Bảng chấm công theo giờ là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chi tiết và minh bạch. Dưới đây là tổng hợp các mẫu bảng chấm công theo giờ dễ áp dụng, có file mẫu tải về đã được Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM chia sẻ. .

Cách làm bảng chấm công theo giờ dễ áp dụng

1. Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ là công cụ dùng để ghi lại thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong ngày bao gồm giờ vào và giờ ra. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác số giờ làm việc, số giờ tăng ca hoặc thời gian đi muộn, về sớm của từng người.

Xem Thêm: Top 15+ Phần Mềm Chấm Công Hiệu Quả, Dễ Dùng, Tiện Lợi

2. Bảng chấm công theo giờ phù hợp với doanh nghiệp nào?

Bảng chấm công theo giờ đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhân sự làm việc không cố định theo ngày công, mà linh hoạt theo thời gian thực tế. Điều này thường thấy ở các mô hình kinh doanh có nhân viên làm việc theo ca, bán thời gian hoặc làm việc theo giờ linh động.

Cụ thể, bảng chấm công theo giờ thường được áp dụng hiệu quả tại:

• Nhà hàng, quán cà phê, siêu thị: nơi có nhiều nhân viên làm việc theo ca hoặc theo khung giờ cao điểm.
• Công ty sử dụng lao động thời vụ hoặc freelancer: giúp theo dõi chính xác giờ làm của từng cá nhân.
• Trung tâm giáo dục, đào tạo, dịch vụ: nơi giảng viên, nhân viên hỗ trợ làm việc theo khung giờ cụ thể trong ngày.
• Doanh nghiệp cần bảng chấm công 1 người riêng lẻ như: người giúp việc, tài xế, nhân viên kỹ thuật làm việc tại hiện trường theo từng giờ cụ thể.

Những doanh nghiệp nên sử dụng bảng chấm công theo giờ

3. Ưu, nhược điểm cách chấm công theo giờ

Trước khi áp dụng bảng chấm công theo giờ, doanh nghiệp cần hiểu rõ những ưu điểm và nhược điểm của hình thức này để lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp với đặc thù vận hành và nhân sự.

3.1 Ưu điểm

Cách chấm công theo giờ mang lại nhiều lợi ích nổi bật trong việc quản lý nhân sự:

• Dễ sử dụng với các mẫu có sẵn: Excel cung cấp bảng tính sẵn, người dùng chỉ cần nhập dữ liệu mà không cần thiết kế lại từ đầu.
• Tiết kiệm thời gian với công thức tự động: Các công thức tính giờ làm việc có thể được áp dụng một lần và kéo tự động cho toàn bộ bảng, giúp tính tổng giờ nhanh chóng và chính xác.
• Chi phí thấp và phổ biến: Excel là phần mềm quen thuộc, có mặt trên hầu hết máy tính, dễ tiếp cận và không tốn thêm chi phí cài đặt.
• Lưu trữ linh hoạt: Có thể tạm lưu file và tiếp tục hoàn thiện sau, phù hợp với người làm việc gián đoạn hoặc muốn chỉnh sửa nhiều lần.

Bảng chấm công theo giờ phổ biến, dễ sử dụng

3.2 Hạn chế

Bên cạnh những lợi ích, chấm công theo giờ vẫn có vài hạn chế cần lưu ý:

• Dễ nhầm lẫn với người không rành Excel: Việc định dạng sai hoặc nhập công thức không chính xác có thể dẫn đến sai lệch số giờ công.
• Khó kiểm soát và chia sẻ nội bộ: Chỉ người có file mới xem và chỉnh sửa được; việc gửi báo cáo thủ công khiến quản lý mất thời gian và dễ trùng lặp phiên bản.
• Tìm kiếm và lưu trữ phức tạp: Khi cần tra cứu lại dữ liệu cũ, người dùng phải nhớ và dò tìm trong nhiều file, gây mất thời gian.
• Hạn chế khả năng quản lý tập trung: Quản lý cấp cao không thể tự kiểm tra dữ liệu nhân sự mà phải chờ gửi file, làm chậm quá trình ra quyết định.

Xem Thêm: Cách Làm Bảng Chấm Công Excel [Có File Tải]

4. Bảng chấm công theo giờ cần những thông tin nào?

Để đảm bảo việc ghi nhận và tính toán thời gian làm việc chính xác, bảng chấm công theo giờ cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

• Họ và tên nhân viên: Xác định người được chấm công.
• Chức vụ hoặc bộ phận: Giúp phân loại nhân viên theo phòng ban hoặc vị trí công việc.
• Ngày làm việc: Ghi rõ từng ngày trong tháng hoặc tuần.
• Giờ vào, giờ ra: Đây là phần quan trọng nhất trong bảng chấm công giờ vào giờ ra, giúp xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc.
• Tổng số giờ làm trong ngày: Được tính dựa trên hiệu số giữa giờ vào và giờ ra, trừ thời gian nghỉ nếu có.
• Ghi chú: Ghi lại các trường hợp đặc biệt như đi trễ, về sớm, nghỉ phép, tăng ca,…

Những thông tin cần có trong bảng chấm công theo giờ

Xem Thêm: Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Chuẩn Excel, Dễ Tùy Chỉnh

5. Tổng hợp mẫu bảng chấm công theo giờ phổ biến, có file tải

Để hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng áp dụng, dưới đây là các mẫu bảng chấm công theo giờ được thiết kế sẵn, phù hợp với nhiều hình thức làm việc khác nhau. Bạn có thể tải về và chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế.

5.1 Mẫu bảng chấm công theo giờ cơ bản

Đây là mẫu phổ biến dành cho nhân viên làm việc giờ hành chính. Bảng chấm công ghi rõ thời gian vào – ra mỗi ngày, giúp tính tổng giờ làm chính xác và minh bạch.

Mẫu bảng chấm công theo giờ cơ bản

5.2 Mẫu bảng chấm công theo giờ cho nhân viên làm ca

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp chia ca làm việc (sáng, chiều, tối). Bảng thể hiện ca làm cụ thể của từng nhân viên kèm theo giờ vào – ra và tổng số giờ theo ca.

Mẫu bảng chấm công theo giờ cho nhân viên làm ca

5.3 Mẫu bảng chấm công theo giờ part-time

Áp dụng cho nhân viên làm việc không cố định thời gian trong ngày. Mẫu bảng này giúp doanh nghiệp dễ theo dõi giờ làm linh hoạt theo từng ca ngắn hoặc theo khung thời gian riêng.

Mẫu bảng chấm công theo giờ part-time

Mẫu bảng chấm công theo giờ part-time

5.4 Mẫu bảng chấm công tăng ca theo giờ

Mẫu dùng để ghi nhận các ca làm thêm ngoài giờ hành chính. Bảng thể hiện rõ khung thời gian tăng ca, số giờ tăng ca và lý do để phục vụ việc tính lương hoặc phụ cấp hợp lý.

Mẫu bảng chấm công tăng ca theo giờ

6. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công theo giờ

Để bảng chấm công theo giờ phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần biết cách thiết lập đúng cấu trúc, công thức và định dạng trong Excel. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn tạo bảng chấm công dễ sử dụng, chính xác và phù hợp với thực tế vận hành.

Bước 1: Xác định thông tin cần có trong bảng

Trước tiên, bạn cần xác định đầy đủ các cột thông tin phục vụ quản lý chấm công, bao gồm:

• Mã nhân viên
• Họ tên
• Bộ phận
• Ngày làm việc
• Giờ vào
• Giờ ra
• Tổng giờ làm
• Ghi chú (đi muộn, về sớm, tăng ca…)

Bước 2: Tạo bảng trong Excel

• Mở Excel → Tạo bảng với tiêu đề các cột như trên.
• Cố định hàng tiêu đề bằng tính năng Freeze Panes.
• Định dạng cột “Giờ vào” và “Giờ ra” theo kiểu Time (hh:mm).

Chọn cột → Chuột phải → Format Cells → Time → Chọn kiểu 13:30 hoặc 1:30 PM

Hướng dẫn chi tiết các bước tạo bảng chấm công theo giờ

Bước 3: Nhập dữ liệu giờ vào – giờ ra

• Dữ liệu có thể lấy từ máy chấm công hoặc nhân viên tự ghi.
• Dán giá trị bằng Paste Values để giữ đúng định dạng giờ.
• Dùng bộ lọc (Filter) để lọc nhanh theo tên, ngày, trạng thái làm việc.

Bước 4: Thiết lập công thức tính tổng giờ

Tại cột “Tổng giờ làm”, bạn áp dụng công thức: 

=(Giờ ra – Giờ vào) * 24

Ví dụ:

• Giờ vào tại ô C2: 08:00
• Giờ ra tại ô D2: 17:00

Tại ô E2 (Tổng giờ):

=> Nhập công thức như sau: =(D2 – C2) * 24

Kết quả trả về: 9.0 giờ làm.

Trường hợp làm đêm (qua 0h):

Dùng công thức:

=IF(D2 < C2, (D2 + 1 – C2)*24, (D2 – C2)*24)

Bước 5: Kiểm tra và đánh dấu các trường hợp đặc biệt

Đi trễ, về sớm, nghỉ không lương có thể ghi vào cột Ghi chú.

Dùng Conditional Formatting để đánh dấu ô có tổng giờ < 8 hoặc > 10 để kiểm soát tăng ca.

7. Chấm công theo giờ tiện lợi cùng EasyHRM

Thay vì chấm công thủ công bằng Excel tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, doanh nghiệp có thể chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM để quản lý giờ làm việc một cách chuyên nghiệp và tự động.

EasyHRM cho phép:

• Tự động ghi nhận giờ vào, giờ ra thông qua máy chấm công hoặc nhận diện khuôn mặt.
• Tính toán giờ làm, giờ tăng ca, vắng mặt… theo thời gian thực, không cần nhập liệu thủ công.
• Tùy chỉnh mẫu bảng chấm công theo nhu cầu từng doanh nghiệp (theo ca, theo tuần, theo giờ…).
• Đồng bộ dữ liệu nhân sự để phục vụ chấm công, tính lương liền mạch và chính xác.
• Quản lý đa chi nhánh, nhiều ca làm, hỗ trợ cả part-time và full-time.

Phần mềm chấm công theo giờ EasyHRM

8. Kết luận

Trên đây là tổng hợp các mẫu bảng chấm công theo giờ phổ biến và hướng dẫn cách sử dụng hiệu quả. Hy vọng bài viết giúp bạn lựa chọn được mẫu phù hợp và tối ưu quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Đừng quên áp dụng công cụ hỗ trợ như EasyHRM để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót khi chấm công.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Mọi thông tin cần tư vấn xin liên hệ theo:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh