Chiều ngày 22/09/2026 tại Đà Nẵng, EasyHRM tổ chức buổi kick-off khởi động dự án triển khai hệ thống quản trị nhân sự cho nhóm bốn doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Quê Việt, Công ty TNHH Radio Group, Công ty TNHH Rockciti và Công ty TNHH Rollhub – với tổng quy mô 250 nhân sự. Bốn doanh nghiệp hoạt động độc lập nhưng cùng một cách vận hành, nên thay vì bốn dự án riêng, hai bên thống nhất triển khai trong một buổi làm việc chung.

Bốn doanh nghiệp, một bộ máy vận hành

Về mặt pháp lý, đây là bốn chủ thể riêng biệt: mỗi doanh nghiệp có mã số thuế riêng, hợp đồng lao động riêng, nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và quyết toán thuế thu nhập cá nhân riêng. Bảng lương vì vậy không thể gộp chung.

Nhưng về mặt vận hành, cả bốn doanh nghiệp lại thuộc cùng một hệ thống quản trị. Ban điều hành cần nhìn được bức tranh nhân sự tổng thể của 250 con người, chứ không phải bốn báo cáo rời rạc ghép lại bằng tay. Nhân sự cũng có thể được điều động hỗ trợ giữa các đơn vị tùy theo nhu cầu từng thời điểm.

“Triển khai cùng lúc cho bốn doanh nghiệp đòi hỏi phải thiết kế hệ thống ngay từ đầu, sao cho dữ liệu tách bạch được theo từng đơn vị nhưng ban điều hành vẫn nhìn được tổng thể. Đây cũng là mô hình chúng tôi gặp nhiều ở các nhóm doanh nghiệp F&B.” – Anh Phạm Sơn, Trưởng phòng kinh doanh Softdreams khu vực Đà Nẵng

Anh Phạm Sơn, Trưởng phòng kinh doanh Softdreams khu vực Đà Nẵng

Phương án thống nhất tại buổi làm việc: triển khai trên một nền tảng duy nhất, phân tách dữ liệu theo từng doanh nghiệp để mọi nghiệp vụ tiền lương, hợp đồng và bảo hiểm vẫn độc lập, đồng thời cho phép ban điều hành xem báo cáo tổng hợp xuyên suốt cả bốn đơn vị. Việc điều động nhân sự giữa các doanh nghiệp được ghi nhận như một phần trong quá trình công tác, không phải nhập lại hồ sơ từ đầu.

“Điều chúng tôi kỳ vọng là bớt được thao tác thủ công, để bộ phận nhân sự tập trung vào những việc khác.” – Bà Trần Thị Hoài Thu, Trưởng phòng Nhân sự

Ban lãnh đạo tham gia buổi Kick off

Bài toán ca kíp của ngành F&B

Phần khảo sát tập trung vào nhóm nghiệp vụ được xác định là khó nhất: chấm công, xếp ca và tính lương.

Đây cũng là nhóm nghiệp vụ mà ngành F&B khó hơn hẳn các ngành khác. Nhà hàng, quán ăn không vận hành theo giờ hành chính mà theo giờ cao điểm: ca trưa, ca tối, cuối tuần đông hơn ngày thường. Nhiều vị trí làm ca gãy: vào ca buổi trưa, nghỉ giữa buổi, rồi quay lại ca tối. Riêng cách ghi nhận công cho ca gãy đã là một quy tắc mà bảng tính thủ công rất dễ tính nhầm.

Cơ cấu lao động phân tầng. Bên cạnh nhân sự toàn thời gian là nhóm bán thời gian và thời vụ, phần lớn tính lương theo giờ hoặc theo ca, lịch làm thay đổi theo tuần, và có tần suất biến động cao. Với một thành phố du lịch như Đà Nẵng, nhu cầu nhân sự còn lên xuống theo mùa cao điểm và thấp điểm.

Thêm vào đó là các thay đổi phát sinh hằng ngày: nhân viên đổi ca cho nhau, xin nghỉ đột xuất, hoặc được điều động hỗ trợ sang điểm khác khi đông khách.

Đội ngũ EasyHRM khu vực Đà Nẵng trực tiếp phụ trách dự án

Tất cả tạo ra ba lớp công việc chồng lên nhau mỗi kỳ. 

• Thứ nhất là xếp ca cho từng điểm và cập nhật các thay đổi trong tháng. 
• Thứ hai là đối chiếu dữ liệu chấm công thực tế với lịch ca đã duyệt. 
• Thứ ba là tính lương với nhiều cách tính song song: lương tháng, lương ca, lương giờ, cùng các khoản phụ cấp đi kèm.

Khi toàn bộ quy trình này chạy trên bảng tính thủ công, phần lớn thời gian của bộ phận nhân sự mỗi kỳ dồn vào việc đối chiếu thay vì quản trị.

Phạm vi triển khai

Hai bên thống nhất đưa vào vận hành các phân hệ cơ bản của EasyHRM, tập trung trước vào khối nghiệp vụ công lương.

• Hồ sơ nhân sự – quản lý tập trung thông tin của toàn bộ 250 nhân sự: thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình công tác, quyết định và các thay đổi trong quá trình làm việc. Dữ liệu được phân tách theo từng doanh nghiệp nhưng tra cứu được trên cùng một hệ thống.
• Quản lý ca kíp – thiết lập các ca làm việc theo đặc thù từng điểm kinh doanh, bao gồm cả ca gãy và ca cuối tuần, hỗ trợ xếp ca theo chu kỳ cùng các điều chỉnh phát sinh trong tháng. Luồng đề nghị đổi ca có bước xác nhận của quản lý trực tiếp, thay cho việc nhân viên tự thỏa thuận rồi báo lại sau. Lịch ca hiển thị tập trung, thay cho việc mỗi điểm giữ một bản riêng.
• Chấm công – ghi nhận công bằng nhiều hình thức phù hợp với mô hình nhiều điểm kinh doanh, dữ liệu đối chiếu tự động với lịch ca đã phê duyệt. Nhân viên theo dõi được công của mình theo ngày thay vì chờ bảng công cuối tháng
• Tính lương – công thức cấu hình theo đúng quy chế của từng doanh nghiệp, xử lý song song nhiều cách tính cho các nhóm lao động khác nhau, tự động khấu trừ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Phiếu lương điện tử gửi tới từng người lao động.
• Phân hệ còn lại của hệ thống như đơn từ trực tuyến, phê duyệt trên ứng dụng di động, báo cáo nhân sự, tuyển dụng và đánh giá sẵn sàng mở rộng khi nhóm doanh nghiệp phát sinh nhu cầu. Vì dùng chung nền dữ liệu với khối công lương, những bước mở rộng này không phải bắt đầu lại từ đầu.

Quản lý chấm công, ca kíp ngay trên điện thoại với EasyHRM

Sự tham gia của ban điều hành

Một điểm đáng chú ý của buổi kick-off là thành phần tham dự. Ngoài bộ phận nhân sự, buổi làm việc có sự hiện diện của hai Giám đốc điều hành và đại diện bộ phận Marketing.

Đây là tín hiệu tích cực với một dự án triển khai cùng lúc cho nhiều doanh nghiệp. Khi hệ thống chạy xuyên suốt cả bốn, việc thống nhất cách xếp ca, cách ghi nhận công và cách phân nhóm lao động giữa các đơn vị là điều kiện để dữ liệu đồng nhất. Phần đó cần quyết định từ cấp điều hành, không thể để từng bộ phận tự xử lý.

“Chúng tôi xác định đây không phải việc riêng của phòng nhân sự. Bốn doanh nghiệp muốn dùng chung một hệ thống thì trước hết phải thống nhất được cách làm với nhau.” – Đại diện Ban điều hành

EasyHRM cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình số hoá quản trị

Về phía EasyHRM, dự án do đội ngũ khu vực Đà Nẵng trực tiếp phụ trách, bảo đảm hỗ trợ tại chỗ trong suốt quá trình triển khai và những kỳ lương đầu tiên – giai đoạn mà theo kinh nghiệm triển khai, mức độ đồng hành quyết định việc hệ thống có thực sự được sử dụng hay không.

Với một nhóm doanh nghiệp F&B vận hành nhiều điểm kinh doanh, giá trị lớn nhất của hệ thống nằm ở chỗ cả bốn đơn vị cùng làm việc trên một chuẩn dữ liệu chung. EasyHRM cam kết đồng hành đến khi điều đó thành hiện thực trong từng ca làm việc, từng bảng công và từng kỳ lương.