NỘI DUNG BÀI VIẾT
Ngày 05/08/2026, EasyHRM có buổi kick-off và làm việc trực tiếp cùng Công ty TNHH Công nghiệp BlueView Holding tại nhà máy trong Khu công nghiệp Đồ Sơn, Hải Phòng, khởi động dự án số hóa quản trị nhân sự cho 160 nhân sự của doanh nghiệp.
Mục lục
Ba năm tại Việt Nam, quy mô 160 người
BlueView Việt Nam thuộc tập đoàn Blueview – nhà sản xuất thiết bị chiếu sáng LED thành lập năm 2004, trụ sở tại Thành Đô, Tứ Xuyên. Sau hơn hai mươi năm, tập đoàn phát triển thành một trong những nhà sản xuất đèn LED dạng dây và đèn LED tuyến tính lớn của Trung Quốc, với quy mô khoảng 1.400 nhân sự, sáu cơ sở sản xuất và tổng diện tích nhà máy khoảng 50.000 m².
Sản phẩm phục vụ các phân khúc chiếu sáng biển hiệu, chiếu sáng thương mại và hệ thống chiếu sáng thông minh, xuất khẩu tới nhiều thị trường quốc tế. Năm 2016, tập đoàn lập thêm thương hiệu BVInspirst chuyên về đèn kiến trúc và thương mại cho công trình văn phòng, giáo dục, khách sạn – phân khúc đòi hỏi các thông số quang học ở mức khắt khe như chỉ số hoàn màu CRI 95+ và các chuẩn điều khiển 0-10V, DALI, DMX.
Nhà máy tại Khu công nghiệp Đồ Sơn là bước mở rộng năng lực sản xuất của tập đoàn sang Việt Nam.
Ba năm tại Việt Nam, quy mô 160 người
Con số mở đầu buổi làm việc: 10 ngày
Ngay phần khảo sát hiện trạng, phòng Hành chính – Nhân sự BlueView đưa ra con số cụ thể: mỗi kỳ, công việc chấm công và tính lương chiếm trên dưới 10 ngày làm việc.
Với một tháng khoảng 22 ngày làm việc, nghĩa là gần một nửa thời gian của bộ phận nhân sự mỗi tháng bị dồn vào một việc duy nhất, việc không tạo ra giá trị mới, mà là tái tạo lại thông tin đã tồn tại rải rác ở các bộ phận.
“Riêng việc làm với chốt xong bảng công lương đã chiếm trên dưới 10 ngày mỗi tháng của bọn chị.”
Chị Nguyễn Thị Hiển, Trưởng phòng Nhân sự BlueView Việt Nam
Chị Nguyễn Thị Hiển (phải), Trưởng phòng Nhân sự BlueView Việt Nam
Khi được hỏi khâu nào khó nhất, câu trả lời của cả hai bên trùng nhau: công – ca – lương. Ba dữ liệu này gắn chặt vào nhau, nhưng hiện đang nằm ở ba nơi khác nhau và được ghép lại bằng tay.
Lịch ca nằm ở xưởng, bảng công nằm ở phòng nhân sự
Đây là điểm nghẽn được xác định rõ nhất trong buổi làm việc.
Hiện tại, việc xếp ca do bộ phận sản xuất chủ động: đến ngày 30 hằng tháng, anh Sơn – phụ trách dưới xưởng – lập lịch ca cho tháng kế tiếp, phân ca ngày và ca đêm cho từng nhóm, kèm cơ chế luân chuyển ca giữa các nhóm.
Lịch ca đó tồn tại ở xưởng. Phòng nhân sự lại chấm công dựa trên bảng công riêng. Khi hai nguồn không chung một hệ thống, mọi thay đổi phát sinh trong tháng – một công nhân đổi ca cho người khác, một nhóm được điều động tăng cường – đều phải truyền đạt bằng cách khác và ghi nhận lại thủ công. Đó chính là phần lớn trong 10 ngày đối chiếu nói trên.
Yêu cầu từ phía xưởng vì vậy rất rõ ràng và thực tế:
“Anh muốn lịch ca hiện lên ngay trên phần mềm, ai ca nào nhìn là biết. Công nhân chuyển ca thì phải có bước xác nhận, chứ không phải nói với nhau rồi cuối tháng mới phát hiện lệch.”
Anh Sơn, phụ trách xếp công – ca tại xưởng
Anh Sơn (trái), phụ trách xếp công – ca tại xưởng
Ba nhu cầu cụ thể được chốt ngay tại buổi làm việc: lịch ca hiển thị tập trung trên hệ thống, luồng đề nghị chuyển ca có bước xác nhận của người quản lý, và phiếu sản lượng được ghi nhận trên cùng nền dữ liệu để phục vụ tính lương theo sản lượng.
Một giờ chênh lệch mỗi lần tăng ca
Thực tế tại xưởng: bộ phận sản xuất đăng ký tăng ca đến 20h, nhưng có những hôm công việc kết thúc lúc 19h. Với cách làm hiện tại, bảng công ghi theo kế hoạch tăng ca đã đăng ký, nên khoảng chênh lệch một giờ đó không được phản ánh. Cấp quản lý không có công cụ để nhìn thấy khác biệt giữa giờ tăng ca đăng ký và giờ tăng ca thực tế.
Đây là vấn đề hai chiều.
- Về chi phí, doanh nghiệp có thể đang chi trả cho những giờ không thực sự phát sinh.
- Về quản trị, không ai biết chính xác năng lực thực tế của từng ca để lên kế hoạch cho kỳ sau.
Phương án thống nhất: ghi nhận giờ tăng ca theo dữ liệu chấm công thực tế, đối chiếu tự động với giờ đã đăng ký, và làm tròn giờ tăng ca theo bước 30 phút.
Riêng quy tắc làm tròn, đội EasyHRM lưu ý BlueView cần đưa vào nội quy lao động và áp dụng thống nhất cho toàn bộ nhân sự, thay vì để mỗi bộ phận tự xử lý. Quy tắc làm tròn giờ làm thêm là nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động, nên việc được quy định rõ bằng văn bản vừa bảo vệ doanh nghiệp khi có thanh tra, vừa tránh tranh chấp về sau.
Cùng nhóm này là bài toán phụ cấp chuyên cần – khoản gắn với số ngày đi làm và tình trạng đi muộn, hiện cũng đang được tính tay. Khi điều kiện hưởng được cấu hình thành công thức, hệ thống tự tính và tự loại trừ theo đúng quy chế, không phụ thuộc việc ai nhớ ra trường hợp nào.
Buổi làm việc diễn ra trong không khí tập trung
Tập trung vào câu hỏi công – ca – lương
Hai bên thống nhất tập trung trước vào ba phân hệ gắn trực tiếp với điểm nghẽn đã xác định: xếp ca, chấm công và tính lương – triển khai như một khối liền mạch, vì tách rời ba phần này chính là nguyên nhân của 10 ngày đối chiếu hiện tại.
Song song, hệ thống đưa vào hồ sơ nhân sự tập trung và hợp đồng lao động điện tử tích hợp chữ ký số. Hai phân hệ này không phải trọng tâm giai đoạn đầu, nhưng dùng chung nền dữ liệu với công lương, nên khi thông tin nhân sự và ca làm việc được chuẩn hóa thì chúng vận hành theo mà không cần nhập lại.
Bước tiếp theo
Kết thúc buổi làm việc, đội triển khai EasyHRM nhận danh mục cấu hình cần dựng: bộ lịch ca ngày – đêm và cơ chế luân chuyển, luồng xác nhận chuyển ca, quy tắc làm tròn giờ tăng ca, điều kiện hưởng phụ cấp chuyên cần và cấu trúc phiếu sản lượng.
Bước kiểm chứng được thống nhất là chạy đối chiếu thử với kỳ lương gần nhất của BlueView trước khi vận hành chính thức – để con số hệ thống tính ra được so trực tiếp với con số phòng nhân sự đã làm bằng tay.
EasyHRM tiếp tục đồng hành cùng BlueView qua từng chu kỳ vận hành
Câu chuyện của BlueView mới chỉ là điểm khởi đầu – hành trình số hóa công – ca – lương thực sự bắt đầu từ những ngày vận hành đầu tiên. Với mục tiêu cắt giảm tới 70% thời gian xử lý công lương mỗi kỳ, EasyHRM sẽ tiếp tục đồng hành cùng BlueView qua từng chu kỳ vận hành, để cùng nhìn lại: liệu 10 ngày đối chiếu thủ công có thực sự trở thành con số của quá khứ?
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
