Cách ký hợp đồng lao động điện tử trên EasyHRM đơn giản, dễ hiểu

Cách ký hợp đồng lao động điện tử EasyHRM khá đơn giản, chỉ với vài bước là bạn có thể hoàn tất nhanh chóng. Nền tảng được thiết kế thân thiện, dễ thao tác ngay cả với người mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM giúp bạn thực hiện đúng và tiết kiệm thời gian.

Cách ký hợp đồng lao động điện tử trên EasyHRM đơn giản, dễ hiểu

1. Ký hợp đồng lao động điện tử là gì?

Ký hợp đồng lao động điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ sự tiện lợi và nhanh chóng trong thời đại số. Vậy cụ thể hình thức này là gì?

• Là việc giao kết hợp đồng lao động trên môi trường online, không cần sử dụng giấy
• Nội dung hợp đồng được tạo lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử (PDF, phần mềm…)
• Các bên xác nhận bằng chữ ký điện tử thay cho ký tay truyền thống
• Có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đúng quy định

Hiểu đơn giản: ký hợp đồng điện tử là “ký online” nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính pháp lý và dễ dàng quản lý hơn.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà nước đã ban hành khung pháp lý đầy đủ về việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử. Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026 và là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp triển khai hình thức ký hợp đồng online.

Đặc biệt, chậm nhất đến 01/07/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được vận hành đồng bộ trên toàn quốc. Hợp đồng điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, nếu đáp ứng quy định về dữ liệu và chữ ký điện tử.

Có thể thấy, pháp luật đang tạo hành lang rõ ràng và khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sang hợp đồng điện tử. Vì vậy, việc sớm ứng dụng phần mềm ký hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp tuân thủ quy định mà còn tối ưu vận hành, quản lý nhân sự hiệu quả hơn trong giai đoạn tới.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương

XEM THÊM: Hợp đồng lao động điện tử: Quy định, Giá trị pháp lý doanh nghiệp cần biết [2026]

2. EasyHRM – Phần mềm ký hợp đồng lao động điện tử được yêu thích 

Trong quá trình quản lý nhân sự, việc ký hợp đồng giấy thường khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian in ấn, ký tá, lưu trữ và dễ phát sinh sai sót khi số lượng nhân sự tăng. EasyHRM mang đến giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

• Ký hợp đồng lao động điện tử nhanh chóng: Thực hiện ký kết online chỉ trong vài phút, không cần in giấy hay gặp mặt trực tiếp
• Tối ưu quy trình cho phòng nhân sự: Giảm tải công việc thủ công, không cần theo dõi từng hợp đồng hay nhắc ký thủ công
• Lưu trữ hợp đồng tập trung, dễ tra cứu: Tất cả hợp đồng được quản lý trên một hệ thống, tìm kiếm nhanh theo thông tin nhân viên
• Tự động nhắc hạn hợp đồng: Hệ thống cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp chủ động gia hạn đúng thời điểm
• Đảm bảo pháp lý và bảo mật thông tin: Tích hợp chữ ký điện tử, phân quyền rõ ràng, giúp bảo vệ dữ liệu nhân sự
• Kết nối đồng bộ dữ liệu nhân sự: Liên thông với hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, hỗ trợ quản lý toàn diện

Với giao diện dễ dùng và đầy đủ tính năng, EasyHRM là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm ký hợp đồng lao động điện tử hiệu quả, tiết kiệm chi phí và dễ triển khai.

3. Cách ký hợp đồng điện tử trên EasyHRM (Hướng dẫn chi tiết từng bước)

Bước 1: Đăng nhập

• Truy cập website https://app.easyhrm.vn và đăng nhập vào tài khoản của bạn. 
• Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển đến màn hình chính.

Đăng nhập vào tài khoản EasyHRM

Bước 2: Ký hợp đồng điện tử

• Trên màn hình chính, nhấn chọn mục Nhân viên, chọn Hợp Đồng trên thanh menu
• Nhấp vào mục Chờ ký để xem danh sách các tài liệu cần ký
• Chọn hợp đồng cần ký, chọn phương thức ký, nhấn chọn Ký hợp đồng
• Lúc này, màn hình sẽ hiển thị trạng thái Xác thực ký Remote Signing

Ký hợp đồng lao động điện tử thành công

Bước 3: Xác thực ký thành công

• Sau khi xác thực thành công, màn hình sẽ hiển thị thông báo Ký hợp đồng thành công
• Để kiểm tra trạng thái hợp đồng, nhấn vào biểu tượng Xem hợp đồng

Kiểm tra trạng thái hợp đồng lao động điện tử

XEM THÊM: Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM: Chuẩn pháp lý, Giá rẻ

4. Lợi ích khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM

4.1 Lợi ích đối với bộ phận HR

Với HR, đây là bước “giải phóng” khỏi các công việc thủ công lặp lại, giúp tối ưu thời gian và hạn chế sai sót trong quản lý hợp đồng.

• Tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý hợp đồng: Tạo – gửi – ký – lưu trữ được thực hiện tự động trên một hệ thống
• Quản lý tập trung, dễ kiểm soát: Theo dõi hợp đồng theo phòng ban, loại hợp đồng, thời hạn chỉ trong vài thao tác
• Hạn chế thất lạc, sai sót: Dữ liệu được lưu trữ đồng bộ, không còn tình trạng thiếu hồ sơ hay nhầm lẫn phiên bản
• Tập trung vào công việc chiến lược: Giảm tải việc hành chính, HR có thêm thời gian cho tuyển dụng, phát triển nhân sự

4.2 Lợi ích đối với lãnh đạo doanh nghiệp

Không chỉ tối ưu vận hành, phần mềm còn giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh và ra quyết định chính xác hơn.

• Theo dõi tiến độ ký kết theo thời gian thực: Nắm rõ hợp đồng nào đã ký, đang chờ xử lý hay bị chậm trễ
• Ra quyết định nhanh, chính xác: Dữ liệu minh bạch, cập nhật liên tục giúp hạn chế rủi ro
• Cắt giảm chi phí vận hành: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hồ sơ giấy
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Quy trình ký số rõ ràng, hợp đồng hợp lệ theo quy định

4.3 Lợi ích đối với nhân viên

Trải nghiệm của người lao động cũng được cải thiện rõ rệt khi mọi thủ tục trở nên nhanh gọn và minh bạch hơn.

• Ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi: Thực hiện dễ dàng trên điện thoại hoặc máy tính, không cần đến trực tiếp công ty
• Tra cứu thông tin nhanh chóng: Hợp đồng được lưu trữ rõ ràng, dễ dàng xem lại khi cần
• Tăng tính minh bạch: Nội dung hợp đồng rõ ràng, hạn chế tranh chấp
• Nâng cao trải nghiệm làm việc: Quy trình chuyên nghiệp, hiện đại, tạo sự tin tưởng với doanh nghiệp

Hợp đồng điện tử tiết kiệm chi phí lưu trữ, in ấn

5. Báo giá phần mềm hợp đồng lao động điện tử EasyHRM

Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM có chi phí triển khai rất hợp lý, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn. Gói dịch vụ chỉ từ 140.000đ/tháng, đã bao gồm đầy đủ các tính năng tạo – ký – quản lý hợp đồng online và tích hợp với hồ sơ nhân sự. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói theo nhu cầu và quy mô sử dụng.

Bảng giá phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM

6. FAQ: Câu hỏi thường gặp về ký hợp đồng điện tử trên EasyHRM

6. 1. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Hợp đồng điện tử được pháp luật Việt Nam công nhận theo Luật Giao dịch điện tử và Bộ luật Dân sự. Miễn là hợp đồng được ký bằng chữ ký số hoặc các phương thức xác thực hợp lệ (OTP/SMS/email) và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu thì giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

6. 2. Nhân viên không có chữ ký số có ký được không?

Có. EasyHRM hỗ trợ:m Ký bằng OTP SMS; Ký bằng email; Ký trên đường link xác thực.

6. 3. Có thể ký hợp đồng trên điện thoại không?

Hoàn toàn được. Nhân viên và lãnh đạo có thể mở hợp đồng và ký trực tiếp trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop. Không cần cài app phức tạp, chỉ cần có internet.

6. 4. Hợp đồng lưu ở đâu? Có bị mất không?

Tất cả hợp đồng đều được lưu trữ tập trung trên EasyHRM theo từng hồ sơ nhân sự. Dữ liệu được mã hóa, sao lưu định kỳ và phân quyền truy cập rõ ràng nên không bị thất lạc hay rủi ro lưu trữ giấy như truyền thống.

Cách ký hợp đồng lao động điện tử trên EasyHRM giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp lý. Với quy trình đơn giản, dễ dùng và hỗ trợ ký mọi lúc mọi nơi, EasyHRM phù hợp cho mọi mô hình doanh nghiệp. Áp dụng ngay hôm nay để tối ưu nhân sự và nâng cao hiệu quả vận hành.