Các khoản khấu trừ lương người là nội dung được nhiều người quan tâm vì ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập hàng tháng. Theo quy định, có những khoản bắt buộc phải trích nộp, đi kèm là quyền lợi về bảo hiểm và phúc lợi xã hội. Bài viết dưới đây, Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ giúp bạn giải đáp rõ thắc mắc này.
Các khoản khấu trừ lương người lao động – Quy định, Mức và Quyền lợi
Mục lục
1. Khấu trừ lương là gì?
Khấu trừ lương là việc doanh nghiệp giữ lại một phần tiền lương của người lao động để thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: chỉ trong một số trường hợp nhất định, người sử dụng lao động mới được phép khấu trừ và phải thông báo minh bạch. Nói cách khác, khấu trừ lương không phải tùy tiện, mà phải dựa trên căn cứ pháp luật để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.
- Lương Bao Nhiêu Phải Đóng Thuế TNCN? Quy Định Mới Nhất
- Phụ Cấp Trách Nhiệm Có Mấy Loại? Loại Nào Đóng Thuế?
2. Mục đích của khấu trừ lương
Khấu trừ lương không chỉ làm giảm thu nhập thực nhận mà còn mang ý nghĩa pháp lý và an sinh.
- Các khoản BHXH, BHYT, BHTN giúp người lao động được đảm bảo khi ốm đau, thai sản, thất nghiệp hoặc về hưu.
- Khấu trừ thuế TNCN thể hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.
Với doanh nghiệp, thực hiện khấu trừ đúng luật giúp quản lý minh bạch, hạn chế tranh chấp và tạo niềm tin cho nhân viên.
Khấu trừ lương bao gồm BHXH
3. Quy định pháp luật về khấu trừ lương
Khấu trừ lương không phải là việc doanh nghiệp muốn làm sao cũng được, mà phải có căn cứ và tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật. Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan đã quy định rõ về điều kiện, nguyên tắc cũng như các khoản được phép khấu trừ.
3.1. Căn cứ luật
- Bộ luật Lao động 2019 (Điều 102): Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ lương trong những trường hợp được pháp luật cho phép.
- Mức trần khấu trừ: Tổng số tiền khấu trừ không vượt quá 30% lương thực nhận hàng tháng, sau khi đã trừ các khoản BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN.
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Quy định mức xử phạt khi khấu trừ sai, có thể lên đến 40 triệu đồng đối với tổ chức.
3.2. Nguyên tắc thực hiện
- Minh bạch: Phải thông báo rõ ràng, chi tiết cho người lao động qua phiếu lương hoặc văn bản.
- Hợp pháp: Chỉ áp dụng khi có căn cứ luật hoặc thỏa thuận hợp đồng.
- Bảo vệ người lao động: Luật hạn chế mức khấu trừ tối đa để đảm bảo người lao động vẫn có đủ thu nhập trang trải cuộc sống.
- Giải quyết khiếu nại: Người lao động có quyền yêu cầu đối thoại hoặc gửi đơn đến cơ quan chức năng nếu thấy khấu trừ không đúng.
4. Phân loại các khoản khấu trừ lương
4.1. Khấu trừ bắt buộc theo pháp luật
Những khoản này tuy làm giảm lương thực nhận, nhưng lại chính là “tấm lưới an sinh” bảo vệ lâu dài cho người lao động. Bao gồm:
- BHXH: Đảm bảo quyền lợi khi ốm đau, thai sản, nghỉ hưu.
- BHYT: Giúp giảm gánh nặng chi phí khám chữa bệnh.
- BHTN: Hỗ trợ tài chính khi mất việc, đồng thời được học nghề, tìm việc mới.
- Thuế TNCN: Nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, góp phần phát triển xã hội.
4.2. Khấu trừ bồi thường thiệt hại
Áp dụng khi người lao động gây hư hỏng, mất mát tài sản. Ví dụ: làm vỡ thiết bị sản xuất hoặc gây thiệt hại hàng hóa.
- Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ khi chứng minh được lỗi và mức thiệt hại.
- Tỷ lệ khấu trừ không được vượt quá 30% lương thực trả/tháng, nhằm đảm bảo nhân viên vẫn có thu nhập để sống.
4.3. Khấu trừ đóng góp Quỹ phòng chống thiên tai
Theo Luật Phòng chống thiên tai 2013, Điều 10, người lao động làm việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (không thuộc diện miễn) phải đóng góp 1 ngày lương/năm để ủng hộ Quỹ phòng chống thiên tai.
Doanh nghiệp có thể khấu trừ trực tiếp từ tiền lương để thực hiện nghĩa vụ này.
4.4. Khấu trừ khác/theo thỏa thuận
Những khoản này không được phép ép buộc. Chỉ khi có sự đồng ý bằng văn bản hoặc ghi rõ trong hợp đồng lao động thì doanh nghiệp mới được khấu trừ.
- Bao gồm các khoản tự nguyện như:
- Phí công đoàn, quỹ phúc lợi nội bộ.
- Đóng góp từ thiện tập thể.
- Trả góp khoản vay nội bộ công ty.
Các khoản khấu trừ lương gồm những gì?
5. Quy trình khấu trừ lương đúng luật
Để việc khấu trừ lương đảm bảo minh bạch, hợp pháp và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình sau:
Bước 1. Xác định căn cứ khấu trừ hợp pháp
- Căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019, các nghị định, thông tư liên quan.
- Các lý do hợp pháp: đóng BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN; bồi thường thiệt hại tài sản; đóng Quỹ phòng chống thiên tai; các khoản tự nguyện có thỏa thuận bằng văn bản.
Lưu ý: Không được khấu trừ vì lý do kỷ luật như đi muộn, nghỉ sai phép, không hoàn thành chỉ tiêu (chỉ xử lý theo quy trình kỷ luật lao động).
Bước 2. Xác minh và lập biên bản (nếu là khấu trừ do lỗi người lao động)
- Ghi nhận sự việc (ví dụ làm hỏng tài sản, mất mát thiết bị).
- Có biên bản, chứng cứ và xác nhận của các bên liên quan.
- Thảo luận với công đoàn/đại diện tập thể lao động nếu có.
Bước 3. Thông báo cho người lao động
- Nội dung thông báo: lý do khấu trừ, mức tiền, thời gian khấu trừ, căn cứ pháp lý.
- Thông báo bằng văn bản hoặc thể hiện rõ trên bảng lương.
- Người lao động có quyền biết và có thể khiếu nại nếu thấy không hợp lý.
Bước 4. Thực hiện khấu trừ trong bảng lương
- Thực hiện trên hệ thống tính lương, hiển thị chi tiết từng khoản (BHXH, BHYT, BHTN, thuế, bồi thường, quỹ…).
- Đảm bảo tổng mức khấu trừ không vượt quá 30% lương thực nhận sau khi đã trừ bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN.
Bước 5. Lưu trữ chứng từ và hạch toán
- Lưu bản sao thông báo, biên bản, phiếu lương có ghi khoản khấu trừ.
- Hạch toán đúng tài khoản kế toán theo quy định (ví dụ: Nợ 334 – Có 338 đối với bảo hiểm).
Bước 6. Giải quyết thắc mắc và đối soát cuối kỳ
- Nếu người lao động khiếu nại, cần có hội đồng/ban nhân sự giải thích rõ căn cứ.
- Đối chiếu định kỳ với cơ quan BHXH, Thuế để đảm bảo các khoản đã nộp đủ và đúng hạn.
Với quy trình này, doanh nghiệp sẽ vừa minh bạch vừa tránh được rủi ro bị phạt. Người lao động cũng cảm thấy yên tâm hơn vì quyền lợi của mình được bảo vệ rõ ràng.
6. Xử lý vi phạm khấu trừ lương
Theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ lương trong những trường hợp pháp luật cho phép. Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm, sẽ bị xử lý theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP của Chính phủ.
6.1. Phạt đối với cá nhân
- Cá nhân sử dụng lao động (ví dụ: hộ kinh doanh, chủ cơ sở) vi phạm sẽ bị phạt từ 10 – 20 triệu đồng.
- Ngoài tiền phạt, phải trả lại toàn bộ số tiền khấu trừ trái phép cho người lao động, kèm tiền lãi phát sinh (tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất tại ngân hàng thương mại nhà nước).
6.2. Phạt đối với tổ chức
- Doanh nghiệp vi phạm bị phạt 20 – 40 triệu đồng (gấp đôi cá nhân).
- Đồng thời, phải hoàn trả số tiền khấu trừ sai cho người lao động và bồi hoàn tiền lãi tương ứng.
Vi phạm khấu trừ lương có thể bị phạt đến 40 triệu đồng
Khấu trừ lương là một nội dung quan trọng trong quan hệ lao động, vừa nhằm đảm bảo nghĩa vụ của người lao động, vừa giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, việc khấu trừ cần phải được thực hiện minh bạch, đúng căn cứ và đúng trình tự để tránh phát sinh tranh chấp. Người lao động cũng cần nắm rõ quyền lợi của mình để bảo vệ thu nhập chính đáng.
Trong bối cảnh quản lý nhân sự ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp EasyHRM để tính lương – thưởng – khấu trừ tự động, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Nhờ đó, việc chi trả lương trở nên minh bạch, giảm thiểu sai sót và tăng sự tin tưởng từ phía nhân viên.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Không còn bảng tính Excel phức tạp hay sai sót thủ công, EasyHRM mang đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình:
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Với chi phí linh hoạt, triển khai nhanh chóng và giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.
