Ngày 29/10/2026, tại Bệnh viện Nhi Trung ương ngõ 879 La Thành, Hà Nội, buổi Kick-off triển khai phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM đã diễn ra với sự tham dự của Ban Giám đốc Bệnh viện, đại diện các phòng ban và đội ngũ EasyHRM

Với quy mô khoảng 2.500 cán bộ, nhân viên y tế cùng đặc thù vận hành tại hai cơ sở khám chữa bệnh, Bệnh viện Nhi Trung ương đặt ra những yêu cầu cụ thể về quản lý chấm công, ca trực, điều chuyển nhân sự và tính lương. Buổi làm việc tập trung làm rõ các nghiệp vụ thực tế, thống nhất định hướng triển khai và kế hoạch đưa hệ thống vào vận hành.

Quản trị 2.500 nhân sự y tế: Bài toán chấm công, phân ca và tính lương đa cơ sở

Tại buổi kick-off, đại diện Bệnh viện Nhi Trung ương đưa ra nhiều tình huống quản lý nhân sự đặc thù, nhất là khi cán bộ y tế có lịch làm việc linh hoạt giữa hai cơ sở.

Ví dụ: Một bác sĩ có thể làm việc tại cơ sở 1 vào buổi sáng và được điều chuyển sang cơ sở 2 vào buổi chiều. Lịch làm việc cũng có thể thay đổi đột xuất để đáp ứng yêu cầu chuyên môn. Điều này đặt ra bài toán làm sao ghi nhận chính xác thời gian, địa điểm làm việc mà không trùng lặp dữ liệu chấm công.

Chuyên viên EasyHRM đã trao đổi về phương án thiết lập ca làm việc một lần, phân công nhân sự linh hoạt giữa các địa điểm và quản lý dữ liệu chấm công tập trung. Qua đó, bộ phận phụ trách có thể theo dõi công, ca của nhân viên xuyên suốt giữa hai cơ sở.

Bên cạnh đó, bệnh viện cần quản lý nhiều loại ca như ca hành chính, ca gãy, ca trực, làm thêm giờ cùng các nghiệp vụ nghỉ phép, nghỉ bù. Việc phân quyền cho trưởng khoa, phòng và thiết lập quy tắc phê duyệt cũng được đặc biệt quan tâm.

Đáng chú ý, một cán bộ y tế có thể đảm nhiệm công việc tại nhiều khoa, phòng trong cùng ngày, với chế độ phụ cấp khác nhau. Do đó, bệnh viện yêu cầu phần mềm có khả năng bóc tách dữ liệu theo ca, vị trí và địa điểm làm việc, tạo căn cứ để Phòng Tài chính – Kế toán đối soát và tính lương chính xác.

Với số lượng lớn nhân sự chấm công tập trung trong khung giờ cao điểm, khả năng xử lý dữ liệu đồng thời và vận hành ổn định của hệ thống cũng là nội dung được hai bên trao đổi.

EasyHRM x Bệnh viện Nhi Trung ương: Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong môi trường y tế

Lấy trải nghiệm người dùng làm trọng tâm triển khai

Tại buổi kick-off, TS. Hoàng Minh Phương, Phó Giám đốc phụ trách kinh tế, Bệnh viện Nhi Trung ương nhấn mạnh việc triển khai EasyHRM cần bám sát đặc thù nghiệp vụ của từng khoa, phòng, đồng thời tạo điều kiện để các bộ phận trực tiếp sử dụng đóng góp ý kiến trong quá trình hoàn thiện hệ thống.

“Nghiệp vụ của mỗi bệnh viện có những điểm khác nhau. Có thể đây mới là cái khung ban đầu, nên trong quá trình triển khai, nếu thấy cần bổ sung hay thay đổi gì để phù hợp và tốt hơn cho công việc thì các anh chị cứ đề xuất thêm.” – TS. Hoàng Minh Phương chia sẻ.

TS.Hoàng Minh Phương, Phó Giám đốc phụ trách kinh tế, Bệnh viện Nhi Trung ương

Với đặc thù mỗi khoa, phòng có quy trình làm việc khác nhau, bệnh viện mong muốn hệ thống có khả năng thiết lập linh hoạt, đồng thời tiếp tục tiếp nhận những đề xuất bổ sung trong quá trình sử dụng.

Tiếp thu những ý kiến chỉ đạo từ lãnh đạo Bệnh viện Nhi Trung ương, đại diện đơn vị triển khai EasyHRM khẳng định tinh thần đồng hành, chủ động phối hợp và tập trung giải quyết các bài toán nghiệp vụ thực tế trong suốt quá trình triển khai.

“Bên em sẽ phối hợp chặt chẽ với các anh chị để khảo sát kỹ nghiệp vụ của từng khoa, phòng, từ đó đưa ra phương án triển khai phù hợp nhất. EasyHRM cam kết sẽ luôn lắng nghe, tiếp thu các ý kiến đóng góp và đồng hành cùng bệnh viện trong quá trình triển khai, vận hành để hệ thống thực sự đáp ứng được nhu cầu sử dụng thực tế.” – Anh Đình Tú, đại diện EasyHRM chia sẻ.

Anh Đình Tú, quản lý dự án EasyHRM

Theo đó, EasyHRM sẽ phối hợp với bệnh viện rà soát quy trình chấm công, chấm trực, phân ca và tính lương, xác định các nội dung cần cấu hình hoặc điều chỉnh theo đặc thù vận hành.

Lộ trình triển khai EasyHRM: Dự kiến vận hành chính thức trong tháng tới

Tại buổi kick-off, hai bên đã xây dựng kế hoạch triển khai theo 5 giai đoạn, từ ngày 29/10/2026 đến tháng 1/ 2027, với những mốc quan trọng:

• Khảo sát, thu thập thông tin: Khảo sát hạ tầng, cơ cấu tổ chức, quy định nghiệp vụ và tiếp nhận biểu mẫu từ bệnh viện.
• Thiết lập hệ thống: Cấu hình cơ cấu tổ chức, phân quyền, hồ sơ nhân sự, ca hành chính, ca trực và bảng lương.
• Đào tạo, tập huấn: Hướng dẫn sử dụng các phân hệ hồ sơ nhân sự, chấm công, chấm trực và tính lương.
• Vận hành: Chạy thử từ ngày 13/11 đối với nhóm cán bộ phụ trách; dự kiến go-live toàn viện trong tháng 11/2026, đồng thời ghi nhận và đánh giá quá trình sử dụng.
• Nghiệm thu: Nghiệm thu từng phân hệ và hoàn tất giai đoạn triển khai theo kế hoạch.

Lộ trình được thiết kế theo hướng từng bước hoàn thiện dữ liệu, cấu hình, đào tạo và vận hành thực tế, giúp các bộ phận có thời gian làm quen với hệ thống trước khi áp dụng trên quy mô toàn viện.

Anh Vũ Chính Thuý – Giám đốc vận hành Softdreams

Tập huấn theo từng nhóm nghiệp vụ, hỗ trợ vận hành đồng bộ

Song song với việc thiết lập hệ thống, EasyHRM xây dựng kế hoạch đào tạo theo từng nhóm người dùng, bảo đảm nội dung tập huấn phù hợp với công việc thực tế.

Theo kế hoạch, hoạt động tập huấn tập trung vào ba nhóm:

• Phòng Tổ chức cán bộ và Phòng Công nghệ thông tin: Quản lý tài khoản, phân quyền, hồ sơ nhân sự, kỳ công và phê duyệt thay đổi thông tin.
• Trưởng khoa, phòng và điều dưỡng trưởng: Xếp ca hành chính, ca trực, tổng hợp công, trực và phê duyệt đơn.
• Toàn thể nhân viên: Thực hiện chấm công, chấm trực, đổi lịch trực, đăng ký nghỉ, công tác, làm thêm, giải trình và tra cứu lịch sử, bảng công, bảng lương

Việc phân chia đào tạo theo vai trò giúp từng nhóm người dùng nắm rõ các thao tác liên quan đến công việc của mình, đồng thời hỗ trợ phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình vận hành.

ThS.BS Trịnh Xuân Long (phải) – TP Quản lý chất lượng, Bệnh viện Nhi Trung ương

EasyHRM đồng hành cùng Bệnh viện Nhi Trung ương trên hành trình số hóa quản trị nhân sự

Buổi kick-off ngày 29/10/2026 đánh dấu bước triển khai tiếp theo trong quá trình hợp tác giữa EasyHRM và Bệnh viện Nhi Trung ương, hướng đến chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, ca trực và tính lương trên cùng một hệ thống.

EasyHRM cam kết đồng hành cùng Bệnh viện Nhi Trung ương

Với kế hoạch vận hành chính thức toàn viện từ tháng 11/2026, EasyHRM sẽ tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các bộ phận chuyên môn, khảo sát và điều chỉnh giải pháp theo nhu cầu thực tế.

Thông qua dự án, EasyHRM hướng tới hỗ trợ Bệnh viện Nhi Trung ương quản lý tập trung dữ liệu của 2.500 cán bộ, nhân viên y tế, giảm thao tác tổng hợp thủ công, nâng cao độ chính xác trong quản lý công – ca – lương, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản trị, vận hành bệnh viện.