Mẫu bảng chấm công là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, kiểm soát ngày công và tính lương chính xác cho người lao động. Trong bài viết này, Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM sẽ chia sẻ các mẫu chấm công dễ sử dụng, sát thực tế, phù hợp cho nhiều mô hình doanh nghiệp. Tất cả biểu mẫu đều được cập nhật mới, tải về nhanh và áp dụng ngay, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Tổng hợp Mẫu bảng chấm công Excel, Word thông dụng [CẬP NHẬT MỚI]

1. Mẫu bảng chấm công là gì?

Mẫu bảng chấm công là biểu mẫu dùng để ghi nhận và tổng hợp thời gian làm việc thực tế của người lao động theo ngày, tuần hoặc tháng. Thông qua bảng chấm công, doanh nghiệp có thể theo dõi số ngày công, giờ làm việc, giờ làm thêm, ca làm việc và các trường hợp nghỉ phép, nghỉ lễ.

Đây là cơ sở quan trọng để tính lương, thưởng, phụ cấp cũng như phục vụ công tác quản lý nhân sự và tuân thủ các quy định về lao động.

♥️♥️ Chấm công đơn giản trên mobile, dữ liệu đổ về real-time minh bạch giúp xóa bỏ mọi khiếu nại cuối tháng.
Với Phần mềm chấm công EasyHRM, việc quản lý nhân sự trở nên hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.

2. Bảng chấm công cần có những nội dung gì?

Một bảng chấm công đầy đủ và đúng chuẩn cần thể hiện rõ các thông tin cơ bản để đảm bảo việc theo dõi thời gian làm việc chính xác, thuận tiện cho tính lương và đối soát. Cụ thể, bảng chấm công thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, bộ phận/phòng ban áp dụng bảng chấm công.
• Thời gian chấm công: tháng, năm hoặc khoảng thời gian áp dụng.
• Thông tin nhân viên: họ tên, mã nhân viên, chức danh hoặc vị trí công việc.
• Ngày công làm việc: số ngày làm việc trong tháng, ca làm việc theo từng ngày.
• Giờ vào – giờ ra: áp dụng cho các mô hình chấm công theo giờ hoặc theo ca.
• Giờ làm thêm: làm thêm ngày thường, làm thêm cuối tuần, làm thêm ngày lễ (nếu có).
• Ngày nghỉ: nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương, nghỉ ốm…
• Tổng hợp công: tổng số ngày công, giờ công thực tế trong kỳ.
• Xác nhận: chữ ký hoặc xác nhận của người chấm công, người lao động và quản lý.

Việc xây dựng bảng chấm công đầy đủ các nội dung trên giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, đảm bảo minh bạch trong quản lý thời gian làm việc và làm căn cứ hợp lệ cho tính lương, bảo hiểm và các chế độ liên quan.

Bảng chấm công giúp hạn chế sai sót

3. Các mẫu bảng chấm công Excel [KÈM LINK TẢI]

3.1 Mẫu bảng chấm công excel có công thức

Để tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian, bạn có thể áp dụng một số công thức như:

• Hàm COUNTIF – Đếm số ngày đi làm hoặc trạng thái bất kỳ

Đếm số ngày công có ký hiệu “X” trong một tháng: =COUNTIF(D5:AH5, “X”)

D5:AH5 là dãy ô tương ứng với các ngày trong tháng của một nhân viên.

Đếm số ngày nghỉ phép có phép “P”: =COUNTIF(D5:AH5, “P”)

• Hàm SUMIF – Tính tổng giờ làm thêm (OT)

Giả sử OT được nhập là số giờ trong ô: =SUMIF(D5:AH5, “OT”, D5:AH5)

Hoặc có thể dùng riêng cột để nhập số giờ OT, khi đó chỉ cần: =SUM(D5:AH5)

• Hàm IF – Xử lý điều kiện đặc biệt

Ví dụ: Cảnh báo nếu số ngày công < 20: =IF(COUNTIF(D5:AH5, “X”)<20, “Cảnh báo”, “”)

• Hàm NETWORKDAYS – Tính số ngày làm việc chuẩn trong tháng

Tính tổng số ngày làm việc từ 01/06/2025 đến 30/06/2025 (trừ T7, CN): =NETWORKDAYS(DATE(2025,6,1), DATE(2025,6,30))

⇒ Tải miễn phí: Mẫu chấm công hàng ngày dùng công thức 

Mẫu bảng chấm công hàng ngày dùng công thức

3.2 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200

Theo chuẩn của Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Mẫu có thiết kế chuẩn mực, đảm bảo tính minh bạch, bao gồm thông tin về ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ.

Bảng này áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế – đầy đủ khi làm báo cáo tài chính, kiểm toán hoặc thanh – kiểm tra từ cơ quan chức năng.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200

3.3 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133

Mẫu chuẩn kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, thường dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Thiết kế mẫu đơn giản, dễ dùng, phù hợp với hệ thống sổ sách kế toán theo chuẩn đơn vị nhỏ.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133

3.4 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177

Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177 được áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan nhà nước và tổ chức sử dụng ngân sách.

Mẫu biểu này quy định rõ cách ghi nhận ngày công, giờ công, các ký hiệu chấm công và chế độ làm việc theo quy định của Nhà nước. Việc sử dụng đúng mẫu giúp đơn vị đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và thuận tiện cho công tác quản lý, quyết toán và kiểm tra.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 177

Mẫu bảng chấm công theo thông tư 177

3.5 Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Excel

Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Excel giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo từng ngày một cách chi tiết.

Biểu mẫu này phù hợp với các đơn vị cần kiểm soát sát sao giờ vào – giờ ra, ca làm việc hoặc phát sinh làm thêm trong ngày. Excel cũng cho phép linh hoạt chỉnh sửa, cộng công và tổng hợp dữ liệu nhanh chóng.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu chấm công hàng ngày bằng excel

3.6 Mẫu bảng chấm công và tính lương bằng Word

Mẫu bảng chấm công và tính lương bằng Word thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc đơn vị có quy trình quản lý đơn giản.

Biểu mẫu này giúp ghi nhận ngày công, tổng hợp số công làm việc và làm căn cứ tính lương thủ công. Word dễ in ấn, lưu trữ và phù hợp với nhu cầu sử dụng cơ bản.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công và tính lương bằng Word

Mẫu bảng chấm công tính lương bằng word

3.7 Mẫu bảng chấm công sản xuất

Mẫu bảng chấm công sản xuất được thiết kế phù hợp cho nhà máy, xưởng sản xuất hoặc doanh nghiệp có nhiều ca kíp.

Bảng chấm công này giúp theo dõi số công, ca làm việc, giờ tăng ca của công nhân theo từng tổ, chuyền hoặc bộ phận. Việc sử dụng mẫu riêng cho sản xuất giúp quản lý chính xác và hạn chế nhầm lẫn trong tính lương.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp sản xuất 

3.8 Mẫu bảng chấm công theo tuần

Mẫu bảng chấm công theo tuần giúp doanh nghiệp tổng hợp nhanh ngày công và giờ làm việc trong từng tuần. Biểu mẫu này phù hợp với các đơn vị cần theo dõi tiến độ làm việc ngắn hạn hoặc có lịch làm việc linh hoạt.

Việc chấm công theo tuần giúp dễ đối soát và kiểm soát thời gian lao động hiệu quả hơn.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công theo tuần

3.9 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được sử dụng để ghi nhận chính xác thời gian làm thêm ngoài giờ hành chính, cuối tuần hoặc ngày lễ.

Đây là căn cứ quan trọng để tính lương tăng ca và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Việc tách riêng bảng chấm công làm thêm giờ giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch và đúng quy định lao động.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

3.12 Mẫu bảng chấm công hàng ngày tiếng Anh

Mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng tiếng Anh phù hợp với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc môi trường làm việc song ngữ.

Biểu mẫu giúp ghi nhận thời gian làm việc hằng ngày theo chuẩn quốc tế, thuận tiện cho việc quản lý, báo cáo và đối chiếu với đối tác, quản lý cấp trên là người nước ngoài.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công hàng ngày tiếng Anh

3.13 Bảng chấm công giáo viên (Theo giờ dạy)

Bảng chấm công giáo viên theo giờ dạy được thiết kế riêng để ghi nhận số tiết, số giờ giảng dạy thực tế trong kỳ. Mẫu này thường được sử dụng tại các trung tâm đào tạo, trường học, lớp học thêm, giúp tính lương, thù lao giảng dạy chính xác và minh bạch.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công giáo viên

3.14 Mẫu bảng chấm công hàng ngày giáo viên theo số giờ dạy

Mẫu bảng chấm công hàng ngày giáo viên theo số giờ dạy giúp theo dõi chi tiết thời gian đứng lớp của giáo viên theo từng ngày. Biểu mẫu hỗ trợ quản lý lịch giảng dạy, số giờ phát sinh và làm căn cứ đối soát giữa giáo viên và đơn vị đào tạo một cách rõ ràng.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công hàng ngày giáo viên theo số giờ dạy

Mẫu bảng chấm công giáo viên theo số giờ dạy

3.15 Mẫu bảng chấm công Excel tự động

Mẫu bảng chấm công Excel tự động tích hợp sẵn công thức tính tổng ngày công, giờ công và làm thêm giờ. Biểu mẫu này giúp giảm thao tác tính toán thủ công, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Phù hợp với doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm chấm công nhưng muốn nâng cao độ chính xác khi quản lý công.

⇒ Tải miễn phí: Mẫu bảng chấm công excel tự động

4. Các chỉ số chấm công quan trọng cần theo dõi

Bên cạnh việc sử dụng mẫu bảng chấm công phù hợp, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số chấm công quan trọng để kiểm soát kỷ luật lao động, tối ưu chi phí và đảm bảo tính chính xác trong tính lương. Dưới đây là những chỉ số cần được theo dõi thường xuyên.

4.1 Số lần đi muộn, về sớm phát sinh mỗi tháng

Chỉ số này phản ánh mức độ tuân thủ thời gian làm việc của nhân viên. Việc thống kê số lần đi muộn, về sớm giúp doanh nghiệp đánh giá ý thức kỷ luật lao động và có cơ sở xây dựng chính sách nhắc nhở, xử lý hoặc điều chỉnh ca làm việc phù hợp.

4.2 Số ngày nghỉ không phép, bỏ ca

Theo dõi số ngày nghỉ không phép hoặc bỏ ca giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng thiếu nhân sự đột xuất, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đây cũng là căn cứ để áp dụng các chế độ xử lý kỷ luật hoặc điều chỉnh phân công lao động hợp lý hơn.

4.3 Chênh lệch giữa công thực tế và công tính lương

Chênh lệch giữa công thực tế và công dùng để tính lương là chỉ số quan trọng giúp phát hiện sai sót trong quá trình chấm công hoặc tổng hợp dữ liệu. Việc theo dõi chỉ số này giúp hạn chế tranh chấp tiền lương và đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động.

4.4 Số giờ làm thêm thực tế so với kế hoạch

So sánh số giờ làm thêm thực tế với kế hoạch ban đầu giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và kiểm soát chi phí tăng ca. Chỉ số này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc đơn vị có nhiều ca kíp, làm thêm ngoài giờ.

Các chỉ số quan trọng trong chấm công

4.5 Số lần chỉnh sửa bảng chấm công

Tần suất chỉnh sửa bảng chấm công phản ánh mức độ ổn định và độ chính xác của quy trình chấm công. Nếu số lần chỉnh sửa quá nhiều, doanh nghiệp cần rà soát lại phương thức chấm công, quy trình xác nhận hoặc xem xét chuyển sang giải pháp chấm công tự động để giảm rủi ro sai sót.

5. Cách làm bảng chấm công hiệu quả, dễ quản lý và ít sai sót

Việc chấm công chính xác không chỉ phụ thuộc vào biểu mẫu mà còn nằm ở cách tổ chức và quản lý dữ liệu chấm công. Áp dụng đúng phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và hạn chế tranh chấp trong quá trình tính lương.

5.1 Dùng một mẫu bảng chấm công thống nhất cho toàn đơn vị

Việc thống nhất biểu mẫu giúp dữ liệu chấm công liền mạch và dễ xử lý trong suốt kỳ lương.

• Chọn một mẫu chấm công cố định để áp dụng cho toàn doanh nghiệp hoặc từng nhóm nhân sự có đặc thù làm việc giống nhau.
• Bố cục bảng cần rõ ràng, thể hiện đầy đủ ngày làm việc, số công, giờ làm thêm và các loại nghỉ.

Khi dùng chung một biểu mẫu, việc tổng hợp và kiểm tra công cuối kỳ sẽ nhanh và chính xác hơn.

5.2 Chốt công theo mốc thời gian cố định

Chốt công đúng thời hạn giúp dữ liệu không bị thay đổi tùy tiện và đảm bảo tiến độ trả lương.

• Xác định mốc thời gian chốt công cụ thể theo ngày, tuần hoặc tháng và thông báo cho toàn bộ nhân sự.
• Sau thời điểm này, mọi điều chỉnh (nếu có) cần được xác nhận bởi người phụ trách.

Cách làm này giúp bộ phận nhân sự chủ động tổng hợp và hạn chế phát sinh khiếu nại.

5.3 Ưu tiên công cụ dễ dùng, không quá phức tạp

Công cụ chấm công cần dễ sử dụng để tránh sai sót trong quá trình nhập và xử lý dữ liệu.

• Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, bảng chấm công Excel hoặc Word là lựa chọn linh hoạt và tiết kiệm.
• Ưu tiên công cụ có thao tác đơn giản, dễ theo dõi và không đòi hỏi nhiều kỹ năng kỹ thuật.

Công cụ phù hợp giúp nhân sự kiểm soát công việc hiệu quả hơn mà không mất nhiều thời gian chỉnh sửa.

5.4 Đối soát công trước khi tính lương

Rà soát bảng chấm công là bước cuối nhưng không thể bỏ qua để đảm bảo tính minh bạch.

• Đối chiếu số liệu chấm công với quản lý trực tiếp hoặc người lao động trước khi tính lương.
• Kiểm tra kỹ các nội dung dễ sai lệch như ngày công thực tế, giờ làm thêm, ngày nghỉ.

Việc xác nhận sớm giúp hạn chế tranh chấp và tạo sự rõ ràng trong quá trình chi trả lương.

Cần làm bảng công chính xác, minh bạch

6. FAQ về bảng chấm công

6.1 Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng mẫu bảng chấm công theo Thông tư không?

Hiện nay, pháp luật không bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải sử dụng đúng một mẫu bảng chấm công theo Thông tư cố định.

Doanh nghiệp có thể linh hoạt xây dựng mẫu bảng chấm công phù hợp với mô hình hoạt động, miễn là đảm bảo ghi nhận đầy đủ thời gian làm việc của người lao động và làm căn cứ hợp lệ cho tính lương, bảo hiểm và kiểm tra khi cần thiết.

6.2 Ai là người tạo và quản lý bảng chấm công?

Thông thường, bảng chấm công do bộ phận nhân sự hoặc người được doanh nghiệp phân công phụ trách tạo và quản lý. Tùy mô hình, quản lý trực tiếp tại từng phòng ban hoặc tổ trưởng sản xuất có thể tham gia xác nhận dữ liệu chấm công trước khi chuyển về HR tổng hợp và tính lương.

7. EasyHRM – Giải pháp chấm công & tính lương chính xác cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng, làm việc đa ca – đa địa điểm và yêu cầu minh bạch dữ liệu nhân sự, việc quản lý chấm công – tính lương thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót. EasyHRM ra đời để giải quyết đúng “điểm đau” đó: tự động hóa, chính xác và dễ kiểm soát, giúp doanh nghiệp vận hành gọn nhẹ nhưng vẫn chặt chẽ.

Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn EasyHRM?

• Chấm công linh hoạt: Hỗ trợ vân tay, khuôn mặt, GPS, WiFi, QR code… phù hợp văn phòng, làm việc từ xa, đi thị trường, làm theo ca.
• Dữ liệu minh bạch: Ghi nhận thời gian thực, lịch sử rõ ràng, dễ đối soát, giảm tranh cãi công lương.
• Tính lương tự động, chính xác: Tổng hợp công, ca, OT, nghỉ phép, đi muộn về sớm theo đúng quy chế, hạn chế sai sót Excel.
• Tiết kiệm thời gian cho HR: Vài thao tác là xong bảng công, bảng lương, giảm tải công việc thủ công.
• Dễ dùng, dễ triển khai: Giao diện thân thiện, nhân viên và quản lý sử dụng nhanh, không cần đào tạo phức tạp.
• Mở rộng linh hoạt: Phù hợp khi tăng nhân sự, nhiều chi nhánh, nhiều ca mà vẫn kiểm soát hiệu quả.

EasyHRM không chỉ là phần mềm chấm công tính lương, mà là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát nhân sự chặt chẽ, vận hành minh bạch và tối ưu chi phí ngay từ những khâu nhỏ nhất.

Trên đây là tổng hợp các mẫu bảng chấm công Excel, Word thông dụng, phù hợp để doanh nghiệp theo dõi ngày công và tính lương trong giai đoạn đầu.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn chấm công nhanh hơn, chính xác hơn và không còn phải đối soát thủ công, EasyHRM chính là giải pháp đáng cân nhắc. Phần mềm giúp tự động hóa chấm công tính lương, quản lý công, ca làm, nghỉ phép trên một hệ thống duy nhất, tiết kiệm thời gian cho HR và minh bạch cho doanh nghiệp. Dùng thử EasyHRM để thấy việc quản lý nhân sự nhẹ nhàng hơn hẳn.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.