Ngày 13/08/2026, EasyHRM có buổi kick-off khởi động dự án cùng Công ty Cổ phần Nhựa Cao cấp Hàng không (APLACO), triển khai hệ thống quản trị nhân sự cho khoảng 300 nhân sự của doanh nghiệp.

Buổi làm việc có sự tham gia của bộ phận Hành chính, bộ phận Kế toán và quản lý xưởng sản xuất – ba đầu mối cùng gắn với một bảng công.

Một doanh nghiệp sản xuất với chuẩn mực khắt khe

APLACO được thành lập năm 1989, tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc ngành hàng không, và chuyển sang mô hình công ty cổ phần từ tháng 6/2006. Sau hơn 35 năm, công ty là một trong những tên tuổi lâu năm của ngành nhựa Việt Nam, với dây chuyền nhập khẩu từ Đức, Ý, Nhật Bản và Đài Loan. Danh mục sản phẩm trải rộng:

• Nhựa công nghiệp phục vụ các ngành điện tử, ô tô, xe máy
• Bao bì nhựa định hình dùng cho thực phẩm
• Nhựa gia dụng; và các sản phẩm nhựa dùng một lần.

Sản phẩm của APLACO xuất khẩu tới hơn 20 quốc gia, đồng thời phục vụ nhóm khách hàng công nghiệp đòi hỏi tiêu chuẩn cao. Điều đáng chú ý nằm ở hệ thống quản lý mà doanh nghiệp đang duy trì: ISO 9001, ISO 14001, HACCP, ISO 22000, FSSC 22000 và SA 8000, cùng việc áp dụng 5S và Kaizen trong vận hành nhà máy.

Nhà máy APLACO

Trong số này, SA 8000 là tiêu chuẩn liên quan trực tiếp nhất tới công tác nhân sự. Đây là chứng nhận về trách nhiệm xã hội, và những nội dung nó đặt ra đều nằm gọn trong phạm vi quản trị nhân lực: thời giờ làm việc, giới hạn làm thêm giờ, tiền lương, hợp đồng lao động, điều kiện làm việc. Doanh nghiệp duy trì chứng nhận này phải chứng minh được bằng hồ sơ mỗi khi có đánh giá – và với các đối tác xuất khẩu, đánh giá thường diễn ra định kỳ.

Ba đầu mối, một bảng công

Đặc điểm khiến buổi kick-off lần này khác các dự án khác: thành phần tham dự trải qua ba bộ phận khác nhau, và cả ba đều liên quan đến cùng một dữ liệu.

Xưởng sản xuất là nơi phát sinh dữ liệu – ai làm ca nào, tăng ca bao lâu, nghỉ ngày nào. Phòng Hành chính là nơi tổng hợp và quản lý hồ sơ, hợp đồng, chế độ. Phòng Kế toán là nơi dữ liệu đó chuyển thành con số chi trả, kèm các khoản khấu trừ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.

Khi ba bộ phận không dùng chung một hệ thống, dữ liệu phải đi qua hai lần chuyển giao. Mỗi lần chuyển giao là một lần đối chiếu, và cũng là một chỗ có thể phát sinh sai lệch. Với quy mô 300 nhân sự và nhiều nhóm lao động khác nhau, khối lượng đối chiếu này chiếm phần lớn thời gian của mỗi kỳ lương.

Chị Lê Thị Huyên, Trưởng phòng Hành chính, APLACO

“Điều bọn chị kỳ vọng là công việc hành chính nhân sự bớt thủ công đi, để tập trung được vào những phần quan trọng hơn.” – Chị Lê Thị Huyên, Trưởng phòng Hành chính, APLACO

Trọng tâm giai đoạn đầu: chấm công, tính lương và hồ sơ nhân sự

Hai bên thống nhất tập trung vào ba phân hệ gắn liền nhau.

1. Chấm công – ghi nhận dữ liệu ngay tại nơi phát sinh. Hệ thống hỗ trợ nhiều hình thức chấm công phù hợp với môi trường nhà máy, đồng thời quản lý ca làm việc cho khối sản xuất bên cạnh ca hành chính của khối văn phòng. Dữ liệu chấm công được đối chiếu tự động với bảng ca đã phê duyệt, thay vì rà bằng tay cuối kỳ.

2. Tính lương – công thức được cấu hình theo đúng quy chế lương của APLACO: hệ số làm thêm giờ theo từng loại ngày, phụ cấp ca, các khoản phụ cấp theo vị trí và nhóm lao động. Hệ thống tự động khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Phiếu lương điện tử được gửi tới từng người lao động, minh bạch từng cấu phần thu nhập.

Chuyên viên EasyHRM demo trực tiếp trong buổi làm việc

Đây cũng là điểm mà phòng Kế toán quan tâm nhất: dữ liệu tiền lương được tính trên cùng một nền với dữ liệu chấm công, nên số liệu chuyển sang hạch toán không cần nhập lại.

“Trước đây phần lớn thời gian của bọn em là đối chiếu và nhập lại số. Nếu số liệu chấm công và tiền lương nằm cùng một chỗ thì việc của kế toán sẽ khác hẳn.” – Chị Trịnh Thị Tố Uyên, Phòng Kế toán, APLACO

3. Hồ sơ nhân sự – quản lý tập trung thông tin của toàn bộ nhân sự: thông tin cá nhân, quá trình công tác, hợp đồng lao động, quyết định, khen thưởng, chế độ. Với doanh nghiệp duy trì các chứng nhận về trách nhiệm xã hội và an toàn thực phẩm, đây là phần có giá trị vượt ra ngoài công tác hành chính: hồ sơ đầy đủ và truy xuất được là điều kiện để giải trình khi có đánh giá từ đối tác hoặc thanh tra lao động.

Chị Trịnh Thị Tố Uyên, Phòng Kế toán, APLACO

Các phân hệ mở rộng

Ngoài ba phân hệ trọng tâm, hệ thống còn sẵn các nghiệp vụ mà APLACO có thể mở rộng khi phát sinh nhu cầu:

• Hợp đồng lao động điện tử tích hợp chữ ký số
• Luồng phê duyệt đơn nghỉ phép và tăng ca trên ứng dụng di động
• Quản lý tuyển dụng, đánh giá và đào tạo, cùng hệ thống báo cáo nhân sự phục vụ ban điều hành.

Các phân hệ này dùng chung nền dữ liệu với công lương. Nghĩa là khi hồ sơ nhân sự và bảng công đã được chuẩn hóa ở giai đoạn đầu, những bước mở rộng về sau không phải bắt đầu lại từ đầu.

Bước tiếp theo

Sau buổi kick-off, đội triển khai EasyHRM bước vào khảo sát chi tiết quy chế lương và cách ghi nhận ca hiện tại của từng bộ phận, dựng cấu hình trên hệ thống, sau đó chạy đối chiếu thử với bảng lương kỳ gần nhất để kiểm chứng độ khớp trước khi vận hành chính thức.

Song song là kế hoạch đào tạo tách riêng cho từng nhóm: khối văn phòng, khối sản xuất theo ca, và nhóm quản lý trực tiếp phê duyệt.

Với một doanh nghiệp đã quen làm việc theo các chuẩn mực quốc tế trong sản xuất, việc đưa dữ liệu nhân sự lên cùng một mặt bằng quản trị là bước đi có tính kế thừa. Đó cũng là mục tiêu mà EasyHRM cùng APLACO đặt ra cho giai đoạn triển khai này.