Mẫu kế hoạch Year End Party là từ khóa “nóng” mỗi mùa cuối năm, khi doanh nghiệp chạy đua chuẩn bị sự kiện lớn nhất năm. Nếu bạn cần một bản kế hoạch rõ ràng, dễ áp dụng và giúp buổi YEP diễn ra chuyên nghiệp, trọn vẹn thì đây chính là tài liệu đáng xem ngay. Bài viết này Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM đã chọn lọc và tổng hợp mẫu kế hoạch YEP mới nhất, kèm hướng dẫn chi tiết để bạn có thể triển khai ngay mà không mất thời gian tự soạn.

Tổng Hợp mẫu kế hoạch Year End Party (Chi tiết & mới nhất)

1. Year End Party (YEP) là gì?

Year End Party (YEP) là sự kiện tổng kết cuối năm được tổ chức bởi các doanh nghiệp nhằm nhìn lại kết quả kinh doanh, tôn vinh nhân sự xuất sắc và củng cố tinh thần tập thể.

Tùy phong cách và văn hóa công ty, YEP có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như gala dinner, tiệc tri ân, lễ trao giải, hoạt động team building kết hợp hoặc chương trình giải trí – nghệ thuật. Đây cũng là dịp để ban lãnh đạo gửi lời cảm ơn đến toàn thể nhân viên và định hướng mục tiêu mới cho năm tiếp theo, góp phần nâng cao sự gắn kết và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.

💟💟 Năm mới, đừng chỉ đổi concept tiệc, hãy lên đời cả hệ thống quản trị! Tạm biệt cách làm thủ công cũ kỹ, sử dụng EasyHRM tự động hóa 100% quy trình, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru – chính xác!

2. Vì sao cần có kế hoạch tổ chức Year End Party?

Một Year End Party (YEP) thành công không đến từ sự chuẩn bị ngẫu hứng, mà cần có kế hoạch rõ ràng, chi tiết và bám sát mục tiêu. Việc xây dựng kế hoạch tổ chức YEP giúp doanh nghiệp:

2.1 Đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ

Khi có kế hoạch, mọi hạng mục như địa điểm, timeline, MC, âm thanh ánh sáng, kịch bản… đều được kiểm soát chặt chẽ. Điều này hạn chế tối đa sai sót, chậm trễ và giúp buổi tiệc diễn ra đúng tiến độ.

2.2 Tối ưu chi phí tổ chức

Kế hoạch giúp doanh nghiệp ước lượng ngân sách, phân bổ chi phí hợp lý và tránh phát sinh không cần thiết. Từ đó đảm bảo chi tiêu hiệu quả mà vẫn giữ được chất lượng sự kiện.

2.3 Gắn kết nội bộ và tăng trải nghiệm nhân viên

Một buổi YEP được chuẩn bị kỹ càng sẽ để lại ấn tượng tích cực, tăng sự hài lòng và tạo cảm giác được trân trọng cho nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

2.4 Dễ dàng phối hợp giữa các bộ phận

Khi mọi việc được lên kế hoạch trước, các bộ phận HR – Truyền thông – Admin – Tài chính… có thể phối hợp nhịp nhàng, tránh chồng chéo nhiệm vụ.

Cần có kế hoạch tổ chức year end party

2.5 Đảm bảo thông điệp và mục tiêu được truyền tải đúng

Kế hoạch rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu sự kiện: tổng kết, tri ân, vinh danh hay kích hoạt tinh thần năm mới. Từ đó, nội dung chương trình được xây dựng phù hợp và hiệu quả hơn.

3. Các bước xây dựng mẫu kế hoạch Year End Party

Để một Year End Party diễn ra thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị theo một quy trình rõ ràng. Dưới đây là các bước quan trọng giúp đảm bảo chương trình chỉn chu, đúng mục tiêu và tối ưu ngân sách.

3.1 Xác định mục tiêu và đối tượng tham dự

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích tổ chức YEP:

• Tổng kết hoạt động cuối năm
• Tri ân nhân viên và đối tác
• Vinh danh và trao giải thưởng
• Truyền thông thông điệp và định hướng năm mới

Tiếp đó, cần xác định đối tượng tham dự gồm ai: toàn bộ nhân viên, ban lãnh đạo, đối tác, khách mời… Việc này giúp xác định quy mô sự kiện, phong cách tổ chức và các hạng mục cần chuẩn bị.

3.2 Dự trù ngân sách (Budgeting)

Ngân sách là yếu tố quyết định trực tiếp đến chất lượng chương trình. Doanh nghiệp cần lập bản dự trù chi tiết, bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm
• Âm thanh – ánh sáng – sân khấu
• Thiết kế concept – backdrop – trang trí
• Tiệc ăn uống
• Quà tặng, minigame, giải thưởng
• Nhân sự hỗ trợ (MC, band nhạc, kỹ thuật…)

Lập ngân sách rõ ràng giúp doanh nghiệp không vượt chi, kiểm soát chặt chẽ và dễ dàng phê duyệt.

Đảm bảo ngân sách khi tổ chức tiệc cuối năm

3.3 Lựa chọn thời gian và địa điểm (Time & Venue)

Một buổi Year End Party thành công cần chọn thời gian phù hợp với đa số người tham dự, thường diễn ra trước tết âm lịch khoảng 15 – 30 ngày

Khi chọn địa điểm, doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Sức chứa phù hợp với số lượng khách
• Giao thông thuận tiện
• Chất lượng dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, thực đơn, phòng dự phòng thời tiết)
• Khả năng bày trí theo concept

Đặt địa điểm sớm giúp tối ưu chi phí và tránh tình trạng hết chỗ trong mùa cao điểm tổ chức sự kiện.

3.4 Lên ý tưởng (Concept) và chủ đề (Theme)

Ý tưởng là linh hồn của cả chương trình. Doanh nghiệp cần xác định concept tổng thể và theme chủ đạo, ví dụ:

• Glow Night – Đêm rực rỡ
• Shine Your Way – Tỏa sáng theo cách của bạn
• Hành trình bứt phá – Breakthrough Journey
• Retro Party / Gala Dinner / Lễ vinh danh

Theme rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai: màu sắc chủ đạo, trang phục, bài trí sân khấu, kịch bản chương trình và các hoạt động trải nghiệm cho nhân viên.

Các bước lên kế hoạch tổ chức year end party

4. Timeline triển khai kế hoạch Year End Party (Mốc thời gian)

Một Year End Party thành công phụ thuộc lớn vào việc chuẩn bị đúng mốc thời gian. Dưới đây là timeline chi tiết giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả, tránh sát deadline hoặc phát sinh không mong muốn.

4.1 Trước 2–3 tháng

Đây là giai đoạn lên kế hoạch tổng thể và chốt những yếu tố cốt lõi:

• Xác định mục tiêu tổ chức YEP và quy mô chương trình.
• Dự trù ngân sách chi tiết.
• Tìm kiếm và khảo sát địa điểm tiệc.
• Lựa chọn concept, theme chủ đạo.
• Dự kiến timeline, phân công nhân sự phụ trách từng hạng mục.
• Làm việc với các nhà cung cấp: địa điểm, âm thanh – ánh sáng, agency sự kiện,…

4.2 Trước 1 tháng

Giai đoạn này tập trung chốt nhà cung cấp và triển khai nội dung:

• Chốt địa điểm tổ chức và ký hợp đồng dịch vụ.
• Hoàn thiện kịch bản chương trình chi tiết (run sheet).
• Chọn MC, band nhạc, ca sĩ hoặc nhân sự biểu diễn.
• Thiết kế backdrop, thư mời, poster, tài liệu truyền thông nội bộ.
• Bắt đầu triển khai các hạng mục trang trí theo theme.
• Dự trù quà tặng và giải thưởng minigame.

Timeline tổ chức tiệc cuối năm cho công ty

4.3 Trước 2 tuần

Đây là thời điểm rà soát và hoàn thiện các hạng mục chính:

• Gửi thư mời, thông báo dress code cho toàn bộ nhân viên.
• Kiểm tra tiến độ thi công backdrop, sân khấu, quà tặng, props chụp hình.
• Chốt danh sách khách mời, danh sách trao thưởng.
• Kiểm tra thực đơn với nhà hàng/khách sạn.
• Test kỹ thuật chương trình (âm thanh, ánh sáng, video, trình chiếu).

4.4 Trước 1 tuần

Giai đoạn này cần đảm bảo tất cả hạng mục phụ đã sẵn sàng:

• Tổng duyệt run sheet nội bộ với MC và ban tổ chức.
• Chuẩn bị bảng phân công nhiệm vụ trong ngày diễn ra.
• Chốt timeline đón tiếp, check-in, trao thưởng, tiệc tối,…
• Xác nhận lại số lượng khách tham dự.
• Sắp xếp phương án dự phòng (thời tiết, sự cố kỹ thuật, thay đổi nhân sự).

4.5 Trước 1–2 ngày

Thời điểm này tập trung kiểm tra cuối cùng:

• Lắp đặt và nghiệm thu sân khấu, backdrop, khu chụp hình.
• Kiểm tra lại toàn bộ âm thanh – ánh sáng – trình chiếu.
• Chuẩn bị quà tặng, bảng tên, quầy check-in.
• In danh sách trao giải, thứ tự vinh danh, phiếu bốc thăm (nếu có).
• Brief lại toàn bộ nhân sự tổ chức để đảm bảo mọi việc vận hành trơn tru.

5. Mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party

Để việc chuẩn bị Year End Party diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu kế hoạch được xây dựng sẵn. Trong link dưới đây bao gồm 

• Template kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm (Year End Party)
• Timeline triển khai sự kiện chi tiết

Giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng ngay cho mọi quy mô chương trình. Chỉ cần tải về và điền thông tin phù hợp là đã có một bản kế hoạch hoàn chỉnh, rõ ràng và khoa học.

→ Tải về: Mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party

Mẫu kế hoạch tổ chức year end party

6. Lưu ý quan trọng để sự kiện tiệc tất niên thành công rực rỡ

Để Year End Party diễn ra trọn vẹn và đúng kỳ vọng, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng trong suốt quá trình chuẩn bị và triển khai. 

• Cần thống nhất mục tiêu và chủ đề sự kiện ngay từ đầu để đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đồng bộ. 
• Kiểm soát chặt chẽ ngân sách, lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng người tham dự và phong cách chương trình. 
• Kịch bản cần rõ ràng, có người chịu trách nhiệm từng phần việc
• Luôn chuẩn bị phương án dự phòng cho các rủi ro như thời tiết, thiết bị kỹ thuật hoặc thay đổi nhân sự tham dự. 
• Đừng quên thu thập phản hồi sau sự kiện để cải thiện chất lượng cho những lần tổ chức tiếp theo.

Việc xây dựng mẫu kế hoạch Year End Party bài bản giúp doanh nghiệp tạo nên một sự kiện cuối năm ý nghĩa, gắn kết và chuyên nghiệp. Chỉ cần chuẩn bị đúng quy trình, kết hợp mẫu kế hoạch và timeline phù hợp, doanh nghiệp có thể triển khai YEP một cách tiết kiệm thời gian nhưng vẫn hiệu quả. Đây cũng là dịp quan trọng để tri ân nhân viên, củng cố tinh thần đội ngũ và tạo động lực cho một năm mới bứt phá hơn.

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.