (nếu có thì ghi rõ số tiền hoặc tỷ lệ %)

Ví dụ: “Ủy quyền nhận lương tháng 5/2026” hoặc “Ủy quyền nhận 50% tiền lương hàng tháng từ tháng 5 đến tháng 8/2026”.

3.4. Thời hạn ủy quyền

Xác định rõ hiệu lực của giấy ủy quyền.

Cần ghi:

Ngày bắt đầu hiệu lực
Ngày kết thúc hiệu lực

Lưu ý pháp lý: Nếu không ghi thời hạn, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, giấy ủy quyền mặc định có hiệu lực 01 năm kể từ ngày ký.

3.5. Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu nhận chuyển khoản)

Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp chuyển lương qua ngân hàng cho người được ủy quyền.

Cần ghi chính xác:

Tên chủ tài khoản
Số tài khoản
Tên ngân hàng (chi nhánh nếu cần)

Yêu cầu bắt buộc: thông tin phải trùng khớp với tài khoản thực tế để tránh chuyển sai hoặc bị treo giao dịch.

3.6. Cam kết và chữ ký xác nhận

Đây là phần xác nhận tính pháp lý của giấy ủy quyền.

Cần có:

Cam kết của người ủy quyền: chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung đã khai
Chữ ký của người ủy quyền

Trường hợp cần tính pháp lý cao hơn:

Có thêm chữ ký của người được ủy quyền
Có xác nhận/công chứng hoặc chứng thực của cơ quan có thẩm quyền

Nội dung cần có trong giấy uỷ quyền nhận lương

4. Trình tự, thủ tục khi ủy quyền nhận lương

Để việc ủy quyền nhận lương diễn ra đúng quy định, minh bạch và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện theo từng bước cụ thể dưới đây.

Bước 1: Soạn thảo giấy ủy quyền

Người lao động soạn thảo giấy ủy quyền theo đúng nội dung cần có
Ghi đầy đủ thông tin các bên, nội dung ủy quyền, thời hạn và ký tên xác nhận.

Bước 2: Công chứng hoặc chứng thực (nếu cần)

Với ủy quyền nhận lương thông thường trong nội bộ doanh nghiệp: nhiều đơn vị chỉ yêu cầu chữ ký của người ủy quyền, không bắt buộc công chứng
Với ủy quyền nhận lương qua tài khoản ngân hàng của người khác: theo Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026, giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Với ủy quyền nhận lương hưu từ BHXH: bắt buộc công chứng hoặc chứng thực theo quy định của cơ quan BHXH

Bước 3: Nộp giấy ủy quyền cho doanh nghiệp hoặc cơ quan chi trả

Người được ủy quyền nộp giấy ủy quyền kèm bản sao CCCD của cả hai bên cho bộ phận kế toán hoặc HR để xác nhận trước khi nhận lương
Nên nộp sớm trước ngày trả lương để tránh phát sinh vướng mắc trong xử lý.

Bước 4: Nhận lương và xác nhận

Người được ủy quyền đến nhận lương theo đúng thời gian và địa điểm quy định, ký xác nhận đã nhận đủ số tiền vào bảng lương hoặc phiếu chi.
Lưu ý: người được ủy quyền chỉ có quyền nhận lương trong phạm vi đã ghi trong giấy ủy quyền, không có quyền thực hiện các giao dịch khác thay người lao động.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp lưu giấy ủy quyền gốc cùng hồ sơ lương của tháng tương ứng. Đây là chứng từ quan trọng khi quyết toán thuế và giải quyết tranh chấp (nếu có).

Trình tự khi uỷ quyền nhận lương

5. Tổng hợp mẫu ủy quyền nhận lương

5.1. Mẫu ủy quyền nhận lương chung

Đây là mẫu giấy ủy quyền nhận lương phổ biến nhất, phù hợp với hầu hết các trường hợp ủy quyền thông thường trong doanh nghiệp: nghỉ phép, ốm đau hoặc bận công việc không thể đến nhận trực tiếp.

Mẫu được EasyHRM soạn thảo đầy đủ nội dung theo quy định dân sự, dễ điền và sử dụng ngay mà không cần chỉnh sửa nhiều.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu ủy quyền nhận lương chung

Mẫu uỷ quyền nhận lương chung

5.2. Mẫu ủy quyền lĩnh thay lương

Mẫu này dùng khi người lao động ủy quyền cho người thân hoặc đồng nghiệp đến lĩnh lương thay tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, có phần xác nhận của bộ phận kế toán và chữ ký người nhận thay. Phù hợp với các doanh nghiệp vẫn trả lương bằng tiền mặt, cần có chứng từ xác nhận đầy đủ để lưu trữ sổ sách.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu ủy quyền lĩnh thay lương

Mẫu ủy quyền lĩnh thay lương

5.3. Mẫu giấy ủy quyền nhận lương hưu (Mẫu 13-HSB)

Mẫu giấy ủy quyền nhận lương hưu chính thức là Mẫu số 13-HSB ban hành theo Quyết định 166/QĐ-BHXH, áp dụng cho người hưởng lương hưu không thể trực tiếp đến cơ quan BHXH nhận tiền vì lý do sức khỏe, tuổi tác, đang điều trị bệnh hoặc đang ở nước ngoài.

Mẫu yêu cầu có chứng thực chữ ký của người ủy quyền tại chính quyền địa phương, Phòng Công chứng hoặc cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài trước khi nộp cho cơ quan BHXH.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu giấy ủy quyền nhận lương hưu (Mẫu 13-HSB)

Mẫu giấy ủy quyền nhận lương hưu

5.4. Mẫu giấy ủy quyền nhận lương khi định cư nước ngoài

Mẫu áp dụng cho người lao động đang sinh sống hoặc làm việc ở nước ngoài, cần ủy quyền cho người thân trong nước nhận lương hoặc lương hưu thay trong thời gian dài. Mẫu có phần ghi chú về yêu cầu xác nhận của Đại sứ quán hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại quốc gia sở tại, đảm bảo giấy ủy quyền có giá trị pháp lý đầy đủ khi sử dụng trong nước.

⇒ Tải về: [EasyHRM] Mẫu giấy ủy quyền nhận lương khi định cư nước ngoài

Mẫu giấy ủy quyền nhận lương khi định cư nước ngoài

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu ủy quyền nhận lương

6.1. Ủy quyền nhận lương có cần công chứng không?

Tùy trường hợp. Với ủy quyền nhận lương thông thường trong nội bộ doanh nghiệp, nhiều đơn vị chỉ yêu cầu chữ ký của người ủy quyền không bắt buộc công chứng.

Tuy nhiên, nếu lương được chuyển vào tài khoản ngân hàng của người được ủy quyền, theo Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026, giấy ủy quyền bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Với ủy quyền nhận lương hưu từ BHXH, bắt buộc phải có chứng thực chữ ký theo Mẫu 13-HSB, không có chứng thực hồ sơ sẽ bị từ chối.

6.2. Có thể ủy quyền nhiều lần không?

Có. Pháp luật không giới hạn số lần ủy quyền nhận lương. Người lao động có thể lập nhiều giấy ủy quyền cho các kỳ lương khác nhau hoặc ủy quyền cho nhiều người khác nhau tùy từng thời điểm.

Tuy nhiên, mỗi giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực trong phạm vi thời gian và nội dung đã ghi, hết thời hạn hoặc hoàn thành công việc ủy quyền thì giấy tự động chấm dứt hiệu lực. Nếu cần ủy quyền tiếp, người lao động lập giấy ủy quyền mới.

6.3. Người được ủy quyền cần giấy tờ gì khi nhận lương?

Khi đến nhận lương thay, người được ủy quyền cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Giấy ủy quyền gốc: bản gốc có chữ ký của người ủy quyền và công chứng/chứng thực nếu có yêu cầu
CCCD/CMND bản gốc của người được ủy quyền để xác minh danh tính
Bản sao CCCD của người ủy quyền (một số doanh nghiệp yêu cầu kèm theo để đối chiếu)
Phiếu lương hoặc bảng lương của tháng cần nhận nếu doanh nghiệp có phát trước

Lưu ý: người được ủy quyền chỉ được thực hiện đúng phạm vi ghi trong giấy ủy quyền, không được tự ý thay đổi hình thức nhận hoặc yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh thông tin lương thay người ủy quyền.

Giấy ủy quyền nhận lương tuy là văn bản đơn giản nhưng cần soạn thảo đúng nội dung và đảm bảo đúng hình thức pháp lý, sai sót nhỏ có thể khiến người lao động không nhận được lương đúng hạn hoặc phát sinh tranh chấp không đáng có. Tải ngay bộ mẫu ủy quyền nhận lương mới nhất từ EasyHRM đầy đủ các loại, chuẩn pháp lý và sẵn sàng dùng ngay miễn phí.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0869425631
Gmail: info@softdreams.vn
Website: https://easyhrm.vn/
Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.