Mẫu bảng thanh toán tiền lương là chứng từ quan trọng, thể hiện mức lương, phụ cấp, khấu trừ và các khoản người lao động nhận sau mỗi kỳ. Bài viết dưới đây Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu bảng, các nội dung bắt buộc và cung cấp file tải miễn phí, dễ áp dụng ngay.

Mẫu Bảng Thanh Toán Tiền Lương Đúng Chuẩn Pháp Lý [Có File Tải]

1. Bảng thanh toán tiền lương là gì?

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán quan trọng, được lập hàng tháng, nhằm:

• Thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập khác cho người lao động.
• Kiểm tra và xác nhận việc chi trả lương cho nhân viên.
• Làm căn cứ thống kê về lao động và tiền lương trong doanh nghiệp.

Theo đó, mẫu bảng thanh toán tiền lương là biểu mẫu được sử dụng để tổng hợp, ghi chép và trình bày chi tiết các khoản lương, phụ cấp, khấu trừ và tổng tiền lương thực nhận của người lao động trong một kỳ nhất định.

Mẫu này giúp kế toán và quản lý doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và làm căn cứ phát lương cũng như lưu trữ hồ sơ kế toán.

XEM THÊM: Hướng Dẫn Tạo Mẫu Phiếu Lương Cho Từng Nhân Viên Bằng Excel

2. Cơ sở pháp lý khi làm bảng thanh toán tiền lương

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán quan trọng, được lập dựa trên các quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và chính xác trong chi trả thu nhập cho người lao động. Việc lập bảng thanh toán tiền lương phải tuân thủ các cơ sở pháp lý sau:

Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014

• Là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các lĩnh vực và thành phần kinh tế.
• Ban hành Mẫu số 02-LĐTL, quy định chi tiết cách lập bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập khác cho người lao động.

Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016

• Áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Quy định Mẫu số 02-LĐTL và 03-LĐTL, làm căn cứ lập bảng thanh toán tiền lương và theo dõi các khoản chi trả khác cho người lao động.

Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 28/12/2021

• Hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh.
• Cung cấp mẫu bảng thanh toán tiền lương dành cho hộ kinh doanh, đảm bảo minh bạch trong chi trả thu nhập.

Như vậy, việc lập bảng thanh toán tiền lương phải dựa trên các thông tư hướng dẫn này, kết hợp với các chứng từ liên quan như bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm, và các chứng từ thanh toán, để đảm bảo đúng pháp luật và đầy đủ thông tin.

Quy định về chứng từ kế toán

🔥 Tiết kiệm 80% thời gian tính lương cùng EasyHRM – phần mềm tính lương tự động, chuẩn pháp lý.
Trải nghiệm ngay bản DÙNG THỬ MIỄN PHÍ để thấy quy trình lương nhanh gấp 5 lần!

3. Mẫu bảng thanh toán tiền lương cần có thông tin gì?

Một mẫu bảng thanh toán tiền lương chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán chính xác thu nhập của từng nhân viên mà còn là chứng từ kế toán hợp pháp phục vụ cho kiểm toán, thuế và quản lý nội bộ. Dưới đây là những nội dung bắt buộc cần có trong bảng thanh toán tiền lương theo quy định kế toán hiện hành:

Việc lập bảng thanh toán cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác các thông tin về thu nhập, phụ cấp, khấu trừ và số tiền thực nhận của từng nhân viên. Một mẫu bảng thanh toán tiền lương hoàn chỉnh thường bao gồm các thông tin sau:

Thông tin cơ bản về doanh nghiệp và kỳ trả lương

• Bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
• Ghi rõ tháng hoặc kỳ chi trả lương, giúp xác định thời điểm chi trả và đối chiếu với báo cáo kế toán.

Thông tin cá nhân của người lao động

• Họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc.
• Số ngày công hoặc số giờ làm việc trong kỳ để tính toán lương chính xác.
• Thông tin này giúp xác định quyền lợi và trách nhiệm của từng người lao động trong kỳ lương.

Các khoản thu nhập

• Lương cơ bản hoặc lương theo hợp đồng lao động.
• Các khoản phụ cấp như phụ cấp trách nhiệm, xăng xe, ăn trưa, điện thoại…
• Thưởng hoặc các khoản thu nhập khác theo quy định của doanh nghiệp.
• Việc ghi chi tiết từng khoản giúp minh bạch thu nhập và phục vụ quản lý nội bộ.

Các khoản khấu trừ

• Khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định pháp luật.
• Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và các khoản tạm ứng, trừ nợ khác (nếu có).
• Đây là phần bắt buộc để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với Nhà nước và người lao động.

Tổng cộng và số tiền thực lĩnh

• Tổng thu nhập trước khấu trừ.
• Tổng các khoản khấu trừ.
• Số tiền người lao động nhận thực tế.
• Mục này giúp cả doanh nghiệp và nhân viên nắm rõ số tiền thực nhận, tránh tranh chấp.

Xác nhận và ký duyệt

• Kế toán lập bảng và ký xác nhận.
• Giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt chi.
• Người lao động ký nhận lương.
• Việc ký xác nhận đầy đủ đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm rõ ràng giữa các bên.

Như vậy, mẫu bảng thanh toán tiền lương không chỉ là công cụ ghi nhận thu nhập của người lao động mà còn là chứng từ quan trọng, minh bạch, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật và quản lý nhân sự hiệu quả.

XEM THÊM: Các Khoản Khấu Trừ Lương Người Lao Động – Quy Định, Mức, Và Quyền Lợi

4. Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo từng trường hợp áp dụng

4.1. Mẫu dành cho doanh nghiệp (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200 được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp quy mô lớn, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp. Mẫu này có cấu trúc đầy đủ, chi tiết các khoản thu nhập, khấu trừ và ký xác nhận của các bên liên quan. Đây là biểu mẫu chuẩn, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong quản lý quỹ lương.

⇒ TẢI XUỐNG [EasyHRM] Mẫu thanh toán bảng lương theo thông tư 200

4.2. Mẫu dành cho doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, vì vậy mẫu bảng thanh toán tiền lương cũng được tinh gọn hơn so với Thông tư 200. Mẫu tập trung vào các nội dung cơ bản như tiền lương, phụ cấp, khấu trừ bảo hiểm và thuế, đồng thời vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu kế toán và pháp lý.

Mẫu bảng lương theo thông tư 133

⇒ TẢI XUỐNG [EasyHRM] Mẫu thanh toán bảng lương theo thông tư 133

4.3. Mẫu dành cho hộ kinh doanh (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC)

Đối với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thuê lao động, mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 88 được sử dụng để ghi nhận thu nhập và các khoản chi trả cho người lao động. Mẫu này đơn giản, dễ áp dụng và phù hợp với quy mô nhỏ lẻ, giúp hộ kinh doanh có căn cứ hợp lệ khi kê khai thuế hoặc chứng minh chi phí lao động.

⇒ TẢI XUỐNG [EasyHRM] Mẫu thanh toán bảng lương theo thông tư 88

5. Vì sao cần làm mẫu bảng thanh toán tiền lương rõ ràng?

5.1. Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong chi trả thu nhập

Bảng thanh toán tiền lương thể hiện chi tiết các khoản lương, phụ cấp, thưởng và khấu trừ, giúp người lao động hiểu rõ thu nhập của mình. Điều này giúp doanh nghiệp tạo niềm tin, tránh khiếu nại hoặc hiểu lầm trong quá trình chi trả.

5.2. Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tiền lương và phụ cấp chính xác

Việc tổng hợp tiền lương trên cùng một biểu mẫu giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi biến động chi phí nhân sự, từ đó lập kế hoạch tài chính, tối ưu quỹ lương và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.

5.3. Là căn cứ hợp lệ để hạch toán kế toán, kê khai thuế và đóng bảo hiểm

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán quan trọng, dùng để hạch toán chi phí, kê khai thuế thu nhập cá nhân, và xác định mức đóng bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng lương này như một bằng chứng pháp lý hợp lệ trong các báo cáo tài chính.

5.4. Hỗ trợ đối chiếu, kiểm tra khi có tranh chấp hoặc thanh tra lao động

Trong trường hợp có tranh chấp lao động, kiểm toán hoặc thanh tra, bảng thanh toán tiền lương là tài liệu chứng minh việc chi trả hợp pháp và đúng quy định. Nhờ đó, doanh nghiệp bảo vệ được quyền lợi của mình, đồng thời giảm thiểu rủi ro về pháp lý.

Cần có mẫu bảng thanh toán tiền lương minh bạch, rõ ràng

5.5. Tăng tính chuyên nghiệp, uy tín và sự tin tưởng từ phía người lao động

Một hệ thống trả lương minh bạch, có chứng từ rõ ràng giúp tăng uy tín thương hiệu nhà tuyển dụng, thể hiện năng lực quản trị tốt và sự tôn trọng người lao động. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự lâu dài.

6. EasyHRM – Phần mềm quản lý nhân sự, tính lương tiện lợi 

Quản lý nhân sự và tính lương bằng Excel thủ công đang khiến nhiều doanh nghiệp tốn thời gian, dễ sai sót và khó kiểm soát. EasyHRM ra đời để giải quyết triệt để những vấn đề này, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.

Với EasyHRM, bạn có thể:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình: Chấm công, tính lương, xuất bảng thanh toán, lập chứng từ kế toán, tất cả trong một hệ thống duy nhất.
• Thiết lập công thức lương linh hoạt: Quản lý lương cơ bản, phụ cấp, thưởng phạt, khấu trừ bảo hiểm… chỉ với vài thao tác.
• Đảm bảo minh bạch và chính xác: Mọi khoản chi trả đều rõ ràng, giảm tối đa sai sót và rủi ro pháp lý.
• Lưu trữ bảng lương điện tử an toàn: Tra cứu nhanh chóng, dữ liệu đồng bộ giữa phòng nhân sự, kế toán và lãnh đạo.
• Kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả: Giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, nâng cao hiệu suất và tính chuyên nghiệp trong quản trị nguồn lực.

Với EasyHRM, bảng thanh toán tiền lương không còn là gánh nặng cuối tháng, mà trở thành công cụ thông minh, nhanh chóng và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tối ưu hiệu quả nhân sự.

EasyHRM – phần mềm tính lương chuyên nghiệp, dễ dùng

Một mẫu bảng thanh toán tiền lương rõ ràng, đúng chuẩn pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và hiệu quả hơn. Trong thời đại số, EasyHRM chính là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tính lương – quản lý nhân sự – lưu trữ chứng từ nhanh gọn, chính xác và chuyên nghiệp.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.