Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số quản trị nhân sự. Tuy nhiên, từ ngày 1/7/2026 – thời điểm Nhà nước triển khai chính thức Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn băn khoăn: liệu hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc hay không? Bài viết dưới đây EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu đúng và đầy đủ theo quy định pháp luật mới nhất.

Hợp đồng lao động điện tử: Quy định, Giá trị pháp lý doanh nghiệp cần biết [2026]

 1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, được ký kết bằng phương thức điện tử theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo quy định, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung, hình thức và phương thức xác thực.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

💟💟 Trải nghiệm ngay Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM giúp ký nhanh, quản lý chặt và đúng pháp luật ngay từ đầu.
Đăng ký dùng thử miễn phí để số hóa hợp đồng lao động và giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp ngay hôm nay.

2. Căn cứ pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết bằng hình thức điện tử thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Ngoài ra, Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số cũng quy định rõ: hợp đồng điện tử có giá trị như bản giấy nếu:

• Nội dung được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử có thể truy cập, kiểm tra được.
• Có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ.
• Được lưu trữ, quản lý theo quy định.

Như vậy, hợp đồng lao động điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý và được pháp luật Việt Nam công nhận.

Căn cứ pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

3. Từ 1/7/2026, hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

3.1 Không bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, pháp luật không bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động điện tử kể từ ngày 1/7/2026.

Doanh nghiệp và người lao động được quyền lựa chọn:

• Ký hợp đồng lao động điện tử
• Hoặc tiếp tục sử dụng hợp đồng lao động bằng văn bản giấy

Miễn là hình thức hợp đồng được hai bên thỏa thuận và tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động.

3.2 Mốc 1/7/2026 là mốc triển khai, không phải mốc bắt buộc

Ngày 1/7/2026 là thời điểm:

• Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do cơ quan nhà nước quản lý được vận hành chính thức
• Các quy định về giao kết, lưu trữ, khai thác hợp đồng lao động điện tử được áp dụng thống nhất

Đây không phải là mốc buộc doanh nghiệp phải chuyển toàn bộ hợp đồng lao động sang hình thức điện tử.

XEM THÊM: Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện

4. Khi nào nên sử dụng hợp đồng điện tử?

Mặc dù không bắt buộc theo quy định pháp luật, hợp đồng lao động điện tử đặc biệt phù hợp trong những trường hợp doanh nghiệp cần tối ưu tốc độ, chi phí và quản trị hồ sơ nhân sự:

4.1 Doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, tuyển dụng thường xuyên

Với doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc tuyển mới liên tục, việc ký hợp đồng giấy dễ phát sinh chậm trễ, thiếu sót và tốn nhiều nguồn lực xử lý hồ sơ. Hợp đồng lao động điện tử cho phép ký hợp đồng hàng loạt, theo dõi trạng thái ký từng nhân sự và lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ và tính pháp lý của hợp đồng.

4.2 Lao động làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhiều địa điểm

Khi người lao động không làm việc cố định tại một địa điểm, hợp đồng điện tử giúp các bên ký kết mà không cần gặp trực tiếp, không phải gửi hồ sơ qua bưu điện hay di chuyển nhiều lần. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo hợp đồng có hiệu lực đúng thời điểm người lao động bắt đầu làm việc.

4.3 Doanh nghiệp muốn số hóa và quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ dưới dạng số, dễ tra cứu, dễ đối chiếu và hạn chế rủi ro mất mát so với hồ sơ giấy. Việc số hóa hợp đồng cũng tạo nền tảng để kết nối với hệ thống quản lý nhân sự, phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán và giải quyết tranh chấp lao động khi cần.

4.4 Cần ký hợp đồng nhanh, ký lại hoặc gia hạn hợp đồng hàng loạt

Trong các trường hợp cần ký gấp, gia hạn hoặc điều chỉnh hợp đồng cho nhiều lao động cùng lúc, hợp đồng điện tử giúp rút ngắn đáng kể thời gian ký kết. Doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục trong thời gian ngắn, đảm bảo hợp đồng có hiệu lực kịp thời và không gián đoạn quan hệ lao động.

Dễ dàng tra cứu thông tin khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử

5. Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM – Ký nhanh, Đúng luật, Giá rẻ

Trong bối cảnh pháp luật đã công nhận đầy đủ giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, câu hỏi của doanh nghiệp không còn là “có nên sử dụng hay không”, mà là giải pháp nào giúp ký nhanh, quản lý chặt và hạn chế rủi ro pháp lý.

EasyHRM là nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp, giúp số hóa toàn bộ quy trình từ soạn thảo – ký kết – lưu trữ đến quản lý vòng đời hợp đồng, thay thế hiệu quả cách làm thủ công bằng giấy.

Lý do doanh nghiệp nên chọn Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM: 

• Ký hợp đồng lao động điện tử nhanh, từ xa: Ký mọi lúc, mọi nơi, ký đồng loạt nhiều hợp đồng, phù hợp doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên hoặc có nhân sự làm việc đa địa điểm.
• Đảm bảo hiệu lực pháp lý, sẵn sàng khi tranh chấp: Hợp đồng ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ, có xác thực và lưu vết giao dịch rõ ràng, đủ điều kiện làm chứng cứ theo quy định pháp luật.
• Quản lý hợp đồng tập trung, tra cứu trong vài giây: Toàn bộ hợp đồng được lưu trữ hệ thống, phân loại theo nhân sự và thời hạn, thuận tiện cho thanh tra, kiểm tra và quản trị nội bộ.
• Kiểm soát chặt thời hạn, giảm rủi ro vi phạm: Tự động theo dõi, nhắc gia hạn hoặc tái ký hợp đồng, giúp doanh nghiệp luôn chủ động tuân thủ pháp luật lao động.
• Giảm chi phí, tăng hiệu quả vận hành: Loại bỏ in ấn, lưu kho hồ sơ giấy, rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót trong quản lý hợp đồng.

Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM – Ký nhanh, Đúng luật, Giá rẻ

6. FAQ về hợp đồng lao động điện tử

Xoay quanh chủ đề về hợp đồng lao động điện tử, có khá nhiều thắc mắc đang được mọi người quan tâm như sau:

6.1 Hợp đồng lao động điện tử có dùng làm chứng cứ khi tranh chấp không?

Có. Hợp đồng lao động điện tử được chấp nhận là chứng cứ điện tử khi giải quyết tranh chấp, nếu đảm bảo xác định được người ký, thời điểm ký và tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng.

6.2 Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

Có. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nếu được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ, nội dung đúng quy định của Bộ luật Lao động và được lưu trữ đúng cách.

6.3 Ký hợp đồng lao động điện tử có cần chữ ký số không?

Có. Để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực pháp lý đầy đủ, các bên phải sử dụng chữ ký điện tử hợp lệ; trong thực tế, chữ ký số là hình thức phổ biến và có mức độ pháp lý cao nhất, giúp xác định rõ người ký và thời điểm ký.

7. Kết luận

Hợp đồng lao động điện tử không chỉ là giải pháp thay thế cho hợp đồng giấy mà còn là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Với tính pháp lý rõ ràng, quy trình ký kết nhanh gọn và khả năng lưu trữ an toàn, đây chính là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.