Quy trình Offboarding là gì? 6 bước xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp

Theo nghiên cứu của Aptitude Research, có đến 71% doanh nghiệp thừa nhận không có quy trình offboarding chính thức, và đây là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến chi phí tuyển dụng thay thế liên tục đội lên. Offboarding không chỉ là thủ tục giấy tờ cuối cùng, mà là khâu quyết định liệu doanh nghiệp có thể chia tay nhân viên một cách trọn vẹn và chuyên nghiệp hay không. Cùng theo dõi bài viết của Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM để tìm hiểu quy trình offboarding đầy đủ nhất, kèm checklist chi tiết để bạn áp dụng ngay.

Quy trình Offboarding là gì? 6 bước xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp

1. Offboarding là gì? 

Offboarding (hay Employee Offboarding) là quá trình kết thúc mối quan hệ làm việc giữa nhân viên và doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng. Quy trình này được thực hiện nhằm đảm bảo các thủ tục hành chính, quản lý và bảo mật của doanh nghiệp được xử lý đầy đủ trước khi nhân sự rời công ty.

Offboarding thường bao gồm các công việc như:

• Xác nhận và ban hành quyết định nghỉ việc chính thức.
• Bàn giao tài sản do công ty cấp cho bộ phận phụ trách.
• Bàn giao công việc đang đảm nhiệm cùng các tài liệu, thông tin liên quan.
• Thu hồi hoặc hủy quyền truy cập vào các tài khoản, hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp.
• Tổ chức buổi gặp mặt hoặc trao đổi để chính thức chia tay nhân sự.

2. Tại sao quy trình offboarding quan trọng?

Khi rời khỏi tổ chức, nhân sự thường có hai xu hướng: chia sẻ những trải nghiệm tích cực hoặc đưa ra các đánh giá tiêu cực về công ty. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn khá chủ quan, chỉ chấp thuận đơn nghỉ mà không xây dựng quy trình xử lý rõ ràng. Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro như thất thoát tài sản, rò rỉ thông tin nội bộ, tỷ lệ nghỉ tăng hoặc khó thu hút ứng viên mới.

Vì vậy, xây dựng quy trình offboarding bài bản là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát tốt giai đoạn nhân sự rời đi và hạn chế các rủi ro phát sinh.

• Tạo ấn tượng tích cực: Một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng và quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên, ngay cả khi họ chấm dứt hợp đồng. Điều này tạo thiện cảm và duy trì mối quan hệ tích cực với nhân sự đã rời công ty.
• Bảo vệ uy tín doanh nghiệp: Quy trình offboarding rõ ràng góp phần hạn chế các phản hồi tiêu cực hoặc thông tin bất lợi từ nhân viên cũ. Nhờ đó, hình ảnh và danh tiếng của doanh nghiệp trên thị trường lao động vẫn được duy trì.
• Thu hút và giữ chân nhân sự: Cách doanh nghiệp xử lý khi nhân viên rời đi cũng phản ánh văn hóa tổ chức. Một quy trình minh bạch, chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt với ứng viên tiềm năng và củng cố niềm tin của đội ngũ đang làm việc.
• Đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu: Offboarding bao gồm các bước thu hồi quyền truy cập, tài khoản và dữ liệu quan trọng mà nhân sự từng quản lý. Điều này tăng cường mức độ bảo mật và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin.
• Hoàn thiện quy trình và chính sách nội bộ: Những chia sẻ từ nhân sự trước khi rời công ty mang lại góc nhìn thực tế về môi trường làm việc, quy trình vận hành hoặc chế độ phúc lợi. Đây là cơ sở để doanh nghiệp điều chỉnh chính sách và nâng cao trải nghiệm nhân sự trong tương lai.

Lý do doanh nghiệp cần xây dựng quy trình Offboarding rõ ràng

3. Quy trình offboarding chi tiết mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ

Sau khi hiểu offboarding là gì, doanh nghiệp có thể bắt đầu thiết lập quy trình phù hợp. Dưới đây là 6 bước cơ bản thường được các phòng nhân sự áp dụng để quản lý giai đoạn nhân viên rời công ty một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

3.1. Tiếp nhận và xử lý thông tin nghỉ việc

Thông thường, nhân sự sẽ gửi đơn xin nghỉ đến bộ phận phụ trách. Đơn có thể ở dạng giấy hoặc file điện tử như Word, PDF… tùy theo quy định của từng doanh nghiệp. Với bản mềm, nhiều công ty tiếp nhận thông qua email hoặc hệ thống quản lý nội bộ.

Sau khi nhận được đơn, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước như:

• Xác nhận yêu cầu nghỉ của nhân sự.
• Trao đổi về lý do rời công ty và thống nhất định hướng bàn giao.
• Thông báo đến các bộ phận liên quan để chủ động sắp xếp nhân sự thay thế.
• Bộ phận tuyển dụng xây dựng kế hoạch điều phối nhân lực hoặc tuyển nhân sự mới.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục và tài liệu liên quan

Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo quá trình nghỉ của nhân sự diễn ra đầy đủ và đúng quy định. Một số giấy tờ doanh nghiệp thường chuẩn bị gồm:

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng của nhân viên.
• Cam kết bảo mật thông tin.
• Biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu và các nội dung đã phụ trách.
• Biên bản bàn giao trang thiết bị do công ty cấp.
• Hồ sơ liên quan đến công nợ, thuế, bảo hiểm…
• Thư mời tham dự buổi chia tay (nếu có).

3.3. Lập kế hoạch bàn giao

Để hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn khi có biến động nhân sự, cần xây dựng kế hoạch bàn giao rõ ràng. Nội dung kế hoạch thường bao gồm:

• Thời gian, địa điểm và hình thức bàn giao.
• Người nhận bàn giao.
• Nội dung bàn giao: tình trạng công việc, hồ sơ, dữ liệu, tài nguyên, tiến độ các hạng mục đang thực hiện…

3.4. Phỏng vấn sau khi nghỉ việc

Phỏng vấn sau khi nhân sự rời công ty là bước quan trọng trong quy trình offboarding. Thông qua buổi trao đổi này, doanh nghiệp có thể:

• Nắm được nguyên nhân nhân viên quyết định rời tổ chức.
• Nhận thêm góc nhìn để điều chỉnh môi trường làm việc hoặc quy trình nội bộ.
• Xây dựng chính sách nhân sự phù hợp hơn trong tương lai.
• Duy trì mối quan hệ tích cực với nhân sự cũ.

Buổi phỏng vấn nên diễn ra theo hình thức trò chuyện cởi mở để người rời công ty thoải mái chia sẻ quan điểm cá nhân. Người tham gia thường là quản lý trực tiếp, đại diện phòng nhân sự hoặc ban lãnh đạo khi cần.

3.5. Thu hồi và hủy quyền truy cập các tài khoản nội bộ

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp tiến hành thu hồi quyền truy cập đối với những hệ thống mà nhân sự từng sử dụng. Điều này nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu và hạn chế rủi ro liên quan đến thông tin nội bộ.

Một số quyền truy cập thường được hủy gồm:

• Tài khoản chấm công hoặc hệ thống bảng công.
• Quyền truy cập mạng nội bộ và kho dữ liệu của doanh nghiệp.
• Thành viên trong các nhóm làm việc trên Skype, Telegram, Zalo hoặc Facebook.
• Quyền quản trị tại các kênh hoặc nền tảng do công ty quản lý.

Ngoài ra, tùy theo từng vị trí, doanh nghiệp cũng cần thu hồi quyền truy cập vào các công cụ chuyên môn. 

Ví dụ: Với nhân sự thuộc bộ phận kế toán, doanh nghiệp cần thu hồi quyền truy cập vào phần mềm kế toán, hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, dữ liệu tài chính nội bộ hoặc các thư mục lưu trữ chứng từ trên hệ thống. Điều này đảm bảo thông tin tài chính của doanh nghiệp luôn được kiểm soát chặt chẽ sau khi nhân sự rời công ty.

(Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ được thu hồi quyền truy cập đối với các tài khoản thuộc quyền quản lý hoặc sở hữu của mình)

3.6. Hoàn tất quy trình Offboarding

Bước cuối cùng thường là một hoạt động mang tính kết nối và tri ân. Doanh nghiệp có thể tổ chức buổi gặp mặt nhỏ hoặc gửi tặng món quà kỷ niệm cho nhân sự rời công ty.

• Tổ chức buổi chia tay: Một buổi gặp gỡ thân mật giữa các thành viên trong công ty, tạo không khí gần gũi và duy trì mối quan hệ tích cực với nhân sự cũ.
• Tặng quà và thư cảm ơn: Những món quà nhỏ như sách, vật lưu niệm hoặc thiệp cảm ơn thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của nhân viên trong thời gian gắn bó với doanh nghiệp.

Quy trình Offboarding chuẩn cho doanh nghiệp hiện nay

4. Checklist quy trình Offboarding chi tiết

Tham khảo ngay bảng checklist chi tiết giúp bộ phận nhân sự và các quản lý trực tiếp phối hợp nhịp nhàng trong mọi khâu triển khai:

5. Những sai lầm phổ biến khi thực hiện offboarding

Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình offboarding vẫn chưa được xây dựng đầy đủ hoặc thực hiện một cách sơ sài. Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro liên quan đến thông tin nội bộ, tài sản doanh nghiệp và trải nghiệm của nhân sự khi rời công ty. 

• Không xây dựng quy trình offboarding rõ ràng: Một số doanh nghiệp chỉ xử lý đơn nghỉ theo từng trường hợp mà không có quy trình thống nhất. Điều này khiến các bước như bàn giao, thu hồi tài sản hay xử lý hồ sơ dễ bị thiếu sót hoặc thực hiện không đồng bộ giữa các bộ phận.
• Bỏ qua bước bàn giao công việc chi tiết: Nếu quá trình bàn giao diễn ra vội vàng hoặc không có biên bản rõ ràng, nhiều thông tin quan trọng có thể bị thất lạc. Các dự án đang triển khai, dữ liệu hoặc tài liệu nội bộ cũng dễ rơi vào tình trạng thiếu người nắm rõ.
• Chậm thu hồi tài sản và quyền truy cập hệ thống: Không thu hồi kịp thời các thiết bị, tài khoản hoặc quyền truy cập hệ thống có thể tạo ra lỗ hổng bảo mật. Trong một số trường hợp, dữ liệu nội bộ vẫn còn khả năng bị truy cập sau khi nhân sự đã rời công ty.
• Không thực hiện phỏng vấn sau khi nhân sự nghỉ: Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước phỏng vấn nên mất đi cơ hội lắng nghe phản hồi từ nhân sự. Những thông tin này thường mang lại góc nhìn thực tế về môi trường làm việc, quy trình nội bộ hoặc chính sách nhân sự.
• Thiếu sự tôn trọng và ghi nhận đối với nhân sự rời đi: Khi nhân viên nghỉ việc nhưng không nhận được lời cảm ơn hay sự ghi nhận từ doanh nghiệp, ấn tượng cuối cùng về tổ chức có thể trở nên tiêu cực. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu tuyển dụng của công ty.
• Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ nghỉ việc: Hồ sơ liên quan đến quá trình chấm dứt hợp đồng, bàn giao tài sản hoặc các cam kết bảo mật nếu không được lưu trữ cẩn thận sẽ gây khó khăn khi cần đối chiếu sau này.

Sai lầm dễ mắc phải khi thực hiện offboarding

6. Công cụ hỗ trợ offboarding chuyên nghiệp, nhanh chóng

Thực hiện offboarding thủ công bằng email, Excel hay giấy tờ in ấn không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro bỏ sót. Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự để số hóa toàn bộ quy trình này. 

Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp Việt tin dùng hiện nay là EasyHRM – phần mềm nằm trong hệ sinh thái của Softdreams với hơn 13 năm kinh nghiệm, đồng hành cùng hơn 6000+ doanh nghiệp Việt Nam. 

Những ưu điểm nổi bật của EasyHRM trong việc hỗ trợ quy trình offboarding:

• Hồ sơ nhân sự tập trung: Toàn bộ thông tin hợp đồng, lịch sử lương, khen thưởng, kỷ luật được lưu trữ một nơi – HR tra cứu và xử lý hồ sơ nghỉ việc trong vài phút thay vì mất hàng giờ tìm kiếm.
• Tính lương cuối kỳ tự động, chính xác: Lương, phụ cấp, ngày phép còn lại, BHXH và thuế TNCN được tính tự động theo đúng quy định, đảm bảo thanh toán minh bạch, đúng hạn.
• Quản lý hợp đồng & ký số điện tử: Tích hợp tính năng ký hợp đồng lao động điện tử, thanh lý hợp đồng ngay trên ứng dụng, hoàn tất thủ tục pháp lý với nhân viên nghỉ việc mà không cần in ấn hay gặp mặt trực tiếp.
• Tiết kiệm đến 70% thời gian xử lý cho HR: Khi các tác vụ lặp lại được tự động hóa, đội ngũ nhân sự có thể tập trung vào những việc thực sự quan trọng hơn.

EasyHRM – Phần mềm quản lý quy trình offboarding hiệu quả, chuyên nghiệp

7. FAQ – Câu hỏi thường gặp về quy trình offboarding

7.1. Offboarding mất bao lâu?

Thông thường, quy trình offboarding kéo dài từ 2 đến 4 tuần, tương ứng với thời gian báo trước theo hợp đồng. Với nhân sự cấp cao hoặc nắm giữ nhiều đầu việc quan trọng, thời gian có thể kéo dài hơn để đảm bảo bàn giao đầy đủ. Doanh nghiệp nên bắt đầu lập kế hoạch offboarding ngay khi nhận được thông báo nghỉ việc, không nên chờ đến tuần cuối.

7.2. Nhân viên bị sa thải có cần thực hiện offboarding không?

Có. Dù lý do nghỉ việc là gì, offboarding vẫn cần được thực hiện đầy đủ. Với trường hợp sa thải, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến khâu vô hiệu hóa quyền truy cập hệ thống, đảm bảo đầy đủ hồ sơ pháp lý và thái độ ứng xử chuyên nghiệp để tránh rủi ro cũng như bảo vệ uy tín thương hiệu tuyển dụng.

7.3. Offboarding và Onboarding khác nhau như thế nào?

Onboarding và Offboarding là hai quy trình đi cùng nhau trong hành trình của một nhân viên tại công ty. Nếu Onboarding là lúc doanh nghiệp chào đón người mới giúp họ hòa nhập văn hóa, làm quen công việc và kết nối với đồng nghiệp ngay từ ngày đầu tiên – thì Offboarding là lúc chia tay nhân sự một cách trọn vẹn và chuyên nghiệp.

8. Tạm kết

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình offboarding. Khi được triển khai bài bản, offboarding không chỉ đảm bảo thủ tục hành chính mà còn duy trì hình ảnh tích cực của tổ chức. 

Để quản lý nhân sự hiệu quả từ onboarding đến offboarding, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM. Đây là giải pháp hỗ trợ tự động hóa quy trình, lưu trữ dữ liệu tập trung và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.

Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm sự khác biệt!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.