Viết mẫu đơn xin nghỉ việc tưởng chừng đơn giản nhưng nếu thiếu tinh tế hoặc không đúng quy định, bạn có thể gặp rắc rối trong quá trình nghỉ việc và ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân. Trong bài viết này, Phần mềm quản lý nhân sự HRM EasyHRM sẽ tổng hợp các mẫu đơn xin thôi việc đúng chuẩn cho nhiều trường hợp, kèm theo các lưu ý mà bạn cần biết. 

1. Đơn xin nghỉ việc là gì? Khi nào cần sử dụng?

Đơn xin nghỉ việc là văn bản thể hiện nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động đối với doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên trong quy trình nghỉ việc đúng quy định, giúp cả hai bên nắm rõ thông tin, thời gian và lý do chấm dứt quan hệ lao động.

Bạn cần sử dụng mẫu đơn xin nghỉ việc trong các trường hợp như: muốn chuyển công việc, thay đổi môi trường làm việc, lý do cá nhân hoặc khi hợp đồng lao động sắp hết hạn.

Đơn xin nghỉ việc là gì?

Xem Thêm: Cắt Giảm Nhân Sự Là Gì? Toàn Bộ Quy Trình & Quyền Lợi Cần Biết

2. Nghỉ việc như thế nào là đúng luật?

Nghỉ việc đúng luật là khi người lao động thực hiện đầy đủ trách nhiệm theo hợp đồng lao động và tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành. Điều này bao gồm việc nộp mẫu đơn xin nghỉ việc đúng thời hạn báo trước, đảm bảo không vi phạm nghĩa vụ hoặc gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

2.1 Thời gian báo trước theo từng loại hợp đồng

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019:

• Hợp đồng không xác định thời hạn: Báo trước ít nhất 45 ngày.
• Hợp đồng xác định thời hạn (từ 12 tháng – 36 tháng): Báo trước ít nhất 30 ngày.
• Hợp đồng dưới 12 tháng: Báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.

Người lao động cần nộp đơn xin nghỉ việc theo đúng quy định của Luật lao động

2.2 Các trường hợp được nghỉ việc không cần báo trước

Người lao động có quyền nghỉ việc ngay mà không cần báo trước nếu thuộc các trường hợp sau:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc như cam kết.
• Không được trả đủ lương hoặc bị chậm lương từ 15 ngày trở lên.
• Bị ngược đãi, cưỡng bức lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Bản thân hoặc gia đình gặp hoàn cảnh không thể tiếp tục công việc.

2.3 Trường hợp nghỉ việc trái luật và hệ quả pháp lý

Nếu người lao động nghỉ việc mà không báo trước đúng thời hạn, tự ý nghỉ ngang hoặc không có lý do chính đáng thì sẽ bị xem là nghỉ việc trái pháp luật. Hậu quả có thể bao gồm:

• Bồi thường nửa tháng lương theo hợp đồng.
• Bồi thường chi phí đào tạo nếu có thỏa thuận đào tạo nghề.
• Không được trả trợ cấp thôi việc.

3. Hướng dẫn quy trình xin nghỉ việc đúng quy định, không mất quyền lợi

Để nghỉ việc hợp pháp và đảm bảo đầy đủ quyền lợi, người lao động cần tuân theo một quy trình rõ ràng. Dưới đây là các bước cơ bản bạn nên thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị mẫu đơn xin nghỉ việc đầy đủ thông tin

Trước tiên, bạn cần chuẩn bị mẫu đơn xin nghỉ việc có ghi rõ họ tên, chức danh, lý do nghỉ việc, thời gian dự kiến nghỉ và cam kết bàn giao công việc. Việc trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình xét duyệt thuận lợi hơn.

Bước 2: Nộp đơn đúng thời hạn quy định

Tùy vào loại hợp đồng, bạn cần nộp đơn xin nghỉ việc trước từ 3 – 45 ngày (đã nêu ở phần trước). Việc báo trước đúng thời gian là điều kiện quan trọng để không bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật.

Bước 3: Bàn giao công việc và tài sản

Sau khi được duyệt, bạn cần phối hợp bàn giao đầy đủ công việc, tài liệu, tài sản công ty và các quyền truy cập nội bộ (nếu có). Việc bàn giao đầy đủ giúp đảm bảo uy tín cá nhân và tránh tranh chấp sau nghỉ việc.

Bước 4: Làm thủ tục chốt sổ, thanh toán và nhận quyết định nghỉ việc

Cuối cùng, bạn nên làm việc với bộ phận nhân sự để hoàn tất thủ tục như chốt sổ BHXH, thanh toán lương, trợ cấp thôi việc và nhận quyết định nghỉ việc bằng văn bản.

Các bước xin nghỉ việc đúng quy định

4. Tổng Hợp 10 Mẫu đơn xin nghỉ việc phổ biến – Tải miễn phí, chỉnh sửa dễ dàng

Danh sách dưới đây cung cấp 8+ mẫu đơn chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa, phù hợp với nhiều trường hợp nghỉ việc. Bạn có thể download đơn xin nghỉ việc miễn phí và sử dụng ngay khi cần.

4.1 Mẫu đơn xin nghỉ việc file Word

Mẫu này được soạn sẵn dưới dạng file Word, rất tiện lợi để bạn chỉnh sửa nhanh, in ra hoặc gửi qua email. Hình thức chỉn chu, nội dung đầy đủ, giúp tiết kiệm thời gian khi cần nghỉ việc theo đúng quy trình.

Mẫu đơn xin nghỉ việc file word

4.2 Mẫu đơn xin thôi việc viết tay

Nếu công ty yêu cầu đơn viết tay để thể hiện sự cam kết và nghiêm túc, mẫu này sẽ rất phù hợp. Bố cục rõ ràng, dễ viết, tránh sai sót và vẫn đảm bảo nội dung tuân thủ quy định.

Mẫu đơn xin thôi việc viết tay

4.3 Mẫu đơn xin thôi việc đơn giản

Dành cho những trường hợp nghỉ việc không phức tạp, ít thủ tục, chỉ cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng về lý do nghỉ và thời gian bàn giao công việc. Giúp tiết kiệm thời gian cho cả bạn và bộ phận nhân sự.

Mẫu đơn vị thôi việc đơn giản

4.4 Mẫu đơn xin thôi việc chuẩn

Được soạn thảo theo đúng quy định và thông lệ doanh nghiệp, mẫu đơn này đảm bảo bạn không bỏ sót thông tin cần thiết, tránh rắc rối về sau và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Mẫu đơn xin thôi việc chuẩn

4.5 Mẫu đơn xin nghỉ việc công ty

Thiết kế riêng cho nhân viên làm việc trong các công ty, văn phòng, mẫu này có sẵn đầy đủ các phần cần thiết như lý do, thời gian nghỉ, thời gian bàn giao công việc, giúp quy trình duyệt đơn nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Mẫu đơn xin nghỉ việc công ty

4.6 Mẫu đơn xin nghỉ việc của công nhân

Phù hợp cho người lao động trong nhà máy, xí nghiệp hoặc công trường. Mẫu đơn này chú trọng thông tin về vị trí làm việc, ca kíp, thời gian bàn giao để đảm bảo không làm gián đoạn dây chuyền sản xuất.

Mẫu đơn xin nghỉ việc của công nhân

4.7 Mẫu đơn xin nghỉ việc không lương

Áp dụng khi bạn cần tạm nghỉ để giải quyết việc cá nhân nhưng không hưởng lương trong thời gian đó. Mẫu này giúp thể hiện rõ lý do, thời gian xin nghỉ và cam kết tuân thủ các quy định của công ty.

Mẫu đơn xin nghỉ việc không lương

4.8 Mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

Hỗ trợ các lao động nữ chuẩn bị nghỉ sinh con, đảm bảo quyền lợi chế độ thai sản đúng theo quy định pháp luật. Mẫu này nêu rõ thời gian nghỉ, thời gian dự kiến đi làm lại, tránh phát sinh tranh chấp quyền lợi sau này.

Mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

4.9 Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do cá nhân

Nếu bạn cần nghỉ việc vì lý do riêng tư như sức khỏe, gia đình, định hướng nghề nghiệp…, mẫu này giúp bạn trình bày lý do khéo léo, lịch sự và đúng luật, bảo vệ quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do cá nhân

4.10 Mẫu đơn xin nghỉ việc đột xuất

Khi có tình huống khẩn cấp buộc phải nghỉ ngay, mẫu đơn này giúp bạn thông báo kịp thời, đảm bảo cung cấp đủ thông tin cần thiết để công ty sắp xếp công việc thay thế và hạn chế gián đoạn.

Mẫu đơn xin nghỉ việc đột xuất

5. Cách viết đơn xin nghỉ việc

Một mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp cần ngắn gọn, rõ ràng và đúng chuẩn hành chính. Nội dung đơn nên thể hiện thái độ tôn trọng với doanh nghiệp, đồng thời thể hiện trách nhiệm trong việc bàn giao công việc. Dưới đây là các phần không thể thiếu khi viết đơn:

1. Quốc hiệu – tiêu ngữ

Phần mở đầu của đơn cần đúng thể thức văn bản hành chính, ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2. Tiêu đề đơn

Ghi rõ: ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC (hoặc Đơn xin thôi việc, Đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động).

3. Thông tin người làm đơn

• Họ và tên
• Chức vụ, bộ phận đang làm việc
• Ngày bắt đầu làm việc (nếu cần)

4. Nội dung xin nghỉ việc

• Nêu rõ nguyện vọng nghỉ việc
• Thời gian dự kiến nghỉ
• Lý do nghỉ (có thể trình bày ngắn gọn, khéo léo)
• Cam kết bàn giao công việc đầy đủ

5. Lời cảm ơn và đề nghị xem xét

• Bày tỏ sự cảm ơn tới công ty
• Đề nghị cấp trên xem xét và phê duyệt đơn

6. Chữ ký

• Ký và ghi rõ họ tên người làm đơn
• Có thể bổ sung phần xác nhận của trưởng bộ phận và giám đốc (tùy theo yêu cầu doanh nghiệp)

Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn

6. Mẹo viết đơn xin nghỉ việc tinh tế, giữ thiện cảm

Một mẫu đơn xin nghỉ việc không chỉ là thủ tục hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế của người lao động. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn viết đơn xin nghỉ việc vừa lịch sự vừa giữ thiện cảm:

• Trình bày gọn gàng, đúng mẫu: Hãy sử dụng một mẫu đơn xin nghỉ việc có bố cục rõ ràng, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh viết tay lộn xộn hoặc thiếu các thông tin cơ bản.
• Tránh phê phán, phàn nàn: Dù lý do nghỉ việc là gì, bạn nên hạn chế nhắc đến những bất mãn hay xung đột. Việc chỉ trích công ty, quản lý hay môi trường làm việc trong đơn sẽ khiến hình ảnh cá nhân bị ảnh hưởng.
• Dùng lời lẽ lịch sự, tích cực: Hãy thể hiện sự cảm ơn chân thành đối với cơ hội đã nhận được trong thời gian làm việc. Ví dụ: “Tôi xin chân thành cảm ơn công ty đã tạo điều kiện để tôi phát triển trong suốt thời gian qua.”
• Lý do nghỉ nên trình bày hợp lý, vừa đủ: Bạn không cần trình bày lý do quá chi tiết. Chỉ cần nêu ngắn gọn, trung lập như: “Vì lý do cá nhân”, “Tôi có kế hoạch phát triển công việc riêng”,… là đủ.
• Cam kết trách nhiệm rõ ràng: Thể hiện rõ tinh thần trách nhiệm bằng việc chủ động đề xuất bàn giao công việc đúng tiến độ. Điều này giúp tạo sự tin tưởng và thiện cảm từ phía công ty.

Mẹo viết đơn xin nghỉ việc lịch sự, giữ thiện cảm

7. Quản lý nghỉ việc dễ dàng – Tự động hóa toàn bộ quy trình với phần mềm EasyHRM

Việc xử lý mẫu đơn xin nghỉ việc và quản lý nhân sự nghỉ việc sẽ đơn giản hơn nhiều khi ứng dụng phần mềm EasyHRM. Dưới đây là những tính năng hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình:

• Tạo và quản lý đơn xin nghỉ việc trực tuyến ngay trên hệ thống, dễ thao tác, tiết kiệm thời gian.
• Tự động ghi nhận đầy đủ thông tin: họ tên, ngày nghỉ, lý do, phương án bàn giao, người phê duyệt.
• Quản lý bàn giao công việc rõ ràng, hạn chế vấn đề phát sinh sau nghỉ việc.
• Thiết lập quy trình phê duyệt linh hoạt, chỉ định người xét duyệt và theo dõi tiến độ xử lý.
• Lưu trữ hồ sơ nghỉ việc tập trung, dễ tra cứu, không lo thất lạc.
• Báo cáo nghỉ việc tự động, hỗ trợ HR theo dõi tình hình nhân sự theo từng thời điểm.

Phần mềm EasyHRM giúp HR quản lý nhân sự dễ dàng

8. Giải đáp thắc mắc về đơn xin nghỉ việc (FAQ)

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi làm mẫu đơn xin nghỉ việc và thủ tục liên quan, giúp bạn hiểu rõ quyền lợi cũng như trách nhiệm của mình:

8.1 Đơn xin nghỉ việc có bắt buộc phải nêu lý do không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, việc nêu lý do phù hợp và khéo léo sẽ giúp đơn dễ được chấp thuận và tạo thiện cảm với công ty.

8.2 Không được duyệt đơn có được nghỉ không?

Có. Nếu bạn đã báo trước đúng thời gian theo luật, thì vẫn có quyền nghỉ việc dù công ty không ký duyệt. (Theo khoản 9 Điều 34 Bộ luật lao động 2019)

8.3 Có thể viết đơn xin nghỉ việc qua email không?

Được. Nhiều doanh nghiệp hiện nay chấp nhận đơn qua email, miễn là nội dung rõ ràng, đầy đủ thông tin và được gửi đến đúng người có thẩm quyền.

8.4 Thời gian báo trước nghỉ việc theo luật mới là bao lâu?

Tùy loại hợp đồng:

• Hợp đồng không xác định thời hạn: 45 ngày
• Hợp đồng xác định thời hạn: 30 ngày
• Hợp đồng dưới 12 tháng: 3 ngày làm việc

8.5 Bị công ty từ chối đơn nghỉ việc thì làm sao?

Khi công ty từ chối đơn xin nghỉ việc, người lao động vẫn có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu đã báo trước đúng thời hạn theo quy định của pháp luật. Trường hợp không thể đạt được thỏa thuận với công ty, bạn có thể:

• Thực hiện nghỉ việc hợp pháp theo quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.
• Gửi đơn khiếu nại đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nếu công ty gây khó dễ hoặc không giải quyết hồ sơ liên quan.
• Khởi kiện ra tòa án lao động nếu tranh chấp kéo dài và ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân.

9. Kết luận

Một mẫu đơn xin nghỉ việc rõ ràng, đúng chuẩn không chỉ giúp bạn chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm. Hãy áp dụng đúng quy trình, lựa chọn ngôn từ khéo léo để rời công ty một cách văn minh, giữ thiện cảm và đảm bảo đầy đủ quyền lợi sau nghỉ việc.