[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên [mới nhất]

Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp xác định đúng khoảng cách năng lực của nhân viên và xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, tránh lãng phí ngân sách vào những khóa học không cần thiết. Trong bài viết này, Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về khái niệm, cấu trúc và tổng hợp các mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo mới nhất để doanh nghiệp tải về và áp dụng ngay.

[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên [mới nhất]

1. Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo là gì?

Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo là tài liệu được bộ phận HR hoặc ban lãnh đạo sử dụng để thu thập thông tin về khoảng cách năng lực, nguyện vọng phát triển và nhu cầu bồi dưỡng kỹ năng của nhân viên trong một kỳ nhất định.

Dữ liệu thu thập được từ phiếu khảo sát là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch đào tạo hằng năm, phân bổ ngân sách và lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp với từng nhóm đối tượng.

HR vẫn đang “bơi” giữa Excel, bảng công, bảng lương và hàng loạt file nhân sự rời rạc?
Dùng thử EasyHRM để quản lý đào tạo, chấm công, tính lương và nhân sự trên một nền tảng duy nhất với chi phí cực tối ưu.

2. Vì sao doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu đào tạo?

Nhiều doanh nghiệp vẫn xây dựng kế hoạch đào tạo dựa trên cảm tính hoặc theo xu hướng thị trường mà không xuất phát từ nhu cầu thực tế của nhân viên, dẫn đến lãng phí ngân sách và hiệu quả đào tạo thấp. Khảo sát nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này với những lợi ích cụ thể:

• Xác định đúng khoảng cách năng lực: Doanh nghiệp biết chính xác nhân viên đang thiếu kỹ năng gì, ở vị trí nào và mức độ ưu tiên ra sao
• Tối ưu ngân sách đào tạo: Khi biết rõ nhu cầu thực tế, doanh nghiệp phân bổ ngân sách đúng chỗ, tránh chi tiền cho những khóa học mà nhân viên không cần hoặc đã biết.
• Nâng cao hiệu quả và động lực học tập: Nhân viên được đào tạo đúng nhu cầu sẽ có động lực tham gia cao hơn, áp dụng vào công việc thực tế nhanh hơn và gắn bó với doanh nghiệp lâu dài hơn.
• Hỗ trợ xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp: Dữ liệu khảo sát giúp HR thiết kế lộ trình phát triển cá nhân hóa cho từng nhân viên, phù hợp với định hướng chiến lược của doanh nghiệp.
• Là căn cứ để đánh giá hiệu quả đào tạo: Kết quả khảo sát trước và sau đào tạo giúp doanh nghiệp đo lường mức độ cải thiện năng lực và ROI của từng chương trình đào tạo.

Cần khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên định kỳ

3. Khi nào doanh nghiệp nên khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên?

Khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên nên được thực hiện đúng thời điểm để xác định kỹ năng còn thiếu và xây dựng chương trình đào tạo phù hợp. Doanh nghiệp thường khảo sát trong các trường hợp sau:

• Cuối năm, khi xây dựng kế hoạch đào tạo và phân bổ ngân sách cho năm tiếp theo.
• Sau các kỳ đánh giá KPI hoặc hiệu suất để xác định những năng lực nhân viên còn thiếu.
• Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thay đổi chiến lược hoặc ra mắt sản phẩm mới cần nâng cao năng lực đội ngũ.
• Khi áp dụng công nghệ, phần mềm hoặc quy trình mới để nhân viên nhanh chóng thích nghi với cách làm việc mới.
• Khi hiệu suất giảm hoặc tỷ lệ nghỉ việc tăng cao, giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và có hướng đào tạo phù hợp.

Khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

XEM THÊM: Bảng Báo Giá Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Mới Nhất

4. Phiếu khảo sát đào tạo nhân viên gồm những nội dung gì?

Một phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo chuẩn cần đảm bảo thu thập đủ thông tin để HR có thể xây dựng kế hoạch đào tạo sát thực tế.

4.1. Thông tin cơ bản của nhân viên

Đây là phần đầu tiên của phiếu khảo sát, giúp HR phân loại và tổng hợp dữ liệu theo từng nhóm đối tượng. Các thông tin cần thu thập bao gồm:

• Họ tên, mã nhân viên.
• Phòng ban, vị trí công việc và cấp bậc hiện tại.
• Thâm niên làm việc tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên điền khuyết danh ở một số mục nhạy cảm để thu được phản hồi trung thực hơn.

4.2. Đánh giá kỹ năng và năng lực hiện tại

Phần này yêu cầu nhân viên tự đánh giá mức độ thành thạo của bản thân theo từng nhóm kỹ năng liên quan đến công việc. Thông thường sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 hoặc các mức: Yếu – Trung bình – Khá – Tốt – Thành thạo.

Các nhóm kỹ năng thường được đánh giá bao gồm:

• Kỹ năng chuyên môn theo vị trí công việc.
• Kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian.
• Kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm hỗ trợ công việc.
• Kỹ năng ngoại ngữ nếu yêu cầu công việc đòi hỏi.

Kết quả tự đánh giá ở phần này là cơ sở quan trọng để HR đối chiếu với yêu cầu năng lực của từng vị trí, từ đó xác định khoảng cách cần được bổ sung qua đào tạo.

Đánh giá năng lực chuyên môn qua phiếu khảo sát

4.3. Những khó khăn gặp phải trong công việc

Đây là phần quan trọng nhưng thường bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua. Khi nhân viên được tạo điều kiện chia sẻ thẳng thắn những vướng mắc trong công việc hằng ngày, HR sẽ nắm bắt được nhu cầu đào tạo thực chất hơn so với chỉ dựa vào tự đánh giá năng lực.

Một số câu hỏi gợi ý:

• Bạn đang gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện công việc hằng ngày?
• Những tình huống nào khiến bạn cảm thấy chưa tự tin hoặc thiếu kỹ năng để xử lý?
• Điều gì đang cản trở bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn?
• Bạn cần được hỗ trợ thêm ở lĩnh vực nào để nâng cao hiệu suất?

4.4. Nội dung nhân viên muốn được đào tạo

Phần này cho phép nhân viên chủ động đề xuất các chủ đề, kỹ năng hoặc lĩnh vực họ mong muốn được đào tạo thêm. Đây là dữ liệu trực tiếp nhất phản ánh nhu cầu thực tế của đội ngũ. 

• Chủ đề hoặc kỹ năng muốn được đào tạo theo thứ tự ưu tiên.
• Hình thức đào tạo ưa thích: học trực tiếp, học online, mentoring hay tự học có hướng dẫn.
• Thời gian phù hợp để tham gia đào tạo: trong giờ làm việc, ngoài giờ hay cuối tuần.
• Mức độ ưu tiên: cần ngay trong ngắn hạn hay có thể bố trí trong dài hạn.

4.5. Hình thức đào tạo phù hợp

Mỗi nhân viên có phong cách học tập và điều kiện làm việc khác nhau, vì vậy việc hỏi về hình thức đào tạo ưa thích giúp doanh nghiệp thiết kế chương trình đào tạo phù hợp hơn, tăng tỷ lệ tham gia và hiệu quả tiếp thu. Các lựa chọn phổ biến cần đưa vào phiếu khảo sát:

• Đào tạo tập trung tại doanh nghiệp theo nhóm.
• Học online qua video, khóa học e-learning hoặc webinar.
• Mentoring, được hướng dẫn trực tiếp bởi cấp trên hoặc chuyên gia nội bộ.
• Tham dự hội thảo, workshop hoặc khóa học bên ngoài.
• Tự học có tài liệu hướng dẫn từ doanh nghiệp cung cấp.

Có nhiều hình thức đào tạo khác nhau

4.6. Thời gian đào tạo mong muốn

Thời gian là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tham gia đào tạo của nhân viên. Phiếu khảo sát cần thu thập thông tin về:

• Thời điểm phù hợp: trong giờ làm việc, ngoài giờ hoặc cuối tuần.
• Thời lượng mỗi buổi học có thể tham gia: dưới 2 giờ, nửa ngày hay cả ngày.
• Tần suất mong muốn: học tập trung một lần hay chia thành nhiều buổi ngắn.
• Quý hoặc tháng trong năm phù hợp để sắp xếp tham gia đào tạo.

4.7. Ý kiến đề xuất từ nhân viên

Đây là phần mở cuối phiếu khảo sát, cho phép nhân viên tự do chia sẻ những ý kiến, đề xuất hoặc mong muốn chưa được đề cập trong các phần trên. Một số câu hỏi gợi mở:

• Bạn có đề xuất gì để chương trình đào tạo của doanh nghiệp hiệu quả hơn?
• Bạn muốn được hỗ trợ thêm gì từ doanh nghiệp trong quá trình phát triển nghề nghiệp?
• Có nội dung đào tạo nào bạn cho là cần thiết nhưng chưa được đề cập trong phiếu này?

Phần ý kiến đề xuất tuy không bắt buộc nhưng thường mang lại những thông tin giá trị nhất, phản ánh trung thực nhất mong muốn phát triển của đội ngũ.

5. Các hình thức khảo sát nhu cầu đào tạo phổ biến

Tùy vào quy mô, nguồn lực và đặc thù vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức khảo sát nhu cầu đào tạo sau:

5.1. Khảo sát bằng Google Form

Google Form là lựa chọn phổ biến với doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ hoàn toàn miễn phí, dễ thiết lập và dễ chia sẻ qua email hoặc Zalo.

Dữ liệu phản hồi được tự động tổng hợp vào Google Sheets, giúp HR dễ dàng lọc và phân tích theo từng phòng ban hay vị trí. Hạn chế lớn nhất là không thể tích hợp với hệ thống nhân sự và vẫn cần xử lý dữ liệu thủ công khi lập kế hoạch đào tạo.

Khảo sát bằng google form khá phổ biến

5.2. Khảo sát bằng file Excel

File Excel cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh linh hoạt theo từng tiêu chí đánh giá và dễ dàng tổng hợp kết quả bằng các công thức sẵn có. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ nhỏ, quy trình đơn giản và chưa cần đầu tư công cụ chuyên dụng.

Tuy nhiên, việc thu thập phản hồi từ nhiều nhân viên và tổng hợp nhiều file riêng lẻ tốn khá nhiều thời gian và dễ sai sót.

5.3. Phiếu khảo sát bản giấy

Phiếu giấy phù hợp với nhà máy sản xuất, công trường hoặc các đơn vị có nhân viên không sử dụng máy tính thường xuyên.

Hình thức này đơn giản, không đòi hỏi thiết bị nhưng có nhược điểm là tốn công nhập liệu thủ công, khó lưu trữ lâu dài và không thể tổng hợp dữ liệu nhanh chóng khi số lượng phiếu lớn.

5.4. Khảo sát trên phần mềm HRM

Đây là hình thức chuyên nghiệp và hiệu quả nhất, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Phần mềm HRM như EasyHRM cho phép tạo và gửi phiếu khảo sát trực tiếp đến từng nhân viên, tự động tổng hợp và phân tích kết quả theo phòng ban, vị trí và cấp bậc – liên thông trực tiếp với dữ liệu nhân sự để lập kế hoạch đào tạo chính xác và tiết kiệm thời gian xử lý.

EasyHRM có đầy đủ tính năng quản lý nhân sự

5.5. Phỏng vấn trực tiếp nhân viên

Phỏng vấn 1-1 giữa HR hoặc quản lý với nhân viên giúp thu thập thông tin sâu và chính xác hơn so với phiếu khảo sát thông thường, đặc biệt với các vị trí cấp cao hoặc nhân sự chủ chốt.

Hình thức này tốn nhiều thời gian và công sức hơn nhưng thường mang lại những insight giá trị mà phiếu khảo sát không thể khai thác được. Doanh nghiệp có thể kết hợp phỏng vấn trực tiếp với các hình thức khảo sát khác để có bức tranh toàn diện nhất về nhu cầu đào tạo của đội ngũ.

6. Mẫu phiếu khảo sát đào tạo

6.1 Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Mẫu phiếu tổng quát dành cho tất cả nhân viên, bao gồm đầy đủ các phần từ thông tin cá nhân, tự đánh giá năng lực đến đề xuất nội dung và hình thức đào tạo. Phù hợp với doanh nghiệp thực hiện khảo sát định kỳ cuối năm để lập kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo.

⇒ Tải xuống Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp

6.2 Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo theo phòng ban

Mẫu phiếu được thiết kế riêng theo từng bộ phận như kinh doanh, kế toán, nhân sự, kỹ thuật, tập trung vào các kỹ năng chuyên môn đặc thù của từng vị trí. Hình thức này giúp HR thu thập dữ liệu chính xác và có trọng tâm hơn so với phiếu khảo sát chung.

⇒ Tải xuống Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo theo phòng ban

6.3 Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới

Mẫu phiếu dành riêng cho nhân viên trong giai đoạn onboarding, tập trung vào việc xác định khoảng cách giữa năng lực thực tế và yêu cầu công việc để bộ phận HR thiết kế chương trình hội nhập và đào tạo ban đầu phù hợp.

⇒ Tải xuống Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới

6.4 Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo kỹ năng mềm

Mẫu phiếu tập trung vào các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, quản lý thời gian, làm việc nhóm và tư duy giải quyết vấn đề. Phù hợp với doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực toàn diện cho đội ngũ bên cạnh kỹ năng chuyên môn.

⇒ Tải xuống Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo kỹ năng mềm

Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo kỹ năng mềm

7. Những sai lầm thường gặp khi làm phiếu khảo sát đào tạo nhân viên

Nhiều doanh nghiệp đã triển khai khảo sát đào tạo nhưng kết quả thu về lại thiếu chính xác hoặc khó áp dụng thực tế. Nguyên nhân thường đến từ những lỗi phổ biến trong cách thiết kế và triển khai phiếu khảo sát dưới đây:

• Phiếu khảo sát quá dài, quá nhiều câu hỏi: Nhân viên dễ mất kiên nhẫn và điền qua loa, dẫn đến dữ liệu thu thập được không phản ánh đúng thực tế.
• Câu hỏi mơ hồ, khó hiểu: Các câu hỏi không rõ ràng khiến nhân viên hiểu sai và trả lời lệch hướng, làm giảm chất lượng dữ liệu phân tích.
• Không ẩn danh khi cần thiết: Nhân viên e ngại chia sẻ thật nếu phiếu yêu cầu ghi đầy đủ họ tên và thông tin cá nhân ở các câu hỏi nhạy cảm.
• Khảo sát xong không có hành động: Đây là sai lầm nghiêm trọng nhất, nếu nhân viên thấy phản hồi của mình không được sử dụng, họ sẽ mất động lực tham gia các lần khảo sát tiếp theo.
• Chỉ khảo sát một lần duy nhất: Nhu cầu đào tạo thay đổi theo thời gian, doanh nghiệp cần thực hiện khảo sát định kỳ để cập nhật và điều chỉnh kế hoạch đào tạo kịp thời.

Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả – giúp doanh nghiệp đầu tư đúng chỗ, đào tạo đúng người và tối ưu ngân sách nhân sự. Hãy để EasyHRM đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình quản trị nhân sự chuyên nghiệp, từ khảo sát đào tạo đến quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự trên một nền tảng duy nhất.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.