Quên chấm công là tình huống không tránh khỏi, nhất là với những nhân viên bận rộn, làm việc linh hoạt. Tổng hợp các mẫu giải trình quên chấm công chuẩn dưới đây của Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn minh bạch lý do cá nhân. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng quy định chung của doanh nghiệp.

1. Giải trình quên chấm công là gì?

Giải trình quên chấm công là văn bản hoặc lời xác nhận của nhân viên gửi đến phòng nhân sự/cấp quản lý khi không thực hiện đúng thao tác chấm công (check-in/check-out) theo quy định.

Nội dung giải trình thường nêu rõ lý do quên chấm công và kèm theo bằng chứng nếu có, để HR xem xét và bổ sung công hợp lệ, đảm bảo quyền lợi về lương thưởng cho nhân viên.

Giải trình quên chấm công là gì?

Hơn 2.000+ doanh nghiệp đã tin dùng phần mềm chấm công EasyHRM để tự động ghi nhận thời gian làm việc, nhắc nhở đúng giờ và giảm thiểu tối đa tình trạng quên chấm công.

2. Khi nào cần làm giấy giải trình đi muộn về sớm?

Trong quá trình làm việc, đôi lúc nhân viên khó tránh khỏi việc đi muộn hoặc về sớm. Nếu có lý do chính đáng, bạn nên làm giấy giải trình để minh bạch và tránh ảnh hưởng đến quyền lợi hay đánh giá công việc:

• Gặp sự cố giao thông: Tắc đường nghiêm trọng, xe hỏng giữa đường, tai nạn nhỏ khi đang di chuyển đến công ty.
• Vấn đề sức khỏe: Bị mệt, đau đầu, cảm sốt, cần đi khám hoặc nghỉ sớm trong ngày.
• Việc gia đình khẩn cấp: Người thân bị ốm, tai nạn, đám cưới, đám ma, hoặc đưa đón con em đi học.
• Thời tiết xấu: Mưa lớn, ngập đường, bão lũ ảnh hưởng đến thời gian di chuyển.
• Lý do cá nhân chính đáng: Làm giấy tờ tùy thân, đi ngân hàng, giải quyết thủ tục cá nhân cần thiết.
• Lịch công tác ngoài: Đi gặp khách hàng, khảo sát công trình, hoặc làm việc bên ngoài theo phân công nhưng chưa quay về đúng giờ hành chính.

Trường hợp cần làm giấy giải trình quên chấm công

XEM THÊM: Cách Làm Bảng Chấm Công Excel [Có File Tải]

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu giải trình quên chấm công

3.1 Những nội dung cần có

Một mẫu đơn giải trình quên chấm công cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Tiêu đề & quốc hiệu: Bắt đầu bằng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, kèm ngày/tháng/năm lập đơn.

• Thông tin người làm đơn: Họ tên, phòng ban, chức vụ, mã nhân viên, số điện thoại và địa chỉ.

• Tên văn bản: Ví dụ “ĐƠN XIN XÁC NHẬN CHẤM CÔNG” hoặc “ĐƠN GIẢI TRÌNH CHẤM CÔNG”

• Nội dung chính: 

• Nêu rõ thời gian bị quên chấm (ngày, giờ).

• Mô tả lý do quên chấm công.

• Đề xuất cách xử lý, ví dụ yêu cầu cập nhật công bù 

• Cam kết: Khẳng định tính trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật 

• Chữ ký & xác nhận: Người làm đơn ký tên; ghi rõ tên và chữ ký của quản lý/phòng nhân sự.

Những nội dung cần có trong mẫu giải trình quên chấm công

3.2 Hướng dẫn viết giải trình chấm công thuyết phục, rõ ràng

Để mẫu giải trình quên chấm công được duyệt nhanh chóng, bạn nên viết theo chuẩn hành chính, đầy đủ thông tin và dễ hiểu:

Quốc hiệu, tiêu ngữ + ngày tháng lập đơn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM  

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tiêu đề đơn (in hoa, căn giữa)

Ví dụ: “ĐƠN XIN XÁC NHẬN CHẤM CÔNG” hoặc “ĐƠN GIẢI TRÌNH CHẤM CÔNG”

Kính gửi 

Ghi rõ người nhận như GĐ/Công ty và bộ phận liên quan, ví dụ: “Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty XYZ; Phòng Nhân sự”

Thông tin cá nhân

• Họ tên
• Ngày sinh
• Mã NV (nếu có)
• Chức vụ, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại

Lý do quên chấm công

Nêu rõ ngày/quãng thời gian bị quên check-in/out.

Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, trung thực và mang tính hành chính.

Ví dụ: “Do sáng 10/6/2025, điện thoại hết pin nên tôi quên không kịp chấm công bằng app…”

Lời đề nghị

Xin phòng nhân sự và quản lý cập nhật lại ngày công thiếu hoặc điều chỉnh dữ liệu chấm công cho đúng thực tế.

Cam kết & bằng chứng đính kèm

Cam kết thông tin trung thực và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật. Nếu có, đính kèm: hình ảnh, email, xác nhận đồng nghiệp… để tăng độ tin cậy.

Lời cảm ơn & chữ ký

Kết đơn bằng việc cảm ơn sự xem xét.

Ký tên và ghi rõ họ tên, sau đó là chữ ký xác nhận của cấp quản lý/phòng nhân sự

3.3 Gợi ý các lý do giải trình quên chấm công thuyết phục

Khi lỡ quên chấm công, việc đưa ra lý do hợp lý, minh bạch và có căn cứ sẽ giúp HR/Quản lý dễ dàng chấp thuận bổ sung:

• Bận rộn công việc gấp: Ví dụ đang họp đột xuất, xử lý tình huống khẩn cấp, quên thao tác check-in/out.
• Thiết bị cá nhân gặp sự cố: Điện thoại hết pin, thẻ chấm công để quên, không thể thao tác đúng lúc.
• Lỗi hệ thống: Máy chấm công vân tay bị lỗi, wifi chậm, phần mềm chấm công gặp trục trặc.
• Làm việc thực tế nhưng chưa được ghi nhận: Đi công tác, làm ngoài giờ hoặc bù ca nhưng hệ thống chưa cập nhật.
• Nhầm lẫn ca hoặc thời gian: Do thay đổi lịch làm việc nhưng chưa kịp cập nhật trên hệ thống.

4. Tổng hợp mẫu giải trình quên chấm công, có link tải

Dưới đây là tổng hợp các mẫu giải trình quên chấm công phổ biến nhất năm 2025, phù hợp với nhiều tình huống thực tế mà nhân viên thường gặp. Bạn có thể tham khảo và tải về từng mẫu theo đúng hoàn cảnh cần xử lý.

Tổng hợp các mẫu giải trình chấm công phổ biến

4.1 Mẫu giải trình quên chấm công cá nhân 

Mẫu dùng khi nhân viên quên thực hiện thao tác chấm công vào hoặc ra vì lý do cá nhân. Trình bày rõ thời gian và nguyên nhân cụ thể.

Tải ngay

4.2 Mẫu giải trình không chấm công do quên điện thoại

Trường hợp nhân viên quên mang theo điện thoại hoặc thiết bị có ứng dụng chấm công, mẫu này giúp trình bày lý do và đề nghị bộ phận nhân sự cập nhật công đúng với thực tế.

Tải ngay

4.3 Mẫu giải trình quên chấm công do đi công tác

Trường hợp nhân viên quên mang theo điện thoại hoặc thiết bị có ứng dụng chấm công, mẫu này giúp trình bày lý do và đề nghị bộ phận nhân sự cập nhật công đúng với thực tế.

Tải ngay

4.4 Mẫu giải trình quên chấm công do hệ thống lỗi

Khi nhân viên có lịch công tác đột xuất và không thể chấm công tại công ty, mẫu giải trình này sẽ thể hiện rõ lịch trình, nhiệm vụ và đề xuất xác nhận từ cấp quản lý.

Tải ngay

4.5 Mẫu giải trình chấm công do quên quẹt thẻ, vân tay

Mẫu này phù hợp khi nhân viên quên quẹt thẻ/vân tay lúc vào hoặc ra, dẫn đến thiếu thông tin chấm công.

Tải ngay

5. Lưu ý khi viết mẫu giải trình quên chấm công

Để mẫu giải trình được chấp nhận nhanh chóng và không làm ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Viết ngắn gọn, đúng trọng tâm: Trình bày lý do rõ ràng, tránh lan man hoặc diễn giải dài dòng. Mẫu giải trình chỉ cần tập trung vào sự việc, thời gian và nguyên nhân chính.
• Trung thực và khách quan: Tuyệt đối không bịa lý do hoặc đổ lỗi cho hệ thống, đồng nghiệp nếu không có căn cứ. Người phê duyệt sẽ đánh giá cao sự trung thực và tinh thần trách nhiệm.
• Dùng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Dù chỉ là một biểu mẫu nội bộ, nhưng bạn vẫn nên giữ thái độ tôn trọng và văn phong đúng mực, tránh viết kiểu thiếu nghiêm túc.
• Nêu rõ ngày giờ và ca làm việc bị thiếu chấm công: Đây là thông tin bắt buộc để bộ phận nhân sự kiểm tra, đối chiếu và xác minh trước khi cập nhật lại công.
• Đính kèm bằng chứng (nếu có): Nếu có ảnh chụp màn hình, lịch họp, email xác nhận hoặc các tài liệu chứng minh lý do vắng mặt hay hệ thống lỗi, bạn nên bổ sung cùng mẫu giải trình để tăng tính thuyết phục.
• Nộp đúng thời hạn quy định: Mỗi doanh nghiệp có quy định riêng về thời gian tiếp nhận giải trình chấm công. Việc nộp muộn có thể khiến đơn không được xử lý kịp thời, ảnh hưởng đến lương hoặc thưởng.

6. Sử dụng phần mềm EasyHRM – Giải pháp tránh quên chấm công hiệu quả

Theo khảo sát nội bộ của nhiều doanh nghiệp, có đến 30–40% nhân viên từng ít nhất một lần quên chấm công mỗi tháng, gây sai lệch dữ liệu và tốn thời gian xử lý. EasyHRM giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề này, nhờ hệ thống quản lý chấm công tự động chính xác, minh bạch.

4 tính năng nổi bật của EasyHRM:

• Giảm 99% tình trạng quên chấm công: Nhắc nhở theo thời gian thực qua điện thoại/máy tính khi đến giờ vào/ra ca.
• 100% linh hoạt khi chấm công: Nhân viên có thể chấm công ở bất cứ đâu bằng GPS, WiFi, QR code – đặc biệt phù hợp cho đội ngũ làm việc từ xa.
• Tiết kiệm 70% thời gian tổng hợp công: Hệ thống tự động báo cáo cuối ngày/tuần và cảnh báo thiếu công tức thì.
• Xử lý nhanh gấp 3 lần khi quên chấm công: Tạo và gửi giải trình trực tiếp trên phần mềm, thay vì giấy tờ thủ công.

EasyHRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý giờ giấc hiệu quả mà còn tăng sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.

7. FAQ về mẫu giải trình chấm công

7.1 Quên chấm công có bị trừ lương không?

Tùy vào quy định từng doanh nghiệp, việc quên chấm công có thể ảnh hưởng đến lương nếu không có đơn giải trình hợp lệ.

Một số công ty sẽ mặc định không ghi nhận thời gian làm việc nếu không có dữ liệu chấm công, dẫn đến việc bị trừ lương hoặc không tính công trong ngày đó. Do đó, người lao động nên chủ động làm đơn giải trình để được xem xét và điều chỉnh kịp thời.

7.2 Có được gửi mẫu giải trình chấm công qua email không?

Câu trả lời là có. Nhiều doanh nghiệp hiện nay chấp nhận hình thức gửi mẫu giải trình qua email hoặc nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, để tránh sai sót hoặc thất lạc, người gửi cần đảm bảo email rõ ràng, đính kèm đầy đủ biểu mẫu và gửi đúng người có thẩm quyền duyệt.

7.3 Hậu quả khi quên giải trình chấm công

Việc chấm công không chỉ để ghi nhận thời gian làm việc mà còn là căn cứ quan trọng để tính lương. Vì vậy, nếu quên chấm công, dù do bận rộn, thói quen hay sự cố kỹ thuật, đều có thể kéo theo nhiều rắc rối:

Đối với nhân viên:

• Nguy cơ không được tính công hoặc tính lương cho ngày làm việc đó.
• Ảnh hưởng quyền lợi cá nhân vì chấm công vừa là nghĩa vụ vừa là bằng chứng làm việc của mỗi người.

Đối với phòng nhân sự:

• Tốn thời gian xử lý khiếu nại thiếu công từ nhân viên.
• Phải rà soát lại lịch sử chấm công, kiểm chứng nhân viên có đi làm thực tế.
• Thêm bước bổ sung công, xuất lại bảng công và xác nhận lại với nhân viên → dễ dẫn đến chậm trễ khi chốt lương.
• Gia tăng khối lượng giấy tờ, quy trình duyệt giải trình chấm công.

8. Kết luận

Trên đây là các mẫu giải trình quên chấm công thông dụng, giúp bạn dễ dàng xử lý những tình huống phát sinh liên quan đến chấm công. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được mẫu phù hợp và hoàn thiện nhanh chóng bản giải trình khi cần thiết. 

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Không còn bảng tính Excel phức tạp hay sai sót thủ công, EasyHRM mang đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình:

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Với chi phí linh hoạt, triển khai nhanh chóng và giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.