Phụ lục hợp đồng: Quy định pháp luật, Quy trình ký cần biết
Phụ lục hợp đồng là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung nội dung thỏa thuận mà vẫn đảm bảo hiệu lực hợp đồng gốc. Trong bài viết dưới đây, Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giải đáp chi tiết các quy định cần biết và hướng dẫn quy trình ký phụ lục hợp đồng chuẩn pháp lý, dễ áp dụng trong thực tế.
Phụ lục hợp đồng: Quy định pháp luật, Quy trình ký cần biết
Mục lục
1. Phụ lục hợp đồng là gì?
Phụ lục hợp đồng là văn bản đi kèm hợp đồng chính, dùng để sửa đổi, bổ sung hoặc làm rõ một hoặc nhiều điều khoản đã được ký kết trước đó.
Theo pháp luật Việt Nam, phụ lục có giá trị pháp lý như hợp đồng, miễn là nội dung không trái với hợp đồng gốc và các quy định hiện hành. Nói cách khác, phụ lục là “bản cập nhật” hợp đồng, giúp các bên linh hoạt điều chỉnh các thỏa thuận mà vẫn giữ nguyên hiệu lực của hợp đồng chính.
Bạn đang tìm phần mềm ký hợp đồng điện tử để ký nhanh, đúng luật, không còn rườm rà giấy tờ?
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ EasyHRM ngay để chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng và quản lý tập trung chỉ trong vài phút.
2. Khi nào cần làm phụ lục hợp đồng?
Phụ lục hợp đồng được lập khi có nhu cầu thay đổi, bổ sung hoặc làm rõ một số nội dung trong hợp đồng gốc mà không muốn ký kết hợp đồng mới. Một số trường hợp phổ biến bao gồm:
- Thay đổi thông tin các bên: như tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật.
- Điều chỉnh nội dung hợp đồng: ví dụ mức lương, phụ cấp, thời hạn hợp đồng, mô tả công việc hoặc phạm vi dịch vụ.
- Bổ sung điều khoản mới: khi doanh nghiệp hoặc người lao động phát sinh quyền lợi, nghĩa vụ mới cần ghi nhận.
- Sửa đổi các điều khoản khác: như phương thức thanh toán, thời gian thực hiện hoặc điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Những trường hợp cần làm phụ lục hợp đồng
3. Quy định về phụ lục hợp đồng
3.1. Về hiệu lực
Phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng chính, được ký kết bởi các bên và không trái với các quy định pháp luật. Khi được lập và ký kết hợp pháp, phụ lục có hiệu lực từ ngày ký hoặc theo ngày được các bên thỏa thuận trong phụ lục.
3.2. Về nội dung
Nội dung phụ lục phải rõ ràng, cụ thể và chỉ tập trung vào những điều khoản cần thay đổi, bổ sung hoặc làm rõ. Phần này cần ghi chính xác điều khoản trước và sau khi thay đổi để tránh nhầm lẫn hoặc tranh chấp.
Ngoài ra, phụ lục nên bao gồm thông tin các bên, căn cứ hợp đồng gốc, thời điểm hiệu lực, chữ ký và đóng dấu nếu cần.
3.3. Về số lần ký phụ lục
Pháp luật không giới hạn cụ thể số lần ký phụ lục, tuy nhiên mỗi lần ký phải dựa trên nhu cầu thực tế và thỏa thuận của các bên. Doanh nghiệp nên quản lý số lượng phụ lục một cách hợp lý để tránh rối rắm, khó tra cứu và đảm bảo mọi thay đổi đều minh bạch, có căn cứ pháp lý.
4. Quy trình ký kết phụ lục hợp đồng
Quy trình ký kết phụ lục hợp đồng cần tuân thủ các bước cơ bản sau để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và dễ quản lý:
- Thông báo thay đổi: Bên có nhu cầu điều chỉnh hợp đồng (người sử dụng lao động hoặc người lao động) thông báo trước bằng văn bản hoặc email về các nội dung cần thay đổi.
- Soạn thảo phụ lục: Bộ phận nhân sự, pháp chế hoặc các bên liên quan soạn thảo phụ lục dựa trên hợp đồng gốc, nêu rõ các điều khoản cũ và điều chỉnh, bổ sung.
- Trao đổi và thống nhất: Các bên xem xét, thảo luận và thống nhất nội dung trước khi ký. Đây là bước quan trọng để tránh tranh chấp sau này.
- Ký kết phụ lục: Các bên ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh, và đóng dấu (nếu có) để phụ lục có hiệu lực pháp lý.
- Lưu trữ và áp dụng: Mỗi bên giữ ít nhất một bản, phụ lục được lưu cùng hợp đồng gốc và áp dụng từ ngày có hiệu lực như đã thỏa thuận.
Quy trình này giúp các bên điều chỉnh hợp đồng một cách nhanh chóng, rõ ràng và tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời tạo cơ sở minh bạch khi tra cứu hoặc kiểm tra sau này.
Quy trình ký phụ lục hợp đồng
5. EasyHRM – Phần mềm ký hợp đồng điện tử tiện lợi, giá rẻ
Trong bối cảnh doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng nhanh, đúng pháp lý nhưng vẫn kiểm soát chặt chẽ rủi ro và chi phí, phần mềm ký hợp đồng điện tử EasyHRM chính là giải pháp được nhiều đơn vị lựa chọn để thay thế hoàn toàn quy trình thủ công phức tạp.
EasyHRM giúp doanh nghiệp giải quyết đồng thời các vấn đề thường gặp:
- Ký hợp đồng nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi: ký điện tử 100%, không cần gặp mặt, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
- Đảm bảo giá trị pháp lý tuyệt đối: tích hợp chữ ký số EasyCA hợp pháp, tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ và nhân sự xử lý hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng tập trung, minh bạch: lưu trữ tự động, dễ dàng tra cứu, theo dõi lịch sử ký và chỉnh sửa.
- Chủ động kiểm soát rủi ro: nhắc hạn hợp đồng, phân quyền truy cập rõ ràng cho nhân sự và pháp chế.
- Dễ triển khai, phù hợp nhiều quy mô doanh nghiệp: giao diện thân thiện, sử dụng nhanh, chi phí hợp lý.
Không chỉ là công cụ ký số, EasyHRM là giải pháp quản lý hợp đồng điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao hiệu quả và sẵn sàng cho chuyển đổi số bền vững.
EasyHRM – Phần mềm hợp đồng điện tử tiện lợi
6. FAQ về phụ lục hợp đồng
6.1. Tăng lương có cần làm phụ lục hợp đồng?
Có. Khi doanh nghiệp muốn thay đổi mức lương hoặc phụ cấp so với hợp đồng gốc, việc lập phụ lục giúp ghi nhận chính xác quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động, tránh tranh chấp về sau.
6.2. Phụ lục hợp đồng có cần giáp lai không?
Thông thường, phụ lục không cần giáp lai như hợp đồng giấy, nhưng các bên vẫn nên đánh số trang, đóng dấu và ký xác nhận để dễ quản lý và minh bạch.
6.3. Phụ lục hợp đồng có cần ký không?
Có. Phụ lục chỉ có hiệu lực pháp lý khi được ký bởi các bên theo đúng thỏa thuận. Chữ ký ghi nhận sự đồng ý của cả hai bên đối với các điều chỉnh hoặc bổ sung.
6.4. Phụ lục hợp đồng có cần công chứng không?
Không bắt buộc. Trừ khi pháp luật hoặc hợp đồng gốc yêu cầu công chứng đối với một số loại thỏa thuận đặc thù (ví dụ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng có giá trị lớn…), phụ lục thông thường chỉ cần ký và lưu trữ giữa các bên là đủ hiệu lực.
Phụ lục hợp đồng là công cụ quan trọng giúp các bên thay đổi, bổ sung hoặc làm rõ các điều khoản mà vẫn giữ nguyên hiệu lực của hợp đồng gốc. Hiểu rõ quy định pháp luật, quy trình lập và ký phụ lục sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện các điều chỉnh một cách minh bạch, chính xác, đồng thời tránh rủi ro tranh chấp. Kết hợp với công cụ số hóa như EasyHRM và chữ ký số EasyCA, việc quản lý và ký kết phụ lục trở nên nhanh chóng, tiện lợi và an toàn, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình pháp lý và nâng cao hiệu quả vận hành.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
