Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số nhanh chóng, bảo mật

Hiện nay, ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì nhanh, hợp pháp và không cần gặp mặt trực tiếp. Vậy chữ ký số là gì, ký như thế nào và cần lưu ý điều gì? Bài viết dưới đây Phần mềm ký hợp đồng điện tử EasyHRM sẽ hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số nhanh chóng, bảo mật.

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số nhanh chóng, bảo mật

1. Tìm hiểu về chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Công nghệ đang thay đổi cách doanh nghiệp giao kết và quản lý hợp đồng. Việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số không chỉ là bước tiến công nghệ mà còn là yếu tố giúp tổ chức nâng cao năng lực cạnh tranh. Vậy:

1.1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử dùng để ký tài liệu, hợp đồng trên môi trường online.
Thay vì ký tay trên giấy, người dùng sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên file điện tử như PDF.

Chữ ký số giúp:

• Xác định đúng người ký
• Đảm bảo nội dung tài liệu không bị thay đổi sau khi ký
• Có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu được cấp hợp lệ

Thông thường, chữ ký số được lưu trong USB Token. Khi ký, người dùng chỉ cần cắm Token vào máy tính và nhập mã PIN để xác nhận.

Nói đơn giản, chữ ký số chính là chữ ký tay phiên bản điện tử, nhưng an toàn hơn, nhanh hơn và phù hợp cho việc ký hợp đồng từ xa.

Chữ ký số để ký hợp đồng điện tử

1.2. Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là bản thỏa thuận được tạo lập, ký và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Các loại hợp đồng phổ biến gồm: hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ. 

Khi ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số quá trình diễn ra trực tuyến, loại bỏ giới hạn về không gian và thời gian. Khác với hợp đồng giấy truyền thống, bản điện tử lưu trữ trong hệ thống số có thể dễ dàng truy xuất, tìm kiếm và bảo vệ tốt hơn khỏi hư hại vật lý.

1.3. USB Token là gì?

USB Token là một thiết bị nhỏ giống USB, dùng để lưu trữ chữ ký số của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Khi cần ký hợp đồng điện tử hay văn bản online, người dùng chỉ cần:

• Cắm USB Token vào máy tính
• Nhập mã PIN
• Hệ thống sẽ dùng chữ ký số trong Token để ký tài liệu

USB Token giúp:

• Xác nhận đúng người ký
• Ngăn người khác ký thay khi không có Token và mã PIN
• Đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho hợp đồng điện tử

Hiểu đơn giản, USB Token là “chìa khóa” chứa chữ ký số, chỉ khi có đúng thiết bị và mã PIN thì mới ký được.

2. Những lợi ích khi ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số không chỉ là xu hướng, mà đang trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, gọn hơn và an toàn hơn.

• Ký hợp đồng nhanh gấp nhiều lần so với ký tay: Không còn cảnh in hợp đồng, chờ ký, scan rồi gửi qua lại. Chỉ vài phút thao tác, hợp đồng có thể hoàn tất ký dù các bên ở xa nhau.
• Tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành: Doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, giấy tờ, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ. Với số lượng hợp đồng lớn, khoản tiết kiệm này là rất rõ ràng.
• Đảm bảo giá trị pháp lý, hạn chế rủi ro tranh chấp: Chữ ký số giúp xác định chính xác người ký và thời điểm ký, đồng thời đảm bảo nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.
• Bảo mật cao, kiểm soát người ký chặt chẽ: Chỉ người có chữ ký số và mã xác thực mới ký được hợp đồng, tránh tình trạng ký nhầm, ký sai hoặc bị giả mạo chữ ký.
• Ký mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc địa lý: Dù làm việc tại nhà, đi công tác hay ký với đối tác ở tỉnh khác, việc ký hợp đồng vẫn diễn ra liền mạch.
• Quản lý hợp đồng khoa học, dễ tra cứu: Hợp đồng được lưu trữ điện tử, dễ tìm kiếm, theo dõi trạng thái ký và kiểm soát toàn bộ lịch sử ký kết.

Thực hiện ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số nhanh chóng, an toàn

3. Hướng dẫn chi tiết các thao tác ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

EasyHRM không chỉ là phần mềm quản lý nhân sự mà còn hỗ trợ ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, giúp bạn hoàn tất ký ngay trên hệ thống mà không cần in ấn hay công cụ ngoài.

3.1. Chuẩn bị trước khi ký

Trước khi ký hợp đồng bằng chữ ký số trên EasyHRM, bạn cần:

• Hợp đồng đã được tạo trên hệ thống EasyHRM (có thể là hợp đồng lao động, thỏa thuận… tùy loại hợp đồng doanh nghiệp đang sử dụng).
• Chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số này có thể là USB Token hoặc chữ ký số từ xa được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Máy tính đã kết nối chữ ký số (USB Token)
• Nếu dùng USB Token, cắm thiết bị vào máy tính và đảm bảo cài driver/token cần thiết.

3.2. Đăng nhập và mở hợp đồng cần ký

Đăng nhập vào EasyHRM bằng tài khoản có quyền quản lý hợp đồng.

• Vào mục Hợp đồng trong menu nhân sự.
• Chọn hợp đồng đã tạo và cần ký số.

3.3. Chọn ký bằng chữ ký số

Khi hợp đồng đã mở trên hệ thống, bạn sẽ thấy các tùy chọn ký trái với hợp đồng.

• Chọn phương thức ký bằng chữ ký điện tử / ký số.
• Hệ thống sẽ hiển thị lựa chọn chữ ký số được đính kèm (nếu tài khoản đã liên kết nhiều chứng thư số).

3.4. Thực hiện ký hợp đồng

Chọn vị trí ký trên hợp đồng (nếu cần).

Hệ thống xử lý ký số:

• Nếu dùng USB Token, bạn nhập mã PIN để xác nhận.
• Nếu dùng chữ ký số từ xa, xác nhận theo hướng dẫn của hệ thống. Chờ hệ thống ghi nhận chữ ký số lên hợp đồng.

Khi ký thành công, EasyHRM sẽ hiển thị trạng thái hợp đồng đã ký và lưu lại lịch sử ký số để dễ tra cứu sau này.

3.5. Tải và chia sẻ hợp đồng đã ký

Sau khi ký xong, bạn có thể tải file hợp đồng PDF đã ký để lưu trữ hoặc gửi cho người lao động / đối tác.

Hợp đồng sẽ được lưu trữ tập trung trên EasyHRM, dễ tra cứu theo nhân sự, theo trạng thái ký hoặc theo loại hợp đồng.

Kiểm tra kỹ hợp đồng điện tử trước khi thực hiện ký

4. FAQ về cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

4.1  Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số có giá trị pháp lý không?

Có. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ 01/7/2024, pháp luật Việt Nam quy định rằng:

• Hình thức ký dưới dạng chữ ký điện tử không thể bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì là điện tử.
• Trong đó, chữ ký số khi đáp ứng điều kiện pháp luật (được bảo đảm bằng chứng thư chữ ký số) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay trên văn bản giấy.
• Điều này có nghĩa là hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số hợp lệ sẽ được công nhận về hiệu lực và giá trị pháp lý như hợp đồng ký tay, miễn là tuân thủ đúng quy định hiện hành.

4.2 Sau khi ký, hợp đồng có thể chỉnh sửa được không?

Không. Sau khi hợp đồng điện tử đã được ký bằng chữ ký số, nội dung hợp đồng sẽ bị khóa và không thể chỉnh sửa.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào về nội dung:

• Chữ ký số trên hợp đồng sẽ mất hiệu lực
• Hợp đồng phải được chỉnh sửa lại và ký lại từ đầu

Điều này nhằm đảm bảo:

• Nội dung hợp đồng không bị can thiệp sau khi ký
• Quyền lợi và trách nhiệm của các bên được bảo vệ rõ ràng
• Hạn chế rủi ro tranh chấp phát sinh sau này

4.3 Chữ ký số hết hạn thì hợp đồng đã ký có còn hiệu lực không?

Hợp đồng điện tử vẫn có hiệu lực pháp lý nếu tại thời điểm ký, chữ ký số còn hiệu lực và được sử dụng đúng quy định.

Việc chữ ký số hết hạn sau thời điểm ký không làm ảnh hưởng đến:

• Giá trị pháp lý của hợp đồng
• Hiệu lực ràng buộc giữa các bên

Điều quan trọng là:

• Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký
• Thông tin ký (người ký, thời gian ký, nội dung ký) được hệ thống ghi nhận đầy đủ

Giải đáp thắc mắc về chữ ký số để ký hợp đồng điện tử

4.4 Hợp đồng ký bằng chữ ký số có hiệu lực khi nào?

Hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số có hiệu lực ngay khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện của một hợp đồng thông thường và được ký bởi chữ ký số hợp pháp của các bên.

Điều đó có nghĩa là:

• Nội dung hợp đồng phải đủ các yếu tố hợp đồng (thỏa thuận, đối tượng rõ ràng, không vi phạm pháp luật),
• Và chữ ký số được sử dụng để ký phải hợp pháp, còn hiệu lực và đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng.

Ngay khi những điều kiện này được thỏa mãn, hợp đồng ký bằng chữ ký số sẽ có hiệu lực pháp lý tương tự hợp đồng ký tay và bắt đầu ràng buộc các bên thực hiện theo thỏa thuận

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số là chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng tốc quy trình và đảm bảo pháp lý vững chắc. Với sự đầu tư đúng hướng, mỗi tổ chức có thể xây dựng hệ thống giao kết hợp đồng minh bạch, nhanh gọn. Giờ là lúc để bạn chuyển đổi, bắt đầu hành trình số hóa hợp đồng thông minh cho doanh nghiệp mình.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.