Lưu trữ hợp đồng lao động: Thời hạn và quy định doanh nghiệp cần biết
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý quan trọng, không chỉ cần được giao kết đúng quy định mà còn phải lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn để đảm bảo giá trị pháp lý khi cần đối chiếu, giải quyết tranh chấp. Bài viết dưới đây, Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM sẽ giúp làm rõ quy định về lưu trữ hợp đồng lao động, đặc biệt với những thay đổi mới nhất áp dụng cho hợp đồng lao động điện tử.
Lưu trữ hợp đồng lao động: Thời hạn và quy định doanh nghiệp cần biết
Mục lục
1. Lưu trữ hợp đồng lao động là gì?
Lưu trữ hợp đồng lao động là việc doanh nghiệp bảo quản, quản lý và lưu giữ hợp đồng đã giao kết cùng các dữ liệu, tài liệu liên quan trong thời gian cần thiết theo quy định pháp luật và yêu cầu quản lý.
Việc lưu trữ có thể áp dụng đối với:
- Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
- Hợp đồng lao động điện tử.
- Phụ lục hợp đồng lao động.
- Các văn bản điện tử khác có liên quan đến quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng.
Việc quản lý đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử làm việc, xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi cần thiết.
Lưu trữ hợp đồng lao động là gì?
XEM THÊM: Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không? Quy định mới
2. Vì sao cần lưu trữ hợp đồng lao động?
Hợp đồng lao động không đơn thuần là một giấy tờ hành chính. Đây là căn cứ quan trọng ghi nhận thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Việc lưu trữ đầy đủ mang lại nhiều lợi ích như:
- Là căn cứ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp về lương, công việc, thời hạn hợp đồng hoặc quyền lợi của người lao động.
- Phục vụ hoạt động thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Giúp xác định quá trình làm việc, thâm niên và lịch sử ký kết hợp đồng của nhân sự.
- Hạn chế tình trạng thất lạc hồ sơ khi nhân sự nghỉ việc hoặc doanh nghiệp thay đổi người phụ trách.
- Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vòng đời hợp đồng khoa học, chủ động theo dõi thời điểm hết hạn và tái ký.
3. Hợp đồng lao động phải lưu trữ bao lâu?
Pháp luật Việt Nam hiện không quy định một mốc thời hạn chung duy nhất cho việc lưu trữ hợp đồng lao động, mà thời hạn cụ thể phụ thuộc vào bản chất tài liệu (hồ sơ nhân sự, chứng từ kế toán) và hình thức lưu trữ (bản giấy hay bản điện tử).
3.1 Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động bản giấy
Với hợp đồng lao động bản giấy, thời hạn lưu trữ được xác định theo tính chất của hồ sơ liên quan:
- Theo hướng dẫn về lưu trữ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động cùng các giấy tờ liên quan (sơ yếu lý lịch, hồ sơ giải quyết nghỉ việc…) thường được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động
- Nếu hợp đồng lao động được xem là tài liệu kế toán (dùng làm căn cứ hạch toán chi phí lương, lập báo cáo tài chính), thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo Luật Kế toán, tính từ ngày 01/01 của năm tiếp theo năm phát sinh nghiệp vụ liên quan
- Hồ sơ gốc của một số loại lao động đặc thù (cán bộ, công chức, viên chức) có thể yêu cầu bảo quản vĩnh viễn theo quy định riêng của từng ngành, lĩnh vực
- Do có nhiều cách hiểu và áp dụng khác nhau, để an toàn, doanh nghiệp nên lưu trữ hợp đồng lao động tối thiểu 5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng, và nên kéo dài đến 10 năm nếu hợp đồng có liên quan trực tiếp đến số liệu kế toán, thuế
Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động bản giấy
3.2 Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử
Đối với hợp đồng lao động điện tử, quy định mới có sự thay đổi đáng chú ý:
- Từ ngày 01/7/2026, theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, doanh nghiệp khi giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử phải thực hiện đăng ký, truy cập và khai thác qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng tài khoản định danh điện tử VNeID
- Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới lên tới 10 năm, dài hơn đáng kể so với một số mốc lưu trữ áp dụng cho hồ sơ nhân sự bản giấy thông thường
- Trường hợp doanh nghiệp thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử (eContract), bên cung cấp cũ có trách nhiệm phối hợp chuyển giao dữ liệu, hỗ trợ xuất hồ sơ để đảm bảo không làm mất khả năng chứng minh quyền, nghĩa vụ của các bên trong suốt thời hạn lưu trữ
Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử
NÊN XEM: Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện
3.3 Thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm nào?
Mốc thời gian bắt đầu tính thời hạn lưu trữ cũng khác nhau tùy loại tài liệu:
- Với hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động: thời hạn lưu trữ thường được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (ngày người lao động chính thức nghỉ việc), không phải từ ngày ký hợp đồng
- Với tài liệu kế toán liên quan: thời hạn 10 năm được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp theo năm phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hợp đồng đó
- Ví dụ minh họa: nếu người lao động ký hợp đồng từ 01/01/2018 đến 31/12/2022 rồi nghỉ việc, doanh nghiệp cần lưu giữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến người lao động này đến hết ngày 31/12/2027 (tính theo mốc 5 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng)
Thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm nào?
3.4 Trường hợp người lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp
Với trường hợp người lao động đã ký nhiều hợp đồng lao động kế tiếp nhau (ví dụ hợp đồng xác định thời hạn lần 1, lần 2, sau đó chuyển sang không xác định thời hạn), doanh nghiệp cần lưu ý:
- Toàn bộ các hợp đồng đã ký trong suốt quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp đều cần được lưu trữ đầy đủ, không chỉ riêng hợp đồng gần nhất, vì mỗi hợp đồng đều có thể là căn cứ pháp lý cho từng giai đoạn làm việc cụ thể
- Thời hạn lưu trữ chung cho toàn bộ hồ sơ (bao gồm tất cả các hợp đồng đã ký) được tính từ thời điểm người lao động chính thức chấm dứt quan hệ lao động với doanh nghiệp (ở lần cuối cùng), chứ không tính riêng lẻ theo từng hợp đồng đã hết hạn trước đó
- Việc lưu trữ đầy đủ chuỗi hợp đồng này đặc biệt quan trọng để xác định chính xác thâm niên làm việc, số lần đã ký hợp đồng xác định thời hạn, làm căn cứ tính các quyền lợi như trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm khi cần
4. Doanh nghiệp nên lưu trữ hợp đồng lao động như thế nào?
Để việc lưu trữ hợp đồng lao động vừa đúng quy định, vừa thuận tiện cho công tác tra cứu, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách thức sau:
- Lưu trữ bản giấy tại kho hồ sơ chuyên dụng: sắp xếp hợp đồng theo từng nhân sự, có mã hồ sơ rõ ràng, bảo quản ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc, mối mọt làm hư hỏng tài liệu theo thời gian
- Số hóa hợp đồng song song với lưu bản giấy: scan, lưu file mềm hợp đồng để thuận tiện tra cứu nhanh, đồng thời vẫn giữ bản giấy gốc theo đúng thời hạn quy định (vì bản scan không thể thay thế hoàn toàn giá trị pháp lý của bản gốc trong nhiều trường hợp)
- Chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử: áp dụng nền tảng ký kết, lưu trữ hợp đồng điện tử được cấp phép, tuân thủ quy định giao dịch qua tài khoản định danh điện tử VNeID theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, giúp giảm chi phí in ấn, lưu kho và hạn chế rủi ro thất lạc
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tập trung: lưu trữ hợp đồng cùng toàn bộ hồ sơ nhân sự liên quan (bảng lương, BHXH, đánh giá…) trên cùng một hệ thống, dễ dàng tra cứu theo tên nhân sự, phòng ban, trạng thái hợp đồng
- Phân loại rõ theo thời hạn lưu trữ: đánh dấu rõ hợp đồng nào đã hết hạn lưu trữ để có kế hoạch xử lý, tiêu hủy đúng quy định, tránh lưu trữ tràn lan gây khó khăn khi tra cứu tài liệu còn giá trị
- Backup dữ liệu định kỳ (với hợp đồng điện tử, file số hóa): đảm bảo có bản sao lưu dự phòng, tránh mất dữ liệu do lỗi hệ thống, virus hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn
Nên lưu trữ hợp đồng lao động như thế nào?
5. Những sai sót thường gặp khi lưu trữ hợp đồng lao động
Trong thực tế, không ít doanh nghiệp gặp phải các vấn đề sau khi thực hiện lưu trữ hợp đồng lao động, dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc khó khăn khi cần tra cứu:
- Tiêu hủy hợp đồng và hồ sơ liên quan quá sớm, trước khi hết thời hạn lưu trữ quy định, dẫn đến thiếu căn cứ khi phát sinh tranh chấp lao động hoặc bị thanh tra, kiểm tra
- Lưu trữ rời rạc, không tập trung: hợp đồng lưu ở nhiều nơi khác nhau (file cá nhân của từng quản lý, email, tủ hồ sơ riêng lẻ) khiến việc tổng hợp, tra cứu khi cần mất nhiều thời gian, thậm chí thất lạc
- Không cập nhật, lưu trữ đầy đủ tất cả các lần tái ký hợp đồng của một nhân sự, chỉ giữ lại hợp đồng gần nhất, gây khó khăn khi cần xác định chính xác thâm niên hoặc số lần đã ký hợp đồng xác định thời hạn
- Chỉ lưu trữ bản giấy mà không số hóa, dẫn đến rủi ro hư hỏng, thất lạc theo thời gian do điều kiện bảo quản không đảm bảo (ẩm mốc, cháy nổ, mối mọt)
- Chuyển đổi sang hợp đồng điện tử nhưng không tuân thủ đúng quy định về nền tảng, tài khoản định danh theo Thông tư 08/2026/TT-BNV, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng khi cần sử dụng làm bằng chứng
- Không có quy trình bàn giao hồ sơ rõ ràng khi nhân sự phụ trách lưu trữ nghỉ việc hoặc chuyển đổi phần mềm quản lý, dẫn đến thất lạc dữ liệu quan trọng
Những sai sót thường gặp khi lưu trữ hợp đồng lao động
6. EasyHRM hỗ trợ lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động như thế nào?
Với nhiều mốc thời hạn lưu trữ khác nhau tùy loại hồ sơ, cùng nguy cơ thất lạc, hư hỏng khi lưu trữ thủ công, doanh nghiệp cần một giải pháp số hóa để quản lý hợp đồng lao động an toàn, hiệu quả hơn. EasyHRM hỗ trợ doanh nghiệp với các tính năng:
- Số hóa toàn bộ quy trình hợp đồng lao động: từ khởi tạo, ký kết đến lưu trữ đều thực hiện trên cùng một hệ thống, không cần chuyển đổi qua nhiều công cụ khác nhau
- Quản lý tập trung, không thất lạc dữ liệu: toàn bộ hợp đồng của từng nhân sự được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng tra cứu theo tên nhân viên, phòng ban, trạng thái hợp đồng (còn hiệu lực, đã hết hạn, đã tái ký…)
- Tự động nhắc lịch hết hạn hợp đồng và theo dõi vòng đời hợp đồng, hạn chế rủi ro quên tái ký hoặc xử lý trễ hạn theo mốc 30 ngày quy định
- Bảo mật cao, đảm bảo giá trị pháp lý: hợp đồng được mã hóa, lưu vết đầy đủ thao tác ký kết, chỉnh sửa, đáp ứng yêu cầu pháp lý khi cần xuất trình cho cơ quan chức năng
- Lưu trữ đầy đủ lịch sử tất cả các lần ký, tái ký hợp đồng của một nhân sự trong suốt quá trình làm việc, thuận tiện khi cần xác định thâm niên hoặc số lần đã ký hợp đồng xác định thời hạn
- Tích hợp trực tiếp với hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, BHXH, giúp dữ liệu đồng bộ xuyên suốt mà không cần lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi
Lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động khoa học với EasyHRM
Nắm rõ thời hạn và quy định lưu trữ hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi pháp lý của mình, tránh rủi ro khi có tranh chấp hoặc thanh tra, kiểm tra phát sinh. Sử dụng EasyHRM sẽ giúp việc lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động trở nên an toàn, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn cho bộ phận nhân sự.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
