Chiều ngày 21/08/2026, Tổng công ty Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp Quốc phòng (GAET) tổ chức chương trình triển khai và đào tạo phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM. Buổi làm việc có sự tham gia của Đại tá Đoàn Đắc Dũng – Phó Tổng Giám đốc Tổng công ty; ông Vũ Văn Luật – Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams cùng đại diện lãnh đạo, cán bộ quản lý và đội ngũ kỹ thuật của hai bên.

EasyHRM – Mắt xích quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số 2026 của GAET

Buổi sáng cùng ngày, Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng đã tổ chức sơ kết sau 18 tháng triển khai Nghị quyết 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia – với sự tham dự của lãnh đạo cao nhất các cơ quan, đơn vị trực thuộc. 

Với GAET, 2026 được xác định là năm đẩy mạnh chuyển đổi số một cách toàn diện, đồng bộ và thống nhất trên nhiều lĩnh vực hoạt động. Ngay từ đầu năm, Tổng công ty đã đưa vào vận hành một loạt nền tảng phục vụ công tác quản lý, điều hành: phần mềm quản lý bất động sản, hệ thống kiểm soát ra vào và chấm công bằng AI, hệ thống phần mềm không giấy, phần mềm quản lý dịch vụ, cùng các ứng dụng AI hỗ trợ phân tích và kiểm soát rủi ro trong hoạt động kinh tế.

“Chuyển đổi số tại Tổng công ty đang chuyển mạnh từ nhận thức, chủ trương, kế hoạch sang những hành động, sản phẩm và kết quả cụ thể. Công nghệ số, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo, đang từng bước được ứng dụng để giải quyết các bài toán thực tiễn.” – Đại tá Đoàn Đắc Dũng, Phó Tổng Giám đốc GAET

Đại tá Đoàn Đắc Dũng, Phó Tổng Giám đốc GAET

EasyHRM được xác định là mắt xích quan trọng tiếp theo trong lộ trình đó, hướng tới số hóa công tác quản trị nhân lực trên một nền tảng thống nhất – bao gồm hồ sơ nhân sự, cơ cấu tổ chức, đơn từ và nghỉ phép, đánh giá, đào tạo, quản lý thời gian làm việc và chấm công.

Trong đó, nội dung Tổng công ty đặc biệt quan tâm là quản lý thời gian làm việc và chấm công.

Vấn đề về xác minh dữ liệu chấm công từ hiện trường

Lý do EasyHRM được đặt trọng tâm vào chấm công nằm ở đặc thù lực lượng của GAET.

Không phải bộ phận nào cũng làm việc tại cơ quan. Nhân sự của Tổng công ty trải trên nhiều lớp địa bàn khác nhau: văn phòng, đơn vị, khai trường, bãi đỗ và các điểm làm việc phân tán khác. Cùng một người trong một ngày có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ ở nhiều vị trí.

Phạm vi triển khai giai đoạn này tập trung vào ba đơn vị trực thuộc (A2, A10, A11) hoạt động trong lĩnh vực vật liệu nổ công nghiệp, với lực lượng làm việc thường xuyên tại các khai trường và trên đường. Đây là nhóm nhân sự mà mọi phương thức chấm công dựa trên thiết bị đặt tại một địa điểm cố định đều không thể phủ tới.

Với cách quản lý trước đây, bộ phận nhân sự tại Tổng công ty tiếp nhận báo cáo từ chỉ huy các điểm, nhưng không có cơ chế nào để kiểm tra tính chính xác của số liệu đó. Đây không phải bài toán làm nhanh hay làm gọn – mà là bài toán xác minh: không xác định được chắc chắn có bao nhiêu người thực sự có mặt, tại đâu, trong khoảng thời gian nào.

“Không phải bộ phận nào cũng ở văn phòng. Có rất nhiều khai trường, bãi đỗ, dẫn đến tình trạng phía nhân sự ở Tổng công ty không nắm được chính xác tình hình chấm công thực tế. Vì vậy chúng tôi thiết kế phương án chấm công đa yếu tố, kết hợp Wi-Fi, GPS và nhận diện khuôn mặt, để ghi nhận được cả người, thời gian và vị trí ngay tại nơi làm việc.” – Chị Hà Lê Hà, chuyên viên đào tạo, Softdreams

Chị Hà Lê Hà, chuyên viên đào tạo, Softdreams

Bên cạnh bài toán xác minh dữ liệu tại hiện trường, GAET còn đối mặt với bài toán tổng hợp và báo cáo. Dữ liệu phát sinh ở nhiều địa điểm khác nhau khiến mỗi kỳ, bộ phận nhân sự phải thu thập từ nhiều nguồn, kiểm tra, đối chiếu rồi mới tổng hợp được bảng công hoàn chỉnh – làm tăng đáng kể khối lượng xử lý thủ công và khiến số liệu luôn có độ trễ so với thực tế.

Cách EasyHRM giải bài toán cho lực lượng phân tán

Đáng chú ý, việc triển khai EasyHRM không nhằm thay thế các hệ thống sẵn có. Từ đầu năm 2026, GAET đã đưa vào vận hành hệ thống kiểm soát ra vào và chấm công ứng dụng trí tuệ nhân tạo, phục vụ hiệu quả cho khối làm việc tập trung tại cơ quan.

Tuy nhiên, các thiết bị kiểm soát đặt cố định chỉ phát huy tác dụng tại những điểm cố định. Với lực lượng thường xuyên làm nhiệm vụ tại khai trường và trên đường vận chuyển, phương thức này không thể áp dụng. EasyHRM được lựa chọn để bổ sung đúng phạm vi đó, hoàn thiện bức tranh dữ liệu chấm công của toàn Tổng công ty.

EasyHRM đã số hóa toàn bộ quy trình chấm công từ xác thực đến tổng hợp:

• Chấm công đa yếu tố – kết hợp Wi-Fi, GPS và nhận diện khuôn mặt eKYC trên ứng dụng di động. Nhân sự chấm công tại các địa điểm đã được thiết lập trước, hệ thống ghi nhận đồng thời cả ba yếu tố: ai chấm công, vào thời điểm nào và ở vị trí nào.
• Khai báo nhiệm vụ linh hoạt – hệ thống không chỉ ghi giờ vào và giờ ra. Với nhân sự có nhiều nhiệm vụ khác nhau trong cùng một ngày, dữ liệu ghi nhận được cả khoảng thời gian và nội dung nhiệm vụ tương ứng.
• Đơn từ trực tuyến – nghỉ phép, làm thêm, đi muộn về sớm, công tác, đi học đều được tạo và phê duyệt trên ứng dụng di động hoặc web, thay cho luồng giấy tờ luân chuyển qua nhiều bộ phận.

Đi cùng là việc cấu hình ca làm việc theo đúng đặc thù của Tổng công ty. Bên cạnh ca hành chính cho khối văn phòng, hệ thống thiết lập các ca riêng cho lực lượng làm nhiệm vụ hiện trường, trong đó có ca nổ mìn và ca áp tải – để dữ liệu chấm công được đối chiếu với đúng ca tương ứng thay vì áp một khung giờ chung.

GAET giao trách nhiệm triển khai trực tiếp cho lãnh đạo, chỉ huy từng đơn vị

Phần phát biểu của Đại tá Đoàn Đắc Dũng dành phần lớn thời lượng không cho phần mềm, mà cho cách tổ chức triển khai.

“EasyHRM không phải là nhiệm vụ riêng của cơ quan quản lý nhân sự hay của bộ phận công nghệ thông tin. Đây là nhiệm vụ chung, đòi hỏi sự vào cuộc trực tiếp của lãnh đạo, chỉ huy, cán bộ, nhân viên từng đơn vị.”

Yêu cầu đầu tiên đặt ra với các đơn vị vì vậy không phải yêu cầu kỹ thuật: lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị phải nhận thức thống nhất, trực tiếp quan tâm và theo sát chất lượng triển khai tại đơn vị mình – không giao khoán cho cán bộ nhân sự hoặc bộ phận công nghệ thông tin.

Đây là điểm mà thực tế triển khai ở nhiều tổ chức cho thấy có tính quyết định. Với hệ thống chấm công phân tán, chất lượng dữ liệu phụ thuộc vào việc chỉ huy từng điểm có thực sự sử dụng và kiểm tra hay không. Phần mềm không tự tạo ra kỷ luật dữ liệu.

“Đúng người, đúng thời gian, đúng địa điểm, đúng thực tế” và trách nhiệm về dữ liệu

Yêu cầu thứ hai cụ thể hơn, và là phần có sức nặng nhất của buổi làm việc:

“Việc chấm công phải đảm bảo đúng người, đúng thời gian, đúng địa điểm và phải phản ánh đúng thực tế. Những trường hợp bất thường phải được kiểm tra, xử lý kịp thời. Đây không chỉ là yêu cầu về quản lý, mà còn góp phần đảm bảo công bằng, minh bạch và quyền lợi chính đáng của người lao động.” – Đại tá Đoàn Đắc Dũng

Bốn chữ “đúng” này chính là mô tả ngắn gọn nhất về giá trị của cơ chế chấm công kết hợp GPS và nhận diện khuôn mặt. Nhưng điểm đáng chú ý là cách chúng được đặt: lãnh đạo, chỉ huy đơn vị phải thường xuyên kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu tại đơn vị mình – dữ liệu là trách nhiệm của người chỉ huy, không phải sản phẩm của phần mềm.

Nửa sau của yêu cầu cũng đáng lưu ý: minh bạch dữ liệu chấm công được nhìn như một cơ chế bảo vệ quyền lợi người lao động, không chỉ là công cụ kiểm soát. Với lực lượng làm việc ngoài hiện trường, dữ liệu chính xác cũng có nghĩa là ngày công, giờ làm thêm và các chế độ được ghi nhận đúng.

“Tôi muốn nhấn mạnh một vấn đề: chuyển đổi số không phải là đưa một phần mềm mới để thay thế cái cũ trên máy tính. Điều quan trọng hơn là thông qua công nghệ, chúng ta phải thay đổi phương thức quản trị, chuẩn hóa quy trình, minh bạch dữ liệu và nâng cao hiệu quả công việc.”

Go-live ngay trong ngày khởi động

Về mặt triển khai, dự án được chia thành ba giai đoạn: quản trị thông tin, vận hành, và phát triển nhân sự. Giai đoạn hiện tại tập trung vào hai phần – thông tin hồ sơ nhân sự ở mức cơ bản phục vụ chấm công, và toàn bộ nghiệp vụ quản lý thời gian làm việc. Các phân hệ còn lại sẵn có trên hệ thống, mở rộng khi phát sinh nhu cầu.

Điểm khác biệt so với cách triển khai thông thường: hồ sơ nhân sự và tài khoản người dùng đã được chuẩn bị và tạo sẵn trước buổi làm việc. Nhờ vậy, phần thực hành diễn ra ngay trong chương trình – cán bộ các đơn vị tải ứng dụng EasyHRM, đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp và thực hiện chấm công trực tiếp trên hệ thống.

Theo lộ trình, các đơn vị có khoảng hai tuần làm quen với hệ thống, sau đó một tuần để tiếp nhận yêu cầu phát sinh và hoàn thiện cấu hình. Kênh hỗ trợ trực tuyến được thiết lập để xử lý vướng mắc liên tục trong quá trình vận hành.

“Chúng tôi cam kết đào tạo đúng, đủ và bám sát tiến độ đã dự trù, đồng thời hỗ trợ liên tục trong suốt quá trình vận hành.” – Anh Trần Đình Tú, Quản lý dự án, Softdreams

Anh Trần Đình Tú, Quản lý dự án, Softdreams

Yêu cầu thứ ba của Đại tá Đoàn Đắc Dũng gắn trực tiếp với phần này: mục tiêu sau đào tạo không dừng ở việc đã tham gia, mà là hiểu được, sử dụng được và có khả năng hướng dẫn lại cán bộ, nhân viên tại đơn vị mình.

Cam kết từ phía đơn vị triển khai

Phát biểu tại chương trình, ông Vũ Văn Luật – Giám đốc Softdreams bày tỏ vinh dự khi được đồng hành cùng GAET trong chương trình lần này. Ông đánh giá cao tinh thần chủ động của Tổng công ty trong lộ trình chuyển đổi số, cũng như sự vào cuộc đồng bộ từ cấp lãnh đạo đến các đơn vị – yếu tố mà theo ông sẽ quyết định hiệu quả thực tế của hệ thống sau triển khai.

Softdreams giới thiệu hệ sinh thái giải pháp có khả năng liên thông với EasyHRM: phần mềm kế toán – tài chính kết nối trực tiếp dữ liệu tiền lương và có thể hợp nhất báo cáo từ Tổng công ty tới các đơn vị thành viên; hệ thống điều hành văn bản nội bộ; cùng các giải pháp quản lý bán hàng và khách hàng. Softdreams hiện phục vụ khoảng 350.000 doanh nghiệp trên cả nước và là doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam.

“Với chất người lính, tôi cam kết Softdreams triển khai đến cùng. Điều quan trọng nhất của phần mềm là được sử dụng.” – Ông Vũ Văn Luật, Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams

Ông Vũ Văn Luật, Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương mại Softdreams

Buổi làm việc kết thúc bằng hai phát biểu đặt ra tiêu chuẩn cho chính dự án.

“Thành công của dự án không được đánh giá bằng việc phần mềm đã được triển khai hay đã tổ chức đào tạo, mà phải thể hiện bằng mức độ sử dụng thực tế, chất lượng dữ liệu, sự thay đổi trong quy trình quản lý và hiệu quả công việc sau khi triển khai.”

“Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số không phải là chúng ta dùng bao nhiêu phần mềm, mà là công nghệ giúp quản trị dữ liệu tốt hơn, chính xác hơn, minh bạch hơn; người lao động thuận tiện hơn và hiệu quả quản trị được nâng lên.” – Đại tá Đoàn Đắc Dũng, Phó Tổng Giám đốc GAET

Đó cũng là thước đo mà EasyHRM nhận về cho mình khi bước vào giai đoạn vận hành thực tế cùng GAET.

Trong thời gian tới, Softdreams tiếp tục bám sát từng đơn vị trong quá trình sử dụng, theo dõi chất lượng dữ liệu chấm công thực tế và hoàn thiện hệ thống theo phản hồi từ người dùng. Trên nền dữ liệu đã chuẩn hóa, phạm vi triển khai sẽ từng bước mở rộng sang các phân hệ còn lại của EasyHRM khi Tổng công ty phát sinh nhu cầu.

Softdreams cam kết theo dự án đến cùng – không dừng ở ngày bàn giao, không dừng ở buổi đào tạo – cho đến khi hệ thống thực sự trở thành công cụ làm việc hằng ngày của từng cán bộ, nhân viên GAET, và cho đến khi những con số trên bảng công phản ánh đúng thực tế đang diễn ra ngoài hiện trường.