Sau buổi kick-off ngày 31/07/2026 với ban lãnh đạo và các phòng ban, EasyHRM quay lại Nhà máy Xi măng Xuân Sơn cho buổi làm việc thứ hai. Lần này chỉ có phòng Hành chính, đội triển khai, và lời giải cho bài toán công lương.

Đây là buổi đi vào chi tiết, nơi những quy tắc tính công tồn tại nhiều năm trong đầu người làm được viết ra thành cấu hình hệ thống.

Bắt đầu từ chính file Excel đang dùng

Nguyên tắc của EasyHRM khi khảo sát nhà máy: bắt đầu từ thực tế – “tháng vừa rồi anh chị làm thế nào?” – rồi mới đối chiếu với quy chế lương ghi gì.

Hai câu trả lời thường lệch nhau. Quy chế là văn bản, còn bảng công thực tế luôn chứa những quy ước bất thành văn mà chỉ người làm trực tiếp mới nhớ: trường hợp nào được làm tròn, ca giao thoa tính về ngày nào, công nhân đổi ca cho nhau thì ghi nhận ra sao, ai được quyền điều chỉnh công sau khi tổ trưởng đã ký.

“Nhiều quy ước bọn em làm quen tay đến mức không nghĩ là phải giải thích. Đến khi ngồi kể lại từng bước mới thấy hoá ra có kha khá vướng mắc” – Chị Quách Thị Thu Hà, nhân viên hành chính tổng hợp

Chị Quách Thị Thu Hà, nhân viên hành chính tổng hợp

Đây là giá trị đầu tiên của buổi khảo sát, trước cả khi phần mềm được cấu hình: những điểm chưa thống nhất giữa các bộ phận được đưa lên bàn và chốt lại thành một chuẩn chung

Công lương ca kíp: nhiều lớp quy tắc chồng lên nhau

Với nhà máy vận hành liên tục, mỗi công của một người lao động phải đi qua nhiều lớp tính toán.

Trước hết là lịch ca. Cơ chế 3 ca 4 kíp có chu kỳ đảo ca lặp lại, nghĩa là lịch ca hoàn toàn có thể tự sinh thay vì nhập tay từng tháng. Khó nằm ở ngoại lệ: đổi ca giữa hai công nhân, tăng cường ca khi dừng lò bảo dưỡng, hay ca đêm bắt đầu 22h hôm trước và kết thúc 6h hôm sau. Riêng quy ước “ca đêm tính công về ngày nào” phải được chốt dứt khoát, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ.

Tiếp đến là hệ số chi trả. Theo Bộ luật Lao động, làm thêm giờ ngày thường tối thiểu 150%, ngày nghỉ hằng tuần 200%, ngày lễ tết 300%; làm việc ban đêm cộng thêm ít nhất 30%; và làm thêm giờ vào ban đêm còn được cộng thêm 20% nữa. Các hệ số chồng lên nhau, nên một giờ làm thêm ban đêm vào ngày lễ có mức chi trả rất khác một giờ làm thêm ban ngày ngày thường. Với nhà máy có ca đêm cố định quanh năm, đây là nhóm sai sót phổ biến nhất khi tính tay. Hệ thống đồng thời cảnh báo ngưỡng làm thêm giờ theo tháng và theo năm, để phòng Hành chính phát hiện sớm thay vì phát hiện khi thanh tra.

Chuyên viên EasyHRM chia sẻ trong buổi làm việc

Lớp thứ ba là đặc thù nghề. Nhiều vị trí trong sản xuất xi măng thuộc danh mục nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Việc gắn nhãn này cho từng chức danh không chỉ phục vụ tính phụ cấp, mà còn kéo theo số ngày nghỉ hằng năm cao hơn mức thông thường, tần suất khám sức khỏe định kỳ dày hơn và điều kiện về tuổi nghỉ hưu khi làm hồ sơ BHXH sau này. Trên hệ thống, thuộc tính này được gắn ở cấp vị trí công việc để mọi tính toán liên quan tự động kế thừa. Bên cạnh đó là nhóm lương theo sản lượng của bộ phận xuất hàng và bốc xếp – chạy song song với lương thời gian và được tổng hợp về cùng một phiếu lương.

Điểm cuối cùng: bảng công lương. Cùng một dữ liệu đó là căn cứ xác định tiền lương đóng BHXH, tính thuế thu nhập cá nhân và giải trình khi có thanh tra lao động. Hệ thống vì vậy cần tách bạch được đâu là khoản tính vào căn cứ đóng BHXH và đâu là khoản không tính, đồng thời xử lý đúng phần thu nhập từ làm thêm giờ và làm đêm được miễn thuế TNCN – một khoản mà các nhà máy có ca đêm cố định thường tính thiếu hoặc tính thừa. Đi kèm là nhật ký chỉnh sửa: mọi thao tác điều chỉnh công đều lưu lại người thực hiện và thời điểm, và kỳ lương sau khi chốt sẽ được khóa.

“Điều tôi quan tâm là khi cần thì chứng minh được vì sao ra con số đó. Trước đây nếu ai hỏi lại một dòng công của ba tháng trước, chúng tôi phải lục file.” – Ông Đào Sỹ Thăng, Trưởng phòng Hành chính

Ông Đào Sỹ Thăng, Trưởng phòng Hành chính

Các phân hệ đi cùng

Ngoài công lương, buổi làm việc cũng thống nhất phạm vi cho các phân hệ còn lại: hồ sơ nhân sự tập trung với đầy đủ hồ sơ pháp lý và lịch sử công tác của từng người lao động; hợp đồng lao động điện tử tích hợp chữ ký số, thay cho việc luân chuyển bản giấy giữa nhà máy và các bộ phận; luồng phê duyệt đơn nghỉ phép, tăng ca và đổi ca ngay trên ứng dụng di động; cùng hệ thống báo cáo nhân sự phục vụ ban điều hành. Các phân hệ này dùng chung nền dữ liệu với công lương, nên khi bảng công được chuẩn hóa thì toàn bộ phần còn lại kế thừa theo.

Buổi làm việc diễn ra trong không khí nghiêm túc, tập trung cao độ

Bước tiếp theo

Kết thúc buổi làm việc, hai bên chốt danh mục cấu hình cho giai đoạn một. Đội triển khai EasyHRM sẽ dựng cấu hình và chạy đối chiếu thử với bảng lương kỳ gần nhất của nhà máy để kiểm chứng độ khớp trước khi vận hành chính thức, song song với kế hoạch đào tạo chia theo từng ca.

Đây mới chỉ là điểm khởi đầu của hành trình số hóa toàn diện tại Xi măng Xuân Sơn. EasyHRM cùng nhà máy tin rằng, khi dữ liệu nhân sự được chuẩn hóa và minh bạch, đó sẽ là nền tảng vững chắc để công tác quản trị vận hành ngày một chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.