Payroll là gì? Hướng dẫn xây dựng bảng lương rõ ràng, minh bạch
Payroll là gì? Payroll bao gồm những chức năng nào? Doanh nghiệp cần căn cứ vào đâu để xây dựng hệ thống payroll rõ ràng, chính xác? Nếu bạn cũng đang có cùng những thắc mắc nêu trên thì cùng theo dõi bài viết dưới đây của Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM để tìm ra câu trả lời chi tiết!
Payroll là gì? Hướng dẫn xây dựng bảng lương rõ ràng, minh bạch
Mục lục
1. Payroll là gì? Payroll gồm những gì?
Payroll là bảng lương và toàn bộ quy trình tính toán, quản lý và chi trả lương cho người lao động trong doanh nghiệp.
Payroll không chỉ phản ánh số tiền nhân viên nhận được cuối kỳ, mà còn thể hiện đầy đủ cách doanh nghiệp ghi nhận thu nhập và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến tiền lương.
Cụ thể, payroll bao gồm:
- Lương cơ bản: Mức lương cố định được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, làm căn cứ tính bảo hiểm, thuế và các khoản liên quan.
- Phụ cấp, thưởng: Các khoản thu nhập bổ sung ngoài lương cơ bản nhằm bù đắp điều kiện làm việc hoặc ghi nhận hiệu quả, thành tích của nhân viên.
- Các khoản khấu trừ: Những khoản bắt buộc phải trừ theo quy định như thuế thu nhập cá nhân và các loại bảo hiểm.
- Số tiền thực lĩnh: Khoản tiền cuối cùng nhân viên nhận được sau khi cộng toàn bộ thu nhập và trừ đi các khoản khấu trừ.
- Kỳ và hình thức trả lương: Thời điểm và cách thức doanh nghiệp chi trả lương, thường theo tháng và qua chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Payroll là gì?
2. Những chức năng chính của Payroll
Payroll không đơn thuần là công cụ tính lương, mà còn là nền tảng quan trọng trong quản lý nhân sự và kiểm soát tài chính doanh nghiệp. Khi được xây dựng bài bản, payroll giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, minh bạch và đúng quy định
2.1 Tính toán và quản lý lương thưởng nhân viên
Payroll hỗ trợ doanh nghiệp tính lương chính xác và nhất quán dựa trên dữ liệu chấm công, hợp đồng lao động, phụ cấp và các chính sách thưởng.
Việc quản lý lương tập trung giúp hạn chế sai sót, đảm bảo nhân viên được trả lương đúng thỏa thuận, đúng thời hạn và minh bạch trong từng kỳ lương.
2.2 Căn cứ cho báo cáo tài chính
Dữ liệu Payroll là cơ sở để ghi nhận chi phí tiền lương trong báo cáo tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí nhân sự, đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và lập kế hoạch tài chính phù hợp.
Payroll được dùng để làm căn cứ báo cáo tài chính
2.3 Căn cứ hợp pháp cho quá trình trả lương
Payroll đóng vai trò như chứng từ pháp lý chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trả lương, khấu trừ thuế và đóng bảo hiểm theo quy định. Đây là cơ sở quan trọng khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp lao động.
3.4 Tác động đến hiệu suất làm việc nhân viên
Hệ thống Payroll minh bạch giúp nhân viên tin tưởng vào chế độ đãi ngộ, từ đó nâng cao động lực và hiệu suất làm việc. Trả lương rõ ràng, không sai sót cũng góp phần giữ chân nhân sự và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3. Những căn cứ để xây dựng bảng lương Payroll
Sau khi hiểu rõ Payroll là gì và vai trò của Payroll trong doanh nghiệp, việc xây dựng bảng lương cần dựa trên những căn cứ pháp lý và thực tế cụ thể để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
Những căn cứ được dùng để xây dựng bảng lương Payroll
3.1 Quy định pháp luật
Pháp luật là căn cứ bắt buộc khi thiết lập hệ thống payroll. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan đến:
- Mức lương tối thiểu vùng
- Các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN
- Thuế thu nhập cá nhân
- Quy định về thời giờ làm việc, làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động
Việc tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp trả lương đúng luật, tránh vi phạm và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Tìm hiểu thêm:
Mức Lương Tối Thiểu Vùng 2026: Tăng Bao Nhiêu? Khi Nào Áp Dụng?
Thuế thu nhập cá nhân 2026: Checklist 5 điểm đáng chú ý
3.2 Quy chế tiền lương của doanh nghiệp
Bên cạnh pháp luật, quy chế tiền lương nội bộ là căn cứ trực tiếp để tính và chi trả lương cho nhân viên. Quy chế rõ ràng giúp việc trả lương công bằng, minh bạch và hạn chế tranh chấp lao động.
Thông thường, quy chế tiền lương bao gồm:
- Nguyên tắc và cách tính lương theo từng vị trí
- Hình thức và thời gian trả lương
- Các khoản phụ cấp, khấu trừ theo quy định
- Chính sách liên quan đến làm thêm giờ, nghỉ phép, thưởng – phạt
- Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định riêng, phù hợp với mô hình hoạt động và chính sách nhân sự.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định khác nhau về hình thức và thời gian trả lương
3.3 Bảng chấm công
Bảng chấm công là dữ liệu đầu vào quan trọng nhất của payroll, phản ánh chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên.
Căn cứ vào bảng chấm công, doanh nghiệp xác định:
- Số ngày công
- Giờ làm thêm
- Nghỉ phép, nghỉ không lương
Từ đó tính lương đúng và đủ cho từng kỳ trả lương, đồng thời hỗ trợ quản lý kỷ luật lao động và đánh giá hiệu suất làm việc.
NÊN XEM: File Bảng Chấm Công Cá Nhân Chuẩn Excel – Mẫu Đơn Giản Dễ Dùng
3.4 Mức lương trung bình của ngành
Mức lương trung bình của ngành là cơ sở để doanh nghiệp tham chiếu và xây dựng bảng lương cạnh tranh. Trả lương quá thấp dễ khiến nhân viên thiếu động lực và rời bỏ doanh nghiệp, trong khi trả lương quá cao lại làm tăng áp lực chi phí.
Do đó, payroll cần được xây dựng dựa trên:
- Mặt bằng lương chung của thị trường
- Trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của từng vị trí
- Hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên
- Doanh nghiệp cũng nên thường xuyên cập nhật biến động thị trường lao động để điều chỉnh chính sách lương kịp thời.
Doanh nghiệp trả lương cao hơn mặt bằng chung sẽ dễ dàng giữ chân nhân sự
4. Những vấn đề thường gặp trong công tác hạch toán Payroll
Trong thực tế, công tác hạch toán payroll tại nhiều doanh nghiệp vẫn gặp không ít khó khăn, đặc biệt khi quy mô nhân sự tăng hoặc quy trình còn thực hiện thủ công. Những vấn đề này không chỉ gây sai lệch số liệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, pháp lý và sự hài lòng của nhân viên.
Các vấn đề thường gặp trong hạch toán payroll có thể nhắc đến như sau:
- Sai sót khi tính lương: Dễ nhầm lẫn giữa lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ do dữ liệu phân tán hoặc tính toán thủ công.
- Không đồng bộ dữ liệu chấm công lương: Chấm công, hợp đồng và bảng lương không liên thông, dẫn đến sai lệch ngày công và lương thực tế.
- Khấu trừ thuế và bảo hiểm chưa chính xác: Áp dụng sai tỷ lệ, sai mức đóng hoặc chậm cập nhật quy định mới về thuế, bảo hiểm.
- Hạch toán chi phí lương chưa đúng kỳ: Ghi nhận chi phí không đúng thời điểm, gây sai lệch báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh.
- Thiếu chứng từ payroll đầy đủ: Bảng lương, phiếu lương, dữ liệu khấu trừ chưa rõ ràng, gây khó khăn khi quyết toán thuế hoặc kiểm toán.
- Tốn nhiều thời gian và nhân lực: Quy trình thủ công khiến bộ phận kế toán – nhân sự mất nhiều thời gian mỗi kỳ trả lương nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro sai sót.
- Dễ phát sinh tranh chấp với người lao động: Lương thưởng không minh bạch, sai lệch số liệu làm giảm niềm tin và ảnh hưởng đến sự gắn bó của nhân viên.
Hạch toán Payroll sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu
5. EasyHRM – Giải pháp Payroll tự động, chính xác, minh bạch cho doanh nghiệp
Làm payroll thủ công bằng Excel hay phần mềm rời rạc khiến nhiều doanh nghiệp “đau đầu”: dữ liệu chấm công lệch, công thức dễ sai, mỗi kỳ trả lương lại mất hàng giờ rà soát, giải trình với nhân viên.
Chỉ cần sai một con số nhỏ cũng đủ gây mất niềm tin và phát sinh tranh cãi không đáng có.
EasyHRM ra đời để giải quyết trọn vẹn bài toán đó – tự động hóa payroll từ chấm công đến trả lương, giúp doanh nghiệp trả lương nhanh, đúng và minh bạch ngay từ lần đầu. Theo đó, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương EasyHRM được thiết kết sát với thực tế doanh nghiệp Việt, sở hữu các tính năng:
- Kết nối dữ liệu chấm công tính lương liền mạch: Tự động tổng hợp công, ca làm, làm thêm giờ… vào bảng lương, hạn chế tối đa sai sót do nhập tay, rút ngắn thời gian làm payroll mỗi tháng.
- Thiết lập công thức tính lương linh hoạt: Dễ dàng áp dụng nhiều cách tính theo vị trí, phòng ban, loại hợp đồng hoặc chính sách riêng của doanh nghiệp mà không cần chỉnh sửa phức tạp.
- Tự động tính các khoản khấu trừ bắt buộc: BHXH, thuế TNCN, phụ cấp, thưởng – phạt được xử lý chính xác theo quy định, giảm rủi ro sai luật và áp lực quyết toán.
- Phiếu lương minh bạch, tra cứu dễ dàng: Nhân viên chủ động xem chi tiết lương, phụ cấp, khấu trừ theo từng tháng, giảm hẳn các câu hỏi lặp lại cho bộ phận nhân sự.
- Dữ liệu tập trung, sẵn sàng cho báo cáo: Bảng lương được lưu trữ hệ thống, thuận tiện đối soát, kiểm toán và lập báo cáo chi phí nhân sự.
Với EasyHRM, payroll không còn là công việc căng thẳng cuối tháng, mà trở thành một quy trình nhẹ nhàng – rõ ràng – kiểm soát được, giúp HR và kế toán tập trung nhiều hơn cho các công việc tạo giá trị thực sự cho doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm EasyHRM để xây dựng Payroll hiệu quả và nhanh chóng hơn
6. Kết luận
Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đã hiểu rõ Payroll là gì và vai trò quan trọng của payroll trong quản lý nhân sự hiện đại. Khi payroll được thực hiện đúng và hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ tối ưu chi phí mà còn xây dựng được môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo niềm tin cho người lao động.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
