Chiều ngày 15/09/2026, tại trụ sở Bệnh viện Phục hồi chức năng Hà Nội (35 Lê Văn Thiêm), buổi kick-off dự án chuyển đổi số công tác quản trị đã chính thức diễn ra, khởi động việc triển khai bộ giải pháp điều hành số EasyHRM và EasyDocs cho 150 cán bộ, nhân viên của bệnh viện. Buổi làm việc có sự tham dự của Ban Giám đốc cùng đại diện các phòng Hành chính nhân sự, Tài chính kế toán và Công nghệ thông tin.

Gần 30 năm và những file Excel

Điểm khởi đầu của dự án này khác với phần lớn các đơn vị khác: bệnh viện gần như chưa từng sử dụng phần mềm quản trị nào trong suốt gần ba thập kỷ hoạt động.

Toàn bộ công tác chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ cán bộ và xử lý văn bản đều đang vận hành trên giấy tờ và các file Excel. Lịch trực do phòng Tổ chức phụ trách, tổng hợp thủ công từ các khoa. Bảng lương được lập bằng tay qua nhiều lớp file, rồi chuyển sang phòng Tài chính kế toán để tính toán và chi trả.

Cách làm này vẫn duy trì được hoạt động của bệnh viện, nhưng đặt toàn bộ gánh nặng lên thao tác thủ công của từng cán bộ, và khiến mọi yêu cầu báo cáo đột xuất đều trở thành một đợt tổng hợp lại từ đầu.

“Mong muốn của bệnh viện là có một phần mềm thực sự hữu ích, để cán bộ không phải làm thủ công nữa. Nhiều năm nay chúng tôi vẫn làm lương trên Excel.” – ThS.BSCKII. Nguyễn Thị Minh Hải – Giám đốc Bệnh viện Phục hồi chức năng Hà Nội

ThS.BSCKII. Nguyễn Thị Minh Hải – Giám đốc Bệnh viện Phục hồi chức năng Hà Nội

Bài toán nhân sự: dữ liệu con người thay đổi theo thời gian

Trong phần khảo sát, phòng Tổ chức nêu một đặc thù mà hệ thống phải xử lý được: nhân sự bệnh viện không cố định tại một khoa.

Kỹ thuật viên phục hồi chức năng được luân chuyển giữa các khoa theo từng giai đoạn. Điều đó có nghĩa hồ sơ nhân sự không thể chỉ ghi nhận một trạng thái hiện tại, mà phải lưu được cả quá trình: giai đoạn nào công tác tại khoa nào, giữ vị trí gì. Bên cạnh đó là các biến động thường xuyên khác: tuyển mới, nghỉ việc, điều động, bổ nhiệm.

Yêu cầu thứ hai gắn liền với trách nhiệm báo cáo. Là đơn vị trực thuộc Sở Y tế Hà Nội, bệnh viện phải nộp nhiều loại báo cáo nhân lực định kỳ: nhân sự tăng mới, cơ cấu theo từng khoa, số lượng kỹ thuật viên, phân bổ theo giới tính… Hiện tại mỗi báo cáo đều phải tổng hợp và xuất ra Excel thủ công.

Buổi làm việc diễn ra trong không khí nghiêm túc

Phương án thống nhất tại buổi làm việc: bệnh viện cung cấp bộ biểu mẫu báo cáo đang sử dụng, đội triển khai cấu hình sẵn trên hệ thống để các báo cáo định kỳ theo kỳ và theo năm được xuất trực tiếp ra Excel theo đúng mẫu thay vì tổng hợp lại từ đầu mỗi lần.

Bài toán lương: Nhiều nguồn, nhiều chế độ

Là đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ một phần, cơ cấu thu chi của bệnh viện chia thành hai mảng: phần tự chủ và phần được ngân sách hỗ trợ. Tiền lương vì vậy đến từ nhiều nguồn khác nhau, kéo theo nhiều đầu mục hạch toán trong cùng một kỳ lương.

Phức tạp hơn nữa: cùng là viên chức nhưng các nhóm lại áp dụng những chế độ khác nhau. Việc tính lương do đó không thể dùng một công thức chung, mà phải phân nhóm và cấu hình riêng cho từng nhóm đối tượng.

Buổi làm việc cũng làm rõ ranh giới phối hợp giữa hai phòng. 

• Phòng Tổ chức nắm dữ liệu về con người: hồ sơ, hệ số, quá trình công tác, chấm công. 
• Phòng Tài chính kế toán sử dụng dữ liệu đó để lập bảng lương chi trả. 
• Hai bên thống nhất: hệ thống chuẩn hóa dữ liệu nhân sự ở phòng Tổ chức, sau đó cung cấp bảng lương và biểu mẫu hệ số sang phòng Tài chính kế toán, thay cho việc nhập lại số liệu như hiện nay.

Các đầu mối phối hợp đã được xác định cụ thể theo từng nghiệp vụ: chấm công, tính lương và kế toán tổng hợp.

Bước tiếp theo là khảo sát chi tiết nghiệp vụ để chuẩn hóa các phần tử lương, xác định đầy đủ các khoản cấu thành thu nhập theo từng nhóm đối tượng, trước khi đưa lên hệ thống.

Bảng công lương đều được làm thủ công bằng excel

Số hóa quy trình điều hành và quản lý tài liệu trên Văn phòng số

Song song với bài toán nhân sự và tiền lương, Bệnh viện Phục hồi chức năng Hà Nội cũng đặt mục tiêu đưa các quy trình quản lý, điều hành và xử lý tài liệu lên môi trường số.

Tại buổi Kick-off, Bệnh viện Phục hồi chức năng Hà Nội và Softdreams tập trung rà soát hiện trạng phối hợp công việc giữa Ban Giám đốc, các phòng chức năng, khoa chuyên môn và các đơn vị trực thuộc, từ đó xây dựng mô hình Văn phòng số EasyDocs phù hợp với đặc thù vận hành của bệnh viện.

Trong quá trình hoạt động, bệnh viện phát sinh nhiều nhóm tài liệu như công văn từ Sở Y tế và cơ quan quản lý, văn bản chỉ đạo, quyết định, tờ trình, kế hoạch công tác, lịch trực, biên bản, báo cáo chuyên môn và các tài liệu trao đổi nội bộ giữa các khoa/phòng.

“Mỗi ngày bệnh viện tiếp nhận và phát hành khoảng 10-30 văn bản. Do là đơn vị trực thuộc Sở Y tế Hà Nội, hệ thống cần đáp ứng luồng tiếp nhận, khởi tạo và gửi văn bản lên cấp trên, đồng thời kết nối với hệ thống quản lý văn bản của Sở để quá trình xử lý được xuyên suốt.” – Đại diện Phòng Tài chính – Kế toán, Bệnh viện Phục hồi chức năng Hà Nội 

Buổi làm việc có sự tham gia của phòng Hành chính, Tài chính kế toán & CNTT

Với EasyDocs, các quy trình này được đưa về một môi trường làm việc tập trung. Văn bản đến được tiếp nhận, phân loại, trình lãnh đạo và giao xử lý; văn bản đi được tạo dự thảo, xin ý kiến, trình ký và phát hành; còn văn bản nội bộ được luân chuyển giữa các đơn vị ngay trên hệ thống.

Qua đó, bệnh viện từng bước giảm tình trạng dữ liệu nằm rải rác trên hồ sơ giấy, email hoặc nhiều file Excel riêng lẻ, đồng thời dễ dàng theo dõi tiến độ và lịch sử xử lý công việc.

Kết nối các phòng ban, duy trì dữ liệu xuyên suốt

Một trong những yêu cầu quan trọng của mô hình Văn phòng số là đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi cán bộ thay đổi vị trí hoặc có sự luân chuyển giữa các bộ phận.

EasyDocs cho phép tổ chức tài khoản, phân quyền và dữ liệu theo cơ cấu của bệnh viện, giúp các khoa/phòng vừa chủ động xử lý nghiệp vụ của mình, vừa duy trì được thông tin và lịch sử công việc trên hệ thống chung.

Tại buổi Kick-off, đội ngũ Softdreams cũng trực tiếp demo các quy trình như tạo tài liệu, giao xử lý, trình duyệt, trình ký, phát hành và lưu trữ, giúp cán bộ các đơn vị hình dung rõ cách Văn phòng số được áp dụng vào công việc hằng ngày.

Đặc biệt, việc tổ chức tài khoản và dữ liệu cũng được trao đổi theo hướng đảm bảo tính liên tục khi có thay đổi nhân sự. Tài khoản được thiết lập theo từng cá nhân, trong khi các đầu mối nghiệp vụ chung có thể được tổ chức phù hợp với cơ cấu của đơn vị, giúp dữ liệu và lịch sử công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào một cán bộ cụ thể.

Chuyên viên EasyHRM – EasyDocs trình bày trong buổi Kick-off

An toàn thông tin là tiên quyết

Một nội dung được Ban Giám đốc nhấn mạnh xuyên suốt buổi làm việc: yêu cầu về bảo mật. Dữ liệu nhân sự và tài chính của một cơ sở y tế công lập thuộc nhóm thông tin nhạy cảm. Bệnh viện hiện đã đạt yêu cầu bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ đang áp dụng, và đặt mục tiêu nâng lên mức cao hơn trong thời gian tới. Vì vậy, mọi hệ thống đưa vào vận hành đều phải đáp ứng các yêu cầu tương ứng về phân quyền, mã hóa, lưu vết truy cập và phòng chống lộ lọt dữ liệu.

Hai bên thống nhất xây dựng quy định về chế độ bảo mật đi kèm dự án, đồng thời bảo đảm lộ trình triển khai gắn chặt với các căn cứ pháp lý cho cả bệnh viện và đơn vị cung cấp giải pháp.

EasyHRM – EasyDocs cam kết bảo mật thông tin theo quy định

Lộ trình go-live trong 3 tuần

Theo kế hoạch thống nhất tại buổi kick-off, hệ thống dự kiến go-live từ ngày 02/10/2026 và hoàn tất triển khai trong tháng 11/2026.

Giai đoạn trước go-live tập trung vào ba việc: 

• Khảo sát và chuẩn hóa nghiệp vụ tiền lương theo từng nhóm đối tượng
• Tiếp nhận bộ biểu mẫu báo cáo của bệnh viện để cấu hình sẵn trên hệ thống
• Thiết lập quy trình văn thư cùng phương án liên thông với nền tảng của cơ quan cấp trên.

Với một đơn vị lần đầu đưa phần mềm quản trị vào vận hành sau gần ba thập kỷ, phần việc quan trọng không chỉ nằm ở cấu hình hệ thống mà còn ở công tác đào tạo và đồng hành trong những kỳ đầu tiên. Đó cũng là cam kết mà đội ngũ triển khai EasyHRM và EasyDocs đưa ra tại buổi làm việc: bám sát bệnh viện cho tới khi hệ thống vận hành ổn định và thực sự thay thế được cách làm thủ công hiện tại.