Mẫu thư mời phỏng vấn là công cụ không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp truyền đạt thông tin rõ ràng và thể hiện sự chuyên nghiệp với ứng viên. Trong bài viết này, Phần mềm tuyển dụng EasyHRM sẽ chia sẻ Top 10 mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn, miễn phí, dễ áp dụng cho nhiều vị trí và tình huống khác nhau, kèm hướng dẫn chi tiết để bạn có thể sử dụng ngay.

Các mẫu thư mời phỏng vấn

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là văn bản hoặc email do bộ phận nhân sự (HR) hoặc người phụ trách tuyển dụng của công ty soạn và gửi cho ứng viên sau khi hồ sơ được chọn qua vòng sơ loại. Thư này thường được gửi qua email hoặc kênh liên lạc chính thức, trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay online) và những yêu cầu mà ứng viên cần chuẩn bị.

Không chỉ dừng lại ở việc thông báo lịch hẹn, thư mời phỏng vấn còn thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ trân trọng của doanh nghiệp đối với ứng viên. Một thư mời được viết rõ ràng, chỉn chu sẽ giúp ứng viên chủ động chuẩn bị tốt hơn, đồng thời góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng đáng tin cậy.

Thư mời phỏng vấn là gì?

XEM THÊM: Bộ Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Sự Giúp “Đọc Vị” Ứng Viên Dễ Dàng

2. Những nội dung bắt buộc trong thư mời phỏng vấn

Khi soạn thư mời phỏng vấn, doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để ứng viên dễ dàng nắm bắt và chuẩn bị. Cụ thể, thư mời phỏng vấn nên bao gồm:

• Thông tin ứng viên: Họ tên, vị trí ứng tuyển.
• Thời gian phỏng vấn: Ngày, giờ cụ thể.
• Địa điểm phỏng vấn: Địa chỉ công ty hoặc đường link phòng họp trực tuyến (nếu phỏng vấn online).
• Hình thức phỏng vấn: Trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua nền tảng online (Zoom, Google Meet…).
• Người liên hệ: Họ tên, chức danh và số điện thoại/email để ứng viên tiện trao đổi khi cần.
• Yêu cầu chuẩn bị: Hồ sơ, giấy tờ hoặc bài test (nếu có).
• Lời nhắc xác nhận: Đề nghị ứng viên phản hồi xác nhận tham dự phỏng vấn.

Những nội dung cần có trong thư mời phỏng vấn

XEM THÊM: Xây Dựng Thương Hiệu Nhà Tuyển Dụng: Lợi Ích Và Các Bước Triển Khai

3. Hướng dẫn viết thư mời phỏng vấn chuẩn

Dưới đây là các bước bạn nên làm khi soạn thư mời phỏng vấn để đảm bảo thư vừa đầy đủ thông tin, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, thân thiện:

Viết tiêu đề thư (Subject / Tiêu đề Email)

Mục đích là khi ứng viên nhìn vào tiêu đề là biết ngay nội dung chính. Theo đó, tiêu đề thư cần:

• Ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm
• Gợi ý: “Thư mời phỏng vấn – [Tên công ty] – Vị trí [Tên vị trí]” hoặc “[Tên công ty] – Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]”

Lời chào và mở đầu + cảm ơn

• Gọi tên ứng viên (ví dụ: “Thân gửi anh/chị [Tên ứng viên]”)
• Cảm ơn ứng viên vì đã ứng tuyển và quan tâm đến công ty

Có thể thêm một câu ngắn về việc hồ sơ của họ được đánh giá tích cực (ví dụ: “Sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn phù hợp với vị trí…”)

• Giới thiệu công ty / thông tin ngắn về công ty (nếu cần)
• Nếu công ty không quá nổi bật hoặc ứng viên có thể chưa biết, bạn có thể thêm 1–2 câu ngắn giới thiệu công ty / lĩnh vực hoạt động
• Ví dụ: “Công ty chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực X, với mục tiêu Y…”

Cung cấp chi tiết về buổi phỏng vấn

Đây là phần quan trọng nên cần phải rõ ràng, không để ứng viên phải hỏi lại:

• Thời gian: ngày, giờ cụ thể
• Địa điểm: địa chỉ trụ sở / phòng ban cụ thể nếu phỏng vấn trực tiếp
• Hình thức: trực tiếp tại công ty hoặc online.
• Nếu là online: cung cấp link phòng họp / tài khoản / mật khẩu / hướng dẫn truy cập
• Tên người phỏng vấn / bộ phận liên quan (nếu đã biết)
• Thời lượng phỏng vấn (nếu muốn “đặt kỳ vọng”)

Yêu cầu chuẩn bị của ứng viên

Liệt kê những thứ ứng viên cần mang theo hoặc chuẩn bị trước:

• Hồ sơ (CV bản cứng, bản mềm, các chứng chỉ, portfolio, bản photo bằng cấp)
• Bài test hoặc bài tập nhỏ (nếu có)
• Thiết bị, phần mềm hỗ trợ (nếu phỏng vấn online)
• Trang phục (nếu công ty có yêu cầu)

Thông tin liên hệ hỗ trợ / người phụ trách

• Tên người phụ trách tuyển dụng / HR
• Số điện thoại / email để ứng viên liên hệ nếu có thắc mắc
• Có thể ghi thời gian liên hệ (ví dụ: “nếu bạn cần hỗ trợ trước buổi phỏng vấn, vui lòng liên hệ trong giờ hành chính”)
• Yêu cầu ứng viên xác nhận tham dự hoặc phản hồi
• Đề nghị ứng viên xác nhận tham dự qua email trả lời hoặc theo cách mà công ty mong muốn
• Có thể đặt hạn chót phản hồi nếu cần
• Nếu thời gian đưa ra chưa phù hợp, có thể đề xuất ứng viên gửi lại khung giờ thay thế

Lời kết + lời trân trọng + chữ ký

Cảm ơn ứng viên một lần nữa. Đồng thời bày tỏ mong muốn được gặp gỡ ứng viên

• Ký tên: tên người gửi, chức vụ, tên công ty
• Gắn thông tin bổ sung nếu cần (website, fanpage công ty để ứng viên tham khảo thêm)

Kiểm tra & gửi thư + xác nhận

Kiểm tra lỗi chính tả, định dạng, thông tin có đầy đủ không

• Gửi thư tới đúng email ứng viên
• Sau khi gửi, bạn nên gọi điện xác nhận để chắc rằng ứng viên đã nhận được thư, tránh thư bị rơi vào spam hoặc ứng viên bỏ sót

Hướng dẫn cách viết thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

XEM THÊM: Tổng Hợp Mẫu Báo Cáo Tuyển Dụng Chuyên Nghiệp

4. Tổng hợp các mẫu thư mời phỏng vấn (có file tải về)

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng, chúng tôi cung cấp 10 mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều vị trí và ngành nghề khác nhau. Mỗi mẫu thư được thiết kế sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với ứng viên.

4.1 Mẫu thư mời phỏng vấn dành cho mọi vị trí

Đây là mẫu thư linh hoạt, có thể áp dụng cho hầu hết các vị trí tuyển dụng trong công ty. Mẫu được thiết kế rõ ràng, dễ chỉnh sửa, giúp thông báo đầy đủ thời gian, địa điểm và người liên hệ cho ứng viên. Sử dụng mẫu này giúp HR tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn dành cho mọi vị trí tại đây

Thư mời phỏng vấn cho mọi vị trí

4.2 Mẫu thư mời phỏng vấn online

Mẫu thư này chuyên dùng cho các cuộc phỏng vấn trực tuyến, qua Zoom, Teams hoặc Google Meet. Nội dung được trình bày chi tiết, hướng dẫn cách truy cập link, thời gian phỏng vấn và các hồ sơ cần chuẩn bị. Nhờ đó, ứng viên dễ dàng nắm bắt thông tin và chuẩn bị tốt, giúp buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn online tại đây

4.3 Mẫu thư mời phỏng vấn dành cho các vị trí cao cấp

Dành cho các ứng viên cấp quản lý, giám sát hoặc chuyên gia, mẫu thư này thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp. Nó nhấn mạnh các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và hồ sơ cần chuẩn bị. Sử dụng mẫu giúp doanh nghiệp gây ấn tượng tốt với ứng viên tiềm năng và đảm bảo quy trình tuyển dụng nghiêm túc.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn dành cho các vị trí cao cấp tại đây

4.4 Mẫu thư mời phỏng vấn thực tập sinh

Thiết kế đặc biệt cho ứng viên thực tập, mẫu thư này thông báo lịch phỏng vấn ngắn gọn, dễ hiểu. Nó cung cấp hướng dẫn về các giấy tờ cần mang theo và thông tin liên hệ. Mẫu giúp HR tạo thiện cảm với sinh viên, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn thực tập sinh tại đây

4.5 Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 1

Phiên bản tiếng Anh dành cho các ứng viên quốc tế hoặc môi trường làm việc song ngữ. Mẫu được trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm và yêu cầu chuẩn bị. Sử dụng mẫu này giúp HR giao tiếp chuyên nghiệp, tạo thiện cảm với ứng viên quốc tế.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 1 tại đây

4.6 Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2

Đây là một lựa chọn khác bằng tiếng Anh, phù hợp với các vị trí yêu cầu kỹ năng giao tiếp và trình độ chuyên môn cao. Mẫu nhấn mạnh cách xác nhận tham gia phỏng vấn và các tài liệu cần chuẩn bị.

Tải Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2 tại đây

4.7 Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 3

Mẫu này phù hợp với các vị trí kỹ thuật hoặc chuyên môn cao, nơi cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ứng viên. Nó cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tham gia phỏng vấn, hồ sơ cần nộp và thông tin liên hệ. Sử dụng mẫu này giúp buổi phỏng vấn diễn ra trơn tru, đảm bảo sự chuyên nghiệp trong toàn bộ quá trình tuyển dụng.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 3 tại đây

4.8 Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 4

Phiên bản tiếng Anh linh hoạt, có thể áp dụng cho nhiều vị trí khác nhau trong công ty. Mẫu nhấn mạnh các thông tin quan trọng, giúp ứng viên nắm rõ thời gian, địa điểm và yêu cầu chuẩn bị. HR có thể dùng mẫu này để giao tiếp hiệu quả với ứng viên quốc tế, đồng thời duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tải mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 4 tại đây

Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

5. Một số lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn

Trong quá trình gửi thư mời phỏng vấn, ngoài việc soạn thảo nội dung chuẩn chỉnh, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến một số điểm quan trọng để tránh sai sót và đảm bảo trải nghiệm tốt cho ứng viên:

• Không gửi thư quá sát ngày phỏng vấn, để ứng viên có thời gian chuẩn bị và công ty kịp sắp xếp nhân sự nếu cần.
• Kiểm tra kỹ thông tin và chính tả trước khi gửi, tránh gây nhầm lẫn hoặc thiếu chuyên nghiệp.
• Gửi đúng địa chỉ email hoặc kênh liên hệ mà ứng viên đã cung cấp, đảm bảo họ nhận được thư đúng lúc.
• Theo dõi phản hồi từ ứng viên để xác nhận tham gia, đồng thời linh hoạt điều chỉnh lịch nếu có thay đổi.

6. Soạn thư mời phỏng vấn nhanh chóng và hiệu quả với EasyHRM

Trong tuyển dụng, việc gửi thư mời phỏng vấn là bước quan trọng nhưng thường mất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Với phần mềm tuyển dụng EasyHRM, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 70% thời gian xử lý nhờ tính năng tự động hóa và quản lý tập trung.

Hệ thống cho phép cá nhân hóa thông tin (tên ứng viên, vị trí, thời gian, địa điểm), đồng thời hỗ trợ gửi thư hàng loạt chỉ với vài thao tác, đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng nhất trong toàn bộ quy trình.

Các tính năng nổi bật của EasyHRM trong quản lý thư mời phỏng vấn:

• Tạo và lưu trữ hơn 100+ mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn, sẵn sàng sử dụng ngay.
• Gửi thư mời tự động 100% theo lịch phỏng vấn đã thiết lập.
• Quản lý lịch phỏng vấn thông minh, cập nhật trạng thái ứng viên theo thời gian thực.
• Lọc và phân loại ứng viên theo vị trí, thời gian, giúp HR dễ dàng sắp xếp.
• Xuất báo cáo chi tiết hiệu quả tuyển dụng, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng.

Nhờ EasyHRM, nhiều doanh nghiệp đã rút ngắn đáng kể quy trình tuyển dụng, giảm sai sót thủ công và nâng cao trải nghiệm ứng viên. Đây chính là giải pháp giúp bộ phận HR vừa tiết kiệm công sức, vừa xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp.

Tuyển dụng nhanh chóng, chính xác với phần mềm EasyHRM

7. Kết luận

Sử dụng mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với ứng viên và tối ưu hóa quá trình tuyển dụng. 

Để tối ưu toàn bộ quy trình này, nhiều doanh nghiệp đã tin dùng phần mềm tuyển dụng EasyHRM. Với khả năng quản lý lịch phỏng vấn, gửi thư mời tự động và theo dõi ứng viên theo thời gian thực, EasyHRM giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả tuyển dụng.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.