Chi phí tuyển dụng chính là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách nhân sự hiệu quả. Bài viết này từ EasyHRM sẽ giải thích rõ bản chất khoản chi, hướng dẫn công thức tính toán chi tiết và chia sẻ những chiến lược thực tế để tối ưu hóa ngân sách, giúp bạn tuyển đúng người mà không lãng phí nguồn lực.

Chi phí tuyển dụng: Cách tính & Tối ưu ngân sách

1. Chi phí tuyển dụng là gì? 

Chi phí tuyển dụng là toàn bộ khoản tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để tìm kiếm, thu hút và chọn được ứng viên phù hợp cho một vị trí.

Những chi phí này không chỉ nằm ở quảng cáo tuyển dụng mà còn bao gồm nhiều hoạt động trước, trong và sau quá trình tuyển như:

• Chi phí truyền thông tuyển dụng: đăng tin trên website việc làm, chạy quảng cáo, làm nội dung thương hiệu tuyển dụng.
• Chi phí nhân sự nội bộ: thời gian làm việc của HR, quản lý và bộ phận phối hợp (phỏng vấn, duyệt hồ sơ, đào tạo ban đầu).
• Chi phí công cụ, phần mềm: ATS, phần mềm đăng tin, hệ thống test online.
• Chi phí sàng lọc, đánh giá ứng viên: bài test năng lực, đánh giá tính cách, bài kiểm tra chuyên môn.
• Chi phí phỏng vấn: tổ chức phỏng vấn trực tiếp/online, chi phí đi lại (nếu có).
• Chi phí tuyển dụng thất bại: thử việc không đạt, tuyển sai người, thay thế nhân sự mới.

Tiết kiệm đến 70% chi phí tuyển dụng và rút ngắn thời gian phỏng vấn Phần mềm tuyển dụng EasyHRM giúp bạn quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng chỉ trong một nền tảng duy nhất. Dùng thử ngay!!!

2. Tại sao cần tính toán chi phí tuyển dụng?

Hiểu rõ chi phí tuyển dụng là gì, cách tính sẽ giúp doanh nghiệp biết được giá trị thực tế để có được một nhân tài, từ đó đánh giá xem con số này có xứng đáng với vị trí và mục tiêu kinh doanh hay không.

2.1. Vì tuyển dụng tốn nhiều hơn doanh nghiệp nghĩ

Theo các thống kê ngành nhân sự, mỗi vị trí tuyển dụng trung bình tiêu tốn từ 3-15 triệu đồng, tùy cấp độ. Với các vị trí quản lý, chi phí này có thể tăng gấp 3-5 lần.

Nếu không tính toán rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ “chảy máu chi phí” mà không hay biết.

2.2. Giúp kiểm soát ngân sách và giảm lãng phí

Khi tách bạch từng khoản (quảng cáo, đăng tin, phần mềm, thời gian HR…), doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các khoản chi phí đang không mang lại hiệu quả thực tế.

Biết rõ khoản nào đang đốt tiền giúp bạn cắt giảm đúng chỗ mà không ảnh hưởng đến chất lượng ứng viên.

2.3. Tối ưu kênh tuyển dụng, tránh chi sai chỗ

Không phải kênh nào cũng mang lại ứng viên chất lượng.

Ví dụ: một job board có thể tiêu tốn 2-3 triệu đồng/tin, nhưng chỉ mang lại vài CV không phù hợp. Trong khi một kênh khác rẻ hơn lại cho tỉ lệ chuyển đổi gấp đôi.

Khi tính chi phí, doanh nghiệp sẽ biết kênh nào đáng đầu tư và kênh nào nên cắt giảm.

2.4. Giảm rủi ro tuyển sai 

Tuyển sai người là “chi phí ẩn” nghiêm trọng nhất.

Theo benchmark thông dụng, mỗi lần tuyển sai có thể khiến doanh nghiệp mất bằng 2-3 tháng lương của vị trí đó (do đào tạo lại, giảm năng suất, tuyển lại từ đầu…).

Việc tính toán chi phí giúp doanh nghiệp thấy rõ: tuyển sai không chỉ phí tiền, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất đội nhóm.

2.5. Giúp dự báo nhu cầu nhân sự

Khi có dữ liệu chi phí qua từng đợt tuyển, HR dễ dàng dự đoán được:

• cần bao nhiêu ngân sách cho mỗi quý
• timeline tuyển bao lâu
• thời điểm nào cần tăng nguồn lực hoặc tăng ngân sách

Nhờ đó, doanh nghiệp không bị động khi xuất hiện nhu cầu tuyển đột xuất.

2.6. Cơ sở đánh giá hiệu suất của bộ phận HR

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả thường có:

• Chi phí/ứng viên đạt chuẩn thấp
• Thời gian tuyển (Time-to-Fill) rút ngắn 20-30%
• Tỉ lệ tuyển đúng cao

Những con số này chỉ có khi doanh nghiệp tính và theo dõi chi phí một cách bài bản. Đây cũng là căn cứ thuyết phục khi HR đề xuất: mua thêm công cụ, bổ sung nhân lực hoặc tăng ngân sách.

XEM THÊM: Tổng Hợp Mẫu Báo Cáo Tuyển Dụng Chuyên Nghiệp

3. Công thức tính chi phí tuyển dụng

Để đánh giá hiệu quả tuyển dụng và kiểm soát ngân sách, doanh nghiệp thường sử dụng chỉ số Cost Per Hire (CPH). Chỉ số này thể hiện tổng chi phí cần bỏ ra để tuyển một nhân sự mới.

Công thức:

Trong đó:

• Chi phí nội bộ: các khoản phát sinh bên trong doanh nghiệp như lương của bộ phận HR, chi phí đào tạo nhân viên mới, chi phí quản lý, vận hành phần mềm tuyển dụng, thời gian của quản lý tham gia phỏng vấn.
• Chi phí bên ngoài: các khoản chi trả cho dịch vụ bên ngoài như đăng tin trên website việc làm, thuê headhunter, tổ chức sự kiện tuyển dụng, chi phí đi lại, lưu trú, quảng cáo tuyển dụng.

4. Chi phí tuyển dụng gồm những gì? 

Nắm rõ các hạng mục chi phí trong tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hợp lý mà còn tối ưu hiệu quả tuyển chọn nhân sự. Dưới đây là các chi phí phổ biến nhất, kèm ví dụ minh họa:

Chi phí tuyển dụng bao gồm chi phí bên trong và chi phí bên ngoài

4.1 Chi phí nội bộ

Trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ phát sinh một số chi phí từ bên trong công ty, liên quan trực tiếp đến đội ngũ nhân sự phụ trách và việc chuẩn bị cho nhân viên mới. Cụ thể:

• Chi phí lương cho bộ phận tuyển dụng: Nhân viên phòng nhân sự thường nhận lương cố định hàng tháng, ví dụ 10-15 triệu đồng/tháng. Phần lương này được tính vào chi phí tuyển dụng. Trong những đợt tuyển dụng khó, công ty có thể chi thêm phụ cấp hoặc thưởng để thu hút ứng viên chất lượng.
• Chi phí đào tạo và phát triển năng lực: Nhân viên mới cần được bồi dưỡng kỹ năng và nghiệp vụ. Một số công ty tổ chức các khóa đào tạo 2-3 buổi, mỗi buổi 2-3 giờ, với chi phí khoảng 1-3 triệu đồng/người.
• Chi phí thưởng, hoa hồng giới thiệu nhân sự: Để khuyến khích nhân viên giới thiệu ứng viên tiềm năng, doanh nghiệp thường chi trả 2-5 triệu đồng cho mỗi ứng viên được tuyển thành công. Đây là cách vừa tiết kiệm chi phí, vừa tăng sự tham gia tích cực của nhân viên.

Lương cho bộ phận HR là phí tuyển dụng bên trong (Internal Costs)

4.2 Chi phí ngoài

Chi phí bên ngoài là những khoản doanh nghiệp phải chi ra để tiếp cận ứng viên và tổ chức tuyển dụng ngoài công ty:

• Đăng tin tuyển dụng: Chi phí từ 500.000 – 3 triệu đồng/một tin, tùy nền tảng. Ví dụ, đăng trên VietnamWorks có chi phí cao hơn nhưng tiếp cận được ứng viên chất lượng.
• Thuê dịch vụ tuyển dụng bên ngoài: Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup thường thuê công ty tuyển dụng, chi phí khoảng 10-20% tổng lương năm của vị trí.
• Đi lại và lưu trú: Chi phí cho vé máy bay, khách sạn, ăn ở khi ứng viên hoặc nhân sự phải di chuyển xa, khoảng 3-5 triệu đồng/người.
• Tổ chức sự kiện, hội thảo tuyển dụng: Tham gia hội chợ việc làm hoặc tổ chức hội thảo riêng, chi phí khoảng 5-10 triệu đồng/ngày.

Tiền thuê thợ săn đầu người (Head hunter) thuộc phí tuyển dụng bên ngoài

5. Báo cáo chi phí tuyển dụng và các chỉ số đo lường hiệu suất

Việc theo dõi và lập báo cáo chi phí tuyển dụng định kỳ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chi tiêu và đưa ra quyết định ngân sách chính xác hơn.

5.1. Các chỉ số quan trọng trong báo cáo chi phí tuyển nhân sự mới

Một báo cáo chi phí nhân viên cần bao gồm các chỉ số sau để đánh giá hiệu suất (KPIs):

• Cost Per Hire (CPH): Chi phí trung bình để tuyển dụng một nhân viên (như đã đề cập ở mục 1).
• Time-to-Hire: Thời gian trung bình từ khi ứng viên nộp hồ sơ đến khi chấp nhận lời mời làm việc.
• Source of Hire Cost: Chi phí tuyển dụng theo từng kênh cụ thể (ví dụ: chi phí tuyển dụng trên LinkedIn, Facebook, Website, Referral).
• Quality of Hire (QoH): Chất lượng của nhân viên mới (thường được đo bằng hiệu suất làm việc hoặc tỷ lệ nghỉ việc trong 6-12 tháng đầu).

Báo cáo chi phí tuyển dụng cần tập trung vào các chỉ số quan trọng

5.2. Sử dụng báo cáo để ra quyết định chiến lược

Việc đối chiếu các chỉ số chi phí với chất lượng và tốc độ tuyển dụng là cơ sở để đưa ra những quyết định chiến lược quan trọng. Phân tích này giúp doanh nghiệp tái phân bổ nguồn lực và đảm bảo mọi khoản chi phí đều được sử dụng hiệu quả nhất:

• Hiệu quả chi tiêu theo kênh: Xác định kênh nào (như chi phí tuyển nhân sự trên LinkedIn, Facebook, Website) đang mang lại ứng viên chất lượng cao nhất so với CPH của kênh đó. 
• Điểm nghẽn trong quy trình: Phát hiện các giai đoạn nào đang làm tăng Time-to-Hire (thời gian tuyển dụng) một cách không cần thiết, dẫn đến làm tăng chi phí tuyển dụng nội bộ (lương HR và quản lý).
• Đánh giá hiệu quả đầu tư: Đo lường mức độ hiệu quả lâu dài của việc đầu tư vào các hệ thống công nghệ như ATS và các chiến dịch xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding).

Đo lường hiệu quả các kênh tuyển dụng để có điều chỉnh phù hợp

6. Làm thế nào để tối ưu chi phí tuyển dụng? 

Tối ưu chi phí tuyển dụng không chỉ là cắt giảm ngân sách mà là cách làm thông minh, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm vừa tuyển đúng người. Dưới đây là 6 chiến lược có thể áp dụng ngay:

6.1 Đăng tin tuyển dụng thông minh, rõ ràng

Một tin tuyển rõ ràng, cụ thể giúp ứng viên biết chính xác vị trí, yêu cầu và quyền lợi, giảm số lượt ứng tuyển không phù hợp. 

Ví dụ: khi tuyển lập trình viên, mô tả chi tiết về ngôn ngữ lập trình, dự án và phúc lợi sẽ giảm 30-40% hồ sơ không phù hợp, rút ngắn thời gian sàng lọc.

XEM THÊM: Top 12 Mẫu Tuyển Dụng Nhân Sự Chuẩn Dành Cho Doanh Nghiệp

6.2 Biến thương hiệu công ty thành “nam châm” ứng viên

Nhấn mạnh những điểm đặc biệt của văn hóa công ty, phúc lợi độc đáo hay cơ hội phát triển giúp ứng viên chủ động tìm đến bạn mà không tốn nhiều chi phí quảng cáo.

Ví dụ: chương trình làm việc linh hoạt “Work from Anywhere” hay văn hóa khuyến khích sáng tạo có thể thu hút ứng viên chất lượng tự nhiên.

NÊN XEM: Xây Dựng Thương Hiệu Nhà Tuyển Dụng: Lợi Ích Và Các Bước Triển Khai

6.3 Ưu tiên đào tạo và phát triển nhân sự nội bộ

Thay vì luôn tuyển ngoài, hãy phát triển nhân viên hiện có để họ sẵn sàng đảm nhận các vị trí trống. Đây là cách vừa giảm chi phí tuyển mới, vừa giữ được kinh nghiệm và văn hóa công ty. 

Ví dụ: một nhân viên tiềm năng được bồi dưỡng sẽ lấp đầy vị trí quản lý trung cấp mà không cần tuyển thêm ngoài.

Nhận giới thiệu từ nhân viên cũ là một cách tiết kiệm chi phí tuyển người mới

6.4 Tận dụng kênh tuyển dụng chi phí thấp hoặc miễn phí

Ngoài các website mất phí, hãy khai thác mạng xã hội, nhóm chuyên ngành, LinkedIn, Zalo, hoặc website công ty. Đây là cách tiếp cận ứng viên nhanh, tiết kiệm, nhưng vẫn hiệu quả. 

Ví dụ: một doanh nghiệp nhỏ tuyển nhân viên marketing chỉ qua nhóm Facebook chuyên ngành mà vẫn nhận hồ sơ chất lượng.

XEM THÊM: Review 15+ Trang Web Tuyển Dụng Uy Tín, Chuyên Nghiệp

6.5 Theo dõi chi phí và hiệu quả tuyển dụng liên tục

Ghi nhận chi phí từng đợt tuyển giúp nhận ra khâu nào tốn kém, đâu cần cải tiến. Khi có dữ liệu, nhà nhân sự có thể so sánh giữa các chiến dịch và đưa ra quyết định chính xác, giảm lãng phí cho những khâu không hiệu quả.

6.6 Đánh giá chi phí theo từng kênh tuyển dụng

Mỗi nguồn ứng viên mang lại kết quả và chi phí khác nhau. Tính toán và so sánh hiệu quả theo từng kênh giúp doanh nghiệp đầu tư đúng nơi, giảm chi phí kênh kém hiệu quả. 

Ví dụ: một kênh miễn phí có thể thu hút nhiều hồ sơ nhưng chỉ 50% phù hợp, trong khi kênh trả phí có ít hồ sơ hơn nhưng chất lượng cao hơn.

7. Kết luận

Tối ưu chi phí tuyển dụng là một nhiệm vụ liên tục và chiến lược. Bằng cách hiểu rõ phí tuyển dụng là gì, áp dụng công thức tính CPH chính xác, phân tích các kênh trả phí và lập báo cáo chi phí tuyển dụng định kỳ, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định ngân sách thông minh, vừa thu hút nhân tài chất lượng vừa duy trì hiệu quả tài chính.