Hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh (ID) duy nhất theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong quản lý lao động số. Mỗi hợp đồng sau khi ký số sẽ được cấp ID trong vòng 24 giờ để phục vụ kiểm soát và tra cứu. Điều này buộc doanh nghiệp phải thay đổi cách quản lý hợp đồng nếu không muốn gặp rủi ro pháp lý. Vậy quy định này cụ thể ra sao và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì? Bài viết dưới đây EasyHRM sẽ giải đáp cụ thể!

Hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh từ ngày 01/07/2026

1. Hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh từ 1/7/2026 (Nghị định 337/2025/NĐ-CP)

Căn cứ theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định:

“4. Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.”

Hiểu đơn giản, sau khi hợp đồng lao động điện tử được ký xong và hoàn tất xác thực, doanh nghiệp không chỉ lưu lại nội bộ mà bắt buộc phải gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ.

Cụ thể, trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký số, đơn vị cung cấp dịch vụ eContract phải gửi hợp đồng đã hoàn chỉnh lên hệ thống này để tiến hành gắn ID.

Từ 1/7/2026, hợp đồng lao động điện tử cần có mã định danh

2. Vai trò và lợi ích của mã định danh (ID) trong hợp đồng lao động điện tử

Việc tích hợp mã định danh hợp đồng lao động điện tử là yêu cầu quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo tính pháp lý và hỗ trợ công tác kiểm tra, tra cứu, báo cáo theo quy định hiện hành. Cụ thể:

• Định danh duy nhất cho từng hợp đồng: Mã ID giúp mỗi hợp đồng lao động điện tử được nhận diện riêng biệt, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp hoặc nhầm lẫn giữa các hợp đồng.
• Tối ưu hóa việc quản lý và tra cứu: Áp dụng mã định danh tạo thuận lợi cho các cơ quan chức năng cũng như doanh nghiệp trong quá trình quản lý, kiểm tra và đối chiếu thông tin hợp đồng khi cần thiết.
• Nâng cao tính minh bạch và giá trị pháp lý: Mã ID góp phần đảm bảo tính công khai, minh bạch và tăng cường độ tin cậy pháp lý cho hợp đồng điện tử, đáp ứng yêu cầu giám sát từ cơ quan quản lý nhà nước.
• Hỗ trợ thống kê và phân tích dữ liệu: Việc gắn mã định danh giúp việc tổng hợp, thống kê và phân tích dữ liệu hợp đồng lao động được thực hiện hiệu quả trên phạm vi rộng.

3. Quy định về việc gắn mã định danh (ID) trên hợp đồng lao động điện tử

Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc gắn mã định danh (ID) cho hợp đồng lao động điện tử được quy định cụ thể như sau:

3.1. Về thời điểm và thời hạn gắn mã định danh

Nhằm giúp cơ quan nhà nước cập nhật dữ liệu kịp thời để quản lý, kiểm tra và giám sát.

• Thời điểm tính: kể từ khi bên cuối cùng hoàn tất ký số.
• Thời hạn: trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm đó.
• Trách nhiệm: đơn vị cung cấp dịch vụ eContract phải gửi hợp đồng lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

3.2. Về tính duy nhất của mã định danh

Mục đích để đảm bảo mỗi hợp đồng được nhận diện riêng biệt, tránh nhầm lẫn hoặc trùng lặp.

• Mỗi hợp đồng sau khi tiếp nhận sẽ được cấp 1 mã ID riêng.
• Mã này không trùng lặp và không dùng lại cho hợp đồng khác.

3.3. Về giá trị pháp lý của mã định danh

Để tăng tính pháp lý và đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng điện tử.

• Xác thực: giúp xác định chính xác hợp đồng, đảm bảo không bị thay đổi.
• Tra cứu: hỗ trợ người lao động, doanh nghiệp và cơ quan (thuế, BHXH, quản lý lao động) dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu thông tin.

3.4. Về phạm vi áp dụng

Mục đích để áp dụng thống nhất cho mọi hình thức hợp đồng lao động điện tử.

• Áp dụng cho hợp đồng điện tử ký mới.
• Áp dụng cho hợp đồng giấy chuyển đổi sang điện tử và ký số lại.
• Điểm chung: sau khi ký xong, đều phải gửi lên hệ thống để gắn ID trong 24 giờ.

Quy định chi tiết về mã định danh đối với hợp đồng lao động điện tử

4. Điều kiện định danh và xác thực khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý và được công nhận hiệu lực, các bên tham gia ký kết cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về định danh và xác thực theo quy định pháp luật như sau:

4.1. Đối với người lao động và người sử dụng lao động

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các chủ thể là cá nhân khi tham gia giao kết hợp đồng phải được xác minh danh tính chính xác thông qua một trong các loại giấy tờ hoặc tài khoản định danh hợp lệ:

• Cá nhân: Cần có ít nhất một trong các giấy tờ như CCCD, tài khoản định danh điện tử mức 2 hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài phải kèm thị thực hoặc giấy tờ miễn thị thực hợp lệ).
• Tổ chức: Phải cung cấp hồ sơ pháp lý (quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) cùng với giấy tờ định danh của người đại diện theo pháp luật theo quy định áp dụng cho cá nhân.
• Đồng thời, các bên bắt buộc sử dụng chữ ký số hợp lệ và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4.2. Đối với doanh nghiệp

• Tư cách pháp lý: Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của các thông tin đã đăng ký.
• Thẩm quyền ký kết: Hợp đồng phải được ký bằng chữ ký số hợp lệ của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp, phù hợp với quy định pháp luật và điều lệ hoạt động của tổ chức.

4.3. Đối với nhà cung cấp dịch vụ eContract

Nhà cung cấp dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và tính an toàn của toàn bộ quá trình ký kết hợp đồng. Theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện hoạt động: Phải được cấp phép kinh doanh dịch vụ tin cậy và được cơ quan có thẩm quyền cho phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Yêu cầu xác thực: Bắt buộc triển khai các giải pháp công nghệ để kiểm tra, đối chiếu và xác minh danh tính của các bên tham gia, bao gồm cả việc ứng dụng dữ liệu sinh trắc học nhằm đảm bảo đúng chủ thể ký kết.

Yêu cầu kỹ thuật hệ thống: Nền tảng eContract cần đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật quan trọng như:

• Sử dụng phần mềm ký số hợp pháp.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Lưu trữ, quản lý và cho phép tra cứu hợp đồng đã ký.
• Có chức năng định danh và xác thực chủ thể giao kết.
• Ghi nhận sự đồng thuận của các bên đối với nội dung hợp đồng.
• Thực hiện chứng thực hợp đồng trước khi gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã ID.
• Hỗ trợ chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy theo quy định.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo chuẩn của Bộ Nội vụ.
• Thực hiện tổng hợp, thống kê và báo cáo phục vụ công tác quản lý.
• Kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định.
• Đảm bảo an toàn thông tin theo quy định pháp luật về an ninh mạng. 

Điều kiện xác thực chủ thể trong hợp đồng lao động điện tử

5. Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM – Giải pháp đáp ứng đầy đủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Trước yêu cầu mới khi hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh và tuân thủ chặt chẽ quy định về xác thực, lưu trữ, kiểm soát dữ liệu, doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm vừa đảm bảo pháp lý vừa tối ưu vận hành. Nền tảng hợp đồng điện tử EasyHRM được thiết kế chuyên sâu cho nghiệp vụ nhân sự, cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình từ tạo lập, ký kết đến quản lý vòng đời hợp đồng trên một hệ thống duy nhất.

• Tạo lập & quản lý hợp đồng tập trung: Cho phép soạn thảo hợp đồng từ mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh, tự động điền dữ liệu từ hồ sơ nhân sự và quản lý toàn bộ hợp đồng trên một nền tảng duy nhất.
• Ký hợp đồng điện tử nhanh chóng, đa hình thức: Hỗ trợ ký bằng chữ ký số, OTP hoặc chữ ký điện tử, cho phép nhiều bên ký đồng thời và theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
• Tự động nhắc hạn & theo dõi tiến độ ký: Hệ thống gửi thông báo khi hợp đồng chưa hoàn tất hoặc sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp không bỏ sót các mốc quan trọng.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý & bảo mật dữ liệu: Áp dụng cơ chế xác thực danh tính, mã hóa dữ liệu và lưu trữ an toàn trên nền tảng cloud, đảm bảo tuân thủ Luật Giao dịch điện tử và các quy định liên quan.
• Tra cứu, lưu trữ và đối soát dễ dàng: Hợp đồng sau khi ký được lưu trữ có hệ thống, cho phép tìm kiếm nhanh theo nhiều tiêu chí và xuất file khi cần phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
• Tích hợp đồng bộ hệ thống nhân sự: EasyHRM liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương… giúp dữ liệu hợp đồng luôn đồng nhất và hỗ trợ quản trị tổng thể hiệu quả.
• Tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí: Giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót thủ công và tối ưu chi phí quản lý so với phương thức truyền thống. 

Với các tính năng trên, EasyHRM không chỉ là công cụ ký hợp đồng điện tử mà còn là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đặc biệt trong việc gắn mã định danh, xác thực và quản lý hợp đồng lao động điện tử một cách hiệu quả, an toàn và minh bạch.

EasyHRM – Phần mềm hợp đồng điện tử đáp ứng quy định Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Tạm kết

Hy vọng qua bài viết của EasyHRM, bạn đã nắm được những điểm cốt lõi xoay quanh quy định hợp đồng lao động điện tử phải gắn mã định danh. Đây là bước tiến quan trọng trong quản lý lao động hiện đại và minh bạch dữ liệu. Doanh nghiệp nên sớm thích nghi để tối ưu vận hành và đảm bảo đúng luật. Đừng quên lựa chọn giải pháp phù hợp để triển khai dễ dàng hơn!