Chữ ký số để ký hợp đồng điện tử – Giải pháp bảo mật an toàn, hiệu quả

Chữ ký số để ký hợp đồng điện tử đang trở thành một công cụ thay đổi cách doanh nghiệp vận hành. Xu hướng này tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình ký kết. Vậy chữ ký số ký hợp đồng điện tử là gì? Cách thức sử dụng ra sao? Theo dõi bài viết dưới đây của EasyHRM để giải đáp những thắc mắc này. 

Chữ Ký Số Để Ký Hợp Đồng Điện Tử – Giải Pháp Bảo Mật Hiệu Quả

1. Chữ ký số để ký hợp đồng điện tử là gì?

Chữ ký số ký hợp đồng điện tử là hình thức sử dụng chữ ký số hợp pháp để xác nhận và ký kết hợp đồng được lập dưới dạng điện tử, thay cho việc ký tay trên giấy.

Hiểu đơn giản, chữ ký số giúp xác định đúng người ký, đảm bảo nội dung hợp đồng không bị sửa đổi sau khi ký và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng đúng quy định pháp luật.

Khi ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số:

• Người ký dùng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp
• Chữ ký được gắn trực tiếp vào file hợp đồng (PDF, Word…)
• Mọi thay đổi sau khi ký đều được hệ thống phát hiện

Hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký số được pháp luật Việt Nam công nhận theo Luật Giao dịch điện tử và có hiệu lực như hợp đồng giấy, miễn là các bên đồng thuận và chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký.

Chữ ký số để ký hợp đồng điện tử là gì?

XEM THÊM: Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện

2. Những lợi ích khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Khi mỗi hợp đồng đều là cam kết pháp lý quan trọng, việc đảm bảo tính minh bạch, bảo mật và giá trị pháp lý trở nên tối ưu. Chữ ký số chính là giải pháp giúp mọi hợp đồng được xác thực an toàn và không thể chối bỏ:

Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích:

• Rút ngắn toàn bộ quy trình ký kết: Thay vì mất vài ngày luân chuyển hồ sơ, chữ ký số giúp hợp đồng được ký – xác nhận – hoàn tất gần như ngay lập tức, đẩy nhanh tiến độ kinh doanh và ra quyết định.
• Loại bỏ rủi ro “ký cho có”: Chữ ký số gắn liền với danh tính người ký và thời điểm ký cụ thể, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng ký nhầm, ký hộ hoặc chối bỏ trách nhiệm sau này.
• Kiểm soát hợp đồng chặt chẽ hơn: Mọi hành động ký, chỉnh sửa, hoàn tất đều được ghi nhận rõ ràng, tạo thành dấu vết pháp lý minh bạch mà hợp đồng giấy khó làm được.
• An toàn hơn cả ký tay truyền thống: Hợp đồng sau khi ký số không thể bị sửa nội dung âm thầm. Chỉ cần thay đổi một ký tự, hệ thống sẽ phát hiện ngay, giảm tối đa rủi ro gian lận.
• Phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt: Dù nhân sự làm việc từ xa, ký với đối tác ở tỉnh khác hay nước ngoài, việc ký kết vẫn diễn ra liền mạch, không gián đoạn vận hành.
• Chuẩn hóa và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: Quy trình ký hợp đồng điện tử thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại và tuân thủ pháp luật, tạo niềm tin với đối tác, khách hàng và người lao động.
• Sẵn sàng cho quản trị số lâu dài: Chữ ký số không chỉ dùng để ký hợp đồng mà còn là nền tảng để doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình pháp lý, nhân sự và tài chính trong tương lai.

Chữ ký số sau khi thực hiện sẽ không thể chỉnh sửa

Bạn đang tham khảo các loại chữ ký số để ký hợp đồng điện tử nhanh gọn, chuẩn pháp lý?
Đăng ký dùng thử ngay chữ ký số CA kết hợp giải pháp hợp đồng điện tử EasyHRM!

3. Chữ ký số ký hợp đồng điện tử có mấy loại?

Khi ký hợp đồng điện tử, bạn có thể sử dụng nhiều loại chữ ký số khác nhau, tùy vào nhu cầu và mức độ bảo mật:

• Chữ ký số USB Token: Đây là loại phổ biến nhất. Chữ ký được lưu trên một chiếc USB nhỏ, giống như “chìa khóa điện tử”. Khi ký hợp đồng, bạn chỉ cần cắm USB vào máy tính và nhập mã PIN. Loại này rất bảo mật, khó giả mạo, nhưng bạn phải luôn mang theo USB để ký
• Chữ ký số từ xa (Remote / Cloud Signing): Chữ ký này được lưu trên internet, cho phép ký hợp đồng trực tiếp trên máy tính, điện thoại hay máy tính bảng mà không cần USB. Xác thực bằng mật khẩu, mã OTP hoặc vân tay/Face ID. Ưu điểm là ký mọi lúc, mọi nơi, nhưng cần có kết nối internet ổn định.
• Chữ ký số HSM (Hardware Security Module): Loại này sẽ sử dụng thiết bị phần cứng chuyên dụng để lưu trữ và ký hợp đồng, thường áp dụng cho doanh nghiệp lớn với nhiều người ký. Loại này bảo mật rất cao, nhưng chi phí đầu tư ban đầu cao hơn.
• Chữ ký số Smartcard: Được lưu trên thẻ thông minh và cần thiết bị đọc thẻ để ký. Nó cũng bảo mật tốt và dễ quản lý, nhưng ít phổ biến hơn USB Token.

Tìm hiểu về các loại chữ ký số để ký hợp đồng phổ biến

4. Hướng dẫn sử dụng, ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số giúp bạn hoàn tất hợp đồng nhanh chóng, an toàn và hợp pháp, mà không cần ký tay trên giấy. Dưới đây là quy trình từng bước:

4.1. Chuẩn bị chữ ký số

Trước khi bắt đầu ký, bạn cần chuẩn bị chữ ký số hợp pháp để đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý.

• USB Token: chữ ký lưu trên USB, cắm vào máy tính và nhập mã PIN khi ký.
• Chữ ký số từ xa (Remote / Cloud Signing): ký trực tiếp trên internet bằng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng, xác thực bằng mật khẩu, mã OTP hoặc vân tay/Face ID.

4.2. Đăng nhập vào hệ thống ký số

Tiếp theo, đăng nhập vào nền tảng ký số để bắt đầu quá trình ký hợp đồng.

• Mở nền tảng ký số của nhà cung cấp (ví dụ MISA eSign).
• Nhập tài khoản đã đăng ký chữ ký số.
• Kiểm tra kết nối thiết bị hoặc internet để đảm bảo ký không bị gián đoạn.

4.3. Tải hợp đồng lên hệ thống

Trước khi ký, bạn cần đưa hợp đồng vào hệ thống để chuẩn bị ký.

• Chọn Tải lên trên giao diện.
• Chọn file hợp đồng từ máy tính hoặc thiết bị (PDF, DOCX, DOC…).
• Hệ thống sẽ hiển thị hợp đồng để bạn kiểm tra lại nội dung.

4.4. Chọn chứng thư số

Trước khi ký, hãy chắc chắn chọn đúng chứng thư số để xác thực chính xác người ký.

• Hệ thống sẽ nhận thông tin chứng thư số của bạn.
• Nếu có nhiều chứng thư, chọn chứng thư phù hợp với người ký.
• Kiểm tra kỹ tên, đơn vị và thời gian ký.

4.5. Thực hiện ký hợp đồng

Đây là bước quan trọng để hoàn tất quá trình ký kết hợp đồng.

• Kéo chữ ký vào vị trí cần ký.
• Nhấn Ký để bắt đầu.
• Xác nhận ký trên thiết bị: nhập mã PIN (USB Token) hoặc xác thực bằng mật khẩu, OTP, vân tay/Face ID (chữ ký từ xa).

Tìm hiểu về các loại chữ ký số để ký hợp đồng phổ biến

4.6. Lưu trữ và chia sẻ hợp đồng

Sau khi ký xong, hợp đồng đã hoàn tất và sẵn sàng để lưu trữ hoặc gửi cho các bên liên quan.

• Tải hợp đồng về máy để lưu trữ cá nhân.
• Lưu trữ trên hệ thống để quản lý tập trung, dễ tra cứu.
• Gửi hợp đồng cho các bên liên quan qua email hoặc nền tảng ký số.

4.7. Lưu ý quan trọng

Để quá trình ký hợp đồng an toàn và suôn sẻ, hãy lưu ý những điều sau:

• Kiểm tra thông tin chữ ký và chứng thư số trước khi ký.
• Chuẩn bị USB Token hoặc thiết bị xác thực đầy đủ.
• Giữ an toàn mã PIN và chứng thư số.
• Nếu có nhiều bên ký, xác nhận thứ tự ký để hợp đồng hợp pháp.

5. EasyHRM – Đơn vị cung cấp chữ ký số, hợp đồng điện tử uy tín

Trong thời đại số, việc quản lý hợp đồng thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro về sai sót, thất lạc hay vi phạm pháp luật. EasyHRM cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử kết hợp chữ ký số uy tín, giúp doanh nghiệp ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng hoàn toàn trực tuyến, nhanh chóng và an toàn.

Với Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM, doanh nghiệp có thể:

• Tạo và quản lý hợp đồng tập trung, phân loại theo loại, phòng ban hay trạng thái ký, mọi thông tin đều dễ tra cứu.
• Ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng chữ ký số, USB Token hoặc OTP, cho phép nhiều bên cùng ký nhanh chóng và theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
• Đảm bảo bảo mật và pháp lý: dữ liệu được mã hóa, danh tính người ký xác thực, lưu trữ lịch sử thao tác đầy đủ, phù hợp luật giao dịch điện tử.
• Tối ưu quy trình nhắc hạn và báo cáo: hệ thống tự động nhắc ngày hết hạn, gia hạn, chấm dứt hợp đồng và tổng hợp báo cáo chi tiết, giúp quản lý hiệu quả.

Nhờ giải pháp này, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian ký kết, giảm sai sót mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý hợp đồng.

EasyHRM – Đơn vị cung cấp chữ ký số, hợp đồng điện tử uy tín

6. FAQ về chữ ký số ký hợp đồng điện tử

6.1. Hợp đồng ký bằng chữ ký số có hiệu lực không?

Hợp đồng ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng ký tay.

• Theo Luật Giao dịch điện tử 2023: chữ ký điện tử và chữ ký số an toàn vẫn giữ giá trị pháp lý;
• Chữ ký điện tử chuyên dùng hoặc chữ ký số an toàn được công nhận tương đương chữ ký tay;
• Khi pháp luật yêu cầu xác nhận của cơ quan, chữ ký số của cơ quan đó vẫn được coi là hợp lệ.

6.2. Hợp đồng ký bằng chữ ký số có hiệu lực khi nào?

Hợp đồng có hiệu lực ngay khi đáp ứng đủ các điều kiện của một hợp đồng thông thường và được ký bằng chữ ký số hợp pháp.

• Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ hợp pháp;
• Nội dung hợp đồng phải được bảo đảm toàn vẹn sau khi ký.

6.3. Một bên ký chữ ký số, bên còn lại ký tay có được không?

Hoàn toàn được, miễn là cả hai bên đồng ý. Hợp đồng này gọi là hợp đồng hỗn hợp và vẫn có giá trị pháp lý.

6.4. Doanh nghiệp được sử dụng nhiều chữ ký không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn được quyền sử dụng nhiều chữ ký số cùng lúc. Không có giới hạn về số lượng chữ ký số mà một doanh nghiệp có thể đăng ký hoặc sử dụng.

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Cung cấp chữ ký số cho nhiều cá nhân, phòng ban để ký hợp đồng, chứng từ điện tử.
• Quản lý giao dịch linh hoạt, phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận.
• Đảm bảo mọi giao dịch điện tử vẫn hợp pháp, an toàn và minh bạch.

Tóm lại, sử dụng nhiều chữ ký số là hoàn toàn hợp pháp và thực tế rất phổ biến trong doanh nghiệp.

6.5. Làm sao để kiểm tra hợp đồng đã ký bằng chữ ký số có hợp lệ không?

Bạn có thể kiểm tra hợp đồng bằng phần mềm đọc chữ ký số hoặc trên nền tảng ký số. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin người ký, thời gian ký và xác nhận rằng nội dung hợp đồng chưa bị chỉnh sửa kể từ khi ký.

7. Kết luận

Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số để ký hợp đồng điện tử đã trở thành công cụ thiết yếu cho mọi tổ chức. Giải pháp này rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và minh bạch trong từng giao dịch. Khách hàng có thể ký kết mọi lúc mọi nơi, quy trình vận hành trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.